School Site Council (SSC) Training��Capacitación del el Concilio Escolar para los administradores

September 21, 2023

SSC Composition Requirements�Requisitos de formación para el concilio escolares (SSC)

SSC Secondary Composition�Formación del concilio escolar SSC a nivel secundario

• Half the members are the principal (or designee) , classroom teachers, and other school personnel. Classroom teachers make up a majority of this group.
• Half the members are parents or other community members and students.
• The SSC members must be selected by their peers.

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• La mitad de los miembros son: el director (o persona designada), los maestros del aula y otro personal de la escuela. Los maestros de las aulas conforman la mayoría de este grupo.
• La mitad de los miembros son padres u otros miembros de la comunidad y estudiantes.
• Los miembros del consejo SSC deben ser seleccionados por sus pares.

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Ed Code 65001 (c)

Options for formation of SSC�Opciones de formación para el concilio escolar SSC

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Principal Director/a

• The principal or designee is a permanent, non-elected member of SSC
• Set the vision and provide the school context
• Access & coordinate information/resources
• Ensure council decisions align with school/district policies
• Support implementation of the SPSA
• The principal may not ‘veto’ the decisions of the SSC or change the approved plan.
• Lead from the side!

• El director o persona designada es un miembro permanente, no electo del consejo SSC.
• Establecer la visión y proporcionar contexto escolar.
• Acceso y coordinación de la información/recursos.
• Asegurar que las decisiones del consejo se alineen con las políticas de la escuela/distrito.
• Apoyar la implementación del plan SPSA.
• El director no podrá "vetar" las decisiones de SSC ni modificar el plan aprobado.
• ¡Liderar a la par del equipo!

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Students Estudiantes

• Any student enrolled in the school, no additional qualifications for membership. (for example: students with C or better average)
• A student holding a particular office may not be assigned this role. The election for the student member must identify SSC responsibilities.
• Student representatives must be elected by the entire student body.

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• Cualquier estudiante inscrito en la escuela, sin calificaciones adicionales para la membresía (por ejemplo: estudiantes con C o mejor promedio)
• Un estudiante que ocupa un cargo en particular no se le puede asignar este rol. La elección para el miembro estudiante debe identificar las responsabilidades del consejo SSC.
• Los representantes estudiantiles deben ser elegidos por todo el cuerpo estudiantil.

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Parents & Community Members�Padres y la comunidad como miembros

Parents –lncludes all parents of students enrolled in the school

• Except, parents employed at the school site may not serve in the parent role, but may serve on staff side
• Parents employed by the district, but not at the school site, may serve in the capacity of parent

Community members

• A person who is neither in the employment of the school district, nor the parent or guardian of a pupil attending the participating school.
• Should be defined in bylaws or district policy
• Must be elected by parents
• Cannot vote for SSC candidates

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Padres –Incluye a todos los padres de los estudiantes inscritos en la escuela.

• Excepto que los padres empleados en la escuela pueden no servir en el rol de padres, pero pueden servir desde el lado del personal.�-Los padres empleados por el distrito, pero no en la escuela, pueden servir en la capacidad de padres.

Miembros de la comunidad

• Una persona que no es empleado del distrito escolar, ni el padre o tutor de un alumno que asiste a la escuela participante.
• Debe definirse en los estatutos o en la política distrital
• Debe ser elegido por los padres
• No se puede votar por los candidatos del consejo SSC.

Selection of SSC Members�Selección de los miembros de SSC

Not specified in law, except:

• Members must be chosen by peers
• No seat on the SSC may be reserved for any group or individual
• Ballot or open meeting vote
• Individuals may self nominate.
• Parent members may not be employees of the school.
• A separate election must be held for student SSC members.
• Some schools assure additional continuity by electing non-voting alternate members who are seated as voting members by the SSC in the event of a midterm vacancy.

La ley no lo especifica, excepto:

• Los miembros deben ser elegidos por sus compañeros
• No se puede reservar ningún asiento del SSC para ningún grupo o individuo
• Votación o votación en reunión abierta
• Los individuos pueden auto nominarse
• Los miembros padres no pueden ser empleados de la escuela
• Se debe celebrar una elección separada para los miembros estudiantiles del SSC.
• Algunas escuelas aseguran una continuidad adicional al elegir a los miembros suplentes sin derecho a voto que están sentados como miembros con derecho a voto por el SSC en caso de una vacante a mitad del término.

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Selection of SSC Members�Selección de los miembros de SSC

SSC bylaws may specify:

• Means of selecting members and officers
• Terms of office of members and officers
• Notice of elections for each peer group
• Responsibilities of the council
• A policy of non-discrimination

Los estatutos de SSC pueden especificar:

• Medios de selección de miembros y de oficiales
• Plazos de los miembros y funcionarios
• Aviso de elecciones para cada grupo de pares
• Responsabilidades del consejo
• Una política antidiscriminativa

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Agendas & Minutes Agenda y actas

• Required as documentation for compliance monitoring.
• Should be monitored by district staff.
• Templates help ensure all required topics are covered and required procedures are followed.
• Consider who will take minutes.
• Agendas and Minutes should be aligned.
• Minutes should reflect key decisions being discussed and voted upon regarding the SPSA .
• Minutes should reflect the voice of SSC members.

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• Se requiere como documentación para la supervisión del cumplimiento.
• El personal del distrito debe supervisarlo.
• Las plantillas ayudan a garantizar que se cubran todos los temas necesarios y se cumplan los procedimientos necesarios.
• Considerar quién tomará notas.�Las agendas y el acta deben estar alineados.
• Las actas deben reflejar decisiones clave que se están debatiendo y votando en relación con el plan SPSA.
• Las actas deben reflejar la voz de los miembros del consejo SSC.

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Minutes Should Contain… Las actas deben reflejar…

• Date, place and time of meeting
• Roster of persons/member/officer title in attendance
• Pertinent actions and information
• All motions, whether adopted or rejected
• The name of the person making the motion; the name of the person who seconded the motion
• Points of the order and appeals, whether sustained or lost
• Elections: names of nominees and election results should be recorded
• Name of secretary or recorder submitting minutes for review
• Minutes should reflect SSC approval or approval with revisions
• Minutes should be kept on file for reference and review

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• Fecha, lugar y hora de reunion
• Lista de personas/título de miembro/oficial en asistencia
• Acciones e información pertinentes
• Todas las mociones, ya sean adoptadas o rechazadas
• El nombre de la persona que hace la moción; el nombre de la persona que secundó la moción
• Puntos de la orden y apelaciones, ya sean sostenidas o perdidas
• Elecciones: los nombres de los nominados y los resultados de las elecciones se deben registrar
• Nombre del secretario o persona encargada de registrar y enviar las actas para su revision
• Las actas deben reflejar la aprobación o aprobación del consejo SSC con revisions
• Las actas deben mantenerse en el archivo para su referencia y revisión

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Outcomes for the Day�Resultados del día

You will leave today:

• Understanding the role and responsibilities of School Site Council members.
• Understanding how to meet composition and selection requirements for School Site Council.
• Understanding compliance items and values that drive the School Site Council.

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Hoy podrán:

• Comprender el rol y responsabilidades de los miembros del Consejo Escolar del sitio.
• Entender cómo cumplir los requisitos de formación y selección para el Consejo Escolar del sitio.
• Entender los temas de conformidad y los valores que impulsan al Consejo Escolar del sitio.

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What does the SSC Need to Know? ¿Qué necesita saber el SSC?

• Members of the SSC must be trained in the following areas:
• Legal requirements
• Data analysis, developing goals, identifying effective strategies, monitoring the plan, evaluating the plan
• Fiscal resources and allowable uses
• Program requirements
• District policies and priorities
• District-level Plans (LCAP)

• Los miembros del SSC deben estar capacitados en las siguientes áreas:
• Requerimientos legales
• Análisis de datos, desarrollo de metas, identificación de estrategias efectivas, seguimiento del plan, evaluación del plan
• Recursos fiscales y usos permitidos
• Requisitos del programa
• Políticas y prioridades del distrito
• Planes a nivel de distrito (LCAP)

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What are the Legal Requirements?��¿Cuáles son los requisitos legales?

Legal Requirement #1�Requisito legal #1

• As a condition of receiving funds through the Consolidated Application process, the district must ensure that each school that operates any programs through the Con App must consolidate all plans that are required by those programs into a single plan.
• That single plan will be known as the School Plan for Student Achievement (SPSA).
• If a program does not require a plan, the local educational agency (LEA) may require a school to develop an SPSA. For SMMUSD, all school sites are required to have a SPSA.

• Como condición para recibir fondos mediante el proceso de Solicitud Consolidada, el distrito debe asegurar que cada escuela que opera cualquier programa por medio de dicha solicitud debe consolidar todos los planes se que requieren en esos programas en un plan individual.
• El plan individual se conocerá como Plan escolar para el logro estudiantil (SPSA).
• Si un programa no requiere un plan, la agencia educativa local (LEA) puede requerir que una escuela desarrolle un plan SPSA. Para SMMUSD, todos los sitios escolares están obligados a tener un plan SPSA.

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Ed Code 64001 (a)

Legal Requirement #2�Requisito legal #2

• SPSAs are not required to be submitted to CDE as part of the consolidated application process.
• SMMUSD requires for SPSAs to be taken for Board approval.

• SPSA no necesita presentar los planes ante el departamento CDE como parte del proceso de solicitud consolidada.
• SMMUSD requiere que los planes SPSA se presenten ante la junta directiva para ser aprobados.

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Ed Code 64001 (b)

Legal Requirement #3�Requisito legal #3

• A district (LEA) must ensure, in the Consolidated Application, that the SPSA has been prepared in accordance with law.
• SSCs must develop and approve a SPSA for each school participating in programs funded through the Consolidated Application.
• SPSAs must be developed with the review, certification, and advice of the school English learner advisory committee (ELAC), if required.

• Una agencia educativa local del distrito (LEA) debe garantizar, en la Solicitud Consolidada, que el plan SPSA haya sido preparado conforme a la ley.
• El consejo SSC debe desarrollar y aprobar para cada escuela que participa en programas financiados por medio de la Solicitud Consolidada.
• Los planes SPSA deben desarrollarse con el análisis, certificación y consejo del comité asesor de aprendices de inglés de la escuela (ELAC), si así fuera requerido.

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Ed Code 64001 (c)

SPSA Requirement #4�Requisito para el plan SPSA #4

• A complaint may be filed through the Uniform Complaint Procedure (UCP) if a district has not complied with the requirements of SPSAs and for SSCs.
• SMMUSD website link: https://www.smmusd.org/Page/4192

• Se puede presentar un reclamo por medio del Procedimiento Uniforme de Reclamos (UCP) si el distrito no ha cumplido con los requisitos para los planes SPSA y los consejos SSC.
• SMMUSD website link: https://www.smmusd.org/Page/4192

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Ed Code 64001 (f)

Legal Requirement #5�Requisito legal #5

• School Site Council must develop the SPSA.
• The Superintendent of a school district or their designee must review the SPSAs submitted to ensure that the specific actions included in the LCAP are consistent with strategies included in the SPSAs.

• El Consejo Escolar del sitio debe desarrollar el plan SPSA.
• El Superintendente o el designado del distrito escolar debe analizar los planes SPSA presentados para asegurar que las acciones específicas incluidas en el plan LCAP sean consistentes con las estrategias de los planes SPSA.

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Ed Code 64001 (g)

Ed Code 52062 (a)(4)

Legal Requirement #6�Requisito legal #6

SPSAs may serve as school improvement plans required under federal law for schools identified for targeted support or comprehensive support under ESSA.

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• Los planes SPSA pueden servir como planes de mejoras escolares requeridos por leyes federales para escuelas identificadas para apoyo específico o global según ESSA.

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Ed Code 64001 (h)

Legal Requirement #7�Requisito legal #7

• The SPSA must be reviewed annually and updated, including proposed expenditure of funds allocated to the school through the consolidated application and the LCAP if any, by the school site council.
• The SPSAs shall be reviewed and approved by the governing board at a regularly scheduled meeting whenever there are material changes that affect the academic programs for pupils covered by programs identified in this part.
• If a SPSA is not approved by the governing board or body of the district, specific reasons for that action shall be communicated to the school site council. Modifications to any SPSA shall be developed, recommended, and approved or disapproved by the governing board or body of the district in the same manner.

• Los planes SPSA deben revisarse y actualizarse anualmente, incluso el gasto de fondos propuesto asignados a la escuela por medio de la solicitud consolidada y el plan LCAP, si lo hubiera, por el consejo escolar del sitio.
• Los planes SPSA deben ser revisados y aprobados por la junta directiva en una reunión programada siempre que haya cambios materiales que afecten los programas académicos para los alumnos incluidos en programas identificados en esta parte.
• Si la junta directiva u organismo del distrito no aprueba el plan SPSA, las razones específicas para esa acción se deben comunicar al consejo escolar del sitio. Las modificaciones a cualquier plan SPSA deberán ser aprobadas, recomendadas y aprobadas o desaprobadas por la junta directiva u organismo del distrito en la misma forma.

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Ed Code 64001 (i)

�Legal Requirement #8�(does not apply to SMMUSD)�Requisito legal #8�(sin vigencia para SMMUSD)�

Single school districts and charter schools may utilize the LCAP to serve as the SPSA, provided that the LCAP meets federal school planning requirements and the stakeholder requirements established in subdivision (a) of Section 52062.

​

• Los distritos escolares individuales y las escuelas autónomas pueden utilizar el plan LCAP para servir como el plan SPSA, siempre y cuando el plan LCAP cumpla con los requisitos federales de planificación escolar y con los requisitos de las partes interesadas como se estipula en el apartado (a) del Artículo 52062.

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Ed Code 64001 (j)

Legal Requirement #9�Requisito legal #9

California Department of Education (CDE) Responsibilities

• CDE must monitor and review to ensure that the Consolidated Application and the SPSA are developed in accordance with the law and with the involvement of applicable advisory committees and SSCs.
• Onsite school and district compliance reviews must continue, and SPSAs shall be required and reviewed as part of these onsite visits and compliance reviews.

Responsabilidades del Departamento de Educación de California (CDE)

• CDE deben monitorear y revisar con el fin de asegurar que la Solicitud Consolidada y el plan SPSA se desarrollen de acuerdo con la ley y con la participación de los comités asesores vigentes y los consejos SSC.
• Las revisiones sobre el cumplimiento de las escuelas y del distrito deben continuar, y los planes SPSA deberán ser analizados como parte de estas visitas a los sitios y revisiones de cumplimiento.

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Ed Code 64001 (d)(e)

Seven Steps for Developing the SPSA �Siete pasos para desarrollar el plan SPSA

[Guide pp.5-12]

Seven Steps for Developing the SPSA

SSCs are required to be trained on this process and steps AND be actively involved in each step!

ELACs are required to be part of steps 1, 2, & 3 as an advisory committee to the SSC.

Questions for the SSC to Consider if the SPSA did not Achieve Expected Results�Preguntas que debe considerar el SSC si el SPSA no logró los resultados esperados

• Are school goals based on valid student assessment data and a factual assessment of current educational practice at the school?
• Were the planned activities based on research and an educationally sound means of reaching school goals?
• Was the plan implemented in a timely and effective manner?

• ¿Están las metas escolares basadas en datos válidos de evaluación del estudiante y una evaluación objetiva de la práctica educativa actual en la escuela?
• ¿Se basaron las actividades planificadas en la investigación y en un medio educativo sólido para alcanzar las metas escolares?
• ¿Se implementó el plan de manera oportuna y efectiva?

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Procedures and Bylaws�Procedimientos y estatutos

SSC Bylaws Estatutos de SSC

• SMMUSD requires Bylaws for a functioning committee
• Review your site’s bylaws; what do you currently have in place at your site?

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• SMMUSD requiere establecer estatutos para un comité en funcionamiento
• Revisar los estatutos de su sitio; ¿cuáles tiene su sitio actualmente?

SSC Must Follow the Greene Act �SSC debe seguir la Ley Greene

• Must be open to the public.
• Public may address the council.
• Meeting notice posted 72 hours in advance.
• Notice must specify date, time and place.
• Council action limited by the posted agenda.
• Questions or information need not be on the agenda.

• Debe estar abierto al público.�El público puede dirigirse al consejo.
• Aviso de la reunión debe publicarse con 72 horas de antelación.
• El aviso debe especificar la fecha, la hora y el lugar.
• La acción del consejo está limitada por la agenda publicada.
• Las preguntas o la información no tienen por qué estar en la agenda.

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Ed. Code 35147 (c)

Sign In Process Proceso de registro

• Required as documentation for compliance monitoring.
• Demonstrates quorum met for SSC meetings and actions
• Using a sign in template can demonstrate meeting the composition requirements

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• Se requiere como documentación para la supervisión del cumplimiento.
• Demuestra el quórum para las reuniones y acciones del consejo SSC
• El uso de un modelo de hoja de registro puede demostrar el cumplimiento de los requisitos de formación

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