Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг. �Загальні правила оформлення документів

За навчальною програмою 2018 року

Урок 1

10

Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 - 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»).

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.

​

Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

10

Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

Документи класифікуються за такими ознаками:

• спосіб фіксації інформації;
• зміст;
• назва;
• вид;
• складність;
• місце складання;
• термін виконання;
• походження;
• гласність;
• юридична сила;
• стадія виготовлення;
• термін зберігання;
• рід діяльності та інше.

10

Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові,   до   яких  належать   усі  рукописні  та  машинописні документи,     виготовлені    за    допомогою    друкарської    та розмножувальної оргтехніки;
• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;
• фото-   й   кінодокументи   -   такі,   що   створені   способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки.   На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;
• фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

10

Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

За змістом документи поділяють на:

• організаційно-розпорядчі;
• фінансово-розрахункові;
• постачально-збутові та ін.

10

Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);
• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);
• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);
• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);
• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

10

Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

За    назвою    розрізняють:   

10

Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

За видами документи поділяють на:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями �і мають обов'язковий характер;

​

• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

​

• індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

10

Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

За складністю документи бувають:

• прості, що містять інформацію з одного питання;
• складні, які містять інформація щодо двох і більше питань.

Слід   урахувати,   що   прості   документи   легше   �оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

10

Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

За місцем складання розрізняють такі документи:

• внутрішні,   що   стосуються   внутрішніх   питань   �підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі;
• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

• термінові,   що   виконуються  у   строки,   встановлені  �законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;
• нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

10

Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

За терміном зберігання:

• Постійного зберігання;
• Тривалого зберігання (понад 10 років);
• Тимчасового зберігання (до 10 років).

За юридичною силою документи поділяються на

• справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами.

​

Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, нечинні.

​

• фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

10

Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

За походженням документи поділяються на:

• службові,   що   стосуються   діяльності   підприємства (організації, установи, фірми);
• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

• звичайні;
• для службового користування (ДСК);
• таємні;
• конфедиційні та інші.

10

Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

• оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;
• копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені.

​

Існують такі різновиди копій:

• відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас �з оригіналом через копіювальний папір);
• витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину �і відповідно засвідчена);
• дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

10

Документообіг

Документообіг — це рух документів в установі, організації, структурі з часу їх створення чи отримання до завершення чи відправлення адресатові; це комплекс робіт з документами, створеними чи отриманими установами:

прийняття, розподіл, реєстрація, контроль за виконанням, формування справ, зберігання і використання документації, рух документів між інстанціями.

10

Документообіг

Вимогами дотримання документообігу є:

а) проходження документів найшвидшим шляхом через найменшу кількість інстанцій, що приведе до мінімуму переміщення документів;

б) розподіл документів між працівниками відповідно до їх функціональних обов'язків;

в) зумовленість переміщення документів службовою необхідністю, вилучен­ням зайвих, дублюючих інстанцій;

г) одноманітність маршруту і складу технологічних операцій для деяких категорій документів, одноразовість виконання кожної операції.

10

Документообіг

Документообіг як технологічний процес поділяється на кілька складових частин - документопотоків:

1) потік документів, що надійшли до установи;

2) потік документів, що відправляються з установи;

3) потік внутрішніх документів.

​

Кількість документів кожного потоку за певний період (місяць, квартал, рік) становить обсяг документообігу.

10

Документообіг

Річний обсяг документообігу є вихідною величиною для підрахунку чисельності працівників документаційної служби, вибору типів і кількості засобів механізації та автоматизації обробки інформації, визначення ступеня завантаження структурних підрозділів та окремих працівників.

Зіставлення обсягу документообігу за кілька років дає змогу своєчасно виявити тенденцію його збільшення і виробити заходи щодо скорочення кількості документів.

10

Документообіг

Щоденному обліку підлягають усі без винятку документи (ті, що надійшли та ті, що були отримані при обробці, внутрішні документи).

Загальний документообіг у структурі підраховується за групами і видами документів, реєстраційними формами, структурними підрозділами.

Обсяг документообігу в установі аналізується щоквартально, всі дані доповідаються керівництву для прийняття управлінських рішень щодо вдосконалення роботи з документами.

10

Практикум

10