Загальні правила оформлення документів. Ділове листування

• 11 клас

• Урок 2

Дізнаємось:

Загальні правила оформлення документів

ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»

Ділове листування

Cлужбове листування – важлива частина ділового етикету. 

Діловий стиль – це сукупність мовних засобів, функція яких – обслуговування сфери офіційно-ділових відносин.

Предметом ділового спілкування виступає діяльність організації: управлінська, виробнича, економічна, наукова, технічна і ін.

Інформація в діловому спілкуванні має бути:

За змістом і призначенням ділові листи можуть бути:

Особливості офіційно-ділового стилю документів

1. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні.

​

​

10

2. Наявність мовних зворотів – кліше,  певна стандартизація початків і закінчень документів. 

​

​

11

Кліше – це мовні конструкції, яким властиві постійний склад компонентів, їх порядок та усталене звучання. Розрізняють прості, ускладнені та складні кліше.

Прості кліше – це мовні конструкції, що складаються з двох слів: згідно з, відповідно до, вжити заходів, оголосити подяку, винести догану, брати участь тощо.

Ускладнені – що мають більше двох слів: брати до уваги, згідно з оригіналом, брати активну участь, вжити суворих заходів, винести сувору догану тощо.

Складні – мають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з організованою злочинністю, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, наказ оголосити особовому складу академії тощо.

3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість.

Реквізит  (лат. requisition – потрібне, необхідне) — сукупність постійних елементів, з яких складаються документи.

Реквізит — обов'язковий елемент, зафіксований в документі для його ідентифікації, організації обліку та надання йому юридичної сили

1 — Державний герб;

2 — емблема організації;

3 — зображення нагород;

4 — код організації;

5 — код документа;

6 — назва міністерства чи відомства;

7 — назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 — назва структурного підрозділу; ,

9 — індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;

10 — назва виду документа;

11 — дата;

12 — індекс (вихідний номер документа);

13 — посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 — місце складання чи видання;

15 — гриф обмеження доступу до документа;

16 — адресат;

17 — гриф затвердження;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту;

20 — позначка про контроль;

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка;

23 — підпис;

24 — гриф погодження;

25 — візи;

26 — відбиток печатки;

27 — позначка про завірення копії;

28 — прізвище виконавця та номер його телефону;

29 — позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 — позначка про надходження.

Обов'язкові реквізити

• Якщо у документі відсутній або неправильно оформлений один із цих реквізитів, документ втрачає чинність, не має юридичної сили.

4. Логічність і аргументованість викладу.

​

5. Відсутність індивідуальних рис стилю.

​

6. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні.

​

​

Основними рисами тексту ділових документів є:

Текст документа складається з логічних елементів:

Рубрикація тексту

Рубрикацією називається членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від другої, а також використання заголовків, нумерації та ін.

Найпростішою рубрикою є абзац – відступ вправо на початку першого рядка кожної частини тексту.

Наприклад,

розділи: 1, 2, 3.

Глави першого розділу – 1.1., 1.2., 1.3. і т д.

Нумерація сторінок тексту

Якщо текст оформлений на кількох сторінках, то кожна сторінка його, окрім першої, повинна бути пронумерована.

У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Способи виділення тексту в документах 

Додаткові відомості в текстах службових документів

ПРИМІТКА

ВИНОСКА

ДОДАТОК

Оформлення титульної сторінки

На титулці проставляється конкретна інформація, яка відповідає змісту, вказує на виконавця документа (роботи), дату створення (видання), місце видання і, подеколи, має прив'язку до організації (підприємства) чи структурного підрозділу (автор документа), де дана робота фіксувалася.