PELATIHAN ADMINISTRASI

PC

IPPNU

GRESIK

​

TAK KENAL MAKA TAK SAYANG

PERKENALKAN

CURRICULUM VITAE

Nama : Nisaul Mubarokah

TTL : Gresik, 15 Juli 1998

Alamat : Mojotengah – Menganti - Gresik

Pekerjaan : Guru

No. WA : 085733719753

IG : @nisaul_mubarokah

Email : nisaulmubarokahbu@gmail.com

​

PENGALAMAN ORGANISASI:

• Ketua PAC IPPNU Menganti (2017-2019)
• Koor. LKP PC IPPNU Gresik (2019-2021)
• Sekretaris PC IPPNU Gresik (2021-sekarang)

​

Apa itu

Administrasi???

Menurut KBBI

1. Usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi;

​

• Usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan;

​

• Kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan;

​

• Kegiatan kantor dan tata usaha;

Usaha dan kegiatan yang meliputi cara-cara penyelenggaraan kebijakan ORGANISASI guna mencapai suatu tujuan

Bagaimana dengan

Administrasi dalam IPPNU???

Petunjuk Pelaksanaan Organisasi dan Administrasi (PPOA) 2020

Materi �hari ini

MAKSUD & TUJUAN�(Bab II Pasal 1 & 2)

CAKUPAN SISTEM ADMINISTRASI

Maksud

Sistem administrasi

dimaksudkan sebagai pedoman pengelolaan administrasi IPPNU disemua tingkat kepengurusan dan berlaku secara nasional.

• Mendukung kinerja organisasi secara umum
• Menjamin penyelenggaraan administrasi yang teratur
• Mengoptimalkan potensi kesekretariatan

Tujuan

01

PERSURATAN

JENIS SURAT

Contoh Surat Umum:��- Surat Permohonan Audiensi�- Surat Peminjaman�- Undangan�- dll�

(S.Ins.PP/PW/PC/PAC/PKPT)

(SK)

(Sk)

(SM)

(SK)

(SPT)

(SP)

(SRP)

(Si.PP/PW/PC)

(S.Ket)

FORMAT SURAT

Ukuran kertas yang dipakai dalam surat menyurat IPPNU adalah F4 (33 x 22 cm) �(Kecuali SP menggunakan A4) ��Warna kertas putih��Jenis kertas HVS 70 gram��Ditulis dengan font Times New Rowman

LOGO

KEPALA SURAT

Gramond 20

Gramond 16

TNR 10 (Italic)

Nomor

KODE INDEKS UMUM��A : Surat untuk lingkungan internal IPPNU ��B : Surat untuk lingkungan eksternal IPPNU ��C : Surat untuk NU, banom lain, lembaga di lingkungan NU

(S.Ins.PP/PW/PC/PAC/PKPT)

(SK)

(Sk)

(SM)

(SK)

(SPT)

(SP)

(SRP)

(Si.PP/PW/PC)

(S.Ket)

No. Urut

Kode Tingkatan

Kode Indeks

005/PC/SK/7455/XVI/III/2021

Thn. Kelahiran

H & M

Periodisasi

(romawi)

Bulan

(romawi)

Tahun

(4 digit)

KODE INDEKS KHUSUS

Nomor

No. Urut

Kode Tingkatan

Kode Indeks

005/PC/SK/7455/XVI/III/2021

Thn. Kelahiran

H & M

Periodisasi

(romawi)

Bulan

(romawi)

Tahun

(4 digit)

SURAT UMUM

Surat bersama memuat kolom-kolom a/b/c/d/e.

Penjelasan:

Kolom a : nomor urut surat keluar bersama.

Kolom b : tingkatan organisasi.

Kolom c : tulisan IPPNU – Banom NU/Organisasi lainnya

Kolom d : bulan pengeluaran surat bersama

Kolom e : Tahun

SURAT BERSAMA

No. Urut

Kode Tingkatan

005/PC/IPNU-IPPNU/III/2021

Banom/Organisasi

Bulan

(romawi)

Tahun

(4 digit)

Lampiran & Hal

a) Jumlah lampiran cukup disebut dengan angka misalnya 2 atau 3. ��b) Angka pada lampiran menunjukkan jumlah jenis lampiran, bukan jumlah lembaran��c) Jika jumlah ingin disebutkan, ditulis di dalam kurung, �contoh: 2 (7). Artinya lampiran ada 2 (dua) jenis dengan jumlah 7 (tujuh) lembar

������� �Hal ditulis isi pokok persoalan yang dibicarakan dalam surat dengan singkat dan jelas, misalnya: �- Laporan keuangan �- Permohonan Audiensi�- Permohonan pengesahan�- dll

- Assalamu’alaikum Wr. Wb.��- Bismillahirrahmanirrahim

PEMBUKA & PENUTUP SURAT

Pembuka

-Wallahul muwaffiq ilaa aqwamith thariq ��-Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Penutup

Ketentuan tersebut dipakai untuk surat-surat umum IPPNU kecuali surat keputusan, kuasa, mandat, pengantar, keterangan, pengangkatan dan pemberhentian, hanya menggunakan “Bismillahirrahmanirrahim” sebagai pembuka dan “Wallahul muwaffiq ila aqwamith thariq” sebagai penutup.

- Tangggal surat ditulis di sebelah kanan bawah��- Tanggal surat didahului oleh nama tempat kedudukan organisasi.��-Surat-surat harus memuat tanggal bulan, tahun Hijriyah kemudian Masehi

TANGGAL, TEMBUSAN

Tanggal

1. Tembusan adalah bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut��Tembusan ditulis di bagian akhir surat setelah tanda tangan. ��2. Penulisan tembusan diawali dengan “Yth.” menggunakan huruf Times New Roman ukuran 10, dimiringkan (italic)

Tembusan

Gresik, 09 Dzulqa’dah 1442 H � 20 Juni 2021 M

TANDA TANGAN

Penulisan tingkatan organisasi ditulis dengan huruf kapital dan terletak di tengah-tengah

​

Penulisan Nama pejabat ditulis dengan huruf kapital, dicetak tebal dan bergaris bawah di atas nama jabatan , penulisan jabatan ditulis dengan huruf kecil dicetak miring

​

Apabila sudah mempunyai NIA, penulisan nama pejabat dibawah jabatan, nama digaris bawahi dan ditambahkan dengan NIA

Surat Instruksi (S. Ins)

Surat instruksi selanjutnya disebut S.Ins. adalah perintah untuk menjalankan hasil-hasil keputusan/rapat atau kebijakan tertentu dari tingkat kepengurusan IPPNU yang lebih tinggi kepada tingkat kepengurusan di bawahnya

a) Surat Instruksi Pimpinan Pusat�b) Surat Instruksi Pimpinan Wilayah�c) Surat Instruksi Pimpinan Cabang �d) Surat Instruksi Pimpinan Anak Cabang �e) Surat Instruksi PKPT

Surat Keputusan (SK)

Surat keputusan selanjutnya disebut SK adalah ketentuan organisasi yang berisi hal-hal yang bersifat penetapan dan memiliki kekuatan hukum.

Surat Keputusan memuat 3 (tiga) bagian, sebagai berikut: �a. Konsiderans (Menimbang, Mengingat, dan Memperhatikan; �b. Diktum (Isi Keputusan);�c. Tempat dan Tanggal Surat. ��Surat Keputusan ditetapkan berdasarkan hasil adanya keputusan Rapat Pleno

Surat Kuasa (Sk)

Surat kuasa harus disebut dengan jelas nama, tanda tangan dan setempel organisasi yang memberi kuasa. ��Dalam surat kuasa harus disebut dengan jelas nama, jabatan dan atau alamat yang diberi kuasa. ��Surat kuasa harus menyebut dengan jelas maksud pemberian kuasa tersebut. ��Surat kuasa harus menyebut masa berlakunya surat kuasa tersebut.

Surat kuasa selanjutnya disebut Sk adalah surat pemberian hak dari seseorang atau organisasi kepada orang atau lembaga lain.

Surat Mandat (SM)

Surat mandat selanjutnya disebut SM adalah surat pemberian kuasa organisasi atau seseorang kepada orang lain

Isi Surat mandat adalah : �a. nama dan tanda tangan yang memberi mandat�b. nama dan jabatan yang diberi mandat. c. maksud pemberian mandate�d. masa berlakunya surat ��Surat mandat diberikan kapada penyelenggara kegiatan, untuk membuktikan pelimpahan wewenang pada tingkat kepengurusan tertentu

Surat Pengangkatan (SPk) & Pemberhentian (SPh)

Surat Pengangkatan dan Pemberhentian ditetapkan berdasarkan keputusan hasil rapat pleno dan atau rapat pleno paripurna pada setiap tingkatan pimpinan.

Surat pengangkatan selanjutnya disebut SPk adalah surat yang memuat tentang pemberian jabatan fungsionaris kepada seseorang setelah adanya reshuffle dalam kepengurusan pimpinan

Surat pemberhentian selanjutnya disebut SPh adalah surat yang memuat tentang pemberhentian jabatan fungsionaris kepada pengurus pimpinan karena melanggar Petunjuk Pelaksanaan Organisasi

Surat Pengangkatan (SPk) & Pemberhentian (SPh)

Surat Pengangkatan dan Pemberhentian ditetapkan berdasarkan keputusan hasil rapat pleno dan atau rapat pleno paripurna pada setiap tingkatan pimpinan.

Surat pengangkatan selanjutnya disebut SPk adalah surat yang memuat tentang pemberian jabatan fungsionaris kepada seseorang setelah adanya reshuffle dalam kepengurusan pimpinan

Surat pemberhentian selanjutnya disebut SPh adalah surat yang memuat tentang pemberhentian jabatan fungsionaris kepada pengurus pimpinan karena melanggar Petunjuk Pelaksanaan Organisasi

Surat Pengantar (SPT)

Isi surat pengantar adalah: �a. Penerima �b. Nama, jumlah dan keterangan barang �c. Nama, jabatan dan tandatangan pengiri

Surat pengesahan dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat IPPNU dan Pimpinan Cabang IPPNU.��Surat pengesahan memuat 3 (tiga ) bagian: Konsiderans, Diktum,Tempat dan Tanggal Surat. ��Diktum Surat Pengesahan terdiri dari �-Pengesahan Pimpinan Pusat IPPNU atau Pimpinan Cabang IPPNU; �-Batasan waktu masa bakti pimpinan IPPNU berdasarkan pelaksanaan Kongres, Konferensi dan Rapat Anggota

Surat Pengesahan (SP)

Surat pengesahan selanjutnya disebut SP adalah surat yang memuat tentang pengesahan pimpinan baru.

Surat Rekomendasi Pengesahan (SRP)

Untuk rekomendasi pengesahan pengurus baru, dikeluarkan oleh:�a. Lembaga pendidikan atau pondok pesantren setempat dan PAC untuk PK �b. PRNU dan PAC untuk PR, PAR �c. MWCNU untuk PAC, PR�d. Rektor atau MWC NU untuk PKPT dan PAKPT �e. PC NU dan PW untuk PC �f. PW NU untuk PW

Surat Rekomendasi Pengesahan ini merupakan pengesahan sementara sampai dengan turunnya surat pengesahan dari PP atau PC

Surat Siaran (Si)

Surat Siaran terdiri dari: �a. Surat Siaran Pimpinan Pusat �b. Surat Siaran Pimpinan Wilayah �c. Surat Siaran Pimpinan Cabang.

Surat Siaran selanjutnya disebut Si adalah penjelasan tertulis sebagai pernyataan sikap resmi organisasi atas sesuatu hal atau peristiwa tertentu

02

PERALATAN ADMINISTRASI�

Peralatan Administrasi diantaranya adalah:��1. Laporan (LPJ, Laporan Kegiatan, Laporan Program Kerja,dll)��2. Buku Daftar Hadir, Buku Notulen, Buku Daftar Kegiatan, Buku tamu, Buku Agenda, Buku Ekspedisi, Buku Keuangan, Berita Acara��3. Cap Agenda, Daftar Anggota, Daftar Inventaris, Papan Nama, Bagan Struktur Organisasi, Papan Agenda Kegiatan, Tabel Program Kerja ��4. Arsip surat�

Peralatan administrasi adalah peralatan yang digunakan dalam dan untuk mendukung penyelenggaraan administrasi IPPNU

​

Dalam PPOA 2020 terdapat pada Bab IV Pasal 27-53

PAC harus mempunyai sekurang-kurangnya 5 (lima) buah map surat-surat keluar: �a. Untuk surat-surat rekomendasi PR dan PK�b. Untuk surat-surat keputusan PAC �c. Untuk surat-surat kepada MWC NU dan nevennevennya serta badan otonom�d. Untuk surat-surat kepada instansi, organisasi ekstam. �e. Untuk surat-surat umum

Pengarsipan Surat Keluar

Pengarsipan surat keluar:

​

1. Untuk surat-surat keluar diarsipkan dalam brief ordner atau map
2. Pengarsipan surat disusun dengan nomor
3. Dalam mengarsipkan hendaknya dipisahkan antara tahun yang satu dengan tahun yang lain
4. Untuk surat-surat keluar bersama IPPNU dengan banom lainnya diarsipkan dalam map tersendiri

PR/ PK/PAR/PKPT dan PAKPT harus mempunyai sekurang-kurangnya 4 (empat) buah map suratsurat keluar:

1. Untuk surat-surat keputusan PR/ PAR/PK/PKPT/PAKPT
2. Untuk surat-surat kepada NU dan nevennevennya, badan otonom NU, Kepala sekolah/ madrasah dan pimpinan pondok pesantren dan Perguruan Tinggi
3. Untuk surat-surat kepada instansi, organisasi ekstern
4. Untuk surat-surat umum.

PAC harus menyediakan sekurang-kurangnya 6 (enam) buah map: �a. Untuk surat-surat dari PC. �b. Untuk surat-surat permohonan rekomendasi pengesahan dari PR dan PK. �c. Untuk surat-surat dari PR dan PK (selain rekomendasi) �d. Untuk surat-surat dari MWC NU dan nevennevennya serta badan otonom. �e. Untuk surat-surat dari orang/ lembaga/ organisasi ekstern. �f. Map khusus data anggota

Pengarsipan Surat Masuk

Pengarsipan surat masuk:

​

1. Untuk surat-surat masuk disimpan dalam brief ordner atau map
2. Surat-surat yang diarsipkan disusun dengan berdasar tanggal diterimanya surat.
3. Dalam mengarsipkan hendaknya dipisahkan antara tahun yang satu dengan tahun yang lain.

PR/PK/PAR harus menyediakan sekarangkurangnya 5 (lima) buah map:

1. Untuk surat-surat dari PC (termasuk surat pengesahan);
2. Untuk surat-surat dari PAC;
3. Untuk surat-surat dari NU dan neven-nevennya serta badan otonom;
4. Untuk surat-surat dari orang/lembaga/organisasi ekstern;
5. Map khusus data anggota

Contoh Laporan

Contoh Laporan

Contoh

Contoh

Contoh

03

PERLENGKAPAN�

Bendera

Perlengkapan sekretariat adalah perlengkapan yang digunakan untuk mendukung penyelenggaraan kesekretariatan IPPNU.

​

Dalam PPOA 2020 terdapat pada Bab V Pasal 54-57

​

1. Bendera berbentuk persegi panjang, ukuran 120x90 cm, berlaku untuk semua tingkatan pimpinan organisasi.
2. Terbuat dari kain warna hijau tua dan penulisan lambangnya bisa dibatik, cetak, sablon atau dibordir.
3. Ukuran lambang dengan alas dan tinggi 50 cm, dengan warna sesuai warna lambang.
4. Dipakai atau dikibarkan pada upacara-upacara resmi.
5. Bendera tidak diperkenankan diberi garis tepi.
6. Tingkatan organisasi dan wilayah kerja diperkenankan ditulis di bawah lambang organisasi.

Ada 3 perlengkapan:

​

1. Bendera
2. Vandel Organisasi
3. Lencana
4. Senat Band

​

Bendera

120 cm

90 cm

1. Bendera berbentuk persegi panjang, ukuran 120x90 cm, berlaku untuk semua tingkatan pimpinan organisasi.
2. Terbuat dari kain warna hijau tua dan penulisan lambangnya bisa dibatik, cetak, sablon atau dibordir.
3. Ukuran lambang dengan alas dan tinggi 50 cm, dengan warna sesuai warna lambang.
4. Dipakai atau dikibarkan pada upacara-upacara resmi.
5. Bendera tidak diperkenankan diberi garis tepi.
6. Tingkatan organisasi dan wilayah kerja diperkenankan ditulis di bawah lambang organisasi.

Senat Band

• Lebar senat band 5 cm dan panjang 50 x 2 cm.Warna (luar) hitam, kuning dan hijau tua.
• Pada ujung senat ada emblem atau bandul berupa lencana IPPNU di dalam ruang segi lima sama sisi ukuran 5 cm.
• Warna dasar emblem/ bandul, hijau muda dengan tepi warna hijau tua selebar 1/2 cm.
• Dipakai dalam upacara resmi yaitu pelantikan khusus yang dilantik dan demisioner khusus yang didemisioner

Vandel Organisasi

• Berbentuk perisai. Warna dasar hijau muda dengan lambang organisasi di tengahnya sesuai warna lambang, berukuran garis tengah 60 cm.
• Ukuran vandel 70 x 50 cm dan dikelilingi benang kuning emas di pinggirnya.
• Dipakai di acara-acara resmi atau pawai.

• Berbentuk segitiga sama kaki. Tinggi dan alas sama yakni 3 cm, terbuat dari logam.
• Warna lencana sesuai dengan warna lambang.
• Dipakai pada jilbab sebelah kiri
• Lencana harus dipakai pada pertemuan-pertemuan, rapat-rapat yang resmi.

Lencana

ALUR PENGAJUAN SP KE PC IPPNU GRESIK

By:

PC IPPNU GRESIK MASA BAKTI 2021-2023

Konferensi/Rapat Anggota

Pengajuan SR ke MWC/PR NU/Kep Sek

Pengajuan SRP

ke PAC

Pengajuan

SP

ke PC

SP PC

Pertukaran Berkas dengan SP PC

PENGAJUAN SP PAC

​

​

Mengirim berkas pengajuan SP ke contac person sesuai korcam berupa word (untuk dicek terlebih dahulu)

​

Setelah di acc, kirimkan file ke email gresikpcippnu@gmail.com (dengan subjek di tulis nama PAC yang mengajukan):

1. Surat permohonan pengesahan (pdf)
2. Berita acara dan Surat Keputusan Konferensi (pdf)
3. Berita acara dan Surat Keputusan tim formatur (pdf)
4. Surat Rekomendasi MWC NU (pdf)
5. Susunan pengurus (word)

​

Menyetorkan berkas asli

​

Link format pengajuan SP PAC :

https://drive.google.com/file/d/1eHLdHxmIg45zQn4XCbGaWl5EHGK9HFye/view?usp=sharing

​

PENGAJUAN SP PR/PK

​

​

Mengirim berkas pengajuan SP ke contac person sesuai korcam berupa word (untuk dicek terlebih dahulu)

​

Setelah di acc, kirimkan file ke email gresikpcippnu@gmail.com (dengan subjek di tulis nama PR/PK yang mengajukan):

1. Surat permohonan pengesahan (pdf)
2. Berita acara dan Surat Keputusan Rapat Anggota (pdf)
3. Berita acara dan Surat Keputusan tim formatur (pdf)
4. Surat Rekomendasi PR NU/ Kepsek (pdf)
5. Surat Rekomendasi Pengesahan PAC (pdf)
6. Susunan pengurus (word)

​

Menyetorkan berkas asli (dikoordinir PAC)

​

Link format pengajuan SP PAC :

https://drive.google.com/file/d/1eHLdHxmIg45zQn4XCbGaWl5EHGK9HFye/view?usp=sharing

​

TERIMA KASIH