Autora: Eva M. Lledó Adsuar

Módulo profesional: Organización de eventos empresariales

Titulación: Técnico Superior en Asistencia a la Dirección

Ciclo Formativo de Grado Superior

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Máster Universitario en Formación del Profesorado de ESO, BACH, FP y EI

ACTIVIDAD: ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL

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ÍNDICE:

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1. CONTEXTUALIZACIÓN
2. OBJETIVOS
3. COMPETENCIAS
4. METODOLOGÍA
5. RECURSOS
6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
7. EVALUACIÓN

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1. CONTEXTUALIZACIÓN

Esta actividad va dirigida a los alumnos que estén cursando Técnico Superior en Asistencia a la Dirección, del Ciclo Formativo de Grado Superior.

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En concreto, hace referencia al módulo profesional Organización de Eventos Empresariales

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2. OBJETIVOS

Evaluación de la autonomía del alumno en la organización de reuniones y eventos corporativos aplicando técnicas de negociación, normas de protocolo y cumpliendo los objetivos propuestos por la empresa, atendiendo a los siguientes criterios:

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a) Se han planificado y programado los recursos, personales y materiales, necesarios y se han elaborado los presupuestos, totales y parciales.

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2. OBJETIVOS

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b) Se ha previsto la logística necesaria a la reunión o evento.

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c) Se han distinguido las técnicas propias de la organización de reuniones y eventos y se han establecido los indicadores de supervisión y control del desarrollo del evento.

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3.COMPETENCIAS

Con esta actividad el alumno adquiere las siguientes competencias:

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Competencia general.

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La competencia general de este ciclo consiste en asistir a la dirección y otros departamentos en las actividades de organización, representación de la entidad y funciones administrativa y documental; gestionar la información y la comunicación interna y externa de la misma, y realizar otras tareas por delegación, aplicando la normativa vigente y protocolos de gestión de calidad que aseguren la satisfacción del cliente y actuando según las normas de prevención de riesgos laborales y protección ambiental.

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3. COMPETENCIAS

Competencias profesionales, personales y sociales:

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• Administrar sistemas de información y archivo, en soporte convencional e informático.

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• Gestionar la organización de eventos, reuniones y demás actos corporativos, siguiendo normas y protocolos establecidos.

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• Realizar presentaciones de documentos e informes, integrando textos, datos y gráficos, y utilizando aplicaciones informáticas.

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3. COMPETENCIAS

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• Realizar tareas básicas de administración de las áreas financiera y contable

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• Elaborar documentos y comunicaciones a partir de órdenes recibidas, información obtenida y/o necesidades detectadas.

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• Comunicarse con sus iguales, superiores, clientes y personas bajo su responsabilidad.

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4. METODOLOGÍA

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Se propone al alumno la realización de un proyecto que deberá entregar a fin de curso, pero que irá realizando de forma progresiva como evaluación continua según la evolución del temario explicado en clase.

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Su elaboración supondrá el 30% de la nota total del módulo.

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5. RECURSOS

El alumno utilizará:

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• recursos de búsqueda de información
• recursos de clasificación, organización y archivo de la información: bases de datos, hojas de cálculo, agendas, ...

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• recursos para la presentación del proyecto

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6. DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

El alumno se convierte en un empleado de la empresa organizadora de eventos “EVENTOS S.L.”, y debe prestar un servicio a la empresa “CLIENTE S.A.”

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CLIENTE S.A., aprovechando las fechas, quiere realizar una reunión con sus 200 empleados para celebrar la Navidad. Para este evento CLIENTE S.A. tiene presupuestado 20.000€.

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El margen de beneficios de EVENTOS S.L. es del 15% del presupuesto de sus clientes, y nuestro alumno cobrará una comisión del 5% del presupuesto.

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6. DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

Nuestro alumno debe desarrollar el evento según las siguientes etapas:

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1. Preparación de la reunión con CLIENTE S.A. Se debe obtener conocimientos previos a la reunión acerca de:

a. Domicilio social de la empresa

b. Datos de contacto (teléfono, email, ...)

c. Objeto social (tipología de productos y/o servicios que presta)

d. Dimensión de la empresa

e. Ámbito geográfico que abarca

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6. DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

2. Reunión con CLIENTE S.A. El alumno deberá:

a. Realizar una presentación personal e institucional de la empresa EVENTOS S.L.

b. Conocer los objetivos que CLIENTE S.A. pretende conseguir con la celebración del evento.

c. Conocer el presupuesto.

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6. DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

3. Análisis de los objetivos y elaboración de posibles actuaciones a realizar para conseguirlos. Recogida de datos de posibles proveedores, servicios que ofrecen, precios, localización, ...

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6. DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

4. Organización del evento. Concreción de las actividades a realizar analizadas en el punto anterior, teniendo en cuenta los objetivos del cliente, sus costes, presupuesto asignado y margen.

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5. Elaboración de una presentación del evento a CLIENTE S.A.

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6. Presentación a EVENTOS S.L. de una memoria detallada del evento.

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7. EVALUACIÓN

RÚBRICA:

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1. Preparación de la reunión / conocimientos previos de CLIENTE S.A. Deberá incorporar:

a. Nombre social de la empresa, domicilio social de la empresa, objeto social de la empresa y persona y datos de contacto.

b. Ámbito geográfico y dimensión de la empresa.

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Estos datos se deberán incorporar en la pestaña clientes de la base de datos de EVENTOS S.L.

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7. EVALUACIÓN

3. ¿Qué llevarías a cabo para cumplir con los objetivos propuestos?

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1. El alumno deberá proponer 1 acción por cada uno de los objetivos propuestos. El alumno buscará al menos 2 proveedores de cada acción. De cada proveedor deberá especificar: nombre, domicilio social, datos de contacto, detalle del producto y/o servicio que presta y coste. Estos datos se incluirán en la pestaña de “proveedores” de la base de datos de EVENTOS S.L.
2. El alumno podrá proponer más de una acción por cada uno de los objetivos, detallando del mismo modo que en el punto a. los datos de los proveedores.

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2. Reunión.

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a. Presentación. El alumno elaborará una tarjeta de visita.

b. Objetivos. El alumno especificará los 3 objetivos. Se detallarán en el punto 2 de la memoria final

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7. EVALUACIÓN

4. Organización del evento. Se llevará a cabo teniendo en cuenta las restricciones de presupuesto y los márgenes de beneficios que obtienen tanto EVENTOS S.L. como el alumno. a. Quedará reflejada a modo de agenda. b. El alumno compartirá su agenda con el profesor.

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5. Presentación del evento a CLIENTE S.A. a. El alumno deberá realizar una presentación de 10 diapositivas que incluirán: una portada nombrando el evento, la empresa a la que va dirigida y la empresa organizadora; desarrollo del evento; y una diapositiva final donde EVENTOS S.L. muestras sus agradecimientos a CLIENTE S.A. por haber confiado en ella para preparar el evento.

b. la presentación deberá tener hipervínculos e imágenes.

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7. EVALUACIÓN

6. Elaboración de una memoria del evento detallada para EVENTOS S.L. que refleje:

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1. Identificación del cliente conforme el punto 1.
2. Resumen de la reunión con CLIENTE S.A., especificando claramente los objetivos que persigue en la celebración del evento.
3. Detalle del desarrollo del evento. Se incluirá hoja de cálculo/lista de tareas especificando: hora, acción, lugar y proveedor.
4. Resumen económico del evento. Se especificará en una hoja de cálculo cada proveedor con su coste total y por persona; se comparará con el presupuesto estipulado por CLIENTE S.A. y se obtendrá el beneficio esperado. La hoja de cálculo deberá incluir fórmulas.
5. Identificación del alumno.

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7. EVALUACIÓN

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CALIFICACIONES

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Y

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PESOS

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