ViaComUPC

Compartim un cas d’èxit: gestió electrònica de compres i viatges

Pla de treball

26/03/2015

Continguts

  • Qui som?
  • Què volem aconseguir?
  • Què ens ha inspirat?
  • Seguiment del projecte
  • Linies de futur
  • Quins són els resultats finals que volem obtenir?
  • Com ens organitzarem?
  • Què necessitem?
  • Quin és el nostre calendari?
  • Com gestionarem i difondrem la informació?
  • Com ens mantindrem motivats i implicats?
  • Coherència amb els valors
  • Per acabar…
  • Agraïments.

2/3/15 3ª jornada formació

12/2/15 1ª jornada formació

25/2/15 Hangouts Trello

2/3/15 3ª jornada formació

12/2/15 1ª jornada formació

2/3/15 3ª jornada formació

12/2/15 1ª jornada formació

2/3/15 3ª jornada formació

Oriol Teixidó
Tècnic TIC

UTG Àmbit Camins

José Ángel Fernández
Tècnic TIC

Departament TSC

Marta Carbonell
Cap Àrea de Recursos i Serveis
ETSE Telecomunicació de Barcelona

Josep Maria Haro
Responsable SIC

Departament TSC

Òscar Poncelas
Tècnic de Laboratori

Departament EEL Terrassa

Susana Martín
Tècnic TIC

ETS Arquitectura del Vallés

Montse Mestres
Cap Àrea de Recursos i Serveis

UTG Campus Vilanova

Som un equip multidisciplinari, amb molta empenta i amb moltes ganes de millorar el dia a dia de la universitat.

Som persones amb experiència i preparats en les diferents àrees
d’influència de l’aplicació.

Formem part d’unitats que han mostrat interès en l’ús de l’eina.

Mai Royo
Cap UTG

UTG Àmbit Industrial

És la padrina
de ViaComUPC

Josep Ma

2 Què volem aconseguir?

Aprendre a treballar de forma col·laborativa.

Obtenir resultats útils per a la institució.

Fer possible que les eines d’administració electrònica, creades al Departament de TSC per ajudar a millorar els procediments administratius i a facilitar la feina a les persones, es puguin utilitzar també a altres unitats de la UPC.

Obtenir el suport institucional necessari per tal d’evolucionar les eines actuals per a que es puguin alimentar amb els sistemes d'informació corporatius (gestió de les persones i gestió econòmica), i aportar un valor afegit com a complement de les funcionalitats que ja ofereix SAP actualment.

Susana

3 Què ens ha inspirat?

  • Disposar d’una eina que millora l’eficiència en la gestió de compres i viatges.
  • Molt ben valorada tant per l’administració com pels usuaris.

2008

Inspiració

  • Interès d’altres unitats amb necessitats similars pendents de resoldre.
  • Solució alternativa a l’ús d’eines desconnectades, més volàtils, o parcials, com fulls de càlcul, llistats, documents en paper,...

Interès

  • Oportunitat que ofereix el programa Nexus 24 per poder-ho tirar endavant de forma col·laborativa.

Oportunitat

Susana

4 Què volem aprendre?

Ser més proactius
promovent iniciatives
d’interès per a la
comunitat.

Generar
un producte de coneixement.

Aprendre a
treballar
col·laborativament.

Millorar la
nostra manera
de treballar.

Marta

5 Per a qui ho fem? Amb qui comptem?

Ho fem per a tots els col·lectius de la institució

Esperem feedback de tota la comunitat

El Comitè Nexus24 ha prioritzat el nostre projecte

Mai Royo és la nostra padrina

Comptem amb la implicació activa de 6 unitats, entre UTGs, centres, departaments

Diverses unitats han mostrat el seu interès i estan disposades a ajudar

Marta

6 Quins són els resultats finals que volem obtenir?

Contribuir a promoure l'ús generalitzat d'eines que, com aquestes, aporten els avantatges que pot representar a nivell institucional tenir tots els processos informatitzats.

Definir un full de ruta per aconseguir la plena integració amb els sistemes d'informació de la universitat.

Al final del projecte volem disposar d'un desenvolupament pilot que es pugui posar a prova a diverses unitats.

Aconseguir el recolzament de la institució per continuar endavant amb aquesta iniciativa més enllà del calendari marcat pel programa Nexus24.

Demostrar la viabilitat d'una proposta promoguda i desenvolupada col·laborativament per persones de diferents àmbits i de diverses unitats i campus de la UPC.

Montse

7 Com ens organitzarem?

Utilitzarem Trello
per organitzar-nos les tasques.

Hi haurà un responsable de comunicació per sprint.

Farem reunions presencials cada
3 setmanes

Farem retrospectives per millorar els
el funcionament.

Farem reunions virtuals cada setmana.

Treballarem en sprints de
3 setmanes.

Hi haurà un responsable de funcionament per sprint.

Utilitzarem el correu i Google Hangout per comunicar-nos.

Utilitzarem timeboxing per agilitar les reunions.

Detectem l’excés de
feina i demanem ajuda
a l’equip!

Montse

8 Què necessitarem?

Farem servir eines gratuïtes que ajuden

al treball col·laboratiu:

  • Trello per gestionar el projecte.

  • Google Drive per guardar la informació.

  • Google Hangouts per fer les reunions no presencials.

  • Google Calendar per gestionar les agendes.

Saber com encaixar l'aplicació dins l'engranatge de la gestió a nivell institucional: què hem de fer per ser útils i complementaris amb les eines que ja existeixen i les noves que també s'estan implementant.

Plena implicació participativa i responsable dels membres de l'equip.

Conèixer l'opinió i les necessitats

de les diferents unitats en relació a les eines que els oferirem

Aconseguir col·laboradors disposats a participar en les diferents proves que calgui fer.

Trobar tècnics qualificats en l'àmbit TIC que voluntàriament vulguin contri-

buir en les tasques d'adaptació de les eines actuals per desenvolupar el pilot.

Complicitat de les persones i de la institució.

JA

9 Quin és el nostre calendari?

- Proposta d’encaix dins de l’engranatge institucional.

- Desenvolupament dels mòduls d’adaptació.

- Creació del prototip pilot.

- Sistema de desenvolupament col·laboratiu.

- Entorn de proves i ajustos.

- Full de ruta per a la plena integració.

- Anàlisi dels resultats.

- Proposta de continuïtat.

- Classificació i anàlisi de les dades obtingudes.

- Requisits generals i especificats.

- Definició dels mòduls d’adaptació necessaris.

- Formació sobre les eines de desenvolupament.

- Preparar el codi pels canvis que s’han de fer.

- Formació específica sobre sistemes corporatius.

- Interès per a la institució.

- Informació dels processos a les unitats.

- Altres processos en l’àrea d’influència.

- Entorn de desenvolupament.

- Xarxa de col·laboradors.

INGREDIENTS

FER BULLIR L’OLLA

DELS FOGONS A LA TAULA

PREPARACIÓ

JA

10 Com gestionarem i difondrem la informació?

Documentarem una Bitàcora amb tot el que anem fent:

Farem servir la Comunitat Nexus24 per fer difusió de la Bitàcora, dels arxius multimèdia i les presentacions.

Farem difusió a través d’una llista de distribució amb les persones que han mostrat interès pel projecte.

http://goo.gl/E6Cc9z

Oriol

Documentar la forma de treballar

Publicar la feina que fem

Contactar amb la gent interessada

11 Com ens mantindrem motivats i implicats?

Farem un seguiment continu del projecte per facilitar la detecció dels problemes que sorgeixin. Creiem que aplicar la metodologia SCRUM ens ajudarà a fer-ho així.

Definirem objectius assolibles amb el temps limitat de dedicació al projecte.

Per millorar la cohesió i la motivació del grup, farem les reunions presencials a les diferents ubicacions (Campus de Vilanova, Campus de Terrassa, Campus del Vallès i Campus Nord).

Definirem organitzadors rotatius (tant de l’equip com de la reunió) per tal que tots hàgim d’estar implicats i seguir el dia a dia del projecte.

La implementació de l’eina mitjançant iteracions ens permetrà veure els avanços del projecte sobre un producte que funciona.

Serà un
bon moment per dinar junts ;-)

TRANSPARÈNCIA

Producte que funciona -> Objectius assolibles

Seguiment continu -> Metodologies àgils

12 Coherència amb els valors Nexus24

Amb autonomia.

Treballem de forma auto-organitzada i utilitzant els nostres propis recursos.

Per resultats.

Definim els objectius que volem aconseguir al final del projecte.

En confiança.

Oferim les nostres idees, coneixements i opinions a l’equip de manera sincera.

Amb compromís.

Tot l’equip col·labora. Fem el projecte perquè volem, ningú ens hi obliga.

Amb transparència.

Obrim les reunions a la comunitat i publiquem la informació generada.

Servint la societat.

Volem participar en la millora de la Universitat Pública.

Experimentant.

Provem una nova manera de fer, de co-crear, de millorar col·laborativament

Aprenent.

Aprenem i practiquem formes de treballar de manera col·laborativa.

Oscar

Estem a punt per començar

13 Per acabar...

  • Nous interrogants:

  • Projecte e-comanda!
  • Compres i viatges?
  • Podem ser complementaris?
  • Interconnexió aplicacions?

Oscar

Estem a punt per començar

14 Agraïments...

Oscar

ViaComUPC

Compartim un cas d’èxit: gestió electrònica de compres i viatges

Pla de treball

26/03/2015

Presentació pla de treball ViaComUPC - Google Slides