Тема уроку:

Оформлення Р16-21

16 Адресат�

Розташовується праворуч у верхній частині сторінки. Адреси адресата і адресанта зазначаються у такій послідовності:

1) ім’я, по батькові та прізвище адресата (для організації – назва підприємства, організації, установи);

2) вулиця, номер будинку,квартири;

3) населений пункт, номер відділення зв’язку;

4) районі область (у разі потреби);

5) поштовий індекс.

​

Кожний елемент – назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса – друкується з нового рядка. Є кілька способів адресування:

1. Якщо документ адресується організаціям або структурним підрозділам без зазначення посадової особи, то адреса пишеться в називному відмінку:

Академія муніципального управління

Факультет менеджменту

вул. Електриків, 26

Київ, 01001

​

​

2. Якщо документ адресовано конкретній посадовій особі, то в його адресуванні зазначається посада та прізвище посадової особи, у давальному відмінку:

Директору інституту ботаніки

НАН України

доктору природничих наук

Петренку О.І.

​

3. У разі, коли документ адресується кільком посадовим особам, то допускається зазначати в документі не більше ніж чотири адреси. Слово“копія” перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. Якщо документ надсилається більш ніж чотирьом адресатам, складається список на розсилку й на кожному документові зазначається лише один адресат.

4. Якщо документ надсилають до кількох споріднених підприємств та організацій, то адресата зазначають узагальнено:

Управителям комерційних банків м. Києва

​

17 Гриф затвердження

Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

Ці документи набувають юридичної сили з моменту їхнього затвердження.

Елементи грифу затвердження:

1) слово ЗАТВЕРДЖУЮ або ЗАТВЕРДЖЕНО;

2) назва посади або нормативного документа;

3) особистий підпис;

4) ініціали та прізвище особи, що затвердила документ;

5) дата затвердження та номер документа.

​

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ ЗАТВЕРДЖЕНО

Директор школи № 254 Наказ Міністерства

___________Л. Семенова фінансів України

07.10.2020 20.05.2020 № 15

​

18 Резолюція

​

Це напис на документі, зроблений керівником установи, який містить вказівки щодо виконання документа. Він закріплює розпорядження керівника. Розміщується у правому верхньому куті. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів.

Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається, якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

​

Складається з таких елементів:

1) прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ;

2) термін виконання документа;

3) Особистий підпис керівника;

4) дата.

Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою.

Наприклад:

Ткаченку А.В.

Організуйте обговорення

надісланих проектів на

Раді факультету до 20.01.2002

_______________ ________

(підпис керівника) (дата)

​

19 Заголовок до тексту

До тексту документа, який перевищує 10 рядків, слід обов’язково скласти заголовок. Друкується з великої літери, розміщується під назвою виду документа або під номером і датою; відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника “про”, має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа. У заголовку повинно бути не більше ніж 5 рядків, у кожному рядку – до 28 знаків. При великому обсязі допускається продовжувати заголовок до правого поля документа. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовки до текстів у деяких документах повинні мати відповідний відмінок. Наприклад: ПРОТОКОЛ Засідання вченої ради; АКТ Перевірки санітарного стану.

Текст документа, надрукований на форматі А5, дозволяється друкувати без заголовка.

​

20 Відмітка про контроль

Документи, які потребують виконання та відповіді, беруться на контроль.

Розташовується на лівому полі першої сторінки документа (навпроти заголовка до тексту). Проставляють за формою “К”, “Контроль” або контрольною датою виконання. Вона пишеться від руки або наноситься гумовим штемпелем.

​

21 Текст

Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля).

Інформацію може бути подано у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або як поєднання цих форм. Тексти складних документів розбивають на пункти і підпункти (розділи та підрозділи), які нумерують арабськими цифрами з крапками. як правило, текст складається з таких логічних елементів:

1) вступ;

2) докази;

3) закінчення.

Текст розпорядчих документів і листів складається з двох частин. У першій зазначається обґрунтування або підстава для складання документа, а в другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: витяг з наказу – розпорядчу частину без констатуючої, лист – прохання без пояснення.

​