SOP KESTARI

​

​

BEM FF UI 2022

Alur Permohonan Surat

Susun surat sesuai dengan format yang telah ditentukan

Unduh format surat yang ingin diajukan melalui tautan bit.ly/DummyBEMFFUI2022 atau hubungi Departemen/Biro terkait jenis surat yang ingin diajukan

Hubungi BPH atau Fungsionaris Biro Kesekretariatan untuk pemeriksaan dan pengambilan nomor surat

Pemohon menandatangani surat yang diajukan

Apabila surat membutuhkan tanda tangan dari Ketua BPM FF UI dan Kemahasiswaan, maka alur permintaan tanda tangan akan dilanjutkan oleh Ketua BEM FF UI melalui aplikasi Trello sampai proses selesai.

Hubungi Ketua BEM FF UI �(M. Mishbahus Surur) untuk menandatangani surat (melalui grup bidang)

Alur Pengajuan Proposal & LPJ Kegiatan (Non-Pendanaan & Pendanaan)

Susun proposal sesuai dengan format yang telah ditentukan

Unduh format proposal melalui tautan bit.ly/DummyBEMFFUI2022

Kirim soft file proposal yang sudah disusun ke alamat surel kestari.bemffui@gmail.com untuk diperiksa

Soft file proposal yang sudah disetujui oleh Biro Kesekretariatan BEM FF UI akan dikirim kembali kepada pemohon

Kemudian kirim soft file proposal ke alamat surel pengawasanbpmffui@gmail.com dengan cc ke bpm@farmasi.ui.ac.id untuk diperiksa kembali

Soft file proposal yang sudah disetujui oleh Komisi Pengawasan BPM FF UI akan dikirim kembali kepada pemohon

Pemohon menghubungi Ketua BEM FF UI (M. Mishbahus Surur) untuk masuk ke dalam tahap revisi oleh BPM FF UI sampai Manajer Kemahasiswaan melalui aplikasi Trello

Soft file proposal disetujui oleh Manajer Kemahasiswaan dan dikembalikan kepada pemohon

Cetak proposal terlebih dahulu sebelum masuk ke dalam tahap persetujuan (tanda tangan basah) sampai ditandatangani oleh Dr.apt. Raditya Iswandana M.Farm. (Manajer Pendidikan, Kemahasiswaan, dan Pusat Administrasi FF UI)

Kirim soft file proposal yang sudah disetujui dan ditandatangani ke alamat surel kestari.bemffui@gmail.com dan hard file proposal diserahkan kepada Kepala Biro Kesekretariatan BEM �(Ivani Andria Putri/2021)

CATATAN

Setelah mengirim proposal harap konfirmasi ke sabang terkait. Biro Kesekretariatan akan menanggapi permintaan pengajuan proposal/LPJ dalam kurun waktu maksimal 1x24 jam hari kerja.

​

Biro Kesekretariatan akan memeriksa proposal/LPJ yang masuk melalui surel maksimal 3 (tiga) hari kerja.

​

Apabila proposal yang diajukan butuh tanda tangan basah (langsung), hubungi terlebih dahulu Ketua BEM FF UI (M. Mishbahus Surur) dan Ketua BPM FF UI (Rizky Muhammad Akbar) untuk mengonfirmasi.

​

Proposal/LPJ yang sudah ditandatangani dan dicap fakultas segera dikirim ke alamat surel kestari.bemffui@gmail.com (soft file).

​

Pada proposal pendanaan yang sudah disetujui, soft file proposal yang dikirim harus disisipi hasil pindai lembar pengesahan yang sudah ditandatangani (basah).

1.

2.

3.

4.

5.

Proposal dikirim ke alamat surel kestari.bemffui@gmail.com maksimal H-40 hari kegiatan (sesuai hari kalender)

​

Proposal kegiatan/izin kegiatan yang dilaksanakan diluar DKI Jakarta wajib dengan persetujuan Dekan Fakultas Farmasi Universitas Indonesia (FF UI), Prof. Dr. apt. Arry Yanuar, M. Si. [format proposal khusus hal ini dapat diunduh melalui tautan bit.ly/DummyBEMFFUI2022]

​

LPJ Kegiatan dikirim ke alamat surel kestari.bemffui@gmail.com maksimal H+3 hari kegiatan (sesuai hari kalender)

​

1.

2.

Proposal dan LPJ Kegiatan

3.

CATATAN

Proposal yang masuk hanya akan diperiksa pada pukul 08.00—21.00 WIB

​

Subjek: Departemen/Biro X_Proposal/LPJ X

​

Nama Berkas: Proposal/LPJ [Nama kegiatan lengkap sesuai judul yang ada dalam proposal/LPJ]

​

Berkas proposal/ LPJ yang ingin diperiksa dikirim dalam bentuk [.docx]

​

Proposal/LPJ yang sudah selesai ditandatangani dan disetujui maka dikirim kembali ke alamat surel kestari.bemffui@gmail.com dengan subjek: [ACC] Departemen/Biro X_Proposal/LPJ Kegiatan X

​

Nama Berkas yang sudah disetujui: Proposal/LPJ [Nama kegiatan lengkap sesuai judul yang ada dalam proposal/LPJ]

​

Berkas proposal/ LPJ yang sudah ditandatangani dan disetujui dikirim kembali dalam bentuk [.pdf]

1.

2.

Mengirim surel ke kestari

3.

4.

5.

6.

7.

[PI, Panitia Open Tender, dan Klub Minbak]

Vani | id line: ivaniputrii_

​

[SYIFA dan SPI]

Hening | id line: lailahening14

​

[Senbud, PSDM, dan P&K]

Tania | id line: tania_atrix

​

[Medpub, HI, dan Sosmasling]

Farah | id line: farahuhti_

​

[Humas, Wirus, dan Kastrat]

Jasmine | id line: jasmineaoi

​

[Adkesma, Akmaprof, dan Depor]

Rosandra | id line: rosandratrsyh

​

PJ Kestari

Alur Permohonan Peminjaman Ruangan di Gedung Farmasi UI

Buat surat izin peminjaman ruangan, format surat bisa diunduh melalui bit.ly/DummyBEMFFUI2022

Periksa ketersediaan ruangan melalui situs web sifastas.farmasi.ui.ac.id

Pemohon menemui Bapak Dr. apt. Heri Setiawan, M.Sc. (Manajer Umum dan Fasilitas FF UI) untuk meminta persetujuan surat peminjaman

Apabila sudah disetujui, buat salinan surat peminjaman sebanyak dua lembar

Serahkan surat peminjaman ke Fasilitas Umum FF UI di Gedung Fakultas Farmasi UI H-3 hari kerja sebelum tanggal peminjaman

Pindai surat yang asli, lalu unggah ke situs web sifastas.farmasi.ui.ac.id

CATATAN

Permintaan persetujuan surat peminjaman maksimal H-3 hari kerja sebelum tanggal peminjaman ruangan.

Satu lembar salinan surat peminjaman diserahkan kepada bagian satuan pengamanan dan satu lembar salinan yang lain dipegang oleh peminjam ruangan

Kartu Tanda Mahasiswa akan menjadi jaminan ketika melakukan peminjaman ruangan di Gedung Farmasi dan diserahkan ke bagian TU Farmasi

1.

2.

3.

Alur Permohonan Peminjaman Ruangan & Area di Gedung RIK UI

Pemohon meminta tanda tangan kepada Ketua BEM FF UI 2022, Ketua BPM FF UI 2022, dan Manajer Pendidikan, Kemahasiswaan, dan Pusat Administrasi FF UI

Buat surat permohonan peminjaman yang ditujukan kepada apt. Rina Rahmawati, M.Farm. (Koordinator Umum dan Fasilitas RIK UI), format surat bisa diunduh melalui linktr.ee/kestaribemffui

Serahkan surat permohonan peminjaman beserta proposal kegiatan ke bagian Sekretariat RIK (Gedung A RIK UI, lantai 1)

Apabila disetujui, peminjam wajib melakukan pembayaran setor tunai melalui Bank BNI (nomor rekening 127-300-11-31 a.n. RIK UI Non-BP) maksimal H-2 (hari kerja) kegiatan

Setelah disetujui surat disalin rangkap empat lalu dicap. Surat yang asli diarsip oleh RIK, sisanya diserahkan ke bagian satuan pengamanan, petugas kebersihan, dan dipegang oleh peminjam

Serahkan satu lembar salinan bukti setor tunai ke bagian Sekretariat RIK

CATATAN

• Pemohon wajib menemui dan meminta persetujuan Ibu apt. Meidi Utami Puteri, S.Farm, M.Sc., Ph.D. (Koordinator Kemahasiswaan FF UI) sebelum meminta tanda tangan dari Ibu Dr. apt. Raditya Iswandana, M.Farm. (Manajer Pendidikan, Kemahasiswaan, dan Pusat Administrasi FF UI)
• Peminjam berkoordinasi lapangan dengan Penanggung jawab gedung maksimal H-2 (hari kerja) kegiatan
• Surat diajukan maksimal H-7 (hari kerja) kegiatan untuk kegiatan fakultas bagian dari RIK dan H-14 (hari kerja) kegiatan untuk kegiatan fakultas diluar bagian dari RIK
• Peminjam dari Lembaga Mahasiswa UI (contoh: Badan Eksekutif Mahasiswa UI) menyerahkan surat permohonan peminjaman yang wajib ditandatangani oleh Direktur Kemahasiswaan UI (Badrul Munir, ST., M.Sc. Ph.D.)
• Proses persetujuan akan memakan waktu 3—5 hari kerja setelah berkas surat diajukan
• Kegiatan yang tercantum dalam program kerja Fakultas bagian dari RIK tidak dikenakan biaya, kecuali kegiatan yang bersifat profit akan dikenakan tarif peminjaman tergantung kapasitas ruangan
• Peminjaman Auditorium RIK sudah termasuk 5 (lima) unit LCD dan 2 (dua) unit sound system (dua buah mikrofon)
• Apabila waktu peminjaman bertabrakan/bentrok dengan bagian dekanat, maka peminjaman ruangan akan dipindahkan
• Apabila ingin memasang spanduk di gedung C RIK, spanduk dibawa saat pengajuan surat untuk dicap terlebih dahulu

Alur Permohonan Peminjaman Ruangan Khusus Kuliah Pengganti

Harap temui dosen pengampu mata kuliah yang bersangkutan, kemudian peminjam menemui apt. Delly Ramadon, M.Farm., Ph.D. (Ketua Program Studi Sarjana) untuk menandatangani formulir tersebut

Peminjam mengisi formulir peminjaman ruangan untuk kuliah pengganti (KP) yang tersedia di bagian Tata Usaha (TU) Farmasi gedung A RIK

​

Formulir yang telah ditandatangani kemudian diserahkan ke bagian TU Farmasi Gedung A RIK

CATATAN

• Apabila peminjam merupakan mahasiswa/i program studi profesi apoteker, peminjam menemui Dr. apt. Catur Jatmika, M.Si. (Ketua Program Studi Profesi Apoteker) untuk menandatangani formulir peminjaman ruangan
• Apabila peminjam merupakan mahasiswa/i program studi pascasarjana, peminjam menemui Dr. apt. Herman Suryadi, MS. (Ketua Program Studi Pascasarjana) untuk menandatangani formulir peminjaman ruangan
• Apabila ruangan untuk kuliah pengganti di Gedung RIK, maka bagian TU Farmasi Gedung A RIK akan menyerahkan formulir kuliah pengganti ke bagian TU RIK untuk dicarikan ruangan
• Apabila ruangan untuk kuliah pengganti di Gedung Fakultas Farmasi UI, peminjam menyerahkan formulir kuliah pengganti ke bagian TU Farmasi di Gedung Fakultas Farmasi untuk dicarikan ruangan

Alur Permohonan Peminjaman Ruang Lembaga BEM FF UI

Isi formulir peminjaman ruangan di bit.ly/FormulirPinjamRubem2022

Periksa daftar ketersediaan ruangan di bit.ly/DaftarPeminjamanRubem2022

​

Peminjam menghubungi Narahubung untuk melakukan konfirmasi

CATATAN

• Penggunaan ruang lembaga Sekretariat BEM FF UI akan diprioritaskan bagi Departemen/Biro yang mengundang pihak eksternal (contoh: kemahasiswaan, lembaga lain, dan fakultas lain)
• Apabila membatalkan peminjaman atau ingin mengganti waktu peminjaman ruang lembaga Sekretariat BEM FF UI, maka peminjam segera menghubungi Narahubung
• Apabila pengguna ruang lembaga BEM FF UI melanggar Tata Tertib tersebut, maka akan dikenakan sanksi berupa denda sebesar Rp100.000,00 dan tidak diperbolehkan meminjam ruang lembaga Sekretariat BEM FF UI selama satu bulan berikutnya terhitung dari hari terakhir (hari kalender) meggunakan ruang lembaga Sekretariat BEM FF UI

Tata Tertib

• Semua pengguna ruang lembaga Sekretariat BEM FF UI wajib menjaga kebersihan, kerapian, dan keutuhan ruang lembaga Sekretariat BEM FF UI,
• Semua pengguna ruang lembaga Sekretariat BEM FF UI menggunakan inventaris atau properti hak milik BEM FF UI dengan bijaksana dan bukan untuk keperluan pribadi,
• Semua pengguna meletakkan kembali inventaris atau properti hak milik BEM FF UI seperti keadaan semula sebelum digunakan,
• Papan tulis wajib dibersihkan setelah digunakan,
• dilarang menitipkan setiap barang pribadi tanpa persetujuan Biro Kesekretariatan BEM FF UI,
• membuang sampah baik itu sisa makanan atau minuman di tempat sampah,
• mematikan alat elektronik (pendingin ruangan, seluruh lampu) dan mencabut kabel dari stop kontak setelah digunakan,
• dilarang merokok,
• dilarang bertransaksi dan menggunakan segala macam barang terlarang seperti narkotika dan obat-obatan berbahaya,
• dilarang melakukan segala tindakan yang menyinggung isu suku, agama, ras, dan antargolongan, serta asusila,
• dilarang mengambil barang yang bukan hak milik pribadi,
• apabila menemukan barang miliki orang lain yang tertinggal dan penting, harap disimpan di lemari Biro Kesekretariatan dan menghubungi rincian barang yang tertinggal kepada pihak Biro Kesekretariatan, dan
• pengguna wajib mengunci pintu dan jendela ruang lembaga Sekretariat BEM�FF UI setelah digunakan.

Alur Permohonan Peminjaman Inventaris FF UI

Surat yang sudah ditandatangani kemudian diserahkan kepada Bapak Dr. apt. Heri Setiawan, M.Sc. (Manajer Umum dan Fasilitas FF UI)

Peminjam menyusun surat izin peminjaman barang, format surat bisa diunduh melalui bit.ly/DummyBEMFFUI2022

​

Peminjam menyerahkan surat ke Fasilitas Umum FF UI di Gedung Farmasi maksimal H-3 hari kerja sebelum tanggal peminjaman

CATATAN

• Kartu Tanda Mahasiswa akan menjadi jaminan saat melakukan peminjaman dan diserahkan ke bagian TU Farmasi (peminjaman proyektor, mikrofon, pengeras suara, dan pointer)
• Peminjaman sofa, meja, dan vas bunga dapat diambil di Gedung A RIK lantai tiga
• Peminjaman inventaris hanya untuk dipergunakan di Fakultas Farmasi Universitas Indonesia
• Peminjaman inventaris FF UI tidak dipungut biaya

Alur Permohonan Peminjaman Inventaris BEM FF UI

Isi formulir peminjaman inventaris di bit.ly/FormPinjamInventaris2022

Periksa ketersediaan inventaris di bit.ly/DaftarPeminjamInventaris2022

Peminjam menyerahkan dokumentasi inventaris saat mengambil dan mengembalikan inventaris kepada Narahubung

Peminjam menghubungi Narahubung untuk melakukan konfirmasi maksimal H- 3 hari kerja sebelum tanggal peminjaman

CATATAN

• Penggunaan inventaris akan diprioritaskan untuk internal BEM FF UI Periode 2022
• Lama waktu peminjaman inventaris maksimal 3 (tiga) hari kerja. Apabila lebih, peminjam wajib mengisi kembali formulit peminjaman inventaris dan segera�menginformasikan kepada Narahubung
• Peminjaman inventaris hanya dapat diperpanjang sebanyak satu kali
• Peminjam wajib menjaga keutuhan, kebersihan, dan kerapian inventaris seperti keadaan semula. Apabila inventaris BEM FF UI yang dipinjam rusak dan hilang, peminjam wajib mengganti inventaris tersebut dengan barang yang sama
• Apabila peminjam terlambat mengembalikan inventaris, maka peminjam dikenakan sanksi berupa denda sebanyak Rp20.000/hari (terhitung dari hari pertama terlambat hingga hari pengembalian)

Alur Permohonan Penitipan Barang di Ruang Lembaga BEM FF UI

Menghubungi Narahubung untuk melakukan konfirmasi

Pemohon mengisi formulir melalui tautan bit.ly/FormulirPenitipanBarang2022

​

Narahubung akan mengonfirmasi kembali kepada pemohon dalam kurun waktu maksimal 1x24 jam

CATATAN

• Batas waktu penitipan barang maksimal 3 (tiga) hari kerja dan dapat diperpanjang apabila Narahubung menyetujui permohonan
• Apabila orang yang menitipkan barang tidak mengambil sesuai waktu permohonan penitipan, barang tersebut akan menjadi inventaris BEM FF UI

#BangkitKreasikanAsa

Thank You!

Biro Kesekretariatan BEM FF UI 2022

SOP

LPJ KEUANGAN

​

​

BEM FF UI 2022

Alur Penyerahan LPJ Keuangan

Mengirim Soft file LPJ Keuangan via line Bendum I

(Maks H+2 Acara)

Membuat LPJ Keuangan

Setelah ACC Bendahara Umum I, kirim soft file LPJ Keuangan ke alamat surel pengawasanbpmffui@gmail.com dengan cc ke bpm@farmasi.ui.ac.id untuk diperiksa kembali

(Maks H+3 Acara)

Mengirim Soft file LPJ Keuangan ke Ketua BEM untuk ACC melalui grup bidang. Ketua BEM akan meneruskan ke Trello untuk ACC Ketua BPM

(Maks H+5 Acara)

ACC Koordinator Kemahasiswaan

(Maks H+6 Acara) lalu ACC Manajer Pendidikan dan Kemahasiswaan

(Maks H+14 Acara)

Print LPJ Keuangan yang sudah di ACC oleh Koordinator Kemahasiswaan (Berdana <5jt) atau Manajer Kemahasiswaan (Berdana >5jt)

Membuat janji untuk meminta persetujuan dan tanda tangan basah PO, Ketua BEM, Ketua BPM, dan Kemawa

Setelah Lembar Pengesahan lengkap ditandatangani, Scan kemudian kirim soft file ke Bendahara Umum I

Hard file LPJ Keuangan diserahkan ke Kepala Biro Keuangan BPM dan memberi kabar maksimal 1 hari sebelum pengumpulan.

(Endah Sri Hapsari/2020)

Bukti Keuangan

Kata pertama diawali huruf Kapital, kata kedua dst huruf kecil

Iitalic

Nota tidak perlu kwitansi. Pastikan sudah terdapat tanggal, nama toko, tanda tangan, dan cap lunas

Catatan:

Pastikan bukti keuangan berurutan sesuai dengan rincian dana pada tabel.

Bukti Keuangan (e-wallet)

Ada 3 item dan biaya pengiriman, maka total kwitansi yang dibuat ada 4, yaitu:

1. Kwitansi pembelian buku kwitansi
2. Kwitansi pembelian stempel cap lunas
3. kwitansi pembelian stamp Pad
4. Kwitansi biaya pegiriman

Catatan:

Sebaiknya dalam satu halaman terdapat invoice, bukti pembayaran (struk atm), dan kwitansi.

Saran:

Pembayaran sebaiknya melalui mesin ATM (bukti berupa struk ATM) BUKAN melalui m-banking sehingga tidak perlu datang ke bank untuk mengurus rekening koran sebagai bukti pengisian saldo shopeepay/ovo/gopay dll.

Struk ATM

Invoice

Kwitansi 1

Kwitansi 2

Kwitansi 3

Keterangan

Tata letak penempelan bukti keuangan

Berikan keterangan → “Bukti pembelian barang 1,2,3, beserta biaya pengiriman melalui e-commerce Shopee”

Bukti Keuangan (Rekening koran)

Ada cap bank, stabilo

Catatan:

Jika menggunakan struk atm, hanya dilampirkan saja.

Kwitansi 1

Kwitansi 2

Kwitansi 3

Keterangan

Contoh: berikan keterangan → “Bukti pembelian barang 1,2,3, beserta biaya pengiriman melalui e-commerce Shopee”

Rek koran/struk atm

Tata letak penempelan bukti keuangan. Pastikan Rek koran urutan terakhir

Setelah BPM mengirimkan revisi dan Departemen/Biro yang bersangkutan sudah merevisi LPJ keuangan tersebut, kirimkan file dalam bentuk word ke PI untuk mendapatkan ttd ketua BEM dan diteruskan ke Trello.

#BangkitKreasikanAsa

BEM FF UI 2022

Thank You

Apabila ada pertanyaan, bisa menghubungi narahubung:

• Pembuatan Proposal & LPJ Kegiatan: Koor masing-masing bidang
• Pembuatan LPJ Keuangan: Bendahara Umum 1

Alur Pengajuan Proposal & LPJ Kegiatan (NonPendanaan)

Susun proposal/LPJ sesuai dengan format yang telah ditentukan

Unduh format proposal/ LPJ melalui tautan bit.ly/DummyBEMFFUI2022

Kirim soft file proposal/LPJ yang sudah disusun ke alamat surel kestari.bemffui@gmail.com untuk diperiksa

Soft file proposal/LPJ yang sudah disetujui oleh Biro Kesekretariatan BEM FF UI akan dikirim kembali kepada pemohon

Kemudian kirim soft file proposal/LPJ ke alamat surel pengawasanbpmffui@gmail.com dengan cc ke bpm@farmasi.ui.ac.id untuk diperiksa kembali

Soft file proposal yang sudah disetujui oleh Komisi Pengawasan BPM FF UI akan dikirim kembali kepada pemohon

Pemohon menghubungi Ketua BEM FF UI (M. Mishbahus Surur) untuk meminta persetujuan (melalui grup bidang)

Proses permintaan persetujuan (tanda tangan) akan dilanjutkan oleh Ketua BEM FF UI sampai disetujui oleh Dr.apt. Raditya Iswandana M.Farm. (Manajer Pendidikan, Kemahasiswaan, Riset, Inovasi, dan Pengabdian Masyarakat) melalui aplikasi Trello

Kirim kembali soft file proposal/LPJ yang sudah disetujui ke alamat surel kestari.bemffui@gmail.com