Sistema Institucional de Archivos
Dr. Rodrigo Arturo Rosas Burgos
Director General
Dra. Dalia Sujey Hernández Muñoz
Directora de la Secretaría Técnica
Instructora: Lic. Santos Cecilia Millán Ibarra
Jefa de Departamento de la Coordinación del Archivo General
26 de mayo de 2022
Inventarios documentales
Objetivo
Las personas servidoras públicas contarán con las nociones necesarias para la integración de los inventarios documentales de acuerdo a la Ley General de Archivos y la Ley de Archivos para el Estado de Sonora con el fin de contar con inventarios actualizados.
Sistema Institucional de Archivos
Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
Sistema Institucional de Archivos
Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
Documento de archivo: Es aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental (LGA, art. 4, fracc. XXIV).
Archivo: Conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden (LGA, art. 4, fracc. III).
Gestión documental: Es el tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración documental y conservación (LGA, art. 4, fracc. XXXIV).
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Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (2018)
Archivo de trámite: El integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados (LGA, art. 4, fracc. V).
Archivo de concentración: Es el integrado por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental (LGA, art. 4, fracc. IV).
Archivo histórico: Es el integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria nacional, regional o local de carácter público (LGA, art. 4, fracc. VIII).
Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
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Ciclo vital: Son las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde su producción o recepción hasta su baja documental o transferencia a un archivo histórico (LGA, art. 4, fracc. XIV).
Archivo de
trámite
Fase activa
Transferencia primaria
Fase semiactiva
Transferencia secundaria
Fase inactiva
Archivo de
concentración
Archivo Histórico
Valores primarios 🡺Administrativo, legal, contable, fiscal
Valores secundarios🡺 testimoniales, evidenciales, informativo, cultural
Eliminación
Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
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Baja documental: Es la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no posea valores históricos, de acuerdo con la ley y las disposiciones jurídicas aplicables (LGA, art. 4, fracc. XII).
Conceptos básicos
Transferencia: Al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (LGA, art. 4, fracc. LVII)X)
Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
Catálogo de disposición documental (CADIDO): Es el registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental (LGA, art. 4, fracc. XIII)
Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
Cuadro general de clasificación archivística: Es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado (LGA, art. 4, fracc. XX)
Expediente: A la unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados (LGA, art. 4, fracc. XXIX).
Expediente electrónico: Al conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan (LGA, art. 4, fracc. XXX).
Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
Sistema Institucional de Archivos
Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
Ficha técnica de valoración documental: Es el instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental (LGA, art. 4, fracc. XXXI).
Sistema Institucional de Archivos
Conceptos básicos
Instrumentos de consulta: Son los instrumentos que describen las series, expedientes o documentos de archivo y que permiten la localización, transferencia o baja documental (LGA, art. 4, fracc. XXXVIII)
Inventarios documentales: Los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental) (LGA, art. 4, fracc. XXXIX)
Inventario general
De localización
De transferencias
Inventario de baja
De Baja
Instrumentos de consulta
Inventarios documentales
Conceptos básicos de la Ley General de Archivos (LGA,2018)
Organización: El conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a la clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales con el propósito de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, la información. (LGA, art. 4, fracc. XXXVII).
Fundamento legal para integrar inventarios�
Artículo 5. LGA, LAES. Los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y disponibles, y contarán al menos con los siguientes:
I.- Cuadro general de clasificación archivística; II.- Catálogo de disposición documental, y III.- Inventarios documentales. |
Artículo 31. LGA, LAES. 31.Cada sujeto obligado debe contar con una unidad responsable de Archivo de Concentración, que tendrá las siguientes funciones: VIII.- Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de valoración documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios; |
Artículo 30. LGA, LAES. Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite que tendrá las siguientes funciones:
II.- Asegurar el control, localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales;
Los Sujetos obligados deberán aplicar, invariablemente, a los documentos de archivo electrónicos, los mismos instrumentos de control y consulta archivísticos que corresponden a los de soporte papel. (Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos, 23º )
Guía de archivo documental�
Artículo 14. LGA, LAES. Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, los sujetos obligados deberán contar y poner a disposición del público la Guía de archivo documental y el índice de expedientes clasificados como reservados a que hace referencia la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora. |
Décimo cuarto. Además de los Instrumentos de control y consulta archivísticos, los Sujetos obligados deberán contar con la Guía de archivo documental y el índice de expedientes clasificados como reservados…
La Guía de archivo documental, deberá contener como mínimo:
I. La descripción general contenida en las series documentales que conforman los archivos de trámite, de concentración e histórico, y
II. Nombre, cargo, dirección y correo electrónico del titular de cada una de las áreas responsables de la información.
El índice de expedientes clasificados deberá tener correlación con las series documentales registradas en el Catálogo de disposición documental y deberá contener los elementos señalados en los Lineamientos Generales en Materia de Clasificación y Desclasificación de la Información, así como para la elaboración de Versiones Públicas.
Inventario general y transferencia primaria�
Formato inventario general: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Mi77Cc8cn7TlJvqa6BOq6YuE4ic3myi9/edit#gid=406497545
Formato de Transferencia Primaria:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1y8vW1_oyBZl7s5sBxRdPx52bDI9muaDc/edit#gid=29087162 �
En los archivos de trámite se conservará la documentación que se encuentre activa, atendiendo la vigencia documental establecida en el CADIDO, así como aquélla que ha sido clasificada como reservada, de acuerdo con la ley y las demás disposiciones aplicables, mientras conserve tal carácter. Lineamientos (lin. XX)
Carátulas de expedientes
Guía para elaborar carátula de expedientes
Procedimiento de préstamo de expediente
Guía para préstamo y consulta de expedientes del Archivo de Concentración
Formatos Excel, vale de préstamo, registro de firmas de préstamos
¡ Gracias !
Material de apoyo