COVID-19の中での�在宅勤務(Working from Home)の進め方��～オンラインコミュニケーションの事例と今行うべきDXの考察～

中部PMセミナー2020

2020年10月9日

横河ソリューションサービス

小林　大悟

講師：小林　大悟　プロフィール

2003年 東北学院榴ケ岡高校卒業　宮城県仙台市　部活：合気道

2007年 東京理科大学理工学部物理学科卒業　専攻：素粒子物理学　部活：合気道（主将）

2007年 横河電機入社　鉄鋼向け計装エンジニア（営業）に従事

2010年 計装士2級取得、合気道参段

2013年 横河ソリューションサービスに移籍

　　　 PMS（Project Management Specialist）取得

2016年 中部支社に異動。非鉄・窯業・紙パも担当

　　　 中部P2M研究会に入会

2017年 中部P2Mセミナー『ナレッジマネジメント』を講演

　　　  情報セキュリティマネジメント試験合格

　　　  食品、自動車の対応が追加

2018年 中部PM交流会で講師を担当「クラウド」

　　　  応用情報技術者試験合格

2019年 中部P2M研究会で講師を担当「コーチング」「CCPM」「シニア活用」

2020年  薬品の対応が追加�　　　   中部P2M研究会で講師を担当「在宅勤務」

計装＆情報エンジニア

Project

&

Program

Manager

製鉄制御エンジニア

※PMAJ HPより引用

※日本鉄鋼連盟 HPより引用

※横河HPより引用

アブストラクト

COVID-19により在宅勤務やオンラインミーティングが進む中、中部P2M研究会では、在宅勤務やコロナ禍での課題・対応策の共有・議論を続けてきました。�皆様の活動のヒントになることを提供することを目的にして、「コロナ禍とはどういう状況か？」、「今、どういうオンラインコミュニケーションを行えるか？」、「課題は何か？」について事例を交えて紹介します。そして、今後に向けた考察をご紹介します。

​

アジェンダ

• COVID-19の意味とは
• 新たなプラットフォーム
• Working from homeの課題と対策 
• 今後どう変わるか、どう変えるか

COVID-19の意味とは

パンデミックは一時的なことか

• エピデミック、パンデミック発生
• 20年に4回
• 2,002年：SARS
• 2,009年：新型インフルエンザ
• 2,012年：MERS
• 2,020年：新型コロナ（SARS-2）
• 人口密集
• 人口増加：20年で約17億人(28%)「総務部統計局データを参照」
• 2,000年世界人口　61億人
• 2,020年世界人口　78億人
• 移動距離
• 車、電車、飛行機
• 最近は格安航空

※世界は小さく、距離感が近くなっている

パンデミックに対応できる社会能力UP

• 公衆衛生
• 継続的
• マスク
• 手洗い、アルコール除菌
• スーパーなどの仕切り
• キャッシュレス
• 在宅勤務
• オンライン会議

• 一時的
• 休校
• Socail Distance
• 在宅勤務
• オンライン会議

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社会実験による成果を回収する

（在宅勤務やオンライン会議の経験）

経験とノウハウを蓄積して未来に活かす

中部P2M研究会の活動

• 2020年4月研究会�　新型コロナウイルスの影響により、�　リモートでPMがマネジメントが行えるか？
• 2020年5月研究会�　テレワークでのＰＭのあり方
• 2020年6月交流会�　テレワーク時代の課題と対策案
• 2020年7月研究会�　コロナウイルスといかに闘うべきか！
• 2020年8月交流会�　COVID-19対策に向けたDXとは

新たなプラットフォーム

共同作業のためのTeams

従来のコミュニケーションの課題

関係部署の状況が分からない。

　・忙しい？余裕がある？

　・他Pjで新規のスキル・経験を取得している？

情報共有をしよう！

　・情報共有会議をいっぱい開催…

　・メールCCを色々入れる…

　・電話を頻繁にかける…

情報共有に時間を取られて作業の時間が無い…

やっぱり業務を

　　簡素化しよう。。

こんな状況に

なっていませんか？

従来のコミュニケーションの課題

1. 電話
1. Point to Pointのコミュニケーション　　✖組織
2. 記録が残らない。
2. メール
• 送った相手にしか見れない。�　⇒遠くのステークホルダーには情報入らず�　⇒担当者が変更時、情報共有が大変。。�　　 メールを探して転送とか…�　⇒結果のみで経緯が分からず。。
• Thank youメールで業務が中断。
• ～長に大量のCC
3. 職場�同じ案件担当でないと、情報共有されず。�　⇒負荷分散がうまくできない。

新たなプラットフォームTeamsとは

横の共有

色んなチームとの情報共有

縦の共有

過去と未来への情報共有

様々なバーチャルなチームで

状況をオープンに見れるように！

過去の対応が分かって、

自分の対応を未来の担当に共有できる！

多次元のマトリックスが

自由に組めるイメージ

働く場所・時間に依存しない！

職場・Pjメンバーのチームビルディング

Teams連携概略

※ロゴは各社の著作です。

共同ワーク（社内）

Teams「チーム＆チャネル」

タスク管理

Planner

Webセミナー

Teams「ライブイベント」

Web会議

Teams「会議」

ブレスト・ワークショップ

「ホワイトボード共有」

Microsoft Whiteboard

メール

Outlook

予定表

Teams・Outlook連携

CRM

SalseForce

共同ワーク（社外）

Teams「ゲスト」

資料保存

ファイルサーバ

OneDrive、Shsarepoint

動画共有

Stream

リンク

リスト管理

List

業務自動化

Flow

Teamsとは

• チーム�組織 or プログラム or プロジェクト
• チャネル�共同ワークスペース
• チャット形式で投稿。�受取応答・Thanks　 返信ボタン1つ�キャプチャ貼付け、ファイル添付etc
• Web会議
• 打合せの議事録＆メモ⇒スピーディな打合せ
• ビデオ録画⇒欠席者をフォロー
• タブ機能
• Webリンク
• Excel・パワポ・PDFを表示
• アプリ（Plannerなど）を登録

​

チーム

チャネル

Working from homeの課題と対策

レビューのときに顔色が見えない

• 顔色が見えないと困ることは？�⇒自信がある発言か分かりにくい。�　⇒マイナスのことも正直に言えればいい。
• レビューはそもそも�　問題を炙り出すもの�　責めるためのイベントではない。
• レビューア、上司の向き合い方で解決
• レビューア ：問題が残っていると自分のせいになる。
• 上司 ：頼んだ仕事の仕上がりが気に入らない。
• まず、心配事を聞いて助ける�　「この案件でリスク・課題のあるところはどこですか？」�

対面でもやらなくてはいけないこと

Face to Face：メンタル・ヘルスケアは？

• 定期的な会話する機会
• 在宅開始の朝の連絡を電話で。
• オンライン会議で昼礼
• オンライン懇親会
• 週次レビュー（←月次 ←四半期 ←期末 ←年次）
• 軌道修正はこまめにするのが、効果的�⇒週次でレビューを実施。
• 日々の悩み、職場の問題を話す機会に。
• One on Oneミーティング（オフサイトミーティング）
• こんなことに活用できるのでは？
• 就業時間中に飲み会の代わりを、子育てのノウハウも。
• 口に出してストレス発散。愚痴を言える場。
• 環境構築について
• 興味がある話から進めるとスムーズ。
• 安心・安全な場を作る。喫煙室のような場所。
• 在宅だからこそ、くつろいで話しやすい面。

​

評価はどうする？（評価指標は？）

• 生産性「Output ／ 稼働時間」 
• 就業時間中さぼっていたら、評価が落ちる。
• 集中してOutputを出せばよい。
• やらされ仕事（受け身）⇒主体的な活動へ
• 指標の適切さが大切
• 適切な指標にしていく努力が必要�ex：前年度と比較する。
• 成果につながる指標か？
• モチベーションが上がるか指標か？

​

労働時間の多さを評価

生産性高く仕事したかを評価

今後どう変わるか、どう変えるか

オンラインでやりきる仕組み

• 脱紙文化
• 紙での保存は共有がしにくい �本社に置いてある資料を地方では見れない。逆も一緒。 
• 調べる工数増 �例えば。。。 �資料の場所を探す→移動→広げて探す→無ければ他の場所に�　　　　　　　　　　　　　　　　 →見つけた資料を職場へ→コピーを取る→原紙を返しに行く→職場に戻る 
• 紙文化は生産性を下げている
• 新たな資料は電子で管理し、過去の紙も電子化へ
• 不要なハンコ文化を無くす
• 社内であれば、メールなどでエビデンスは十分
• 会社間も電子決済などを進めていくいい機会

​

オンライン化によって進むこと

• 共同作業スペースの活用
• オープンな情報共有、作業のマインド熟成
• ツール：Slack、Teams
• 作業のオープン化
• 共同作業者、関係者が問合せレスで状況確認できる
• CRM（SalseForce）の活用も有効
• 東京と地方の格差是正
• オンラインセミナーの充実で情報の差が軽減
• 東京のHUB機能の縮小と地方同士の情報共有強化�地方⇔東京⇔地方　→　地方⇔地方
• PMAJセミナーも開催拠点・参加者居住地に依らなくなった�中部P2M研究部会にも東京、九州から参加

在宅勤務の影響

• 家が仕事場に
• スペースが足りない
• 柔軟な働き方が容易く
• 飲み屋で人事が決まる時代が終焉
• 子育てと両立しやすく
• 主婦が家から仕事を
• 通院しながら仕事を続ける
• 居住地に依らず、地方から全国の対応ができる
• ワークライフバランスを柔軟に整えられる
• 評価がOutPut志向へ
• 自分の取り柄を活かす働き方
• 自分のキャリアは自分で作る
• ティーチングからコーチングへ

​

多様な働き方が加速

都市化が抑制

自立的なキャリア

以降、非表示

BCP対策とパンデミック

BCPを考慮すると様々なリスクがある。

広域感染症

パンデミック

季節性インフルエンザ流行

特定職場の人員不足

新型コロナ

新型インフルエンザ

未知のウイルス・細菌

ヒューマンリソースの喪失

全社的、出社困難

自然災害

地震

津波

洪水

社員の被災による出社困難

在宅勤務(Working from home)の適用拡大が対策の1つ

1つに社員の出社困難

※BCP：事業継続計画（Business Continuity Plan）

オンラインミーティング

中部P2M研究部会対応

• 2020年4月�　全面オンラインミーティング化
• 2020年4月～7月�　WebEXで実施
• 2020年8月～�　Zoomで実施

司会やファシリテータのポイント

• 顔が見えないこと
• 顔色、うなずきが見えない。

→同意しているか確認を行う（質問：今の考えでいいですか？）。

→チャットなどで、質問や同意の意思を確認

• アイコンタクトができない。

→阿吽の呼吸には頼らず、明確に言葉にするよう促す。

→あいまいなコメントは明確に言い直し。

​

• ツールの制限
• 同時会話で声が飛ぶ。

→発言が重ならないよう、交通整理する。

• 聞こえてるか分からない。

→会議冒頭時に確認。特に初回の場合。

• ビデオの活用

→通信帯域を考慮。不安定なときは、OFFに。

→プライバシーに配慮。�マストである場合は、事前の確認・準備を。

意思決定・仕様決定のためのミーティングのポイント

• 会議の目的、ゴールを明確に。
• 使用する資料を事前に配布。
• メモを画面共有�パワポが便利。テキスト、絵、キャプチャが1か所に。

�

事前準備が適切にできていれば、大丈夫

周知型・セミナー型のミーティングのポイント

• 見えているか、聞こえているか冒頭に確認。
• 質問の仕方を冒頭に説明。
• 反応が見えないので、可能であれば適時、理解度を質問。

ツールに慣れれば、大丈夫

ワークショップ型のポイント

• リアルタイムな反応を共有するため、可能な限りビデオON 
• ブレーンストーミングの際は、共有ホワイトボードを使用�　ex：Microsoft WhiteBoard�　メモ程度であれば、会議ツールのチャット
• 全体ワークと少人数のワークを繰り返すタイプの場合、�　Web会議ツールの選定が重要�　ex：Zoomブレイクアウトルーム

ビデオONであれば、ツールを駆使すればOK

TIPS

営業職の仕事はどうやる？

B to Bの場合、顧客の担当者で決断するものは少ない。

顧客のステークホルダーを分析し、

顧客社内で稟議が通る情報の提供が重要。

顧客のステークホルダーが未知の

新規顧客対応は難しい。

ただし、

既存顧客内の新規開拓であればある程度対応できるが。。

JOB型の働き方を考える

リーダーはどうやってきめる。

　・手を挙げて。この指とまれ！

　・パワハラ置きやすい状況

リーダーの定義は？？

　・階層的？成果を独占しやすい　ピラミッド型

　・役割的？放牧型

　→星形？ピラミッドがいろんな多方面からつながる

JOB型でこれしかしない人が増えると隙間を埋める人が

ないがしろに。

雑談で人間関係を円滑にするなども重要な役割

→変わっていく固定の役割でない。

　→多能工化　スキルの多様性？

　　→ほかのメンバーとの関わりで変わっていく

　　　１つの部屋で見えていた

　　　今は、分からなくなってきている。

​

コラボレーションツールがないと

ニッチなニーズが表出化しない？

Teamsとかが使える？

JOB型→意思がある。これで隙間が埋まる？

これからの会社・組織には必要！

必要性は？

→JOB型ができないと。。

JOB型が得意な人とそうでない人がいる。

全部JOB型は現実的でない。

どこがJOB型にした方がいい領域？？

→人の特性を生かしていく

　→コーチングで生かす。コーチングにも特性がいる。。

日本のJOB型

チーム（Pj）を評価（業績評価）、チームメンバー相互で評価（分配を自分たちで決める）�→自分たちで決める。トップダウンではなく。

生産性を意識→自身の価値を見出す

多様性

• 仕事の仕方の多様性
• 在宅勤務はAfter コロナでどこまで
• バランスをどこまで
• 今の若手が将来、オンラインコミュケーションをどうとらえるか
• 感情面で、、、
• 会議の時間は短くなった実感
• 決める会議と、そうでないもののすみわけ。
• JOB型の問題定義

コロナ回りで、冬に備えて企業が備えること

• 社員をどう守るか
• 徹底的な感染対策�事業を継続し続けるためにできることを愚直に実施。
• 在宅勤務の徹底
• 職場環境（オフィス（アクリル仕切り）、営業車など）の感染対策
• 社員の感染対策への啓もう（Cocoaインストール、出先での消毒液携帯、etc）
• 部署（機能単位）内でのクラスター防止�業務が全て停止してしまうリスクを低減するため、�同じ部署内での接触を抑制する。�感染者が発生しても縮退運用ができるように。
• 現場作業者への感染対策向上
• 直行、直帰の推奨
• 事務作業の在宅勤務
• 移動時の感染対策　特に車中での対策
• 昼食時の感染対策（外食になるため）

ON/OFFの切り替え

• 在宅でのメンタルヘルスケアは？

Web会議で何が困る？何ができる？

• 困ること
• 顔色が分からない。
• ビデオ通信にすることで、軽減する。ただし、通信帯域が狭いとうまくいかないことも。
• 通信障害で切れる
• 在宅でVPN接続経由で接続することで、極端に通信が貧弱な場合も。
• 個人のインターネット環境が弱い場合も（スマホのテザリングなど）。
• オンライン会議中はVPN接続をOFFにする。
• VPN接続とインターネット接続を分けて安定させる通信技術もある。
• メインの発言者以外が話づらい。
• 声かけを意識的に実施。
• テキストチャットなどでフォローも1つの手。

Web会議で何が困る？何ができる？

White Board（Microsofft White Board）を使って、イメージを伝え合う。

Web会議で何が困る？何ができる？

ブレスト用のひな型もある。

Face to Faceの会議でも大型モニターもしくはプロジェクターがあれば、ポストイットを用意しなくてもできる。

オンライン会議になれると、大型モニターも使わず、手元のノートPC画面共有で同じものを見るのが普通になるかも。

自分がほしいイフンラ

※ロゴは各社の著作です。

共同ワーク（社内）

Teams「チーム＆チャネル」

タスク管理

Planner

Webセミナー

Teams「ライブイベント」

Web会議

Teams「会議」

ブレスト・ワークショップ

Skype for Business、WebEX

「ホワイトボード共有」

メール

Outlook

予定表

Teams・Outlook連携

CRM

SalseForce

開発・デモ環境

ビルダ・デモ機

イメージファイル

共同ワーク（社外）

Teams「ゲスト」

Slack「共有チャンネル」

資料保存

ファイルサーバ（社内外）

Dropbox、Box

交流会アブストラクト

今まで研究会では、AI、クラウドなどをテーマに議論をしてきました。直近はCOVID-19もあり、在宅勤務の実例・課題についても共有してきました。

それらを踏まえ、 COVID-19により在宅勤務やオンラインミーティングが進む中、今、行うべきDX (Digital transformation) について意見交換を行いたいと思います。

身近なコロナ対策につながる対策や在宅勤務が続く中での課題・対応策の共有から、社会情勢も踏まえたアフターコロナへの考察を行っていきたいと思います。

参加者の皆さんの経験談などを伺いながら座談会形式で進めたいと考えていますので、気楽にご参加ください。

​

サブテーマ

1. テレワーク時のコミュニケーション
1. マスク越しのコミュニケーション術
2. 遠隔作業時の報連相
3. 業績評価や個人評価の仕組みは変わるのか？
2. オンラインミーティングのポイント
• 司会やファシリテータのポイント
• 意思決定・仕様決定のためのミーティングのポイント
• 周知型・セミナー型のミーティングのポイント
3. コロナ回りで、冬に備えて企業が備えること
• オンラインでやりきる仕組み（派遣系も含めて）
• セキュリティ対策
• 社員をどう守るか　雇用も含めて　何を調整すべきか
4. オンライン化が進んで、世の中がどう変わるか・どう変えるか
• Web会議以外にできること
• 物流と同リンクさせるか
5. 米中経済戦争に備えて
• 中国依存を減らせるか。産業構造をどの順番でかえていくか
• 食料自給をどう考えるか。　カロリーは自国で
• 労働人口は余るのか足りないのか
• 過ぎたグローバリズムと自国第一主義のハザマ
6. 中部P2M研究会が考える”DX(Digital transformation)”
• 中部P2M研究会が進めてきた「人工知能」＋「クラウド」＋「IOT」等の集大成といえる”DX”私たちは、何を変えましょうか？の視点からの考察
• インドでのAIやビッグデータ開発事例やDXを成功させるための自社のデータ整備(エンタープライズデータHUB)

①テレワーク時のコミュニケーション

• 細かな顔を見てのコミュニケーション導入�新人配属を機に昼礼を開始
• ビデオONでのミーティングにして、困りごとの早期発見に。�
• バーチャル職場�小さな相談をできる環境を目指し試行中
• Teamsチャネルに場所を構築
• 常時Web会議でのコミュニケーションを模索
• 参加メンバーが少ないと居づらくなる

バーチャル職場：やり方（案）

1. 自由に入退室
1. チャネルに会議ができていたら、そこに参加
2. 会議ができていなかったら、会議を開始する
3. 出入りは自由。参加の義務は無し
2. マイク・カメラ
• マイク・カメラON/OFFは自由
• マイク使用時は周りの音に注意。周囲がうるさいときはミュートで
• カメラ使用時は自分のプライバシーに注意。�会社で参加しているときは、社外秘情報にも注意。
3. 会話
• 個別案件・施策の打合せは対象のチャネルで実施
• 雑談OK。というより雑談をするためのチャネル

​

バーチャル職場：過去の経験「機材」

作業用PC、ディスプレイ、Teamsアプリと分ける必要

対応案は以下。

1. 別デバイスで参加する。
1. 個人PC
2. タブレット・スマホ�背景効果が使えないので、後ろに見られたくないものがあると厳しい。
2. 別モニターに表示する。
• ノートPCは会社PCでモニターを活用。
• 小林はこれで試した。外付けモニターが主画面。�バーチャル職場用がノートPCモニター。モニタースタンド使用。
• Teamsアプリを専用しないようにするため、ブラウザで参加。�ブラウザは、Chrome・IEだと画面分割をしてくれないので、Edgeを使用。
• 設定変更で別ウインドウで会議ができるようになった。�再起動が必要。Teamsの再起動が必要と書いてあるが、OSも必要なよう。

現場連携構想

WiFi,5G

LTE

プロバイダ

交換機

From Home

WiFi

LTE閉鎖SIM

ローカル5G

WAN

From Office

From Field

在宅勤務変遷

在宅勤務環境変遷　「20年2月下旬～」

• 4月中旬：テレビをモニターにして急場の環境構築

在宅勤務環境変遷　「20年2月下旬～」

• 5月中旬：モニターを用意＆デスクを片付け

モニター・台・キーボード・マウスを

会社から回収

Pocket WiFi

Web会議用サブPC

在宅勤務環境変遷　「20年2月下旬～」

• 5月末：まともな椅子を用意

在宅勤務環境変遷　「20年2月下旬～」

• 8月中旬

モニター

Pocket WiFi

Web会議用サブPC

サブPC用カメラ

主PC用カメラ

Web会議用ライト

ホワイトボード用

ペンタブレット

モニター切替器

USB切替器

PCスタンド

Webミーティングでのお願い

1. カメラOFF　→　インフラ改善でONへ� ネットワーク負荷を考慮してカメラはOFFでお願いします。資料と音声で会議を進めたいと思います。
2. 発言時のみミュート解除� 会議、始まった後、発言されないときはミュートにして頂けると音声も安定するのでご協力お願いします。 
3. 発言終了を明言� 「以上です。」や「＊＊さん、お願いします。」etc 
4. 質問は相手を明言� 「＊＊さん、ご回答お願いします。」etc �→音が聞こえているかの確認で忘れてるケースが多い。

​

Web会議ツール比較

1. Teams
1. Outlook予定表と連携可能
2. Teams内チャネルに予定・実績が残せる
3. 動画共有（録画で自動投稿）
4. Officeライセンスバンドルでライセンス追加不要
5. ホワイトボード機能が弱い
2. Zoom
• 小部屋に分かれることができ、グループワークに対応 
• セキュリティ不信が残る
3. WebEX
4. Skype for Business
• Teamsへ移行予定

組織外（外部）とのミーティング

• Teams外部ミーティング例
• 事前の会議案内で招集
• 当日、招待も可

Teams飲み会例

• 背景機能を使うと部屋の状態を気にしなくて済む。
• 終わりの時間は決めた方が良い。特に飲むのが好きな方。
• 開始前には準備時間が必要。
• 強いお酒はほどほどに。�お酌するとかなくなる分、ペースが速くなりがち。
• 帰りの電車、タクシーは不要。

Webならではで、在東京のメンバーも参加。

（酔っぱらって呼び出し。）

Teams社内勉強会：放課後英語学習

• Teamsチャネルの定期会議で毎週集合
• 基本、音声の共有で進行
• システムオーディオも共有できるのでListening CDも共有できる
• 解説をMicrosoft Whiteboard上で共有しながら

リンク：Teams の会議またはライブイベントでシステムオーディオを共有する

コラボレーションツール使い分け

• ファイルサーバ �資料保管場所「基本的に廃棄しない資料」　
• eDoc�承認・照査用
• SalesForce�CRM(Customer Relation Management) �顧客との関係性について各顧客の情報は、ここに投稿。
• Teams�チームの連携作業場所​�基本、Teamsにファイルの恒久的な保存はしない。�基本的にチャネルに起こした作業が完了したら、消すことを前提。やり取り（メール・電話・打合せ・会議）をTeamsに移行。�Teamsのチャネルで作業過程も共有。�必要を感じたら各自参照する。

Teams問合せ受付メール機能

個人で受けているパートナー企業からの問合せをTeamsチャネルにメールで受付

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• チームでリアルタイムに情報共有
• 担当者（個人）への依存を低減
• 担当者変更時も過去の経緯が残り情報共有ができる。（スムーズが引継ぎ）

Teams Plannerでのタスク管理

• Teamsチャネル内にタスク管理機能を持たせられる�チャネルタブに表示。
• 担当、期限、内容など記載して期日が来ると通知もある
• 全体のタスクも管理可能

Teams Excelで情報を共有

勉強会希望

WorkList＆週報

・タブに表示

・ 1つのExcelファイルを共同編集

プライベートチャネルで人事情報を上司と共有

人事評価指標

スキルUP週報

プライベートチャネルを活用

Teamsコロナ対策チャネル開設

• 便利ツール・資料の共有やネット情報の掲示
• 急遽、半強制になった在宅勤務関係の情報を投稿機能などで共有

​

中部P2M研究部会

• 月例会のワークスペースを準備