Ділова документація �закладу освіти: �правила оформлення�

Професійна спільнота

керівників ЗО

Ефективний керівник концентрується �на можливостях, �а не на проблемах. � � П. Друкер �

Нормативно-правові �документи�

ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»

Примірна інструкція з діловодства у дошкільних навчальних закладах /наказ Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 01.10.2012 № 1059/

Інструкція з діловодства у закладах загальної середньої освіти (наказ МОН 25.06.2018 №676)

ПРАВИЛА організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях /наказ Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5/

​

ПОРЯДОК утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів / постанова Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. N 1004/

​

ТИПОВЕ ПОЛОЖЕННЯ про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації / Наказ Міністерства юстиції України 19.06.2013  № 1227/5/

Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів �

Зображення Державного герба України розміщують на бланках документів згідно з постановою Верховної Ради України «Про державний герб України».

​

​

​

Дозволено розміщувати зображення Державного герба України на бланках документів органів місцевого самоврядування, а також на бланках документів інших юридичних осіб, для яких органи місцевого самоврядування є органами вищого рівня

12 мм

17 мм

5.1

Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів �

Зображення емблеми юридичної особи відповідно до положення (статуту) про юридичну особу розміщують на бланку документа з лівого боку від найменування юридичної особи.

​

​

​

​

Зображення емблеми юридичної особи на бланку документа не відтворюють, якщо на бланку є зображення герба

Розміри зображення емблеми юрособи не обмежуються.

5.2

Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів �

Зображення емблеми юридичної особи відповідно до положення (статуту) про юридичну особу розміщують на бланку документа з лівого боку від найменування юридичної особи.

​

​

​

​

Зображення емблеми юридичної особи на бланку документа не відтворюють, якщо на бланку є зображення герба

Розміри зображення емблеми юрособи не обмежуються.

Зображення емблеми юридичної особи реєструють в установленому законодавством порядку.

5.2

7

Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів �

Найменування юридичної особи вищого рівня зазначають скорочено. Якщо немає офіційного скорочення цього найменування, то його зазначають повністю. Найменування юридичної особи вищого рівня розміщують вище найменування юридичної особи — автора документа.

​

Найменування юридичної особи — автора документа — має відповідати повному найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про юридичну особу. Нижче повного найменування (окремим рядком у центрі) розміщують скорочене найменування юридичної особи, якщо його офіційно зафіксовано в положенні (статуті). Скорочене найменування зазначають у дужках або без них.

​

​

​

​

5.3

5.4

Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів �

Довідкові дані про юридичну особу:

- поштова адреса;

• інші відомості (номери телефонів, телефаксів, рахунків у банку, адреса електронної пошти, адреса офіційного вебсайту тощо).

​

​

​

​

Ці дані розміщують нижче найменування юридичної особи

Реквізити поштової адреси:

​

• назва вулиці;
• номер будинку;
• назва населеного пункту, району, області;
• поштовий індекс.

Ці дані розміщують нижче найменування юридичної особи

5.6

Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів �

Номери телефонів і телефаксів

​

П О С Л І Д О В Н І С Т Ь:

- міжміський префікс,

• код населеного пункту (в дужках),

- телефонний номер, який відділяють від коду та розділяють пробілами.

​

​

​

0 (4142) 9 60 82

5.6

Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів �

Код

​

Код юридичної особи проставляють згідно з ЄДРПОУ відповідно до постанови Кабінету Міністрів України.

Код юридичної особи розміщують на загальному бланку та бланку конкретного виду документа під реквізитом «Код форми документа» (за наявності), а на бланку листа — після реквізиту «Довідкові дані про юридичну особу»

​

​

​

Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України

(ЄДРПОУ) 

код ЄДРПОУ 38621185

5.8

Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів �

Назву виду документа зазначають на бланку конкретного виду документа і загальному бланку під час оформлення різних видів документів,

окрім листів

​

​

​

​

5.9

Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів �

Дата документа

​

Дата документа — це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення. Датують усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме: візу, резолюцію, відмітку про засвідчення копії документа, відмітку про надходження документа до юридичної особи, відмітку про виконання документа, відмітку про ознайомлення з документом.

​

​

5.10

Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів �

Дату оформлюють словесно-цифровим способом

У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. У цьому разі день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.

У текстах нормативно-правових актів і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат.

​

​

20.12.2022

2022.12.20

(міжнародна система датування)

07 грудня 2022 року

​

07 грудня 2022 р.

​

5.10

Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів �

Реєстраційний індекс документа

​

Складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами, що застосовують в юридичній особі, зокрема індексом за номенклатурою справ.

​

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою.

​

​

123/01-10

​

123/01/01-10

​

5.11

Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів �

Місце складення документа

​

​

​

​

​

м. Київ

​

смт Гостомель Київської області

​

с-ще Степове Фастівського району Київської області

с. Березівка Макарівського району Київської області

​

Зазначають на всіх документах, окрім листів. Місце складення документа має відповідати найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014 [13].

Розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа»

5.13

Ділове листування�

Адресати документа

​

• Юридичні особи, їх структурні підрозділи

​

​

​

​

Український центр оцінювання якості освіти 

Комунальний заклад «Житомирський обласний інститут післядипломної педагогічної освіти» Житомирської обласної ради

​

Лабораторія освітнього адміністрування

У найменуванні адресата допустимо зазначати скорочене найменування юридичної особи

КЗ «ЖОІППО» ЖОР

5.15

Ділове листування�

Адресати документа

​

​

​

​

​

Директору комунального закладу «Житомирський обласний інститут післядипломної педагогічної освіти» Житомирської обласної ради

Ігорю СМАГІНУ

​

Комунальний заклад

«Житомирський обласний інститут післядипломної педагогічної освіти» Житомирської обласної ради

​

Завідувачу лабораторії

освітнього адміністрування

Наталії КРАВЧУК

​

КЗ «ЖОІППО» ЖОР

​

Завідувачу лабораторії

освітнього адміністрування

Наталії КРАВЧУК

​

5.15

Ділове листування�

Адресати документа

​

• Якщо документ адресують багатьом однорідним юридичним особам або їхнім

керівникам, адресата зазначають узагальнено в давальному відмінку.

​

​

​

​

Закладам освіти Коростенської міської територіальної громади 

Закладам дошкільної освіти

​

Директорам закладів загальної середньої освіти

5.15

Ділове листування�

! Документ не може мати більше 4-х адресатів

​

! Реквізит “Адресат” може містити поштову адресу

​

! Якщо документ адресують фізичній особі, спочатку зазначають власне ім’я та прізвище адресата в давальному відмінку, потім — поштову адресу.

​

​

​

​

​

К о п і я

Комунальний заклад «Житомирський обласний інститут післядипломної педагогічної освіти» Житомирської обласної ради

вул. Михайлівська, 15

м. Житомир

10003

Андрію Мирному

вул. Соборна, буд.15, кв.105

м. Житомир

10003

Поштову адресу не зазначають на документах, які надсилають органам законодавчої та виконавчої влади, а також постійним кореспондентам.

5.15

Гриф затвердження документа�

Складається

​

слово “ЗАТВЕРДЖУЮ” найменування посади, особистий підпис,

власне ім’я, прізвище особи, дата затвердження

​

​

​

​

​

​

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор Новаківської гімназії

особистий підпис Ірина ПАШИНСЬКА

05.01.2023

5.16

Гриф затвердження документа�

У разі затвердження документа кількома посадовими особами або колегіальними органами юридичної особи оформлюють відповідну кількість грифів затвердження.

​

​

​

​

​

​

Якщо документ затверджують дві посадові особи або два колегіальні органи юридичної особи (юридичних осіб), грифи затвердження розміщують на одному рівні горизонтально, а якщо більше двох — на одному рівні горизонтально вертикальними рядками в довільному порядку.

​

​

​

​

​

​

5.16

Гриф затвердження документа�

Затвердження розпорядчим документом

​

слово “ЗАТВЕРДЖЕНО” назва виду документа (Н.в.), його дата і номер

​

​

​

​

​

​

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора Новаківської гімназії

05.01.2023 № 02-тр

5.16

Гриф затвердження документа�

Перелік документів, що мають бути затверджені з проставлянням грифа затвердження, визначає юридична особа на підставі законодавства та з унесенням в інструкцію з діловодства.

5.16

Заголовок документа�

Заголовок до тексту документа має містити стислий виклад основного

смислового аспекту змісту документа.

​

​

​

​

​

​

короткий

точний

Граматично узгоджений

Наказ (про що?) про надання відпустки

Лист (про що?) про організацію семінару

Протокол (чого?) засідання атестаційної комісії

Посадова інструкція (кого?) асистента вчителя

Додатки до документа�

Відмітку про наявність додатків, повну назву яких наводять переважно в тексті супровідного листа, оформлюють після тексту листа перед підписом.

​

​

​

​

​

​

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

5.21

Додатки до документа�

Якщо документ має додатки, повні назви яких не

наведено в тексті документа, то ці назви потрібно зазначити у відмітці про наявність додатків із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників.

5.21

Додатки до документа�

У розпорядчому документі відмітку про наявність додатка оформлюють безпосередньо в тексті документа словами: «що додається», «(додається)», «згідно з додатком 1», «відповідно до додатка 2» або «див. додаток З».

​

На самому додатку до розпорядчого

документа у верхньому правому

куті першого аркуша проставляють

відмітку з посиланням на цей

документ, його дату і номер.

5.21

Додатки до документа�

Якщо до розпорядчого документа є один додаток, то його не нумерують. За наявності кількох додатків зазначають їхні порядкові номери. Знак «№» не ставлять. На другому та наступних аркушах додатка роблять відмітку «Продовження додатка».

Усі додатки до документів візує працівник, який створив документ, та керівник

структурного підрозділу

юридичної особи,

у якому його

створено.

​

5.21

Як підписати документ�

Підпис має містити найменування посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій — на документі, надрукованому на бланку), особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я і прізвище.

5.22

Як підписати документ�

5.22

У разі підписання спільного документа кількома особами,

які займають однакові посади, їхні підписи розміщують на одному рівні.

Якщо документ підписують кілька посадових осіб однієї юридичної особи, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості цих осіб.

Як підписати документ�

5.22

У разі підписання спільного документа кількома особами,

які займають однакові посади, їхні підписи розміщують на одному рівні.

Якщо документ підписують кілька посадових осіб однієї юридичної особи, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості цих осіб.

Як підписати документ�

5.22

У разі відсутності посадової особи, найменування посади, власне ім’я і прізвище якої зазначено в документі, його підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник.

У цьому разі обов’язково зазначають фактичну посаду, власне ім’я, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати).

Не дозволено під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади.

Як підписати документ�

5.22

Слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» до найменування посади керівника юридичної особи додають лише в разі його заміщення на підставі розпорядчого документа.

Не дозволено під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади.

Підпис розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

Печатка юридичної особи�

Перелік документів, підписи на яких потрібно скріплювати печаткою юридичної особи, визначає юридична особа на підставі законодавства та з унесенням в інструкцію з діловодства.

5.23

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не особистий підпис посадової особи, або у спеціально призначеному

для цього місці з відміткою «МП».

Погодження (схвалення) �документа�

Якщо документ погоджує посадова особа, то гриф погодження (схвалення) складається зі слова ПОГОДЖУЮ, найменування посади (найменування юридичної особи є складовою частиною найменування посади), особистого підпису, власного імені, прізвища особи та дати погодження.

5.25

ПОГОДЖУЮ

Заступник Коростенського

міського голови

особистий підпис Олександр СИНИЦЬКИЙ

05.01.2023

Грифом погодження (схвалення) документа оформ-люють зовнішнє погодження, схвалення документів.

Погодження (схвалення) �документа�

Якщо документ погоджують (схвалюють) іншим документом (листом, протоколом, актом тощо), то гриф погодження (схвалення) складається зі слова ПОГОДЖЕНО (СХВАЛЕНО), назви виду погоджувального документа в називному відмінку, його дати і номера.

5.25

Гриф погодження (схвалення) документа розміщують нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, якщо місця для нього на лицьовому боці останнього аркуша не вистачає.

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

педагогічної ради КМЛ№1

05.01.2023 № 03

Засвідчення копії документа�

Відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів: слів

«Згідно з оригіналом» (без лапок), наймену-вання посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.

5.26

Відмітку про засвідчення копії

документа проставляють нижче

реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.

Згідно з оригіналом

Директор КМЛ№1 особистий підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

05.01.2023

Засвідчення копії документа�

Відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів: слів

«Згідно з оригіналом» (без лапок), наймену-вання посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.

5.26

Відмітку про засвідчення копії

документа проставляють нижче

реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.

Згідно з оригіналом

Директор КМЛ№1 особистий підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

05.01.2023

Вимоги до бланків та оформлен-�ня документів документів�

6.1. Для виготовлення бланків – аркуші паперу формату А4 (210 мм × 297 мм) та А5 (210 мм × 148 мм). Допустимо АЗ (297 мм × 420 мм) для таблиць.

6.2. Бланки документів повинні мати

такі поля у міліметрах:

30 — ліве;

10 — праве;

20 — верхнє та нижнє.

6

Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів. Допустимо виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки.

Вимоги до бланків та оформлен-�ня документів документів�

6.7. Реквізит 01 розміщують над серединою реквізиту 03.

Реквізити 03, 04, 05, 06, 08, 09 та обмежувальні позначки для реквізитів 10, 11, 12 у межах зон розташування реквізитів потрібно розміщувати центрованим способом.

6

! Не дозволено підкреслювати або відокремлювати

реквізити бланка рискою.

Вимоги до бланків та оформлен-�ня документів документів�

6.9. Загальний бланк юридичної особи максимально може містити такі реквізити: 01 або 02, 03, 04, 05, 13. На загальному бланку допустимо розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 07, 10, 11, 18, 19.

Бланк листа юридичної особи максимально може містити такі реквізити: 01 або 02, 03, 04, 05, 06, 08. На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні

позначки для реквізитів 10, 11, 12, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного виду документа, крім листа, максимально може містити такі реквізити: 01 або 02, 03, 04, 05, 09, 13, а також обмежувальні позначки для реквізитів 07, 10, 11, 18, 19.

6

Вимоги до бланків та оформлен-�ня документів документів�

Під час друкування текстів документів потрібно використовувати:

• гарнітуру Times New Roman;
• шрифт розміром 12–14 друкарських пунктів. Для друкування реквізитів (довідкові дані та код закладу освіти, відомості про виконавця документа) та виносок можна використовувати шрифт розміром 8–12 друкарських пунктів;
• 1–1,5 міжрядкових інтервали (для формату А4), 1 міжрядковий інтервал (для формату А5). Реквізити документа (крім тексту), що складаються з декількох рядків друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Гриф погодження (схвалення) документа» відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядковий інтервал. 

6

Вимоги до бланків та оформлен-�ня документів документів�

Документи постійного та тривалого строку зберігання

(понад 10 років) друкують на одному боці аркуша,

документи тимчасового строку (до 10 років включно) дозволяється друкувати на лицьовому та зворотному боці аркуша.  

6

Вимоги до бланків та оформлен-�ня документів документів�

6

Вимоги до бланків та оформлен-�ня документів документів�

6

Вимоги до бланків та оформлен-�ня документів документів�

6

Мудрий не той, хто думає, що все знає, а той, хто розуміє, що знає мало.

Матіас Клавдій

ВІРИМО В УКРАЇНУ!�ВІРИМО В ПЕРЕМОГУ!