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Job Knowhow Transfer

Leitfaden für Nachfolgende

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  1. Deine Situation
  2. So hilft dir dieser Leitfaden
  3. Bedeutung eines gelingenden Job Knowhow Transfers
  4. Günstige Grundhaltungen als Adressat:in
  5. Der Transferprozess
  6. In welcher Situation bist du?
  7. Deine Knowhow Transfer Map “Wissen”
  8. Deine Knowhow Transfer Map “Lernen”
  9. Das Transfer Toolkit
  10. Transfermethoden
  11. Die nächsten Schritte
  12. Mögliche Schwierigkeiten – was tun, wenn…

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Inhalt

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Deine Situation

  • Du bist neu im Job oder Rolle, den bzw die du von einer:m Vorgänger:in übernimmst.
  • Je nachdem ist ein mehr oder weniger lange ‘Hand-over’ vorgesehen - das kann von zwei Stunden “Zeigen der Ablage” bis hin zu einem mehrmonatigen Transferprozess gehen - je nach Art des Jobs, wie lange die:der Vorgänger:in im Job war, Dauer der Überlappungszeit und den Kontext im allgemeinen
  • In jedem Fall geht es darum zu versuchen, relevantes, teilweise personen-gebundenes Knowhow zu identifizieren und zu übertragen, so weit das möglich/gewünscht ist.
  • Vielleicht ist dies der Impuls, einen Transferprozess anzuregen.
  • Jedenfalls: Dieser Leitfaden, soll dir Orientierung und Hinweise geben.
  • Möchtest du mehr über “Knowhow-Transfer” an sich wissen, dann findest du hier mehr (oder gehe ins Greennet und suche nach “Knowhow-Transfer”).

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So hilft Dir dieser Leitfaden

  • Verstehe, um was es geht und nimm eine offene “Empfänger:in-Haltung” ein
  • Sei informiert über die Schritte und Materialien des Transferprozesses
  • Sei informiert über die verschiedenen Rollen im Transferprozess
  • Strukturiere deine Wünsche und Interessen �als Job Knowhow Nehmer:in
  • Fühl dich gut vorbereitet auf den Transferprozess
  • Freue dich auf diese Gelegenheit, viel zu lernen

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Bedeutung eines gelingenden Job Knowhow Transfers

Für die Organisation

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  • Greenpeace kann wichtiges Knowhow und Erfahrung in der Organisation halten.
  • Du kannst so nahtlos wie möglich an die Arbeit deiner Vorgänger:in anknüpfen, das nützt der Organisation.

Für dich als Nachfolger:in

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  • Du kannst vom Wissen und der Erfahrung einer:s Experten profitieren.
  • Du weißt, wen du bei fachlichen Problemen fragen kannst.
  • Du wirst bei deiner Einarbeitung unterstützt.

Für Knowhow Geber:in

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  • Die Geberin kann wertvolle Erfahrungen weitergeben, was eine wichtige Wertschätzung ist.
  • Der Geber kann nochmal durch alle seine Kenntnisse spazieren und die Fülle genießen.

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Günstige Grundhaltungen

  • Sei ein:e aktive:r Übernehmende:r, hab deine Fragen parat, plane und gestalte den Prozess zusammen mit der:dem Knowhow Geber:in. 
  • Je aktiver du bist, desto spannender wird der Transferprozess für dich sein, weil du dem:der Geber:in laufend Signale gibst, was du brauchst und wie du am besten lernst. 
  • Freu dich auf das Wissen und die impliziten Erfahrungswerte, die der:die Geber:in dir schenken kann und möchte, nimm die innere Haltung eines aufsaugenden Schwamms an.
  • Nimm es als Chance, dass Wissen von der Vorgängerin, das dir womöglich als “altbacken” erscheinen mag, vielleicht einen Schatz von Altbewährtem enthält. Denn nicht alles, was alt ist, ist schlecht und nicht alles, was neu ist, ist gut. Also auch diesbezüglich ist eine Schwammhaltung hilfreich: Offen sein und aufnehmen - später kritisch begutachten.
  • Arbeite am Aufbau von gegenseitigem Vertrauen: Das hilft dir und dem:der Knowhow Geber:in, offen zu sein und auch Lücken offen zu besprechen.
  • Nimm dir deine Zeit zum Hineinwachsen. Du kannst nicht sofort alles können und wissen.  

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Der Transferprozess

Phase I und II

  • L & D Manager:in und Giver:in bereiten sich auf den Job Knowhow Transfer vor �

Phase III

  • Du kommst als Receiver:in ins Spiel
  • Vielleicht ist ein gemeinsames Kick Off zu dritt geplant, vielleicht starten Giver:in und du zu zweit

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In welcher Situation bist du?

  • Situation 1: The Newbie�- neu in der Organisation und/oder in diesem Job�- froh, viel zu erfahren und Hilfe zu bekommen
  • Situation 2: Advanced�- erfahren(er) in Job oder Organisation�- schon mit Fachwissen und Erfahrung ausgestattet, worauf ihr aufbaut�- gezieltere Fragen und Lernbedürfnisse
  • Situation 3: Urgency-Driven�- es muss schnell gehen, weil nicht viel Zeit für den Transfer zur Verfügung steht�- Bedürfnis, schnell das Wichtigste zu erfahren

- Prüf die Option ‘Alumni-Mentoring’: Das heisst, ein Teil des Knowhow-Transfers        geschieht nach Austritt des/der Vorgängers:in in der Rolle ‘Alumni-Mentors:in’

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  • Ordne deine Situation zu - oder ist’s ein Mix?
  • Besprich deine Einordnung mit deiner:m Line Manager:in und
  • berücksichtige das bei der Planung des Transferprozesses mit Giver:in

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Deine Knowhow Map

  • Erstelle anhand der Job Description eine Landkarte deines Wissens und Könnens, das du in diesem Job gebrauchen und anwenden kannst
  • Diese Reflexion hilft dir für den Dialog mit der:dem Giver:in

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Deine „Lernen“Map (“Gap Map”)

  • Erstelle eine Landkarte dessen, was du dir von der:dem Geber:in wünschst
  • Vielleicht willst du diese Map zusammen mit deiner:m Knowhow Geber:in erstellen, weil Ihr euch an seiner:ihrer Map orientieren wollt

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Das Transfer Toolkit

Dieses Dokument hat der:die Giver:in zur Verfügung, um sich auf den Transfer mit dir vorzubereiten

Dieses Dokument steht euch beiden zur Verfügung, um den Transferprozess zu planen

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Transfer Methoden

Deine Methodenwünsche

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  • Welche Methoden des Lernens liegen dir und möchtest du gerne anwenden?
  • Such dir linkerhand welche aus und ergänze mit jenen, die dir sinnvoll erscheinen
  • Besprich deine Methodenwünsche mit der:dem Knowhow Geber:in

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Das sind die nächsten Schritte

Start

  • Nimm Kontakt zu der:dem Knowhow Geber:in auf und verabredet euch
  • Erarbeite vorbereitend deine Map „Wissen“ und mach Dir Gedanken über die Methoden
  • Trefft Vereinbarungen über die Gestaltung eures Prozesses, die Inhalte und Methoden

Am Ende des Prozesses

  • Trefft eine Vereinbarung, ob der:die Giver:in auch nach dem Austritt noch als Alumni Mentor:in für dich zur Verfügung steht
  • Wenn ja, vereinbart am besten schon jetzt, in welchen Abständen und wie ihr euch treffen wollt und legt erste Termine fest

Während des Prozesses

  • Organisiert euch regelmäßige Treffen nach eurem Bedarf
  • Reflektiert zwischendurch den Prozessverlauf und steuert ggf. nach

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Mögliche Schwierigkeiten - was tun, wenn …

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… dein Knowhow Transfer Prozess bisher nicht strukturiert oder es unklar ist, wer ihn führt: Frage den:die L&D Manager:in.

… du den Eindruck hast, dass dir der:die Giver:in Informationen oder Wertungen präsentiert, die du nicht als Teil des Jobs bzw der Art ihn auszufüllen empfindest: Gib der/dem Giver:in eine wertschätzende Rückmeldung dazu oder nimm die Informationen entgegen und kläre deren künftige Verwendung später mit deiner:m Line Manager:in

… zwischen euch die Kommunikation irgendwie nicht so gut funktioniert: � Bitte deine:n Line Manager:in oder den:die L&D Manager:in um Hilfe.

… du Fragen zum Transferprozess hast: Frage den:die L&D Manager:in

… du Fragen zur Job Description oder zu künftigen Veränderungen in �deinem Job hast: Frage den:die Line Manager:in (oder Kreisverantwortliche:n).

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Danke für deine Aufmerksamkeit und hab viel Spaß und Erfolg beim Erkunden und Lernen!