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Abastecimiento de materiales y servicios

Administración de Operaciones

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Abastecimiento de materiales y servicios

Los gerentes de logística y de la cadena de suministro buscan formas de obtener más valor de sus operaciones de compra y abastecimiento.

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  • Presión de los clientes demandantes.
  • Surgimiento de la competencia de menor costo de fuentes globales.
  • Complejidad de las cadenas de suministro.

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Abastecimiento de materiales y servicios

Las compras, el abastecimiento y la contratación estratégica reciben una atención considerable conforme las organizaciones tratan de mejorar la eficiencia y la efectividad de sus cadenas de suministro.

Compras

Es responsable de administrar los procedimientos y estándares de adquisición de una organización.

Abastecimiento

Se refiere a la administración de una amplia gama de procesos que están asociados con la necesidad de una organización de adquirir bienes y servicios que son necesarios a lo largo de la cadena de suministro y en la organización en general.

Contratación estratégica

Representa un medio muy útil para garantizar que las prioridades de abastecimiento están bien alineadas con las metas y los objetivos de la cadena de suministro y de la organización en general.

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Abastecimiento de materiales y servicios

Es importante considerar las compras simplemente como una actividad (aunque importante), mientras el abastecimiento y la contratación estratégica se describen mejor como procesos:

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  1. Consolidación y aprovechamiento del poder compra.
  2. Énfasis en el valor.
  3. Relaciones más significativas con el proveedor.
  4. Atención dirigida al mejoramiento del proceso.
  5. Mejora en el trabajo en equipo y en el profesionalismo.

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Abastecimiento de materiales y servicios

Contratación tradicional

Contratación estratégica

Abastecimiento habilitado electrónicamente

Contratación integrada / cadena de suministro

  • Contratación táctica.
  • Compras funcionales.
  • Base de suministro conocida limitada.
  • Cotizaciones múltiples.
  • Búsqueda del mejor precio.
  • Relaciones con proveedores.
  • Base de suministro no tradicional expandida.
  • Costo total o costo total de propiedad.
  • Contratación electrónica.
  • Abastecimiento electrónico.
  • Comercio electrónico.
  • Contratación de un proceso de cadena de suministro estratégico.
  • Visibilidad de la cadena de suministro de las decisiones de contratación.
  • Integración impecable de la contratación y la actividad de la cadena de suministro.

Evolución estratégica del proceso de contratación

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Tipos e importancia de los artículos y servicios comprados

No todos los productos y servicios que compra una compañía son iguales, algunos son más importantes y requieren mayor atención de abastecimiento.

Distintivo

  • Productos de ingeniería

​

​

Genéricos

  • Artículos de oficina.
  • Artículos MRO.

Críticos

  • Artículos únicos.
  • Artículos críticos para el producto final.

Materias primas

  • Artículos de producción básicos.
  • Embalaje básico.
  • Servicios de logística.

Riesgo bajo

Riesgo alto

Valor o potencial de

ganancia bajo

Valor o propiedad de ganancia alto

La técnica del cuadrante

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Tipos e importancia de los artículos y servicios comprados

La técnica permite a los gerentes de la cadena de suministro evaluar la importancia de cada producto o servicio que se compra.

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  • El criterio de valor examina las características del producto o servicio que aumentan las ganancias para el producto final y la capacidad de la empresa para mantener una ventaja competitiva en el mercado.

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  • El riesgo refleja la posibilidad de fracaso, el rechazo en el mercado, las fallas en la entrega y la falta de disponibilidad en la fuente.

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Tipos e importancia de los artículos y servicios comprados

Clasificación de los artículos en la Técnica del cuadrante:

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  • Los genéricos son artículos y servicios de riesgo y valor bajos, que por lo común no entran en el producto final.
  • Las materias primas son artículos o servicios que tienen un riesgo bajo, pero un valor alto.
  • Los distintivos son componentes que solo están disponibles con un número limitado de proveedores o artículos cuyo tiempo de espera es largo.
  • Los críticos son artículos que dan al producto final una ventaja competitiva en el mercado.

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Tipos e importancia de los artículos y servicios comprados

El análisis enfatiza que el gerente de la cadena de suministro debe utilizar diversas estrategias de abastecimiento basadas en el valor y riesgo del artículo.

Tipos de compra

Bienes de capital

Recompra

Mantenimiento, reparación, operación (MRO)

Estándar

Modificada

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Tipos e importancia de los artículos y servicios comprados

  1. Los bienes de capital que pueden representar una inversión a plazo más largo para una organización que pueden requerir una planificación financiera considerable.
  2. Las recompras que son compras repetidas que pueden ser idénticas a las compras históricas (estándares) o alguna variación de las mismas (modificadas).
  3. Los artículos MRO que son necesarios para la operación continua de la compañía y sus actividades de cadena de suministro.

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Proceso de contratación estratégica

  1. Elaborar un plan estratégico
  1. Entender el gasto.
  1. Evaluar las fuentes de suministro.
  1. Finalizar la estrategia de contratación.
  1. Implementar la estrategia de contratación.
  1. Incorporación y transición.
  1. Mejora del proceso colaborativo.

La contratación estratégica es un proceso mucho más amplio y completo que el abastecimiento o las compras.

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Proceso de contratación estratégica

Para ayudar a guiar el proceso de contratación estratégica, se reconocen cinco principios fundamentales como factores clave para lograr los niveles deseados de valor:

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Evaluar el valor total.

El énfasis debe ir más allá del costo de adquisición y evaluar el costo total de propiedad de la relación con el proveedor.

Elaborar estrategias de contratación individuales.

Las categorías de gasto individuales necesitan estrategias de contratación personalizadas.

Evaluar los requerimientos internos.

Los requerimientos y especificaciones deben evaluarse y racionalizarse a fondo como parte del proceso de contratación.

Centrarse en la economía del proveedor.

Debe entenderse la economía de los proveedores antes de identificar las tácticas de compra, como el aprovechamiento del volumen.

Impulsar una mejora continua.

Las iniciativas de contratación estratégica deben ser un subconjunto del proceso de mejora continua para las organizaciones de abastecimiento y contratación.

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Proceso de contratación estratégica

  1. Elaborar un plan estratégico.

Se deberá realizar un consenso sobre el alcance y el diseño del proceso, el cual debe incluir una comprensión preliminar de qué tipos de productos y servicios pueden estar dentro de la responsabilidad de esta iniciativa. La creación de un grupo de planeación interdisciplinario para guiar y supervisar el proceso es importante.

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  1. Entender el gasto.

Comprender las necesidades de contratación en particular con las necesidades y los requerimientos de los propietarios de los procesos a lo largo de la cadena de suministro.

​

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Proceso de contratación estratégica

  1. Evaluar las fuentes de suministro.

Implica garantizar que todas las fuentes potenciales de suministro se han identificado y que hay mecanismos útiles para hacer comparaciones significativas de las fuentes de suministro alternativas.

  • Análisis exhaustivo del mercado (competitivo, oligopolio, monopolio).
  • Identificar a todos los proveedores que pueden satisfacer las necesidades del usuario.
  • Identificar a los proveedores idóneos que pueden satisfacer la demanda.

​

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Proceso de contratación estratégica

  1. Finalizar la estrategia de contratación

Es importante elaborar una estrategia de contratación completa que defina los parámetros del proceso y los pasos que se seguirán.

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Investigación y escrutinio inicial de proveedor

Solicitud de información (RFI)

Solicitud de propuesta (RFP)

Visitas al sitio del proveedor

Selección del proveedor

El propósito del RFI es para establecer si un proveedor tiene las capacidades y el interés para ser considerado en el proceso de contratación y si es potencialmente capaz de cumplir los requerimientos de los negocios del cliente.

​

La RFP proporciona información específica respecto a que le gustaría contratar a la compañía compradora y pide a los proveedores potenciales detalles de cómo responderían a la solicitud.

​

Se requiere tiempo e información para llevar a cabo este proceso.

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Proceso de contratación estratégica

La estrategia de contratación también deberá incluir criterios de selección de proveedor y un proceso para evaluar las propuestas de múltiples proveedores.

  • Calidad
  • Especificaciones técnicas.
  • Diseño.
  • Vida del producto.
  • Facilidad de reparación.
  • Mantenimiento.
  • Confianza.
  • Riesgo
  • Riesgo e incertidumbre en el plazo de entrega.
  • Potencial de incertidumbre en el suministro.
  • Riesgo de costo.
  • Financieros.
  • Precios de productos.
  • Estabilidad financiera.

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  • Sostenibilidad.
  • Compromiso por la sostenibilidad.
  • Ver la sostenibilidad como un impulsor potencial del incremento de la eficiencia y la efectividad.
  • Confiabilidad
  • Entrega a tiempo.
  • Historia de desempeño.
  • Garantía y políticas de reemplazo.
  • Capacidad y habilidad
  • Capacidad y habilidad de producción.
  • Capacidad y habilidad técnica.
  • Administración.
  • Información.
  • Controles operativos.
  • Relaciones laborales.
  • Cualidades deseables
  • Compatibilidad cultural y actitud del proveedor.
  • Ubicaciones del proveedor.
  • Embalaje.
  • Capacidades de reparación y devoluciones.
  • Ayuda para la capacitación.

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Proceso de contratación estratégica

  1. Implementar la estrategia de contratación.

La administración de los procesos de abastecimiento comienza con una evaluación de los proveedores que quedan después de los procesos de solicitud de información (RFI) y de solicitud de propuesta (RFP) y culmina con el otorgamiento de un contrato.

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La parte más importante de este paso es la sección del proveedor. En el caso de licitaciones competitivas o negociaciones cada proveedor deberá ser evaluado usando criterios de selección similares.

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Proceso de contratación estratégica

  1. Incorporación y transición

En este paso es importante la finalización del acuerdo contractual, la planeación del proceso de transición y la recepción o entrega del producto o servicio.

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  1. Mejora del proceso colaborativo.

Un paso muy importante es el establecer procedimientos para la comunicación entre proveedores y clientes. Evaluar la calidad de las entregas y el producto.

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Evaluación y relaciones con el proveedor

“Los buenos proveedores no crecen en los árboles”

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La evaluación de los proveedores debe hacerse en forma regular y formal:

  1. ¿El proveedor fue capaz de satisfacer las necesidades del cliente?
  2. ¿Qué elementos de la relación, tanto estratégicos como tácticos / operativos pueden beneficiarse de la modificación y mejora?
  3. ¿Las inversiones del cliente y el proveedor producen beneficios medibles que justifican el tiempo y el esfuerzo de la relación?

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Evaluación y relaciones con el proveedor

Otra dimensión importante es el grado en que la relación cliente – proveedor contribuye a la ventaja competitiva de la compañía, ya sea que la ventaja sea:

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  1. Bajo costo.
  2. Diferenciación.
  3. Una orientación de nicho.

Estrategias genéricas de Michael Porter.

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Costo total en destino (CTD)

Costo de compra / adquisición

Costos del ciclo de vida

Costo tangible/visible

Costos de inventario

Otros costos de logística

Costos de contratación estratégica

Costos de disposición

Costos de calidad

Costos de administración

Costos de tecnología

Costos de transacción

Impacto del costo en otras áreas funcionales

Costos relevantes adicionales

El Costo Total en Destino representa la suma de todos los costos asociados con la fabricación y la entrega de productos hasta el punto donde se necesitan.

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Contratación y suministro electrónicos

El abastecimiento electrónico y la contratación electrónica es el uso de capacidades electrónicas para llevar a cabo actividades y procesos relacionados con el abastecimiento y la contratación.

Funcionalidad de la contratación y el abastecimiento electrónicos

Análisis de la industria e identificación del proveedor.

Proporciona información útil sobre industrias de los proveedores.

Herramientas analíticas.

Análisis y selección del proveedor, licitación, gasto y administración del desempeño.

Administración de procesos de RFI/RFP.

Soporte electrónico para la preparación, el envío y la evaluación de estos procesos.

Automatización del proceso.

Proporciona la automatización necesaria de la orden de compra.

Negociaciones en línea.

Apoyan a la contratación en tiempo real.

Herramientas de colaboración.

Apoya la contratación colaborativa con otras funciones y divisiones de la empresa.

Abastecimiento de logística.

Responsabilidad para el abastecimiento electrónico de los servicios de logística.

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Contratación y suministro electrónicos

Ventajas y preocupaciones del abastecimiento electrónico

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  • Ventajas
    • Costos operativos menores.
    • Mejora de la eficiencia del abastecimiento y la contratación.
    • Reducción de los precios del abastecimiento.
  • Preocupaciones
    • Ciberseguridad.
    • Falta de contacto personal entre el comprador y el vendedor.
    • Preocupaciones relacionadas con la tecnología.

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Modelos de comercio electrónico

Los cuatro tipos básicos de modelos de negocios de comercio electrónico que se usan en el abastecimiento y la contratación son:

Sistema de la parte vendedora.

Negocios en línea que venden a compañías o consumidores individuales.

Mercado electrónico.

Un servicio operado por el vendedor que consiste en varios catálogos electrónicos de proveedores dentro de un mercado.

Sistema de la parte compradora.

Un servicio de abastecimiento electrónico o comercio electrónico controlado por el comprador, que lo alberga en su sistema y lo administra, y por lo general aprueba con antelación a los proveedores que tienen acceso al sistema, y el proceso de los productos y servicios de los proveedores que se han negociado antes.

Comunidad comercial en línea.

Un sistema mantenido por un proveedor de tecnología externo donde múltiples compradores y vendedores de un mercado determinado pueden hacer negocio.

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Preguntas para análisis:

  1. Maximizar la efectividad del proceso de abastecimiento es una meta importante de una organización. ¿Qué pasos pueden darse para asegurar que el proceso se maximiza?

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  • Analice las ventajas y desventajas de usar el comercio electrónico en el proceso de abastecimiento. Presente en un cuadro comparativo el análisis y comparta una conclusión.

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