E-PAYSAGE

GT PR

Présentation et synthèse des échanges

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Stéphane Patart

Quentin Pirlot

Bénédicte Champagne

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Février 2023

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SOMMAIRE

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• Approbation du document de synthèse de la réunion du 8 décembre 2022 (accès au document)
• Tests de chargement des inscriptions
• Retour sur les tests de chargement
• Rappel sur la procédure qualité
• Retour sur la documentation technique
• Présentation ; Synthèse des échanges
• Propositions d’amélioration du wiki e-paysage (accéder au wiki)
• Présentation ; Synthèse des échanges
• Recommandations du GT gestion documentaire
• Présentation ; Synthèse des échanges
• Dictionnaire des données 23-24
• Présentation ; Synthèse des échanges
• Retour du Comité de pilotage du 15 décembre 2022
• Présentation ; Synthèse des échanges
• Publication de la FAQ sur le décret e-paysage
• Présentation
• Présentation de l’application SIEL-SUP dans les établissements
• Présentation ; Synthèse des échanges
• Divers
• Synthèse des échanges

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Tests de chargement des inscriptions

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Tests de chargement en TQ sur janvier

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Rappel de la procédure qualité

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• Les étapes
• Étape 1 : prendre contact avec l’équipe via l’adresse epaysage@ares-ac.be
• Étape 2 : réaliser l’envoi des données – traiter les messages d’erreurs (Webservice ou chargement de fichiers)
• Étape 3 : analyse de la qualité des données
• Étape 4 : réalisation de tests de qualité sur les données (complétude, cohérence, unicité…)
• Étape 5 : nettoyage de la DB et envoi des données définitives
• Trois phases en TQ
• Phase 1 : les mini inscriptions (inclus les diplômés) de 2014-2015 à 2020-2021 inclus
• Phase 2 : les full inscriptions 21-22
• Phase 3 : les full inscriptions 22-23

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Périmètre des tests qualité

• L’objectif des tests de qualité n’est pas de remplacer les EES, ni de faire une analyse de la finançabilité des inscriptions
• SIEL-SUP prévoit déjà de nombreux contrôles, que ce soit lors du chargement d’un fichier CSV ou lors de l’envoi par Webservice (format, incompatibilité de données…)
• La phase de test doit permettre de vérifier le bon envoi et la bonne réception des données en DB
• L’analyse de la qualité a donc pour objectif d’effectuer des contrôles complémentaires sur les données (complétude, cohérence, unicité…)
• Lors de la phase test, il sera demandé aux EES, lors de l’envoi de leurs données, de communiquer des informations complémentaires pour une première analyse de la concordance des données, sans communiquer les données à caractère personnel :
• Nombre d’inscriptions envoyées,
• Somme des colonnes (crédits, assimilation, allègement…)
• En cas de discordance, des contacts seront pris avec l’EES pour identifier les origines de ces discordances

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Documentation technique

• Les données se basent sur le dictionnaire des données - celui-ci est revu annuellement.
• Constat :
• La méthode de révision annuelle du dictionnaire ne permet pas de s’adapter de façon fluide aux problèmes de terrain rencontrés par les IT et/ou les équipes administratives
• “Limite de l’exercice”
• Conséquence : légères incohérences entre les deux qui sont rectifiées à la suite dans la documentation et/ou dans le dictionnaire (respect d’un impact minimal sur les développements)
• Relectures et vérifications sont faites en amont mais :
• Il n’y a que lorsque les outils sont utilisés que l’on peut savoir comment les améliorer
• Personne n’est à l’abri d’une erreur
• Changements effectués (tracé en jaune de version à version) dans la documentation depuis la version initiale :
• Deux versions de la documentation SOAP ont été mises à disposition et une seule de la documentation REST
• Dans tous les documents (ws SOAP, REST et chargement fichier csv)
• la valeur de la donnée réorientation cursus initial a été corrigée pour coller au dictionnaire (valeur 3 au lieu de 1)
• des messages d’erreurs ont été adaptés
• Dans les documents SOAP et REST : Points 3.2.10.2, 3.2.4, 3.2.7, 3.2.9, 3.2.11.1 ont été adaptés
• La documentation relative au chargement fichier est en cours d’adaptation (clarification périmètre diplômés - périmètre mini-inscriptions avec les 17 données)
• Disponible sur le site e-paysage (ws REST- documentation chargement csv) et sur la plateforme documentation SOAP ETNIC la semaine prochaine
• Documentation csv full inscription en cours de rédaction - mise en ligne au plus tard fin février

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Information concernant les diplômés

DADI

SIEL-SUP

HOPS

Grade académique

Grade générique

Nombre de crédits liés au grade générique extrait de HOPS

EES référents/partenaires

Inscription - PAE lié à l’inscription - Diplômé - AA de diplômation

Le nombre de crédits envoyés dans SIEL-SUP pour les diplômés sont ceux de l’inscription liée à la diplômation, ceux qui alimentent DADI sont ceux du grade générique

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Synthèse des échanges (U, HE, ESA)

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• La documentation n’évolue que lorsqu’il y a une correction majeure. En attendant et pour faciliter le suivi assuré par les IT, l’équipe e-paysage communiquera par email les changements majeurs qui seront ensuite intégrés dans la documentation.
• Actuellement, les différentes versions des documentations techniques sont disponibles sur le site e-paysage (https://e-paysage.ares-ac.be/infos-it). La date de mise à jour est précisée à chaque fois. S’il y a plus de deux versions, seules la version en cours et la précédente seront conservées à l’avenir sur le site.
• En ce qui concerne le chargement des fichiers, les mini-inscriptions incluent les diplômés. Il n’y a pas de template ni de documentation spécifique pour le chargement des diplômés. Pour rappel, les diplômés visés sont exclusivement les diplômés liés à l’application du décret Paysage, c’est-à-dire à partir de 2014-2015.
• Le nombre de crédits à prendre en compte pour les diplômés est celui de l’année de diplomation (inscription en cours) et non celui de l’ensemble du cycle.
• Périmètre d’envoi des données inscriptions :
• Formation initiale (1er, 2e, 3e cycle, en ce incluse la formation doctorale) ;
• Formation de spécialisation (bachelier et master) ;
• Formation continue est exclue, à l’exception potentielle du CAPAES pour lequel une vérification juridique devra être effectuée. L’information sera communiquée à la prochaine réunion de coordination ;
• Inscriptions à des crédits isolés (étudiants libres) ;
• Agrégation de l’enseignement secondaire supérieur.

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Proposition d’amélioration du wiki e-paysage

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Page consigne sur le wiki

Cliquer ici pour se connecter au wiki

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Fonction de recherche

• Pour effectuer une recherche simple dans les titres des fiches

• Pour effectuer une recherche dans les contenus

Méthode

1- Ouvrir le drive

2- Choisir recherche avancée

3- Encoder le terme de recherche

4- Rechercher

1

2

3

4

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Synthèse des échanges (U, HE, ESA)

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• En ce qui concerne la fonction de recherche avancée, elle n’est pas accessible sur les drive en accès public. L’équipe e-paysage reprendra contact pour trouver une solution avec l’équipe informatique de l’ARES.
• En ce qui concerne la structure de l’information, celle-ci correspond aux besoins. Cependant, un point d’attention est soulevé pour que lorsque la base de connaissance est validée (fiches métiers et fiches techniques), l’ensemble soit concentré dans la base de connaissance pour éviter les doublons et les problèmes de version.
• Les trois groupes s’engagent à relire, commenter et suggérer des modifications par rapport aux fiches lors des prochaines réunions de suivi. Les ordres du jour des réunions mentionneront spécifiquement les fiches visées.

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Recommandations du GT gestion documentaire

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Mise en place d’un GT gestion documentaire

• Sur base du relevé des preuves effectués par :
• le GT Com/Del dans le cadre du contrôle de la régularité de l’inscription et de la finançabilité ;
• le GT CREDAC NR dans le cadre de la centralisation des demandes d’admission des NR aux études contingentées ;
• la team EXMD dans le cadre de l’organisation du concours de médecine/dentisterie ;
• la team FIE dans le cadre de l’organisation de l’épreuve de maîtrise de la langue française.
• Proposer une approche de gestion documentaire en matière :
• d’organisation du dossier de preuves de l’étudiant·e ;
• de classification des pièces ;
• de catalogue de métadonnées ;
• de méthodes de transfert des pièces ;
• des délais de conservation.
• Profil des membres du GT gestion documentaire
• EES-Com/Del ;
• personnes expérimentées dans la gestion du dossier d’inscription et des pièces associées ;
• affinité pour la gestion documentaire et si possible avec une expérience de constitution de dossier ;
• intéressées dans l’indexation des pièces et des métadonnées liées aux pièces constituant un dossier.
• Responsable développements documentaires ARES
• 2 réunions :
• 06/12/2022
• 17/01/2023

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Recommandations - 1

• Concernant la collecte des pièces auprès de l’étudiant·e

De façon à permettre les adaptations des SI à la connexion aux sources authentiques ou à la plateforme et les adaptations des méthodes de travail dans les services administratifs, il serait souhaitable de prévoir une période de transition pendant laquelle les pièces continuent à être collectées par les EES auprès des étudiant·es.

• Concernant la constitution du dossier

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• L’utilisation des données authentiques doit être favorisée par rapport à l’envoi de preuves. L’ensemble des parties prenantes doivent s’accorder sur les points suivants :
• Une donnée validée lors d’un contrôle par un Com/Del présente une valeur authentique et un niveau de fiabilité haut ;
• La mention de consultation d’une source authentique par l’EES dans SIEL-SUP a valeur d’envoi de la preuve.
• Les populations d’étudiants faisant l’objet du contrôle et leurs caractéristiques doivent être communiquées aux EES à l’avance pour restreindre l’envoi des fichiers de preuves aux seules populations visées.
• Un fichier de preuves peut contenir de 1 à plusieurs documents.
• Un fichier de preuves est associé à une catégorie de preuves.
• La taille de fichier étant limitée techniquement à 13,5 MB, une catégorie de preuves peut contenir plusieurs fichiers de preuves.
• Dans le cas du contrôle par les Com/Del, l’envoi ne concerne que les preuves nécessaires et suffisantes pour le contrôle de l’année en cours.
• Le dossier de preuves doit être organisé suivant un ordre convenu. La structure du dossier de preuves doit être la plus pérenne possible.

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Recommandations - 2

• Concernant la constitution du dossier (suite)
• La nomenclature des types de documents constituant le fichier de preuves et des catégories de fichiers de preuve repose sur des noms significatifs/explicites plutôt que sur une codification chiffrée.
• Si le premier périmètre visé est celui de l’envoi des preuves nécessaires au contrôle par les Com/Del, une réflexion devrait être envisagée dans un second temps pour l’étendre aux preuves nécessaires à la gestion interne de l’inscription au sein des EES et ceci afin d’éviter à l’étudiant·e de reproduire des documents identiques lorsqu’il change d’EES.
• S’il est impossible de procéder à la constitution d’une liste exhaustive des pièces, il est cependant souhaitable que si des pièces n’ont plus de raison d’être collectées auprès des étudiants, les Com/Del en informent les EES.
• Le système n’historise pas les mises à jour des fichiers de preuves. Elles sont dès lors écrasées lors de la mise à jour.
• L’EES peut supprimer les preuves qu’il a envoyées.

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Recommandations - 3

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• Concernant les catégories de fichier/types de preuves

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Recommandations - 4

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• Les métadonnées sont envoyées dans un fichier indépendant des fichiers.
• Les métadonnées sont conditionnelles.
• L’ETNIC propose une stratégie de vérification de l’intégrité du transfert via les métadonnées.

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• Concernant les métadonnées liées à chaque fichier

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Recommandations - 5

• Concernant les aspects légaux
• Dans un souci de transparence, il serait bien d’intégrer dans l’arrêté d’exécution e-paysage des mentions relatives aux modalités d’envoi des preuves, dont un agenda.
• Pour que l’information donnée aux étudiant·es par les EES soit identique dans le cadre du droit à l’information lié au RGPD, il serait intéressant que les EES disposent de mentions légales communes.

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• Concernant les modalités d’envoi/réception
• La solution d’envoi implicite est favorisée.
• Différentes modalités techniques de transfert doivent être envisagées pour permettre à tous les EES, quelle que soit leur capacité informatique, de transférer en autonomie les fichiers de preuves de manière sécurisée de et vers la plateforme e-paysage (webservice, chargement manuel).
• Concernant la relation entre les EES et leur Com/Del

La mise en place d’un système centralisé ne remplace pas « la relation de terrain » fonctionnelle établie entre les EES et leur Com/Del.

• Concernant l’accès au dossier

Différentes modalités techniques de transfert doivent être envisagées pour permettre à tous les EES, quelle que soit leur capacité informatique, de transférer en autonomie les pièces de manière sécurisée de et vers la plateforme e-paysage (webservice, chargement manuel).

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• Concernant l’archivage et les délais de conservation des preuves
• De façon à garantir l’accessibilité aux documents qui ont servi au contrôle, la conservation des documents au sein de la plateforme doit être étendue jusqu’à la fin de la période de recours ou, à défaut, pendant 10 ans par souci de cohérence avec le délai de conservation prévu dans le décret e-paysage.
• Le stockage des documents doit être partagé entre les EES et la plateforme pour éviter un double stockage.

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La suite …

• Soumise pour avis au copil du 15/02/2023

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• Décision du copil sera appliquée au projet CREDAC

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Synthèse des échanges (U, HE, ESA)

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• La notion de complétude du dossier constitue un signal pour informer les Com/Del qu’ils peuvent commencer à examiner le dossier d’inscription (données + preuves). Il est nécessaire de fixer un agenda avec les deadline pour permettre aux établissements d’organiser le transfert des pièces et des données.
• La structure du dossier de preuves est commune à toutes les finalités poursuivies mais l’envoi des preuves est conditionnel à la finalité. Ex. la pièce d’identité est fournie uniquement pour la finalité “non résident” et “EMLF”.
• L’équipe e-paysage fournira dans une table spécifique par catégorie de preuves et type de preuves le caractère conditionnel / obligatoire ou facultatif par finalité.
• L’objectif est que la structure du dossier soit la plus pérenne possible mais reste évolutive en fonction de l’évolution des besoins et de la législation.
• Plusieurs types de documents seront concaténés dans une catégorie. Il faut, dans la mesure du possible, éviter de demander aux EES de déconstruire un document.
• Dans le cas des métadonnées, ne faudrait-il pas marquer le début et la fin de chaque document présent dans le fichier concaténé ?
• Les EES souhaiteraient de la part des Com/Del une procédure commune en ce qui concerne la liste des données qui ont valeur de preuve (ex. remplacement du PAE signé, décision du jury, etc.) dans le but d’homogénéiser les pratiques de contrôle des vérificateurs.
• En ce qui concerne la période de transition, les différents GT s’interrogent sur la durée de cette période et sur la nécessité de convenir ou pas d’une durée.
• Une précision est apportée en ce qui concerne la catégorie “aménagements raisonnables” : celle-ci ne concerne que les concours et examens organisés par l’ARES. Aucune preuve concernant des aménagements raisonnables internes aux EES ne devra être transmise dans le dossier de preuves de l’étudiant.

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Dictionnaire des données 23-24

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Etat des lieux

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• Le GT Com/Del et l’ARES ont préparé une version de travail accessible ici
• Rappel : le document contient une première page de mode d’emploi contenant la signification des codes couleurs traçant les changements
• Une colonne commentaire-Rq est présente pour la bonne compréhension de l’état des lieux
• Les changements majeurs sont :
• Une rationalisation de l’organisation des données en cohérence avec les écrans de l’application SIEL-SUP
• Rassemblement des données assimilation (ajout de nouvelles données suite aux retours des EES) et financement
• Création d’un feuillet spécifique Avis Com/Del
• Les feuillets inscriptions et passé de l’étudiant ont été complétés pour répondre aux impératifs de contrôle liés à l’application de la version actuelle du décret
• Adaptation des données coopération au développement
• Modification des données EMLF (qui seront fournies à partir de 23-24 à partir de l’application CREDAC)

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Planning

• Retour des EES sur la version de travail pour fin février via epaysage@ares-ac.be
• Validation par le collège conjoint des Com/Del.
• Validation par le Copil - 19 avril
• Organisation d’une réunion d’information/explication du dico 23-24 EES - Com/Del en présentiel à l’ARES - la dernière semaine d’avril

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Synthèse des échanges (U, HE, ESA)

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• Les groupes acceptent le principe de premier retour sur la version de travail initiale pour la prochaine réunion de coordination.
• La version de travail se base sur le dictionnaire 22-23 validé au 15 juin 2022 ;
• La version inclut déjà des recommandations validées par les Com/Del.
• Actuellement, aucune donnée ne fait référence aux crédits valorisés (art. 67). Les groupes remarquent qu’il serait nécessaire de collecter le nombre de crédits faisant l’objet d’une valorisation article 67.
• En ce qui concerne le fait que l’étudiant remplisse ses obligations en matière de visite médicale, il serait nécessaire d’envisager de créer une donnée ad hoc.
• De façon à permettre un usage facilité du dictionnaire, il est proposé d’analyser la possibilité d’ajouter des filtres pour identifier les modifications.

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Retour du Comité de pilotage du 15 décembre 2022

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Services acceptés par le copil

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La suite

• Mise en place du cadre légal spécifique aux services liés à BOSA et à la Communauté flamande
• Identification des EES intéressés par les services pays, écoles/établissements de la Communauté flamande/diplômés de la Communauté flamande
• Deadline : manifestation d’intérêt des EES pour la mi-mars 2023
• Etat des lieux équivalences et CESS (“homologués et provisoires”)
• Première réunion technique fin janvier 2023
• Faisabilité :
• Avancée sur les équivalences en termes de données disponibles → analyse technique va débuter en février
• CESS :
• Activer le chargement des CESS homologués dans le DB à l’année n+1 plutôt que n+2 → analyse en métier en cours à la FWB → retour en février
• Stratégie pour les attestations provisoires → analyse en métier en cours à la FWB → retour en février

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Synthèse des échanges

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• Les EES intéressés par l’un des services suivants - LED, pays et EES de la Communauté flamande - acceptent de manifester leur intérêt pour la mi-mars 2023 via le support epaysage@ares-ac.be.

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Publication des FAQs sur le décret e-paysage

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Présentation de l’application SIEL-SUP dans les établissements

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Objectifs et procédure

• Proposition de la présentation de l’application SIEL-SUP dans les EES :
• Formation à l’encodage dans les écrans de l’application et au chargement de fichiers csv (principalement pour les EES qui n’utilisent pas de webservices)
• Démonstration de l’application

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• Intérêt pour les EES qui utilisent du ws :
• visionner la manière dont les données sont organisées dans l’application permet de rendre le dictionnaire “vivant”
• réfléchir aux données à récupérer

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• Plusieurs possibilités d’organisation :
• Déplacement dans les EES
• Organisation à l’ARES

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• Pour les EES intéressés par la proposition :
• Faire la demande via epaysage@ares-ac.be
• Préciser l’objectif poursuivi
• La date et l’emplacement choisi
• Pour des formations à l’encodage, les participants doivent avoir au préalable obtenu leur login/passwd cerbère et demandé l’accès à l’application via le système de support

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Synthèse des échanges

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• Les EES sont demandeurs de démonstrations de l’application SIEL-SUP. Ces démonstrations seraient organisées à Bruxelles (ARES), Mons (HELHa), Liège (HELMo) et Namur (HENaLLux). Les inscriptions en ligne seront lancées après confirmation des dates avec les EES concernés. Une communication sera envoyée à cet égard par l’équipe e-paysage aux personnes relais.

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Divers

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Synthèse des échanges

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• Les groupes demandent d’avoir un point de suivi concernant EMLF à chaque réunion.
• Suite à la réunion de coordination du GT CREDAC et l’expression des craintes des membres du GT concernant la faisabilité pour l’année académique 23-24, l’Administrateur de l’ARES a décidé de reporter d’un an la mise en exploitation du projet de centralisation des demandes d’admissions des non résidents. Des contacts préliminaires ont été pris avec le Cabinet de la Ministre de l’enseignement supérieur afin d’adapter le cas échéant le décret.

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

Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

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