1 of 30

PC IPNU IPPNU NGANJUK

2 of 30

Pengetian...

C

O

N

T

E

N

T

S

Secara umum, pengertian administrasi merupakan aktivitas atau bentuk usaha pelayanan yang memiliki kaitan erat dengan berbagai pengaturan kebijakan dengan tujuan

agar mencapai target organisasi sesuai yang diharapkan.

3 of 30

BAGAN -I

1

2

3

Ketentuan Umum

Maksud dan Tujuan

Ruang Lingkup

4 of 30

Kepengurusan adalah kepengurusn IPNU IPPNU�Pimpinan Pusat = PP - Ibu Kota

Pimpinan Wilayah = PW - Provinsi

Pimpinan Cabang = PC - Kabupaten/Kota Pimpinan Cabang Istimewa = PCI - Luar Negeri Pimpinan Anak Cabang = PAC - Kecamatan Pimpinan Ranting = PR - Desa/Kelurahan

Pimpinan Komisariat = PK - Perguruan Tinggi, Sekolah

Pimpinan Komisariat = PK - Sekolah (MTs, MA, MADIN Sederajat) Pimpinan Komisariat = PK - Pondok Pesantren

Next.....

5 of 30

Sistem administrasi adalah seperangkat pranata, metode dan tata aturan

mengenai administrasi kesekretariatan IPNU.

​

Persuratan adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan surat-menyurat dalam sistem administrasi IPNU.

​

Pedoman adalah ketentuan konstitusional IPNU yang menjadi landasan

pelaksanaan organisasi dan mempunyai kekuatan hukum ke dalam.

​

Siaran adalah penjelasan/informasi secara tertulis sebagai pernyataan sikap resmi organisasi.

​

Laporan adalah suatu pemberitahuan sebagai pertanggungjawaban kepada

keorganisasi atau pengurus pemberi tugas yang dibebankan.

​

Peralatan administrasi adalah peralatan yang digunakan dalam dan untuk

mendukung penyelenggaraan administrasi IPNU.

​

Perlengkapan sekretariat adalah perlengkapan yang digunakan dalam dan untuk mendukung penyelenggaraan kesekretariatan IPNU

6 of 30

02

MAKSUD

Sistem Administrasi dimaksudkan sebagai pedoman pengelolaan administrasi IPNU di semua tingkat kepengurusan dan berlaku secara nasional serta mengikat.

menjamin penyelenggaraan administrasi yang teratur dan manajebel;

TUJUAN

mendukung kinerja organisasi secara umum;

01

Mengoptimalkan fungsi

kesekretariatan;

03

7 of 30

01

02

Sistem administrasi mencakup pengelolaan keseluruhan aspek adminstrasi secara terpadu.

Aspek administrasi yang menjadi ruang lingkup sebagaimana yang dimaksud poin 1 adalah:

  • persuratan;
  • laporan;
  • peralatan adminstrasi;
  • perlengkapan kesekretariatan.

8 of 30

1. PERSURATAN

9 of 30

A. KETENTUAN

2

SURAT TUNGGAL

SURAT BERSAMA

1

B. SIFAT SURAT

PERATURAN

1

2

KEPUTUSAN

3

INTRUKSI

10 of 30

1

2

3

4

5

Format Surat

Kepala Surat

Nomor, Lampiran & Perihal Surat

Tujuan Surat

Isi Surat

6

7

Pembuka & Penutup Surat

Tanggal Surat

8

9

10

11

12

Pengirim & Tanda Tangan

Sandi

Tembusan

Arsip

Model Penulisan Surat

13

Sampul/Amplop Surat

C. TATA ATURAN

11 of 30

  1. Ukuran surat yang dipakai dalam surat-

menyurat IPNU adalah F4 atau A4

    • F4 untuk surat yang menggunakan

konsederan

    • A4 untuk surat yang tidak

menggunakan konsederan

  1. Warna kertas putih.
  2. Jenis kertas HVS antara 60-80 gram.
  3. Surat ditulis dengan font Arial Narrow

12 of 30

Logo Surat IPPNU

Ukuran Kertas

F4: Surat biasa

A4: Surat Pengesahan

Kertas HVS 70 gr

Font: Times New Roman

13 of 30

9

14 of 30

15 of 30

Nomor : 099/PR/A/XVI/7354/IX/19

Lamp. : -

H a l : UNDANGAN

Kode Indeks Umum :

A - Surat untuk internal IPNU/IPPNU

B - Surat untuk eksternal IPNU/IPPNU

C - Surat untuk NU, Banom lain, dan atau lembaga di lingkungan NU.

Kode Indeks Keputusan/Khusus :

SK : Surat Keputusan SP : Surat Pengesahan

Sp : Surat Pengangkatan/Pemberhentian SRP : Surat Rekomendasi Pengesahan SM : Surat Mandat

ST : Surat Tugas

SPt : Surat Pengantar

SKt : Surat Keteranagan

SURAT TUGAS

Nomor : 099/ST/XVI/7354/IX/19

IPNU

16 of 30

Kode Indeks Umum :

A - Surat untuk internal IPNU/IPPNU

B - Surat untuk eksternal IPNU/IPPNU

C - Surat untuk NU, Banom lain, dan atau lembaga di lingkungan NU.

Kode Indeks Keputusan/Khusus :

SK : Surat Keputusan SP : Surat Pengesahan

Sp : Surat Pengangkatan/Pemberhentian SRP : Surat Rekomendasi Pengesahan SM : Surat Mandat

ST : Surat Tugas

SPt : Surat Pengantar

SKt : Surat Keteranagan

IPPNU

17 of 30

Kepada Yang Terhormat;

Ketua PW IPNU Jawa Timur

​

di -

SURABAYA

18 of 30

Dalam rangka memperingati hari Sumpah Pemuda yang diselenggarakan oleh PC IPNU IPPNU NGANJUK, maka kami mengharap kehadiran Rekan-rekanita pada besok :

Hari, tanggal Pukul Tempat Tema

: Sabtu, 28 Oktober 2023

: 07.30 – 12.30 WIB

: Kantor PCNU NGANJUK

: ”Internalisasi nilai ideologis NU dan semangat Kebangsaan Untuk Memperkuat mentalitas militan kader muda dan pelajar NU”.

Berkenan hal tersebut, kami mengharap kesediaan Rekan Ketua PW IPPNU Jawa Timur untuk Hadir sekaligus membuka acara tersebut di atas.

19 of 30

​

Assalamu`alaikum warahmatullahi wabarokatuh

Bismillahirrahmanirrahim

​

Salam silaturrahmi kami sampaikan, semoga dalam menjalankan

aktivitas sehari-hari kita mendapat rahmat dari Allah S.W.T., Amien.

​

​

ISI SURAT

​

​

Demikian undangan ini disampaikan, atas perhatian dan

kehadirannya kami ucapkan terima kasih.

​

Wallahulmuwafiq ila aqwamithariq

Wassalamu`alaikum warohmatullahi wabarokatuh

20 of 30

​

Demikian undangan ini disampaikan, atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan terima kasih.

​

Wallahulmuwafiq ila aqwamithariq Wassalamu`alaikum warohmatullahi wabarokatuh

​

Nganjuk, 07 Rajab 1444 H

29 Januari 2023 M

21 of 30

PIMPINAN CABANG

IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA

IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA

KABUPATEN NGANJUK

M. ARIF FERYANSYAH

Ketua IPNU

MIFTAHUL INAYAH

Ketua IPPNU

22 of 30

PIMPINAN CABANG

IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA KABUPATEN NGANJUK

A/r

Ditembuskan Kepada:

  1. Yth. Pengurus Cabang NU Kabupaten Nganjuk
  2. Yth. PW IPNU Jawa Timur

M. ARIF FERYANSYAH

Ketua

M. ABDUR ROCHIM FATONI

Sekretaris

23 of 30

PIMPINAN CABANG�IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA� KABUPATEN NGANJUK

MIFTAHUL INAYAH

Ketua

PUTRI NAILA FADLILATUL H

Sekretaris

Ditembuskan Kepada:

  1. Yth. Pengurus Cabang NU Kabupaten Nganjuk
  2. Yth. PW IPPNU Jawa Timur

24 of 30

  1. Arsip surat yang diketik bersama aslinya untuk dijadikan simpanan.
  2. Arsip surat berguna untuk dokumentasi dan bukti administrasi.
  3. Setiap surat harus diketik ganda untuk kepentingan pengarsipan.
  4. Apabila pada point (3) tidak dapat terpenuhi maka surat dapat difoto copy

sebagai arsip.

  1. Tidak diperlukan penulisan kata "Arsip" pada tembusan.

25 of 30

  1. Surat umum disusun dengan model blockstyle, yaitu rata kanan menjorok ke dalam 6

spasi, kecuali nomor, lampiran dan hal surat.

  1. Khusus surat khusus (keputusan/ pengesahan/mandat/tugas pengantar/rekomendasi dan lain- lain) ditulis dengan fullbockstyle dengan judul center.
  2. Penyusunan/penulisan surat diusahakan agar selalu dalam susunan yang

harmonis.

  1. Jika isi surat sangat singkat, maka dipergunakan spasi yang lebih lebar

26 of 30

27 of 30

28 of 30

B. SURAT BERSAMA

  1. Ukuran kertas surat yang dipakai dalam surat Bersama IPNU – IPPNU adalah F4.
  2. Warna kertas putih.
  3. Jenis kertas HVS antara 60-80 gram.
  4. Surat ditulis dengan font Arial Narrow/Times New Romman
  5. Ukuran Font yang digunakan menyeuaikan,. Biasanya antara 11 – 12.
  6. Semua format surat mulai dari isi, nomor DLL. Hampir semua sama dengan surat umum IPNU maupun IPPNU Kecuali KOP SURAT.
  7. Ketentuan Kop Surat sebagai berikut :
  8. Logo IPNU berada disisi paling kanan sedangkan logo IPPNU berada disisi paling kiri.
  9. Nama Tingat kepengurusan dan daerah ditulis menggunakan huruf kapital keseluruhan.
  10. Posisi Nama Tingat kepengurusan dan daerah serta alamat kesekretariatan ditulis rata tengah keseluruhan.
  11. Untuk tulisan nama tingkatan dan daerah berwarna Hitam, sedangkan tulian nama instansi berwarna Hijau.

29 of 30

CONTOH SURAT BERSAMA

30 of 30

SURAT – SURAT KHUSUS

1

3

Surat Keputusan

2 Surat Keputusan Bersama

Surat Pengangkatan dan Pemberhentian

4 Surat Pengesahan

5 Surat Rekomendasi Pengesahan

7

6 Surat Mandat

Surat Tugas

8

9

10

Surat Pengantar

Surat Salinan

Surat Tembusan