ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ
3/3/2011
ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΔΗΜΟΣΙΑ ΕΓΓΡΑΦΑ
Σhttp://www.fa3.gr/nomothesia_2/nomoth_gen/8_NEW_kodikas_dimosion_ypallilon.htmτην παράγραφο 1 του άρθρου 5 του Ν.2690/1999 (ΦΕΚ 45/Α΄) δίνεταιhttp://www.fa3.gr/nomothesia_2/nomoth_gen/8_NEW_kodikas_dimosion_ypallilon.htmαι ο εξής ορισμός του διοικητικού εγγράφου: «Ως διοικητικά έγγραφα νοούνται όσα συντάσσονται από τις δημόσιες υπηρεσίες, όπως εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, εγκύκλιες οδηγίες, απαντήσεις της Διοίκησης, γνωμοδοτήσεις κι αποφάσεις». Σύμφωνα με τον Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας (άρθρο 438) δημόσιο έγγραφο καλείται κάθε έγγραφο το οποίο συντάσσεται κατά τους τύπους που ορίζει ο νόμος, από δημόσιο υπάλληλο, ή λειτουργό, ή πρόσωπο που ασκεί δημόσια υπηρεσία ή λειτουργία, εφόσον το εκδίδον το έγγραφο όργανο, είναι καθ’ ύλην και κατά τόπο αρμόδιο για πιστοποίηση όσων βεβαιώνονται στο έγγραφο ότι έγιναν από το πρόσωπο που συνέταξε το έγγραφο, ή ότι έγιναν ενώπιόν του. Ο εννοιολογικός προσδιορισμός του δημοσίου εγγράφου του πιο πάνω άρθρου είναι ενιαίος σε όλο το δίκαιο
(Α.Π. 1267/1997 ΝΟΒ 1998, 562).22
3/3/2011
ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ
1. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ
2. ΣΧΕΔΙΟ
Είναι κάθε κείμενο που φέρει τις μονογραφές του συντάκτη του και των ιεραρχικά προϊσταμένων του, μέχρι την τελική υπογραφή του αρμοδίου -σύμφωνα με νομοθετική διάταξη- οργάνου:
Υπουργού
Γενικού Γραμματέα
Διευθυντή, κ.λπ.
3/3/2011
ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ
3. ΣΥΝΤΑΚΤΗΣ
Είναι αυτός που συντάσσει το έγγραφο και συμπληρώνει όλα τα συνοδευτικά στοιχεία του κειμένου:
Παραλήπτες
Κοινοποιήσεις, κ.λπ.
4. ΥΠΟΓΡΑΦΗ
Είναι η τελική ιδιόχειρη υπογραφή που τίθεται σε κάθε σχέδιο από το όργανο στο οποίο ανήκει η αρμοδιότητα έκδοσης του εγγράφου ή από το όργανο που είναι νόμιμα εξουσιοδοτημένο. Η υπογραφή τίθεται στο κενό που σχηματίζεται ανάμεσα στην ιδιότητα που τίθεται άνω και στο ονοματεπώνυμο αυτού που υπογράφει που τίθεται κάτω από την ιδιότητα. Η υπογραφή συνοδευόμενη με τα λοιπά στοιχεία: ιδιότητα, ονοματεπώνυμο, όταν τίθεται στο τέλος του εγγράφου είναι δηλωτική της αποδοχής του περιεχομένου του.
3/3/2011
ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ
5. ΠΡΟΣΥΠΟΓΡΑΦΗ
Είναι η μονογραφή* πάνω στο σχέδιο που έχει καταρτίσει ο συντάκτης όλων των ενδιάμεσων μέχρι τον τελικό υπογράφοντα, με την οποία δηλώνουν την συμφωνία τους ως προς το περιεχόμενό του. Κατά την προσυπογραφή ακολουθείται η ιεραρχική οδός και χρησιμοποιείται η σφραγίδα προσυπογραφής. Κάθε υπάλληλος που προσυπογράφει οποιοδήποτε έγγραφο ή πράξη, οφείλει να θέτει παραπλεύρως της προσυπογραφής του την ακριβή ημερομηνία κατά την οποία προσυπέγραψε (Ν.1943/91, άρθρο 7, παράγραφος 5). Με την προσυπογραφή δηλώνεται η συμφωνία, προς το περιεχόμενο, όλων όσων συμπράττουν. Αν ο υπάλληλος έχει αντίθετη γνώμη για εντελλόμενη ενέργεια, για την οποία είναι αναγκαία η προσυπογραφή ή η θεώρησή του, οφείλει να την διατυπώσει εγγράφως για να απαλλαγεί από την ευθύνη. Οι προϊστάμενοι όλων των βαθμίδων οφείλουν να προσυπογράφουν τα έγγραφα που ανήκουν στην αρμοδιότητά τους και εκδίδονται με την υπογραφή του προϊσταμένου τους. Αν διαφωνούν, οφείλουν να διατυπώσουν εγγράφως τις τυχόν αντιρρήσεις τους. Αν παραλείψουν να προσυπογράψουν το έγγραφο θεωρείται ότι το προσυπέγραψαν. (Βλ. άρθρο 25 παράγρ. 4-5 του Ν. 2683/1999 )
*ΜΟΝΟΓΡΑΦΗ είναι, η υπογραφή με τα αρχικά μόνο στοιχεία του ονοματεπώνυμου.
3/3/2011
ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ
6. ΣΥΝΥΠΟΓΡΑΦΗ
Όταν οι τελικοί υπογράφοντες είναι περισσότεροι από ένας, τότε πρόκειται για συνυπογραφή. Παράδειγμα, στις κοινές υπουργικές αποφάσεις, οι τελικοί υπογράφοντες - οι υπουργοί – είναι περισσότεροι από ένας.
7. ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΗ
Είναι ο χαρακτηρισμός του εγγράφου με έναν όρο που δηλώνει ότι η γνωστοποίησή του σε αναρμόδιο ή άγνωστο πρόσωπο θα επέφερε ζημία στο κράτος. Ανάλογα με τη σοβαρότητα της ζημίας, το έγγραφο χαρακτηρίζεται με κατάλληλο βαθμό ασφαλείας.
3/3/2011
ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ
8. ΒΑΘΜΟΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
3/3/2011
ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ
9. ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑ
Είναι ο χαρακτηρισμός του εγγράφου με έναν όρο που δηλώνει ότι η διεκπεραίωσή του πρέπει να γίνει σε συγκεκριμένο χρόνο, ώστε να μην προκληθεί δυσλειτουργία του συστήματος .Τον βαθμό προτεραιότητας τον επιλέγει ο συντάκτης βάσει των στοιχείων και της φύσης του περιεχομένου του εγγράφου. Την ευθύνη για τον βαθμό προτεραιότητας τη φέρει η υπηρεσία.
Εξαιρετικά Επείγον (Για διεκπεραίωση το συντομότερο δυνατό).
Επείγον (Για διεκπεραίωση σε διάστημα μικρότερο του ευλόγου, για να διεκπεραιωθεί, χρόνου).
Κοινό (Για διεκπεραίωση κατά τη φυσιολογική σειρά βάσει της ημερομηνίας του).
Όταν το έγγραφο δεν έχει χαρακτηριστεί εξαιρετικά επείγον ή επείγον θεωρείται ως προς το βαθμό προτεραιότητας ως κοινό.
3/3/2011
ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ
10. ΕΙΔΙΚΗ ΜΕΤΑΧΕΙΡΙΣΗ
Επιβάλλεται σε ορισμένα έγγραφα, οπότε χρησιμοποιείται μια από τις ακόλουθες ενδείξεις:
Προσωπικό (Όταν το έγγραφο πρέπει να παραδοθεί στα χέρια του αποδέκτη μέσα σε κλειστό φάκελο)
Με Απόδειξη (Όταν ο παραλήπτης λαμβάνει το έγγραφο κατόπιν υπογραφής του).
Με Αγγελιαφόρο (Όταν ο παραλήπτης το λαμβάνει με αγγελιαφόρο).
11. Διεκπεραίωση
Είναι το σύνολο των ενεργειών που μεσολαβούν μεταξύ της κατάρτισης του σχεδίου και της παράδοσης του ακριβούς αντιγράφου του:
- στον ίδιο τον παραλήπτη (Εσωτερική Διακίνηση) ή
- στην ταχυδρομική υπηρεσία (Εξωτερική Διακίνηση)
Στη διαδικασία, λοιπόν, της διεκπεραίωσης περιλαμβάνονται και η παραβολή, η επικύρωση, το σφράγισμα, η αναπαραγωγή, η τοποθέτηση σε φακέλους.
3/3/2011
ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ
Για να είναι ένα διοικητικό έγγραφο έγκυρο θα πρέπει να υφίστανται, μεταξύ άλλων, οι παρακάτω προϋποθέσεις:
3/3/2011
ΕΙΔΗ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Η αλληλογραφία στις Δημόσιες Υπηρεσίες διεξάγεται με τα παρακάτω είδη εγγράφων:
3/3/2011
ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΕΥΡΕΙΑΣ ΧΡΗΣΗΣ
(Χρόνος διατήρησης)
(βαθμός Ασφαλείας)
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ
ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ Αθήνα / / 2002
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Αριθ. Πρωτ. :
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ (βαθμός προτεραιότητας)
ΤΜΗΜΑ
ΠΡΟΣ :
Ταχ. Δ/νση : ΚΟΙΝ. :
Ταχ. Κώδικας :
Πληροφορίες :
Τηλέφωνο :
Fax : :
E-Mail :
ΘΕΜΑ :
Σχετ. :
˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜
˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜
˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜
(υπογραφή)
Ακριβές Αντίγραφο
Ο Προϊστάμενος της Γραμματείας
(υπογραφή) - (σφραγίδα)
3/3/2011
ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Τα Δ.Ε έγγραφα χωρίζονται σε έξι μέρη:
1. Προμετωπίδα
2. Κύριο Κείμενο
3. Υπογραφές
4. Σφραγίδες
5. Συνημμένα
6. Παραρτήματα
3/3/2011
ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
2. Το Κύριο Κείμενο αποτελείται από:
την εισαγωγή
το κύριο θέμα
τα συμπεράσματα
τις προτάσεις
3. Οι Υπογραφές�Τα έγγραφα υπογράφονται από αυτούς που κατά τις οικείες διατάξεις έχουν το δικαίωμα της υπογραφής. Η υπογραφή είναι ιδιόχειρη και τίθεται κάτω από τον τίτλο του υπογράφοντος. Στην περίπτωση που κωλύεται αυτός που έχει το δικαίωμα της υπογραφής, υπογράφει ο αναπληρωτής με τον τίτλο του αναπληρούμενου αλλά με την ένδειξη «κ.α.α.» (και αντ’ αυτού) πάνω από την υπογραφή του.�Παράδειγμα:�Ο Γενικός Διευθυντής
κ.α.α.
(υπογραφή)
Γεώργιος………………………
3/3/2011
ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
4. Οι Σφραγίδες
Η υπηρεσιακή σφραγίδα τίθεται σε κάθε πρωτότυπο έγγραφο και σε κάθε ακριβές του αντίγραφο. Η σφραγίδα τίθεται μπροστά από την υπογραφή με τρόπο ώστε το δεξί της τμήμα να αγγίζει το αριστερό άκρο της υπογραφής. Στην περίπτωση του πρωτότυπου εγγράφου τίθεται δίπλα στην ιδιόχειρη υπογραφή. Στην περίπτωση του ακριβούς αντιγράφου τίθεται δίπλα στην υπογραφή αυτού που επικυρώνει.
5. Τα Συνημμένα
Όλα τα συναποστελόμενα μαζί με ένα έγγραφο χαρακτηρίζονται ως συνημμένα. Στο τέλος του εγγράφου και στο αριστερό τμήμα της σελίδας και πριν από τον τυχόν πίνακα διανομής, αναγράφεται η ένδειξη «Συνημμένα» και αριθμούνται τα συναποστελλόμενα για να εξασφαλιστεί τόσο η αποστολή όσο και η λήψη αυτών. Αντί του «Συνημμένα» χρησιμοποιείται όλο και περισσότερο η λέξη «Επισυνάπτονται».
3/3/2011
ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
�6.Τα Παραρτήματα
Όταν εκτιμάται ότι μαζί με το έγγραφο πρέπει να τεθούν υπόψη στοιχεία τα οποία δεν είναι δυνατόν να περιληφθούν στο κείμενο, επειδή π.χ. έχουν μορφή πινάκων, οργανογραμμάτων, γραφημάτων κ.λπ., σκόπιμο είναι τα στοιχεία αυτά να απεικονίζονται σε «Παραρτήματα» τα οποία και αποτελούν αναπόσπαστο και ουσιαστικό μέρος του εγγράφου.
Με τα Παραρτήματα δεν διασπάται η ενότητα του κειμένου και εξασφαλίζεται η πληρότητά του. Τα Παραρτήματα είναι δυνατόν να φέρουν διαφορετικό βαθμό ασφαλείας από το έγγραφο, ουδέποτε όμως ανώτερο τούτου.
Σημείωση: Σε ειδικές περιπτώσεις, όταν απευθυνόμαστε σε πολίτες και κρίνουμε ότι πρέπει το ύφος του εγγράφου να είναι πιο φιλικό, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε στην αρχή του εγγράφου μια προσφώνηση, όπως «Κύριε...» ή «Κυρία...».
Προσφώνηση μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και στα έγγραφα που απευθύνονται σε προϊσταμένους πολιτειακών, εκκλησιαστικών ή στρατιωτικών αρχών.
3/3/2011
ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Η οπτικά ευχάριστη μορφή των διοικητικών εγγράφων συντελεί στην ευκολότερη και πληρέστερη κατανόησή τους.
Για το λόγο αυτό, σκόπιμο είναι να προσέχουμε ιδιαίτερα τα παρακάτω σημεία τα οποία συντελούν στο να γίνει το έγγραφο φιλικότερο προς τον αναγνώστη:
3/3/2011
ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
3/3/2011
�ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
3/3/2011
�ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
3/3/2011
�ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
3/3/2011
�ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
3/3/2011
�ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε
3/3/2011
�ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε
Η υιοθέτηση εφαρμογής ενός συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων προσφέρει τόσο στην υπηρεσία όσο και στους υπαλλήλους τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:
3/3/2011
�ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε
Με το ν. 2672/1998, άρθρο 14 (ΦΕΚ 290/Α΄) καθιερώνεται η ηλεκτρονική επικοινωνία στη Δημόσια Διοίκηση.
ΠΩΣ ΘΑ ΓΙΝΕΤΑΙ Η ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕ ΤΙΣ ΔΗΜΟΣΙΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΜΕΣΩ ΤΗΛΕΟΜΟΙΟΤΥΠΟΥ (FAX) ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ (E-MAIL) ��Η ηλεκτρονική επικοινωνία ισχύσει από 1/3/1999 και αφορά τη διακίνηση εγγράφων: �α. με τηλεομοιοτυπία (FAX) και
β. με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail)
Εφαρμόζεται όταν το έγγραφο διακινείται:
3/3/2011
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε
- αποφάσεις �- γνωμοδοτήσεις �- εγκύκλιοι �- οδηγίες �- εκθέσεις �- μελέτες �- πρακτικά �- στατιστικά στοιχεία �- υπηρεσιακά σημειώματα �- έγγραφες εισηγήσεις
3/3/2011
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε
�- γνωμοδοτήσεις �- ερωτήματα �- αιτήσεις �- απαντήσεις �- εγκύκλιοι �- οδηγίες �- εκθέσεις �- μελέτες �- πρακτικά �- στατιστικά στοιχεία �- υπηρεσιακά σημειώματα �- έγγραφες εισηγήσεις
3/3/2011
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε
3/3/2011
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε
Εξαίρεση 1. Τα έγγραφα που χαρακτηρίζονται ως απόρρητα, καθώς και όλα εκείνα για τα οποία η κείμενη νομοθεσία απαγορεύει τη χορήγηση αντιγράφου (νόμος 1599/1986,άρθρο16)
Εξαίρεση 2. Τα έγγραφα που περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, σύμφωνα με τη νομοθεσία για την προστασία των ατόμων από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (νόμος 2472/1997, άρθρο 2, περ. β΄)
Εξαίρεση 3. Οι αιτήσεις, προσφορές και δικαιολογητικά συμμετοχής στις διαδικασίες πρόσληψης προσωπικού με οποιαδήποτε σχέση, στους διαγωνισμούς ή διαδικασίες ανάθεσης δημοσίων έργων, μελετών, προμηθειών, παροχής υπηρεσιών ή σε άλλους δημόσιους διαγωνισμούς, οι οποίοι πραγματοποιούνται βάσει προκήρυξης, εκτός αν ορίζεται διαφορετικά από ειδικές διατάξεις ή από την οικεία προκήρυξη συμμετοχής.
Εξαίρεση 4. Τα έγγραφα για τα οποία προβλέπεται από τις κείμενες διατάξεις η υποβολή τους σε πρωτότυπο ή επικυρωμένα αντίγραφα.
3/3/2011
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε
Εξαίρεση 5. Τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται ως δικαιολογητικά για την εξόφληση τίτλων πληρωμής.
Εξαίρεση 6. Τα αποδεικτικά είσπραξης
Η διοίκηση είναι υποχρεωμένη να ενημερώνει τον ενδιαφερόμενο σε κάθε περίπτωση που υφίσταται απαγόρευση διακίνησης εγγράφου με τηλεομοιοτυπία ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (νόμος 2672/1998, άρθρο 14, παρ. 6)
ΠΡΟΣΘΕΤΕΣ ΕΞΑΙΡΕΣΕΙΣ
Εκτός από τις παραπάνω εξαιρέσεις μπορούν να εξαιρούνται και άλλες κατηγορίες εγγράφων από τη διακίνηση με fax ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, εφόσον για κάτι τέτοιο υπάρχουν ειδικοί λόγοι. Οι πρόσθετες αυτές εξαιρέσεις μπορούν να ορισθούν με κοινές υπουργικές αποφάσεις που εκδίδονται εντός αποκλειστικής προθεσμίας 4 μηνών από δημοσίευση του νόμου, δηλαδή μέχρι τις 28 Απριλίου 1999.
3/3/2011
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε
ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΓΚΥΡΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ ή ΛΗΨΗ ΤΗΛΕΟΜΟΙΟΤΥΠΟΥ (FAX) ��1. ΧΑΡΤΟΣΗΜΟ: ΔΕΝ ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ �Η αίτηση που υποβάλλεται με fax σε μια δημόσια υπηρεσία δε χαρτοσημαίνεται. Αν για τη χορήγηση του πιστοποιητικού ή άλλου είδους βεβαίωσης απαιτείται η καταβολή παράβολου ή άλλου τέλους υπέρ του δημοσίου ή τρίτων, τα σχετικά παραστατικά πρέπει να προσκομίζονται κατά την παραλαβή του. Στην περίπτωση αυτή δεν είναι δυνατή η αποστολή του πιστοποιητικού ή της βεβαίωσης με fax.
2. ΠΩΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ ΤΟ ΤΗΛΕΟΜΟΙΟΤΥΠΟ (FAX)
Η συσκευή fax του αποστολέα πρέπει να αφήνει ευκρινές αποτύπωμα στο αποδεικτικό αποστολής (που είναι το χαρτάκι που εκδίδει αυτόματα η συσκευή αμέσως μετά το τέλος της διαδικασίας αποστολής μιας ή περισσοτέρων σελίδων). �Επίσης ευκρινές αποτύπωμα πρέπει να αφήνει και η συσκευή του λήπτη (στο περιθώριο της λαμβανόμενης σελίδας).
Το αποτύπωμα του αποστολέα (αποδεικτικό αποστολής) περιλαμβάνει:
Το αποτύπωμα του λήπτη (εγγραφή στο περιθώριο τη σελίδας) περιλαμβάνει:
3/3/2011
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε
ΦΥΛΛΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ��Τα έγγραφα που αποστέλλονται με fax από υπηρεσίες πρέπει να συνοδεύονται απαραίτητα από φύλλο αποστολής που περιέχει:
α. τον πλήρη τίτλο και διεύθυνση της αποστέλλουσας υπηρεσίας
β. τα στοιχεία του αποστελλόμενου εγγράφουν δηλαδή: �- θέμα �- αριθμό πρωτοκόλλου �- ημερομηνία έκδοσης �- πλήρη τίτλο υπηρεσίας που έχει εκδώσει το έγγραφο, αν αυτή δεν είναι ίδια με την υπηρεσία που το αποστέλλει
γ. τον αριθμό των σελίδων που αποστέλλονται
δ. τα στοιχεία του χειριστή του fax που αποστέλλει το μήνυμα, δηλαδή: �- ονοματεπώνυμο �- ιδιότητα �- αριθμό τηλεφώνου �- αριθμό fax, στην περίπτωση που το fax στο οποίο δέχεται μηνύματα, δεν συμπίπτει με το fax αποστολής �- υπογραφή
3/3/2011
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε
Αν το fax αποστέλλει ο πολίτης το φύλλο αποστολής πρέπει να περιέχει:
α. ονοματεπώνυμο (για φυσικό πρόσωπο) ή επωνυμία (για νομικό πρόσωπο)
β. ταχυδρομική διεύθυνση κατοικίας (για φυσικό πρόσωπο) ή έδρας (για νομικό πρόσωπο)
γ. αριθμό τηλεφώνου ή fax
δ. ημερομηνία έκδοσης του εγγράφου που αποστέλλει
ε. υπόμνηση του αριθμού των σελίδων που αποστέλλονται
στ. υπογραφή του αποστολέα, αν έιναι φυσικό πρόσωπο ή τα στοιχεία του χειριστή του fax, αν είναι νομικό πρόσωπο, δηλαδή: �- ονοματεπώνυμο �- ιδιότητα �- αριθμό τηλεφώνου �- αριθμό fax στην περίπτωση πυ το fax στο οποίο δέχεται μηνύματα δεν συμπίπτει με το fax αποστολής �- υπογραφή
3/3/2011
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε
ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΕΓΚΥΡΗΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν προέρχονται από υπηρεσία ή δημόσιο φορέα πρέπει να περιέχουν απαραίτητα:
α. τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστολέα και λήπτη
β. τον πλήρη τίτλο της αποστέλλουσας υπηρεσίας
γ. τα στοιχεία προσδιορισμού της ταυτότητας του αποστελλόμενου μηνύματος και συγκεκριμένα: �- θέμα �- ημερομηνία �- αριθμό πρωτοκόλλου, αν υπάρχει
δ. τα στοιχεία του χειριστή που έχει ορισθεί υπεύθυνος για την παρακολούθηση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, δηλαδή: �- ονοματεπώνυμο �- ιδιότητα �- αριθμό τηλεφώνου και fax
3/3/2011
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε
Όταν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλονται από ιδιώτη, περιέχουν απαραίτητα:
3/3/2011
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε
3/3/2011
�ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ
Με την ευρύτατη διάδοση των προσωπικών υπολογιστών ανασχεδιάσθηκαν οι διαδικασίες που εκτελούνται στο χώρο του « γραφείου» και προέκυψε ένα σύνολο εφαρμογών που είναι γνωστό ως Αυτοματοποίηση Γραφείου. Στο πλαίσιο αυτό αναπτύχθηκαν εξειδικευμένες εφαρμογές για τη διαχείριση των εγγράφων που ονομάζονται Συστήματα Ηλεκτρονικής Επεξεργασίας Εγγράφων (ΣΗΕΕ)(ELECTRONIC DOCUMENT PROCESSING SYSTEMS – EDPS ).
3/3/2011
�ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ
Τα συστήματα αυτά μπορεί να είναι απλά ή σύνθετα.
3/3/2011
�ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ
ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΟΥ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ
Η αυτοματοποίηση του πρωτοκόλλου είναι απαραίτητη γιατί:
3/3/2011
ΕΥΧΑΡΙΣΤΩ ΠΟΛΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΟΧΗ ΣΑΣ !!!
3/3/2011