Tokyo College�Accounting

Guides

Last Updated: Sep, 2025

TC Accounting Team

東京カレッジ会計手引き

会計担当

最終更新: 2025年9月

Contents

1. Accounting Procedures at Tokyo College

2. Types of Expenses

3. Purchasing and Ordering of Goods

① Order from TC Office ② Invoice Payments ③ Reimbursement

4. Business Travel Expenses

5. Honoraria

6. Meeting Expenses (including drinks, lunch, dinner)

内容

１．東京カレッジでの会計手続き

２．経費の種類

３．物品の購入・発注

　①事務発注　②請求書払い　③立替払い

４．旅費

５．謝金

６．会議費

１．Accounting Procedures at Tokyo College

• Tokyo College is an organization within the University of Tokyo, and we must adhere to the university’s payment regulations.
• As a national university, the University of Tokyo receives operating funds from the government, and it is important to be able to explain how these funds are spent to the public.
• Therefore, audits are conducted to ensure that expenditures are appropriately executed.
• If the reported expenditures do not match the actual activities or if required reports are not submitted, it could damage the university’s credibility and cause significant issues.

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We appreciate your cooperation

in ensuring proper execution of accounting procedures!

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１．東京カレッジでの会計手続き

• 東京カレッジは東京大学の中の組織であり、大学の支払の規定を守る必要があります。
• 東京大学は、国立大学法人として、国から運営費などをもらっており、支払った内容について、国民に説明ができるようにすることが大切です。
• そのために、監査があり、適切に執行されているか確認が行われます。
• 支払の内容と、実際行われたことが異なっていたり、報告すべきことをしていなかったりすると、大学の信頼性を損ね、大きな問題になってしまいます。

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適切な執行に、ご協力のほど宜しくお願いします！

２．Types of Expenses

※When making an expenditure, please consider which budget to use and ensure that sufficient funds are available.

If you are uncertain or concerned about whether the expenditure can be made, please consult the administrative office.

If you are awarded a Research Grant, personal accounting is not allowed. It must be reported to the office and must be executed through the university.

２．経費の種類

支出をする場合は、どの経費から支出するか、残額はあるか、必ずご検討ください。

支出できるか不明、不安な場合は、事務室にご相談ください。

助成金を得た場合、研究者個人での経理は認められていません。必ず東京カレッジ事務室に連絡し、大学経由で執行してください。

Q&A: How can the Collaborative Project expenses be used?

・For travel expenses, purchase of goods, reimbursement payments, honorarium payments, and meeting expenses, the same procedures as when applying individually can be followed.

・However, please specify which Collaborative Project the expenses will be used for.

・Since the accounting team will not verify the eligibility of expenses, the project leader must be fully aware of the members' use of the expenses.

Q&A：Collaborative Project費用はどのように利用できますか？

・旅費、物品購入、立替払い、謝金支払、会議費支出の場合も、個人で申請するときと同様の手続きでかまいません。

・しかし、【使用する経費】にどのCollaborative Projectを利用するかをご記載ください。

・経費の利用可否は会計からは確認しないため、プロジェクト責任者が必ず把握している範囲にしてください。

３．Purchasing and Ordering of Goods

• For items exceeding 100,000 yen per unit, please consult with the accounting office first.

３．物品の購入・発注

• 単価が10万円を超える場合は、会計担当にまずご相談ください。

① Order from TC office

Please make purchase requests using the Purchasing Request Form (https://x.gd/purchasing). The office will place the order and notify you once the items have been delivered.

① 事務発注

物品購入依頼書フォーム(https://x.gd/purchasing)から購入依頼を行ってください。事務室で発注し、納品したらご連絡いたします。

② Invoice Payment

【Todai Co-op】At the University of Co-op, you can make purchases on your own without requesting a purchase order.

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【translation, printing, and other service fees】

• Please prioritize using vendors that accept invoice payments.
• In addition to the invoice, you need to provide a quote and a delivery note (completion report), making a total of three documents.
• For fees related to document checking, translation, transcription, printing etc., please also submit a copy of the actual work (partial copies are acceptable).

② 請求書払い

・東大生協では、物品購入依頼をせず、各自で購入することができます。

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• 請求書支払いをしてくれる業者を優先的に利用してください。
• 請求書だけでなく、見積書・納品書（完了報告書)・請求書の3点セットが必要です。
• 文章チェックや翻訳、文字起こしなどの作業代金は、現物の写し（一部でOK）も提出してください。

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③ Reimbursement

• Advance payment by yourself is an emergency measure to be used when invoice payment is difficult.
• If you make an advance payment, please request using the Reimbursement Form（https://x.gd/Ez3De）and submit the necessary documents: Reimbursement form and Receipt are always required and credit card statements may be required.
• The items for which replacement payment can be made are as shown on the left.

③ 立替払い

• 立替払いは、請求書払いが難しい場合の緊急手段となります。
• 立替払いをした場合、立替払い請求フォーム（https://x.gd/Ez3De）から依頼を行い、指示に従って、必要な書類を提出してください。�立替払請求書、領収書は必ず必要でクレジットカード明細書が必要な場合もあります。
• 立替払いが可能な項目は�左のとおりです。

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Reimbursement Form

• Signatures must be handwritten.

(Electronic signatures are acceptable if you paste an image of your handwritten signature. Typed text signatures are not permitted.)

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立替払請求書

• 署名は、直筆署名が必要です。�（電子署名でもOKですが、直筆署名の画像を貼り付けてください。テキスト打ちは認められません）

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• Items with the payment date, amount, details and tax amount separetely.
• Electronic receipts are also acceptable.
• Invoices and receipts must include the invoice registration number.
• For Amazon Japan purchases(Kindle etc.), please submit both the “receipt” and the “qualified invoice(適格請求書)."

Receipts

• 支払った日付、金額、内容が記載されたもの。
• レシートでも構いません。
• インボイス制度対応の領収書（登録番号T＊＊＊＊が記載されたもの）が望ましいです。
• アマゾンジャパンの場合、「領収書」に加え、「適格請求書」の提出もお願いします。

領収書

【Reasons for Requiring a Statement】:

• To verify the payment.
• To know the amount converted to Japanese yen.

・If there is a receipt with the payment amount clearly stated in Japanese yen, submission of the statement is not necessary.

・If the payment is made in foreign currency and the card statement shows the amount converted to Japanese yen, please submit the card statement. (In other cases, we may also request the submission of the statement.)

・If the payment is made in foreign currency and there is no card statement, or the card statement is also in foreign currency, reimbursement will be made based on the University of Tokyo's rate (the rate on the date the reimbursement request is submitted).

Credit Card Statement

【明細書が必要な理由】

• 支払の事実を確認するため
• 円換算の金額を知るため

・領収書があり、支払い金額が「日本円で」明確な場合は、提出は不要です。

・外貨で支払い、カード明細で日本円に換算されている場合は、カード明細書を提出してください。（それ以外でも明細の提出をお願いする場合があります。）

・外貨で支払い、カード明細がない場合、またはカード明細も外貨の場合は、東大のレート（立替払い請求日のレート）での換算で払い戻すこととなります。

クレジットカード明細書

【Supplement】 Four Ways to Purchase Books

・If a book takes more than a week to arrive on Amazon, you can still order it through the office.

・If purchasing a Kindle book from an overseas Amazon site, select "Overseas Amazon."

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【補足】4つの書籍購入方法

・Amazonで１週間以上かかる書籍も事務発注が可能

・海外Amazonで購入したKindleの場合、“海外Amazon”を選択

Q&A①: Do I need to submit Adobe or other subscriptions every month?

・Starting from April 2025, it will be possible to submit for a set period at once.

・If possible, please choose annual payment.

・However, if a departure is imminent and the annual payment exceeds the monthly amount, annual payment settlement will not be possible.

・Be careful to avoid duplicate billing.

Q&A①：Adobe等サブスク代の請求は毎月提出しなけらばいけませんか？

・今後は一定期間まとめての提出を可能とします。

・できれば年払いの登録にしてください。

・しかし、途中で離任が決まっている場合で、年払いが月払い額よりも高額になる場合は、月払いにしてください。

・重複請求が無いよう、気をつけてください。

Q&A②: Do I Need to Leave Behind Items Purchased with Research Funds When Resigning?

〇 The following items must be left behind upon resignation from Tokyo College:

• Items valued at 100,000 yen or more
• Computers, tablets, monitors, digital cameras, video cameras, televisions, and recording equipment, tradeable coupon

〇 However, if you are transferring to another research institution in Japan※, you may take the items with you by completing the necessary transfer procedures. Please provide the contact information for the administrative office at your new institution.

※For items purchased using Tokyo College funds, this is only possible for National University Corporations.

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Q&A②：研究費で購入した物品は退職する時に置いていく必要がありますか？

〇次の物品は東京カレッジを退職時に置いていく必要があります。

　・10万円以上の物品

　・パソコン、タブレット、モニター、デジカメ、ビデオカメラ、テレビ、録画機器、金券

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〇ただし、日本国内の研究機関※に異動する場合は、移管の手続きをとるので、持参することができます。異動先の事務連絡先を教えてください。

※東京カレッジ経費で購入した物の場合、国立大学法人に限り可能。

４．Business Travel Expense

• Travel expenses can be reimbursed only for research trips

① Domestic Travel Fee (~50km)

・For trips less than 50 km from the Hongo campus, it will be classified as “short-distance travel “.

・Please compile expenses for one month and submit the claim before the 3^rd of the following month.

・The accounting team will send an email each month. Please enter the details into the Excel form and send it to the accounting team.

４．旅費

研究や業務に係る出張では旅費を支出できます。

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① 近距離旅費

・本郷キャンパスから50㎞未満の出張は、「近距離旅費」となります。

・ひと月分をまとめて、原則、翌月はじめに請求してください。

・会計担当より、毎月メールでご連絡しますので、専用の様式に入力し、会計担当にお送りください。

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・For travel expenses other than short-distance travel, please proceed with the procedure through the Google form.

・You can submit all necessary files by uploading them there.

・Please purchase your airline ticket after approval of your “①request”.

・The starting point for business trips is Tokyo Station, not your home.

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②Business Travel Expense

・近距離旅費以外は、Formで手続きを行ってください。

・必要なファイルはすべてそこでアップロードすることで提出できます。

・飛行機のチケットは①の伺いが承認されてから購入してください。

・出張出発地点は自宅ではなく東京駅。

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②旅費

Common Mistakes: How to Fill in Excel

・Even if a task spans multiple days, one destination should be written in a single row.

Example) If you have two assignments in London from May 7 to May 10, they should be recorded in one row.

・If you travel between different cities, you can claim additional transportation costs, so be sure to record them.However, transportation within the same city should be covered by the per diem and does not need to be claimed.

よくある間違い：Excel書き方

・業務が複数日になっても、同じ場所で行われる場合、一行で良い。

例）5/7~5/10までLondonで２件の用務があるが、１行で書いてください。

・市を跨いだ移動の場合別途交通費が出るため記載すると良い。しかし、市内移動交通費は日当から支払って頂くため、申請不要。

Common Mistakes: Is the Full Cost Really Covered?

・If travel and accommodation expenses are covered by the host, but the per diem is to be paid by Tokyo College, a standard expense claim is required.

・If only transportation to the airport is covered, a standard expense claim must also be submitted.

※The application still be submitted on the Google Form even if there is no expenses from Tokyo College. Please select “Fully funded by other institutions”.

よくある間違い：本当に

全額先方負担？！

・旅費や宿泊料は先方から出るが、日当だけは東京カレッジから出したい場合、通常申請が必要。

・空港までの交通費のみを支給する場合も通常申請を行うこと。

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※東京カレッジからまったく支出がない、全額先方負担の場合も、Google Formでの申請が必要です。「全学他機関負担」を選択してください。

Q&A①: Can I stay overnight before or after the trip?

・Before the trip: If departing from Tokyo in the morning doesn't allow arrival on time, a pre-night stay is allowed. For international trips, arriving the day before is permitted.

・After the trip: If returning home the same day is difficult, an extra night is allowed. For international trips, returning the next day is permitted.

・For longer stays, a reason is required, so include necessary details in the travel request Excel.

Q&A①：前泊や後泊は可能ですか？

・前泊：【国内】朝に東京を出発しても当日用務開始時間までに到着が困難な場合に前泊が可能。【海外】海外出張では前日入りが可能。

・後泊：【国内】業務完了後帰宅が困難な場合後泊が可能。【海外】業務終了後翌日の帰還が可能。

・それ以外の前泊、後泊には理由が必要なため、出張申請Excelに要務を記載してください。

Q&A②: Can the accommodation fee be increased?

・It is possible if objective evidence shows that no other hotels are available.

Example) If the conference organizer specifies a particular hotel.

Q&A②：宿泊料は増額できますか？

・客観的に他のホテルが利用できない証拠が提出できる場合、実費請求が可能

例）学会主催者から指定があった場合等

Q&A③: Can I Take Leave While on a Business Trip?

・The business trip assumes that work duties will be conducted every day, including weekends.

・If there is a day with no work duties at all, it will be considered a personal activity, and the daily allowance for that day cannot be provided.

If personal activities continue for multiple days, accommodation expenses will also be reduced. You may also submit a leave request.

・If personal activities occur at the beginning or end of the business trip, transportation expenses will be reduced.

・If you engage in personal activities during the business trip, please record the details in the Google Form.

Q&A③：出張中は休暇をとれますか？

・出張機関は土日であっても、すべて業務があることが前提となります。

・まったく業務がない日は、私事用務となり、その日の日当は支給できません。�　私事用務が続く場合は、宿泊費も減額となり、休暇申請を出すこともできます。

・私事用務が、出張の初めと終わりにくると、交通費が減額になります。

・私事用務が発生する場合、Google Formに記載してください。

５．Honoraria

Honoraria refers to compensation for one-time duties such as research assistance, administrative support, lectures, presentations, mentoring, practical training, and others.

• To proceed with honoraria, you must create a 'Request for Honorarium Payment' beforehand. Please consult with the accounting team in advance and submit the Request for Honorarium Form (https://x.gd/honoraria) before the event.
• When submitting a work schedule, please confirm the performance and hours of work each time. Also, please save any documents (e.g., e-mails) that you use to confirm them.

５．謝金

謝金とは研究補助・事務補助、講義・講演、指導・助言・実技・実習などの単発的な用務・業務に対してその対価を支払うものです。

・実施前に「謝金支出伺」を作成する必要があるため、必ず事前に会計担当に相談した上で、謝金支出伺いフォーム（https://x.gd/honoraria）を送信してください。

・単純労務謝金など勤務表を提出する場合、業務を実施する都度、業務の実施状況や時間を確認してください。また、確認した資料（メールなど）を保存しておいてください。

【Supplement】 Three Ways to Delegate Tasks

<Decision Guidelines>

1.Always choose ② for simple tasks requested monthly.

2.Choose ① if an estimate, invoice, and delivery receipt can be issued.

3.Choose ③ for other cases.

【補足】人に仕事を依頼する３つの方法

＜判断方法＞

1.毎月依頼する単純労務は必ず②を選択

2.見積書、請求書、納品書が発行できる場合は①を選択

3.上記以外の場合③を選択

Q&A: I want to send an Amazon gift card as a thank-you for participating in research.

・In this case, please use Reimbursement Payment Request instead of honorarium.

・Required documents are: ①Recipient List, ②a receipt confirming the recipient's name or email address from the list, ③A statement that the amount is reasonable.

・If you can provide similar evidence, other gift cards can also be processed in the same way.

Q&A：研究参加のお礼にAmazonギフトカードを送りたい。

・この場合、謝金ではなく【立替払い請求】を行ってください。

・必要書類は、①支払者リスト、②支払者リストにある氏名、またはメールアドレスなどが一致すると確認できる領収書、③金額が打倒である説明　です。

・上記同様の証憑が提供できる場合、他のギフト券の処理も可能です。

６．Meeting Expenses (including drinks, lunch, dinner)

You can expense the following items as “meeting expenses" from dining expenses:

❶ Meetings where meal provision is necessary due to scheduling constraints.

❷Meetings with external parties where meal provision is necessary.

❸Receptions with guests or international students.

❹Receptions held during conferences organized by Tokyo College.

・For lunch, approximately within 2,000yen per person is available.

・Alcoholic beverages cannot be provided for cases ❶ and ❷.

６．会議費

飲食代のうち、次のものを「会議費」として支出することができます。

①開催時間の都合上、食事の提供が必要な会議

②学外者との会議で、食事の提供が必要な場合

③来賓や留学生と懇談会を開催する場合

④東京カレッジが主催する会議で懇談会を開催する場合

【注】

・お昼はひとり2,000円程まで

・①，②では酒類の提供はできません。

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