1 of 19

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung (wie) bewährt sich unsere Reorganisation?��Marcus Zerbst �Leitung Erwerbung und Datenmanagement, �Zentralbibliothek Zürich

2 of 19

Holokratie, Selbstorganisation, Agilität

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung an der ZB Zürich - BiblioCon24

2

Holokratie ist ein Modell der Selbstorganisation, bei dem Entscheidungsprozesse neu gedacht und partizipativ gelebt werden.

Das Konzept setzt voraus, dass die gesamte Organisation des Unternehmens neu ausgerichtet und gestaltet wird. Hierarchien werden auf ein Minimum reduziert, stattdessen gibt es Rollen und Kreise, die ihre Aufgaben eigenständig besprechen und verteilen.

Bei der Swisscom arbeiten in sogenannten agilen Strukturen vor allem Personen in der IT und in der Produktentwicklung.

valuequest.ch

srf.ch

3 of 19

Rahmen und Rosinen

Betriebsstruktur
Personalrecht
Tagesgeschäft: Erwerben, Akzessionieren, Katalogisieren

Selbstorganisation und Entscheidungskompetenzen
Transparenz und Miteinander stärken

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung an der ZB Zürich - BiblioCon24

3

Eine Art Hierarchie wird es in Unternehmen unserer Grösse immer geben. Es braucht sie, um eine gewisse Verantwortlichkeit zu schaffen.

srf.ch

4 of 19

Reorganisation 7/2023: aus drei wird Eins�

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung an der ZB Zürich - BiblioCon24

4

Print-medien

E-Medien/ Periodika

Metadaten-management

Erwerbung und Datenmanagement

(E&D)

5 of 19

Agilität? Holokratie?

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung an der ZB Zürich - BiblioCon24

5

Die meisten Stellenbeschreibungen bleiben unverändert. Änderungen auf Wunsch werden abgesprochen.

Muss ich neue Aufgaben übernehmen oder kann ich bei der aktuellen Tätigkeit bleiben?

Nein ☺

Müssen wir jetzt ‘Agilität’ in unseren aktiven Wortschatz aufnehmen?

6 of 19

Organisation der Abteilung E&D

44 Mitarbeitende
6x Gruppenleitung
2x Abteilungsleitung, Co-Leitung nach Domäne

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung an der ZB Zürich - BiblioCon24

6

Erwerbung

Daten-management

7 of 19

Themenkreise und Aufgabenfeldern�

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung an der ZB Zürich - BiblioCon24

7

Themenkreis�(z.B. Lizenzmanagement)

Aufgabenfeld�(z.B. Open Access, E-Erwerbung)

Aufgaben

Eingang verbuchen von […]
Korrespondenz, Listenpflege
[…]

Querschnitt-TK:

übergreifend, eigene Koordination �(z.B. Geschenkverwaltung, Aus- und Weiterbildung…)

8 of 19

Visualisierung

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung an der ZB Zürich - BiblioCon24

8

peerdom.org

Kreise und Rollen, gemäss Holokratie

Kein Organigramm

Darstellung der Struktur

Kombination von Aufgaben, Personen und ihren Stellenprozenten

Dreidimensionalität

Gemeinsame Ausgestaltung: Wiederfinden und Einordnen
Kommunikation an Dritte: Erläuterung und Ansprechpersonen
Agile Anpassung

Nutzen

9 of 19

Peerdom

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung an der ZB Zürich - BiblioCon24

9

10 of 19

Selbstorganisation, Meetings

Delegation, Kompetenzen, Verantwortung
Soweit möglich innerhalb der hierarchischen ZB-Struktur und dem kantonalen Personalrecht
Produktive Arbeit �vs. “Unklarheiten-�Management“

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung an der ZB Zürich - BiblioCon24

10

Ein konkretes Beispiel Signaturvergabe oder eine Katalogisierungsregel egal welches Medium

Der Normalfall: wir arbeiten "doing work as usual" innerhalb unseres Aufgabenfelds, dann gibt es einen unklaren Fall "Tension", also schaue ich es mit meinen KollegInnen an ad hoc an, Antwort gefunden zurück "doing work". Ist es komplizierter? Braucht es mehr Infos, Abklärungen? Dann sitzen alle beteiligten Personen zusammen und suchen nach einer Lösung. Kann es innerhalb der Rahmenbedingungen gelöst werden, dann gehen wir zurück zur Arbeit. Wird aber bemerkt, dass es über das Aufgabenfeld hinaus eine Strukturanpassung nötig ist, oder ein anderer Themenkreis involviert werden muss oder die Kompetenzen genügen nicht, dann gibt es ein Meeting auf höherer Stufe.

Diese Idee haben wir nicht systematisch realisiert. Besprechungen sind also nicht deklariert als “Tactical” oder “Governance”.

Es gibt einige regelmässige Meetings in TK oder AF. Andere Themen werden ad hoc besprochen, wie es ganz üblich ist.

11 of 19

Herausforderungen

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung an der ZB Zürich - BiblioCon24

11

dediziertes Modell hat schnellere Antworten
bewusster Verzicht darauf

Modell vs. Praxis

Hurra, wir leben noch!

Weiterentwicklung vs. Gewohnheit

administrative Fragen, Dokumentation
Ziel-konform, inagil

Regulierungsbedarf

gerade zu Beginn mehr, starker Einbezug gewollt
Aufbau in Richtung neue Zusammenarbeit

Meetings

12 of 19

MA in Koordination und Führung

Auch die Führungsphilosophie wird sich wandeln. An die Stelle von Kontrolle und Überwachung treten Vertrauen und Ermächtigung der Mitarbeiter. Führungskräfte müssen lernen, loszulassen und Freiräume zu schaffen. Ihre Aufgabe wird es sein, Teams zu befähigen und Rahmenbedingungen für selbstbestimmtes Arbeiten zu optimieren.

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung an der ZB Zürich - BiblioCon24

12

zeeg.me

16x fachliche Koordination

8x Führung

13 of 19

Verantwortung

Personal und Bereitschaft für verantwortungsvolle Aufgaben

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung an der ZB Zürich - BiblioCon24

13

Es zeichnet sich ab, dass solche partizipativen und vernetzten Arbeitsformen langfristig die klassischen hierarchischen Pyramiden ablösen werden. Unternehmen, die diesen Wandel jetzt einleiten, sichern sich entscheidende Wettbewerbsvorteile und werden bei den Talenten der Zukunft begehrte Arbeitgeber sein. Die Zeichen stehen auf flache Hierarchien.

zeeg.me

Vor gut einem Jahr haben wir gefragt, wer in irgendeiner Form koordinieren oder Verantwortung übernehmen möchte. Also sozusagen ein Interessebekundungsverfahren. Es gab eher wenige interessierte Kolleg*innen.

Einerseits war das praktisch, so hatten wir kaum «Konkurrenzkampf» und kamen schnell zu Ergebnissen.

Andererseits finde ich das schon schade zu spüren, wie viele MA auch auf Anweisungen und klare Vorgaben ausgerichtet sind. Das ist die Gewohnheit, und die sitzt tief.

Und heute? Nachdem alle gemerkt haben, dass ihnen der Himmel doch nicht auf den Kopf gefallen ist, spüren wir schon mehr Dialogbereitschaft. Aber unverändert merken wir, wenn es um eventuelle Änderungen von Koordinationen geht oder neue Aufgaben, dass wir wenig Spielraum haben.

Wir möchten, dass unsere Mitarbeitenden arbeitsmarktfähig sind und bleiben.

Das bedeutet, dass wir in kleinen Schritten Partizipation und Vernetzung etablieren wollen, so dass das Mindset in anderen Momenten, vielleicht kritischeren oder tatsächlich entwickelnderen Aufgaben und Projekten, schon da ist und genutzt werden kann.

(ich freue mich darüber, von Gabriela Lüthi gleich mehr über den Aufbau von Skills und Mindset zu hören)

14 of 19

Zusammen führen und entscheiden�

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung an der ZB Zürich - BiblioCon24

14

inklusive 2er Co-Leitung

8er Leitungsteam

persönlicher Beipackzettel
Führungsfragen
Methodik

Miteinander lernen

Prozess und Ergebnis

Führungscredo

Bedenken und Einwände
Systemisches Konsensieren, Widerstandsskala

Konsens und Konsent

Grosses Leitungsteam; unterschiedlich viel Erfahrung; Einfinden in neuer Leitungskonstellation

Dass 8 Personen nicht immer einer Meinung sind, ist im Grunde klar. Wir haben alle eigene Werte und Erfahrungen und auch unterschiedliche Wissensstände.

Das ist realistisch; und das ist OK. Und im besten Fall gelingt es uns, diese Vielfalt zur Stärke zu machen.

Für wichtig halte ich, dass das Leitungsteam allen MA vorlebt:

dass es mit Meinungsverschiedenheiten konstruktiv umgeht;
dass es zu Entscheidungen kommt,
und schliesslich einheitlich auftritt.

Wir haben uns schrittweise ein Führungscredo erarbeitet, gemeinsam mit einem externen Coach. Dort haben wir festgehalten, welche Werte uns allen wichtig sind.

Wir haben diskutiert, was genau wir unter Offenheit oder unter Toleranz verstehen, ob Wertschätzung auch mal weh tun darf – solche Dinge.

Schon der Prozess war ergiebig, und am Ende haben wir eine Übersicht, Wortwolken, die aus Führungssicht gelten, aber auch für alle Mitarbeitenden. Das haben wir veröffentlicht.

15 of 19

Führungscredo�

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung an der ZB Zürich - BiblioCon24

15

16 of 19

Zusammen arbeiten�

Durchlässigkeit, Einsicht, Verständnis

Abteilungskultur und Arbeitsklima

Informelles und Formales; Symptome und Ventile

grosse Workshops mit allen

Unterstützung durch externem Coach
Übergang gestalten, Loslassen und neue Bedürfnisse erkennen
+ Vertrauen, Fairness, Wertschätzung, gegenseitige Unterstützung
- im Dialog sein, Offenheit, Kritikfähigkeit

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung an der ZB Zürich - BiblioCon24

16

Warum habe ich jetzt über die Führung gesprochen? Das ist doch keine besondere Eigenschaft der Agilität oder der selbstorganisierten Arbeit?

Sie alle wissen, von der einen oder anderen Perspektive:

Wenn die Leitung funktioniert, wenn Ziele klar sind und Gestaltung stattfindet, dann hilft das allen Mitarbeitenden.

Wenn also die Selbstorganisation funktionieren soll, und jede und jeder zu einem gewissen Teil Verantwortung tragen darf, muss das Fundament durch die Führung gelegt sein.

tendenziell / Mindset: vom Spezialistentum hin zum Generalistentum

Kultur - ich beobachte: Der Zusammenhang zwischen diesen beiden Aspekten wird oft stark unterschätzt

Den einen geht es zu schnell: “Lass doch die Leute in Ruhe arbeiten”

Andere (=ich zum Beispiel) möchten das aktiv angehen und auch auf einer gewissen abstrakten Ebene bewusst machen und fördern.

17 of 19

Zusammen reflektieren�

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung an der ZB Zürich - BiblioCon24

17

weitere Beschäftigung durch alle Mitarbeitenden

Kultur / Arbeitsklima

positive Rückmeldungen unter Kolleg*innen

"Feedback to Go"

Job-Shadowing intern

«Schulterblick»

allein und gemeinsam
ohne Leitung

aktiv: Offenheit und Kritikfähigkeit

18 of 19

Change

„Dieser Weg […] kann daher allen Beteiligten nur mit einer gehörigen Portion Mut gegenüber Veränderungen […] gelingen und setzt insbesondere das Vertrauen zwischen Führungskräften und Mitarbeiter*innen sowie den gegenseitigen Respekt […] voraus“

(Flämig, B., Ittensohn, M. & Mattmann, B. (2023). Im Anfang war der Wert: Wie Agilität Bibliotheken verändern kann. Bibliotheksdienst, 57(3-4), 149-170.)

�

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung an der ZB Zürich - BiblioCon24

18

19 of 19

Wo stehen wir? �

Einbezug und Dialog = zunehmendes Vertrauen
Information = Aufwand, zugleich Transparenz
Neue Aufgaben: Möglichkeiten und Bereitschaft
Holokratische Elemente: im Hintergrund
Selbstorganisation: langsam
Vertrauen, Mut, Lernkultur
Verständnis und Akzeptanz wachsen
Das Miteinander wächst

Holokratische Elemente im Kerngeschäft Medienbearbeitung an der ZB Zürich - BiblioCon24

19