1 of 16

PROJEKTŲ VALDYMAS – ADMINISTRACINĖ NAŠTA AR BŪTINYBĖ?

Diana Seredokaitė,

vyriausioji patarėja IT ir ryšių saugumo klausimais

Lietuvos Respublikos Vyriausybės kanceliarija

2 of 16

Projektų vykdymo aplinka

Strateginio valdymo sistema (SVM, planavimo dokumentai)
Projektų valdymo standartas
Strateginiai prioritetai
Finansavimo ypatybės ir taisyklės pagal finansavimo šaltinį (finansavimo reikalavimai, administravimas, ilgas laikas nuo idėjos iki produkto)
IT projektų vykdymą įtakojantis teisinis reglamentavimas (sistemų kūrimo metodika, reikalavimai saugai, kibernetinei saugai, įteisinimui, viešieji pirkimai...)
Viešojo sektoriaus galimybės pasitelkti kvalifikuotus projektų vadovus, analitikus, IT specialistus

3 of 16

Pokytis projektų valdyme

Projektų, programų ir portfelių valdymas

Pokyčių valdymas

Projektų biudžeto valdymas

2018 m. rugpjūčio 28 d. Strateginių projektų portfelio komisija patvirtino LRV Projektų valdymo standartą, kuris nustato gaires:

LRV Strateginių projektų portfelio ir kitų institucijų portfelių atskyrimo principus

LRV Strateginių projektų portfelio valdymo komisijos ir kitų institucijų portfelių valdymo komisijų atsakomybių ribas

2020 m. spalio 14 d. išleista jau 3-oji šio standarto versija

4 of 16

Veiklos pokytis viešajame sektoriuje

Patvirtinus projektų valdymo standartą, projektų valdymas pradėtas taikyti naujose, viešajam sektoriui neįprastose srityse – organizacijų transformacijos, reformos. Į strateginių projektų valdymą įtraukti aukščiausio lygio vadovai

Nauji dalyviai ir atsakomybės
Naujos struktūros organizacijoje
Dažnai nežinomos / nesuprantamos taisyklės
Nauji procesai ir procedūros
Neįprastos papildomos veiklos, kurias reikia atlikti
Projekto valdymo produktai, kuriuos reikia parengti
Įprastų funkcijų derinimas su neįprasta veikla
Naujos atsiskaitymo už rezultatus schemos
Rizikos nustatymas ir valdymas
Papildomi kontrolės ir atsiskaitymo mechanizmai
Komunikacija
Sprendimų priėmimas ir įgaliojimai

5 of 16

Strateginio valdymo sistema

Planavimas - strateginės kryptys, tikslai

Įgyvendinimas – projektai strateginėms kryptims ir tikslams pasiekti

Nuo 2021 m. įsigaliojus Strateginio valdymo įstatymui, projektinis valdymas tapo strateginio valdymo sistemos dalimi

8 of 16

Projektų valdymo “biurokratija”. Ar gali būti naudinga?

9 of 16

Projektų „biurokratija“. Projekto pasiūlymas

Projekto pasiūlymas – suderintas su suinteresuotomis šalimis ir užfiksuotas susitarimas, apibrėžiantis projekto viziją ir įforminantis suinteresuotų šalių susitarimą ją įgyvendinti

Dalyviai
Įgaliojimai
Pareigos ir atsakomybės
Strateginis suderinamumas
Aiškūs ir pamatuojami tikslai
Aiškios sprendžiamos problemos
Apibrėžta apimtis
Įgyvendinimo laikotarpis
Suinteresuotosios šalys
Įgyvendinimo alternatyvos
Preliminarūs rezultatai
Preliminarus biudžetas ir galimas finansavimo šaltinis
Rizikos

Nauda – visi dalyviai vienodai supranta kas, kodėl ir kada bus sukurta. Įrodymas auditui

10 of 16

Projektų „biurokratija“. Projekto planas

Projekto planas – suderintas su suinteresuotomis šalimis ir užfiksuotas susitarimas, kuriuo suinteresuotos šalys patvirtina kokius rezultatus sukurs tam, kad būtų pasiekti strateginiai tikslai, kokius darbus, kada ir su kokiais ištekliais atliks, kokia galima rizika ir kaip ji bus valdoma

Strateginis tikslas
Rizikos, jų vertinimas ir valdymas
Rezultatai ir reikalavimai rezultatams
Komanda
Biudžetas įgyvendinimui ir tęstinumui,
Finansavimo šaltiniai
Tvarkaraštis

Nauda – geresnis projekto vykdymas, didesnė sėkmės tikimybė, geresnis išteklių panaudojimas, patogiau sekti eigą, sukoncentruoti komandą tikslams pasiekti, valdyti lūkesčius, greičiau pastebėti galimus nuokrypius

11 of 16

Projektų „biurokratija“. Projekto ataskaitos, išmoktos pamokos

Projekto ataskaitos – priemonė stebėsenai ir vertinimui atlikti, rizikoms identifikuoti, kaštams valdyti, projekto eigos skaidrumui užtikrinti, eigai kontroliuoti

Projekto būklė (tvarkaraštis, biudžetas, apimtis)
Projekto būklės įvertinimas
Biudžeto vykdymas
Biudžeto vykdymo įvertinimas
Rizikų nustatymas, vertinimas ir valdymas
Problemų valdymas

Nauda – proceso skaidrumas, lūkesčių suvaldymas, didesnė sėkmės tikimybė, geresnis išteklių panaudojimas, eigos dokumentavimas ir komunikavimas, audito sekos užtikrinimas, galimybė anksčiau pastebėti rizikas

Išmoktos pamokos – pastebėjimai ir rekomendacijos, kurie gali būti naudingi tiek vykdomam tiek ir būsimiems projektams

Kas pavyko
Kas nepasisekė
Ką reikėtų daryti kitaip

12 of 16

Projektų „biurokratija“. Projekto baigiamoji ataskaita

Projekto baigiamoji ataskaita – dokumentuotas, objektyvus ir kritiškas projekto sėkmingumo įsivertinimas

Pasiekti tikslai
Rezultatai
Ką planuojama pasiekti naudojant sukurtus produktus
Terminai, apimtis, biudžetas
Neatlikti darbai
Tęstinumo biudžetas
Rekomendacijos (išmoktos pamokos)

Nauda – informacija projektų vykdymo ir valdymo kokybei pagerinti, įgytoms žinioms užfiksuoti

13 of 16

Pagrindai sėkmingesniems projektams

Šaltiniai: https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2018.pdf

https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2017.pdf?sc_lang_temp=en

14 of 16

Projektų žlugimo priežastys. PMI Pulse of Profession 2017

15 of 16

Mūsų šiandienos „projektiniai“ iššūkiai

Valstybei svarbių reformų įgyvendinimas ir valdymas
Draugiškų ir visiems vartotojams prieinamų paslaugų kūrimas
Skaitmeninė transformacija
Seno, brangaus, šiuolaikinių technologijų nepalaikančio IT ūkio pertvarka ir modernizacija
Projektų, kuriančių ne tik produktą bet ir naudą įgyvendinimas
Bendradarbiavimo ir kompetencijų dalijimosi aplinkos kūrimas

Profesionalių, iniciatyvių ir iššūkių nebijančių komandos lyderių viešojo sektoriaus projektų įgyvendinimui

....jiems įveikti mums reikia

16 of 16

Autorius nežinomas

Kviečiame prisidėti įgyvendinant pokyčius ☺

diana.seredokaite@lrv.lt