Kick off Implementasi

AFYA Better HIS dan Microsoft Dynamics

PT Integrasi Bisnis Digital (INBD)

Copyright @2024 INBD. Not allowed to copy or reproduce without written permission from INBD.

1. Latar belakang dan tujuan
2. Project organization
3. Timeline
4. Next steps
5. Q & A

Agenda

Latar berlakang:

1. Request for proposal dari pihak PT Medikaloka Hermina Tbk pada 19 Oktober 2023 mengenai AFYA Better HIS untuk ‘smart hospital’ bertaraf internasional.
2. Partnership dengan Better untuk solusi Better Platform berbasis openEHR, dengan pengembangan form medis dengan menggunakan metoda ‘low code’.
3. Implementasi AFYA Better dan Dynamics di 4 RS Hermina, baik rumah sakit baru ataupun rumah sakit existing: IKN, Cibitung, PIK2, dan Periuk Tangerang.
4. Pembentukan joint venture PT Integrasi Bisnis Digital (INBD) antara RS Hermina dengan DMP untuk proses roll out AFYA Better HIS dan Microsoft Dynamics di RS Hermina.

Tujuan:

1. Mengimplementasikan AFYA Better HIS di RS Hermina yang sudah disepakati, termasuk peningkatan dan standarisasi proses administrasi, pelayanan medis, keuangan, dan akuntansi.

Latar berlakang dan tujuan project

1. AFYA Better HIS: Administrasi pelayanan pasien, billing, inventory.

​

• Better Platform: Electronic health record.

​

• Microsoft Dynamics AX: Pengadaan, penerimaan, akuntansi, keuangan, jasa medis, dan laporan keuangan.

Sistem diimplementasikan

Diagram fungsional AFYA Better HIS + Dynamics

AFYA Better HIS merupakan solusi lengkap dan terintegrasi, yang menjawab kebutuhan administrasi, klinis, dan keuangan rumah sakit.

AFYA Better HIS dibuat sebagai sistem informasi perawatan kesehatan yang fleksibel dan powerful untuk mengelola, dan mentransformasikan perawatan.

Sistem ini juga dipersiapkan untuk terhubung pada sistem-sistem lain, di antaranya radiologi information system (RIS), laboratory information system (LIS), dan lainnya.

Dengan menggunakan Better Platform, AFYA Better HIS dapat membantu rumah sakit mendapatkan sertifikasi EMRAM Stage 6 dari HIMSS. Hal tadi disebabkan karena Better Platform menggunakan platform kesehatan dengan standar openEHR dan FHIR.

Arsitektur Solusi, hybrid on premise dengan private cloud

WEB SERVICES / ETL

Radiology information system (RIS) + PACS

Laboratory information system (LIS)

AFYA Better HIS

Microsoft Dynamics

Centralized Patient Summary Server

Mobile application

Master and Setup System

Front office

Microsoft Active Directory (AD)

AFYA API dan APM

Radiology information system (RIS) + PACS

Laboratory information system (LIS)

AFYA Better HIS

Microsoft Dynamics

Hospital 2..n

AFYA API dan APM

Catatan: Konektivitas antara server 10 Gbps

On premise

Private cloud - centralized

Microsoft Dynamics

Management Reporter for

Consolidated Financial Reporting

Dashboard, Business Intelligence

Back office

Backup server dan storage

Backup server dan storage

Staging Server

Centralized API

Backup Server dan Storage

AD Replikasi

Hospital 1

AD Replikasi

Timeline

1. Target Pengisian Assesment: 30 April 2025.
2. Target Penyelesaian Pengiriman Data dari RS: 30 Juni 2025.
3. Target Penyelesaian Setup Infrastruktur: 31 Juli 2025.
4. Target Penyelesaian Pelaksanaan Training Key User RS: 31 Agustus 2025.
5. Target Penyelesaian Pelaksanaan Simulasi Migrasi: 30 September 2025.
6. Go Live Day: 26 Oktober 2025 jam 00:00.

SK Tim MLM dan INBD

SK Tim MLM dan INBD: https://docs.google.com/document/d/1V4rCuN7vpBdsZD0AOLYuvprKN57Jd0F8/edit?usp=sharing&ouid=109952972531823366825&rtpof=true&sd=true

​

​

Catatan penting (1)

1. Mengenai Pengalihan ke AFYA BETTER, akan serentak pada tanggal 26 Oktober 2025, jam 00.00.
2. Tidak ada Go Live sebelum tanggal tersebut.
3. Persiapan Pelatihan, Server, Install tetap berlangsung.
4. Penarikan data satu per satu, akan ditarik di Hermina Tower.
5. Untuk hal tersebut diatas berpotensi akan terjadi “Gangguan" pelayanan atau "Kehilangan” data sehingga kami Bersama-sama memitigasi agar resiko dapat diminimalisir.
6. Kunci keberhasilan adalah training rutin berkala dengan skenario dan penilaian dari Diklat dan masing2 atasan per unit/bagian dikawal peer group (super user) dari departemen PT. MLM sebagai corporate function.

​

​

Catatan penting (2)

1. Server.

- Metoda setup server perubahan, disetup di HT, lalu dikirim ke RS, setelah selesai server yang bisa digunakan training per rumah sakit.

2. Master data.

- Masing-masing PIC RS review master, dan melengkapi master localized.

3. Training.

• Proses training pertama sudah dilakukan dan selesai hari ini 29/04/2025. Training lanjutan dijadwalkan sebanyak 2 kali sebelum tanggal go live.

​

​

- Training ketua tim implementasi per masing-masing rumah sakit.

4. Simulasi.

- 2 kali training simulasi secara serentak 48 RS dengan pembagian personel yang sudah disepakati.

- Check list.

5. After go live.

- Periode hypercare.

- Periode after hypercare.

​

​

TODO

1. Pengisian lembar assessment check list dan kesiapan implementasi masing2 rumah sakit.
2. Submission SK tim implementasi per rumah sakit.
3. Melengkapi master dan setup semi centralized dan localized.
4. Berkoordinasi dengan departemen untuk koordinasi proses penarikan data dan laporan untuk audit dan history.

​

​

Progress s/d 2025-04-28

• Project management, jadwal implementasi: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1YopcyQ1t3prHdenBLo0SC3EIxcF9TashzSJh1kqqMzc/edit?usp=sharing

​

• Silabus, bisnis proses, user guide dan UAT: https://drive.google.com/file/d/1CbX-w-NaMlRN_2NMFxfvy-5YgBVUrAxt/view?usp=sharing

Dokumentasi terkait project

Dashboard Management Pelayanan Harian (bagian 1)

Dashboard Management Pelayanan Harian (bagian 2)

Dashboard Management Pelayanan Harian (bagian 3)

Dashboard Management Pelayanan Harian (bagian 4)

Doctor Account Statement

LPK Global

LPK Detail

Pendapatan Harian

PM Obat – Item Group

PM Obat – Item Group

Q/A