E-PAYSAGE

GT PR U + HE + ESA

Présentation et synthèse des échanges

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Bénédicte Champagne

Stéphane Patart

Quentin Pirlot

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15 octobre 2024

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SOMMAIRE

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- Validation du compte rendu de la dernière réunion (lien)

- Etat des lieux des alimentations de SIEL-SUP inscriptions et planning d’envoi des données jusqu’à l’année académique 24-25

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Modalités de chargement des données 24-25 : dictionnaire et documentation technique

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Préparation du dictionnaire 25-26 : rétroplanning

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Publication des listes de résultats EMLF 24-25

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Services e-paysage

• Présentation ; Synthèse des échanges

- HOPS : adaptations des écrans conditions d’accès et passerelles, mise à jour des PE

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Réorganisation du site e-paysage et du Wiki

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Service LED - conventions avec AHOVOKS

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Registre des étrangers et Registre d’attente sur BCED-WI

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Divers

• Présentation

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Etat des lieux des alimentations de SIEL-SUP inscriptions et planning d’envoi des données jusqu’à l’année académique 24-25

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ALIMENTATION DES DIPLÔMÉS AU 25/09/2024

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ALIMENTATION DES MINI-INSCRIPTIONS AU 25/09/2024

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ALIMENTATION DES FULL-INSCRIPTIONS 21-22 AU 25/09/2024

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ALIMENTATION DES FULL-INSCRIPTIONS 22-23 ET 23-24 AU 25/09/2024

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Qui pour passer le million ?

Au 7 octobre 2024, il y a un total de 994.627 inscriptions en DB de production

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Planning prévu par le décret

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• Reconstruction du passé :

- Article 25 du décret du 17 novembre 2022 (e-paysage): “L’ensemble des données à caractère personnel des étudiants régulièrement inscrits durant l’année académique 2021-2022, qui doivent être collectées par l’ARES en vue de pourvoir la plateforme e-paysage en vertu de l’article 106/4 du décret du 7 novembre 2013, sont transmises par les établissements d’enseignement supérieur au plus tard pour le 1er mai 2023”.

- Article 26 du décret du 17 novembre 2022 (e-paysage): “Les établissements d’enseignement supérieur mettent à disposition de l'ARES, s’ils en disposent, les données à caractère personnel des étudiants régulièrement inscrits auprès d’eux à partir de l’année académique 2017-2018 jusqu’à l’année académique 2020-2021”.

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• Le fil de l’eau :

Article 106/4 du décret du 7 novembre 2013 (Paysage) : “Pour ce qui concerne les étudiants régulièrement inscrits dans l’enseignement supérieur de plein exercice, chaque établissement d’enseignement supérieur visé aux articles 10 à 12 met à disposition, au plus tard pour le 1er février de l’année académique, les données suivantes : [...]” => en vigueur depuis le 30 janvier 2023.

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Proposition de planning d’envoi des données

• Inscriptions régulières
• Finalisation des mini-inscriptions pour tous les établissements pour fin décembre 2024.
• Envoi des full inscriptions jusqu’à l’année académique 2024-2025 incluse pour fin septembre 2025.
• Alimentation des passés d’étudiants inscrits en 2024-2025 à partir de janvier 2025.
• Début de l’envoi au fil de l’eau à partir de l’année académique 2025-2026 (à partir de septembre 2025).

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• Auditeurs libres / Inscriptions à des cours isolés
• À partir de 2025-2026.

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• CAPAES
• À partir de 2025-2026.

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Synthèse des échanges

• Les données présentées dans le graphique relatif aux full inscriptions 2023-2024 sont, pour la grande majorité, partielles étant donné qu’il s’agit des inscriptions qui ont été envoyées, via un set de données minimal, en vue de la constitution des listes de résultats à l’EMLF 2023-2024. Par ailleurs, les établissements ayant envoyé des données dans ce cadre devront les compléter via l’édition d’inscriptions le plus rapidement possible afin d’obtenir un niveau de complétude suffisant pour l’usage par les autres EES et les Com/Del.
• L’objectif à l’avenir sera de proposer des chiffres affinés, notamment sur le taux de complétude des dossiers pour mieux appréhender l’alimentation de SIEL-SUP.
• L’envoi des données au fil de l’eau se fera à des moments clés de l’inscription. Ces derniers avaient été discutés lors d’une précédente réunion du GT et sont en conformité par rapport au cadre légal rappelé ci-dessous :
• Encoder une inscription :
• Au plus tard pour le 30 septembre : envoi des inscriptions dans SIEL-SUP
• Le 15 février : date limite pour les inscriptions tardives
• Modifier une inscription :
• Au plus tard pour le 31/10 : modification d’une inscription existante
• Au plus tard pour le 01/12 : annulation d’une inscription
• Pour le 15 février au plus tard :
• Envoi des réorientations (entre le 31/10 et le 15/02)
• Envoi des allègements 150
• Envoi des preuves dans SIEL-SUP
• L’échéancier des envois sera à l’OJ des prochaines réunions des GT personnes relais et devra être finalisé pour permettre les envois au fil de l’eau prévu à partir de la rentrée académique 24-25.

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Synthèse des échanges (2)

• Les développements relatifs à l’envoi des preuves dans SIEL-SUP sont en cours. Ils feront l’objet de discussions au cours des prochaines réunions de coordination avec les personnes relais. L’objectif à terme est de limiter l’envoi de preuves dans le système SIEL-SUP en parallèle avec la validation des données relatives au passé et réalisée via les Com/Del dans le système et la multiplication des sources authentiques. A ce stade de développement et d’usage, il est recommandé aux EES de continuer à collecter l’ensemble des preuves dans leurs systèmes d’information à la demande d’admission de l’étudiant. De manière générale, l’application et ses usages par les utilisateurs doit atteindre un certain niveau de maturité qui ne sera atteint qu’après quelques années de contrôles par les Com/Del dans l’application. Dès lors, l’envoi des preuves sera encore nécessaire dans les prochaines années.
• Rappel du principe sous-tendant la source authentique SIEL-SUP : les données qui sont validées par les Com/Del lors du contrôle prennent le statut de “validées”, ce qui implique qu’elles sont vraies et que leur utilisation peut se faire en confiance.

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Modalités de chargement des données 24-25 : dictionnaire et documentation technique

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Dictionnaire des données 24-25

• Suite au récent changement décrétal, à la demande des Com/Del et avec l'accord du comité de pilotage e-paysage, une modification a été apportée au dictionnaire SIEL-SUP 2024-2025. Elle concerne la variable FIN_21 : ajout de certaines valeurs et recodification en FIN_22 (car la valeur FIN_21 était utilisée en doublon - elle subsiste au niveau de l’avis des Com/Del). La variable FIN_22 propose dès lors les valeurs suivantes à partir de l’année académique 24-25.

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• La version finale est disponible sur le Wiki e-paysage < section ressources et dictionnaires (lien).

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Adaptation de la documentation technique pour 24-25

• Suite aux adaptations du dictionnaire 2024-2025, la documentation technique relative à l’envoi des full inscriptions a été modifiée.
• La documentation technique relative au web service REST et celle relative au chargement de fichiers intègrent, dans un seul document, tous les changements. Toutefois, au niveau du chargement des fichiers CSV et ce afin d’éviter toute confusion et de modifier le fichier canevas actuellement utilisé par les établissements, un fichier canevas CSV spécifique 24-25 a été créé. La nouvelle documentation est disponible sur le Wiki :

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• Manuel d’utilisation de chargement des full inscriptions par CSV - toute année académique confondue et intégrant les modifications 24-25 (lien)
• Fichier canevas CSV - à partir de 24-25 (lien)
• Manuel d’utilisation d’envoi des full inscriptions par WS REST - toute année académique confondue et intégrant les modifications 24-25 (lien)

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• Les changements ne concernent dès lors que l’envoi des inscriptions dans SIEL-SUP à partir de l’année académique 2024-2025.

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• Pour l’envoi des inscriptions jusque 2023-2024, la documentation et la procédure par rapport aux chargements des fichiers CSV restent inchangées.
• Le manuel d’utilisation de chargement des full inscriptions par CSV intègre les modifications 24-25. Ce qui relève des années académiques précédentes n’a pas été modifié.
• Le fichier canevas CSV - jusque 23-24 inclus - est disponible sur le Wiki (lien)

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Synthèse des échanges

• Certains participants s’étonnent de la différence de caractère entre HE/ESA et U à propos de la FIN_22 (obligatoire en HE/ESA et facultative en U.) Les Com/Del précisent que cela résulte d’une différence dans la procédure de contrôle des Com/Del. Pour information, cette remarque sera remontée pour information en GT Com/Del. Outre le besoin spécifique des Com/Del dans l’opérationnalisation de leur contrôle, l’alimentation de cette donnée par les U serait intéressante pour tous les EES dans le cadre de la simplification du traitement de la demande d’admission.
• Après vérification auprès de l’ETNIC, il est possible de créer des inscriptions en 24-25 avec le fichier CSV conçu jusque 23-24 inclus. Néanmoins, ce dernier n’intègre pas les modifications spécifiques au dictionnaire 24-25 et reprises dans la documentation technique, en ce compris les intitulés de colonne. L’utilisation du fichier 23-24 pour charger des données inscriptions 24-25 engendrera inévitablement plus de cas d’erreurs et des mises à jour via le fichier 24-25 pour les données manquantes. En conclusion, pour les EES qui choisiraient d’utiliser le fichier 23-24 pour créer des inscriptions en 24-25, il en résultera in fine une surcharge de travail importante tant au niveau des services des EES que du support ARES. Il est donc fortement recommandé d’utiliser le fichier de création 24-25 pour charger les inscriptions 24-25.

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Préparation du dictionnaire 25-26 : rétroplanning

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Procédure de constitution du dictionnaire 25-26

1. Rétroactes
1. Une première version du dictionnaire 25-26 a été compilée sur la base des éléments suivants :
• des retours du GT Com/Del ;
• des besoins techniques liés à la plateforme ;
• des besoins liés à l’application de la législation en matière de finançabilité ;
• des retours des EES.
1. Rétroplanning
1. Adaptation et validation par les Com.Del - 07/10/2024
2. Discussion en GT personnes relais - 15/10/2024
3. Information au Copil e-paysage - 24/10/2024
4. Passage en CoDo - courant du mois de novembre 2024
5. Validation électronique par le Copil e-paysage - 15/12/2024
6. Mise en ligne le 16/12/2024
1. Draft du dictionnaire sur le Wiki e-paysage (lien)

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Synthèse des échanges

• Les EES sont invités à faire part de toute remarque ou question concernant le dictionnaire via le support e-paysage.
• Les réunions du CoDo seront fixées après la réunion de coordination.

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Publication des listes de résultats EMLF 24-25

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Mise à disposition des listes de résultats à l’EMLF 24-25

• Rappel de la procédure :
• Création des inscriptions 24-25 des étudiants concernés par l’EMLF pour le lundi 2 décembre 2024 au plus tard dans l’environnement de production de SIEL-SUP via l’envoi d’un set minimal de données, à savoir :
• le NISS (DSE_16) ;
• le code habilitation détaillée (DSI_4) ;
• le code grade académique (DSI_5) ;
• l’année académique (DSI_73) ;
• la position dans le cycle (DSI_15) ;
• le nombre de crédits inscrits au PAE (DSI_20) ;
• la date d’inscription (DSI_29).
• Génération des listes par l’équipe-epaysage et mise à disposition via le module “Listes” de SIEL-SUP à partir du lundi 16 décembre 2024.

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• Les données 23-24 ont été mises à jour en fin d’année académique. Les résultats de l’EMLF sont donc actualisés et disponibles dans les écrans de SIEL-SUP.
• Tutoriel d’utilisation du module “Listes” (lien).

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Synthèse des échanges

• Aucun commentaire.

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Services e-paysage

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Rappel des services techniques déjà disponibles

• Service Personne → signalétique des personnes (RN)
• Service HOPS
• Envoi des PE
• Consommation
• Services SIEL-SUP
• SAPE (en extinction) et DAPE
• Fraudeurs
• Inscriptions
• Services diplomation

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Planification des développements en cours

• 2024-2025
• Historique des signalétiques (récupération mutation)
• Dossier de preuves de l’étudiant
• Module de contrôle Com/Del
• Alimentation de DADi - base de données des diplômés

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• 2025-2026
• Tableau financement DGESVR
• NR
• Consultation des titres d’accès
• SIEL-SUP équivalences

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En attente de planification de la BCED, le passage à la V4 du Service Person lié au passage à Best Adress.

! Impacts sur les services existants EES ! Coexistence à court terme des V3 et V4.

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Synthèse des échanges

• Le service diplomation est disponible d’un point de vue technique mais l’ouverture des flux aux EES dépend de l’approbation du protocole d’échange de données par l’AGE.
• Au niveau du service fraudeur : la proposition débattue en réunion est de ne pas créer, pour les EES qui ne le souhaitent pas, des NISS pour les fraudeurs pour lesquels la fraude a été détectée avant 2024-2025. La raison invoquée est le caractère non obligatoire de la création du NISS dans le décret et la difficulté d’informer la personne à posteriori de cette création. Par contre, la proposition des EES est de créer des NISS pour les fraudeurs associés à une fraude avérée à partir de 2024-2025. L’association d’un NISS a un étudiant fraudeur permet de s’assurer qu’il s’agit de la bonne personne et d’éviter ainsi de devoir faire une recherche floue dans le module “Fraudeurs” de SIEL-SUP.
• Par rapport à l’historique des signalétiques : la signalétique de l’étudiant est générée dans SIEL-SUP inscriptions à partir du NISS. En cas de mutations, SIEL-SUP inscriptions historise les changements liés au/à :
• NISS
• Nom
• Prénom
• Date de naissance
• Nationalité
• Décès
• Répertoire
• La donnée relative au sexe a pour l’instant été refusée par le SPF Intérieur.
• La récupération du statut particulier de la nationalité est, elle, en cours de développement.
• Les EES s’interrogent sur la possibilité d’accéder aux données de la Dimona via SIEL-SUP. Aucune demande en ce sens n’a été formulée auprès du Copil e-paysage. Un planning et un budget doivent être définis. Le besoin des EES doit donc être analysé. Pour ce faire, une enquête via formulaire sera réalisée par l’équipe e-paysage afin de circonscrire les attentes et de pouvoir effectuer une demande formelle auprès des Chambres et du Copil. Il est rappelé que les orientations en matière de simplification et les priorisations sont fixées par le Copil. Toute demande au Copil passe par les chambres qui elles-même en exprime le besoin au Copil e-paysage via leur représentant.

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Synthèse des échanges (2)

• Suite à la planification du projet de centralisation des demandes d’admission des Non résident (NR) aux études contingentées en 2025-2026, le GT CREDAC reprendra ses travaux début 2025.
• Des modifications décrétales sont à prévoir d’urgence étant donné que le décret Paysage planifie une centralisation au niveau de la plateforme e-paysage pour mai 2025.
• Si la demande a été à formulée à l’époque par les EES, l’intérêt d’une centralisation des dossiers de demandes d’admission des NR à ce stade est maintenant remis en cause, tant le système actuel mis en place individuellement par les EES fonctionne correctement et la centralisation impliquerait des développements démesurés par rapport au bénéfice que les EES en retirerait. Cette remarque émane des universités, les HE concernées quant à elle ne se sont pas clairement prononcées.

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HOPS : adaptations des écrans conditions d’accès et passerelles, mise à jour des PE

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Adaptations des écrans conditions d’accès et passerelles

• Les onglets “Conditions d’accès” et “Passerelles” de HOPS ont été modifiés pour plus de clarté et s’intitulent désormais “Conditions d’accès aux études” et “Accès vers d’autres études”.

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• Pour correspondre à la réalité du décret, les données ont été structurées en fonction des articles 107 (accès aux bacheliers de spécialisation), 111 (bacheliers de type court vers des Masters - anciennement “passerelles”) et 114 (bacheliers de type long vers des Masters).

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Rappel de la procédure de mise à jour des PE

• La mise à jour des programmes d’études (PE) pour l’année académique 2025-2026 s’effectuera au sein de la base de données HOPS du 1er mars au 1er juin 2025. Chaque établissement d’enseignement supérieur doit donc mettre à jour les PE des études qu’il organise (uniquement pour les habilitations dont il est référent), en associant, dans HOPS, un programme d’étude au grade académique et à l’habilitation détaillée correspondants.
• La procédure de mise à jour des PE concerne tant la formation initiale que la formation continue (certificats).
• L’actualisation des PE permet une publication de l’offre de formations sur le site mesetudes.be.
• Il est important de communiquer deux liens url pour chaque formation dispensée : un lien renvoyant vers le programme détaillé, un autre vers le formulaire d’admission / d’inscription comme imposé par le règlement européen en matière de SDG.
• La mise à jour des PE peut se faire de trois manières différentes : par web service (technologie SOAP), par encodage manuel dans les écrans de l’application mais aussi par chargement de fichiers CSV.
• En cas de mise à jour des PE par chargement de fichiers, il est demandé aux établissements de prendre contact avec l’équipe e-paysage de l’ARES via l’adresse epaysage@ares-ac.be pour informer de la démarche. Suite à la demande, l’équipe e-paysage fait parvenir un fichier CSV pré rempli, que l’établissement pourra transmettre une fois les données des nouveaux programmes d’études encodées.
• Un PE ne doit pas être actualisé pour une habilitation clôturée (lien vers l’historique des habilitations) ou pour une étude qui n’est pas encore organisable (ex. Master en enseignement section 3).
• Toutes les informations relatives à la mise à jour des programmes d’études sont reprises dans une fiche explicative sur le Wiki e-paysage (lien direct).
• Les référentiels des grades académiques et des habilitations détaillées sont également disponibles sur l'Open data de l’ARES (lien direct).

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Synthèse des échanges

• Par rapport au point sur le PE, il est rappelé qu’il n’y a pas de contrôle de cohérence mis en place au stade actuel entre HOPS et SIEL-SUP. L’enregistrement d’une inscription qui est liée à une habilitation non programmée ou clôturée dans HOPS n’est pas bloqué lors de l’envoi dans SIEL-SUP.
• De la même façon, les données “conditions d’accès” et “accès aux études” ne sont pas exploitées actuellement afin de réaliser des contrôles dans SIEL-SUP.
• A la demande des personnes relais, une extraction des données “conditions d’accès” et “accès aux études” de HOPS a été réalisée et mise à disposition via le Wiki e-paysage (lien).

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Réorganisation du site e-paysage et du Wiki

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Réorganisation du site e-paysage

• Le Google site e-paysage (https://e-paysage.ares-ac.be/) a été revu en vue d’inclure uniquement les présentations et comptes rendus des réunions de coordination (personnes relais, IT, DPO, etc.) ainsi que les archives des réunions.
• Toutes les ressources, à savoir le dictionnaire des données SIEL-SUP et ses différentes versions, la documentation technique de l’ETNIC, les tutoriels d’utilisation des applications, les documents relatifs au cadre juridique, etc., ont été transférées vers le Wiki e-paysage.
• Dès lors, le site e-paysage n’affiche plus désormais que les onglets “GT” - pour retrouver les documents des réunions de l’année académique en cours -, “Ressources” - qui renvoie vers le Wiki -, et “Archives” - qui reprend les documents des réunions de coordination ainsi que les référentiels, dont les dictionnaires, des années académiques précédentes.
• Compte tenu que les réunions des personnes relais rassemblent les représentants des trois types d’enseignement (U + HE + ESA), la distinction par type d’établissement a été supprimée de l’onglet “GT”. Par conséquent, en cliquant sur la rubrique “GT Personnes relais”, vous avez directement accès aux documents de l’année académique en cours.

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Réorganisation du Wiki e-paysage

• Les ressources disponibles au sein du Wiki sont les suivantes :
• Cadre juridique (conventions, arrêtés, délibérations, etc.) ;
• Contexte ;
• Données et flux ;
• Informations IT ;
• Procédures ;
• Rapports (état de complétude de SIEL-SUP, etc.) ;
• Ressources et dictionnaires ;
• Tutoriels.
• La procédure de recherche sur le Wiki et de téléchargement des documents est disponible au lien suivant.

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Synthèse des échanges

• Aucun commentaire.

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Service LED - conventions avec AHOVOKS

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Rappel du contexte

• LED (De leer- en ervaringsbewijzendatabank) = base de données des diplômes de la Communauté flamande.
• En juin 2023, une réunion d’information a eu lieu en présence d’AHOVOKS (le gestionnaire du LED) - accéder à la ppt.
• Etablissement d’une convention cadre entre AHOVOKS et l’ARES concernant la consultation des données.
• Pour pouvoir avoir accès, chaque EES intéressé, après avoir pris connaissance des conditions de la convention cadre, doit envoyer une déclaration d’accord en néerlandais signée à epaysage@ares-ac.be (lien vers la déclaration à signer).
• L’équipe epaysage communiquera les demandes à AHOVOKS et informera la BCED qui ouvrira les accès au service aux EES intéressés.
• Le service sera accessible via la BCED en octobre 2025-2026 (planning prévisionnel) - information sur le planning définitif et documentation suivront.
• Il s’agit à ce stade uniquement d’un web service (pas de consultation écran).
• Toutes les informations et les ressources sont disponibles sur la base de connaissance < Cadre juridique.

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Synthèse des échanges

• Le retour des EES est primordial pour la mise en place du service et l’ouverture des flux par la BCED.
• Il est rappelé que les demandes d’accès au LED doivent être communiqués via le système e-paysage qui fera le relais auprès d’AHOVOKS

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Registre des étrangers et Registre d’attente sur BCED-WI

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Nouveaux services BCED : Registre des étrangers et Registre d’attente

• Actuellement, le Registre des étrangers et le Registre d’attente sont consultables uniquement via l’application BCED-WI et ne sont pas encore disponibles via web service.

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• Présentation des nouveaux écrans (lien).

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Synthèse des échanges

• Aucun commentaire.

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Divers

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

Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

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