1 of 40

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

  • ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΔΗΜΟΣΙΑ ΕΓΓΡΑΦΑ
  • ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ
  • ΕΙΔΗ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
  • ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
  • ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε
  • ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ
  • ΤΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ WINDOWS XP
  • Ο ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΤΗΣ ΚΕΙΜΕΝΟΥ MICROSOFT WORD

3/3/2011

2 of 40

ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΔΗΜΟΣΙΑ ΕΓΓΡΑΦΑ

Σhttp://www.fa3.gr/nomothesia_2/nomoth_gen/8_NEW_kodikas_dimosion_ypallilon.htmτην παράγραφο 1 του άρθρου 5 του Ν.2690/1999 (ΦΕΚ 45/Α΄) δίνεταιhttp://www.fa3.gr/nomothesia_2/nomoth_gen/8_NEW_kodikas_dimosion_ypallilon.htmαι ο εξής ορισμός του διοικητικού εγγράφου: «Ως διοικητικά έγγραφα νοούνται όσα συντάσσονται από τις δημόσιες υπηρεσίες, όπως εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, εγκύκλιες οδηγίες, απαντήσεις της Διοίκησης, γνωμοδοτήσεις κι αποφάσεις». Σύμφωνα με τον Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας (άρθρο 438) δημόσιο έγγραφο καλείται κάθε έγγραφο το οποίο συντάσσεται κατά τους τύπους που ορίζει ο νόμος, από δημόσιο υπάλληλο, ή λειτουργό, ή πρόσωπο που ασκεί δημόσια υπηρεσία ή λειτουργία, εφόσον το εκδίδον το έγγραφο όργανο, είναι καθ’ ύλην και κατά τόπο αρμόδιο για πιστοποίηση όσων βεβαιώνονται στο έγγραφο ότι έγιναν από το πρόσωπο που συνέταξε το έγγραφο, ή ότι έγιναν ενώπιόν του. Ο εννοιολογικός προσδιορισμός του δημοσίου εγγράφου του πιο πάνω άρθρου είναι ενιαίος σε όλο το δίκαιο

(Α.Π. 1267/1997 ΝΟΒ 1998, 562).22

3/3/2011

3 of 40

ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ

1. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ

  • ΓΝΗΣΙΑ (είναι τα έγγραφα με ολοκληρωτικά ηλεκτρονική υπόσταση, δηλ. καταχωρήσεις ηλεκτρονικών δεδομένων σε μαγνητικό υλικό (π.χ. σκληρό δίσκο, δισκέτα, zip, c.d. κ.λπ.)
  • ΜΗ ΓΝΉΣΙΑ (είναι χάρτινα έγγραφα με περιεχόμενο και υπογραφή ηλεκτρονικά αποτυπωμένη σ’ αυτά π.χ. τηλεομοιότυπο και τηλέτυπο (telex)

2. ΣΧΕΔΙΟ

Είναι κάθε κείμενο που φέρει τις μονογραφές του συντάκτη του και των ιεραρχικά προϊσταμένων του, μέχρι την τελική υπογραφή του αρμοδίου -σύμφωνα με νομοθετική διάταξη- οργάνου:

Υπουργού

Γενικού Γραμματέα

Διευθυντή, κ.λπ.

3/3/2011

4 of 40

ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ

3. ΣΥΝΤΑΚΤΗΣ

Είναι αυτός που συντάσσει το έγγραφο και συμπληρώνει όλα τα συνοδευτικά στοιχεία του κειμένου:

 Παραλήπτες

 Κοινοποιήσεις, κ.λπ.

4. ΥΠΟΓΡΑΦΗ

Είναι η τελική ιδιόχειρη υπογραφή που τίθεται σε κάθε σχέδιο από το όργανο στο οποίο ανήκει η αρμοδιότητα έκδοσης του εγγράφου ή από το όργανο που είναι νόμιμα εξουσιοδοτημένο. Η υπογραφή τίθεται στο κενό που σχηματίζεται ανάμεσα στην ιδιότητα που τίθεται άνω και στο ονοματεπώνυμο αυτού που υπογράφει που τίθεται κάτω από την ιδιότητα. Η υπογραφή συνοδευόμενη με τα λοιπά στοιχεία: ιδιότητα, ονοματεπώνυμο, όταν τίθεται στο τέλος του εγγράφου είναι δηλωτική της αποδοχής του περιεχομένου του.

3/3/2011

5 of 40

ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ

5. ΠΡΟΣΥΠΟΓΡΑΦΗ

Είναι η μονογραφή* πάνω στο σχέδιο που έχει καταρτίσει ο συντάκτης όλων των ενδιάμεσων μέχρι τον τελικό υπογράφοντα, με την οποία δηλώνουν την συμφωνία τους ως προς το περιεχόμενό του. Κατά την προσυπογραφή ακολουθείται η ιεραρχική οδός και χρησιμοποιείται η σφραγίδα προσυπογραφής. Κάθε υπάλληλος που προσυπογράφει οποιοδήποτε έγγραφο ή πράξη, οφείλει να θέτει παραπλεύρως της προσυπογραφής του την ακριβή ημερομηνία κατά την οποία προσυπέγραψε (Ν.1943/91, άρθρο 7, παράγραφος 5). Με την προσυπογραφή δηλώνεται η συμφωνία, προς το περιεχόμενο, όλων όσων συμπράττουν. Αν ο υπάλληλος έχει αντίθετη γνώμη για εντελλόμενη ενέργεια, για την οποία είναι αναγκαία η προσυπογραφή ή η θεώρησή του, οφείλει να την διατυπώσει εγγράφως για να απαλλαγεί από την ευθύνη. Οι προϊστάμενοι όλων των βαθμίδων οφείλουν να προσυπογράφουν τα έγγραφα που ανήκουν στην αρμοδιότητά τους και εκδίδονται με την υπογραφή του προϊσταμένου τους. Αν διαφωνούν, οφείλουν να διατυπώσουν εγγράφως τις τυχόν αντιρρήσεις τους. Αν παραλείψουν να προσυπογράψουν το έγγραφο θεωρείται ότι το προσυπέγραψαν. (Βλ. άρθρο 25 παράγρ. 4-5 του Ν. 2683/1999 )

*ΜΟΝΟΓΡΑΦΗ είναι, η υπογραφή με τα αρχικά μόνο στοιχεία του ονοματεπώνυμου.

3/3/2011

6 of 40

ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ

6. ΣΥΝΥΠΟΓΡΑΦΗ

Όταν οι τελικοί υπογράφοντες είναι περισσότεροι από ένας, τότε πρόκειται για συνυπογραφή. Παράδειγμα, στις κοινές υπουργικές αποφάσεις, οι τελικοί υπογράφοντες - οι υπουργοί – είναι περισσότεροι από ένας.

7. ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΗ

Είναι ο χαρακτηρισμός του εγγράφου με έναν όρο που δηλώνει ότι η γνωστοποίησή του σε αναρμόδιο ή άγνωστο πρόσωπο θα επέφερε ζημία στο κράτος. Ανάλογα με τη σοβαρότητα της ζημίας, το έγγραφο χαρακτηρίζεται με κατάλληλο βαθμό ασφαλείας.

3/3/2011

7 of 40

ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ

8. ΒΑΘΜΟΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ

  • Άκρως Απόρρητο (Για θέματα ύψιστης εθνικής σπουδαιότητας ή όταν περιλαμβάνει στοιχεία που αφορούν την ιδιωτική ή οικογενειακή ζωή τρίτων). Σχετικές οι διατάξεις ιδίως των νόμων 2690/99 άρθρο 5 και 2472/97.
  • Απόρρητο (Όταν πρέπει να λαμβάνουν γνώση μόνο τα απολύτως αναγκαία πρόσωπα).
  • Εμπιστευτικό (Όταν οι πληροφορίες που περιέχει μπορούν να προκαλέσουν δυσλειτουργίες αν περιέλθουν σε γνώση αναρμοδίων).
  • Αδιαβάθμητο (Όταν δεν έχει χαρακτηρισθεί με κάποιο από τους ως άνω βαθμούς ασφαλείας).

3/3/2011

8 of 40

ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ

9. ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑ

Είναι ο χαρακτηρισμός του εγγράφου με έναν όρο που δηλώνει ότι η διεκπεραίωσή του πρέπει να γίνει σε συγκεκριμένο χρόνο, ώστε να μην προκληθεί δυσλειτουργία του συστήματος .Τον βαθμό προτεραιότητας τον επιλέγει ο συντάκτης βάσει των στοιχείων και της φύσης του περιεχομένου του εγγράφου. Την ευθύνη για τον βαθμό προτεραιότητας τη φέρει η υπηρεσία.

  • Οι βαθμοί προτεραιότητας είναι:

Εξαιρετικά Επείγον (Για διεκπεραίωση το συντομότερο δυνατό).

Επείγον (Για διεκπεραίωση σε διάστημα μικρότερο του ευλόγου, για να διεκπεραιωθεί, χρόνου).

Κοινό (Για διεκπεραίωση κατά τη φυσιολογική σειρά βάσει της ημερομηνίας του).

Όταν το έγγραφο δεν έχει χαρακτηριστεί εξαιρετικά επείγον ή επείγον θεωρείται ως προς το βαθμό προτεραιότητας ως κοινό.

3/3/2011

9 of 40

ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ

10. ΕΙΔΙΚΗ ΜΕΤΑΧΕΙΡΙΣΗ

Επιβάλλεται σε ορισμένα έγγραφα, οπότε χρησιμοποιείται μια από τις ακόλουθες ενδείξεις:

Προσωπικό (Όταν το έγγραφο πρέπει να παραδοθεί στα χέρια του αποδέκτη μέσα σε κλειστό φάκελο)

Με Απόδειξη (Όταν ο παραλήπτης λαμβάνει το έγγραφο κατόπιν υπογραφής του).

Με Αγγελιαφόρο (Όταν ο παραλήπτης το λαμβάνει με αγγελιαφόρο).

11. Διεκπεραίωση

Είναι το σύνολο των ενεργειών που μεσολαβούν μεταξύ της κατάρτισης του σχεδίου και της παράδοσης του ακριβούς αντιγράφου του:

- στον ίδιο τον παραλήπτη (Εσωτερική Διακίνηση) ή

- στην ταχυδρομική υπηρεσία (Εξωτερική Διακίνηση)

Στη διαδικασία, λοιπόν, της διεκπεραίωσης περιλαμβάνονται και η παραβολή, η επικύρωση, το σφράγισμα, η αναπαραγωγή, η τοποθέτηση σε φακέλους.

3/3/2011

10 of 40

ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ

Για να είναι ένα διοικητικό έγγραφο έγκυρο θα πρέπει να υφίστανται, μεταξύ άλλων, οι παρακάτω προϋποθέσεις:

  • Το πρόσωπο που συντάσσει το έγγραφο να είναι όργανο της Δημόσιας Διοίκησης. Υπάλληλος που δεν εγκαταστάθηκε στο αξίωμά του ή παύτηκε, καθώς και ο ψευδώς περιβληθείς δημοσιοϋπαλληλική ιδιότητα, είναι ανίκανος να συντάξει δημόσιο έγγραφο.
  • Ο υπάλληλος που εκδίδει το έγγραφο απαιτείται να έχει αρμοδιότητα «καθ’ ύλην», δηλαδή να ανήκει στα καθήκοντά του η πιστοποίηση των γεγονότων που βεβαιώνονται στο έγγραφο ή των απόψεων που διατυπώνονται σε αυτό.
  • Ο υπάλληλος που εκδίδει το έγγραφο απαιτείται να είναι αρμόδιος κατά τόπο, δηλαδή να ενεργεί στα όρια της τοπικής περιφέρειας στην οποία ασκεί τα καθήκοντά του.
  • Το έγγραφο να συντάσσεται κατά τους νόμιμους τύπους, των οποίων η τήρηση αποδεικνύεται από αυτό το ίδιο το έγγραφο.

3/3/2011

11 of 40

ΕΙΔΗ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Η αλληλογραφία στις Δημόσιες Υπηρεσίες διεξάγεται με τα παρακάτω είδη εγγράφων:

  • Το ευρείας χρήσης έγγραφο
  • Την εισήγηση
  • Την απόφαση
  • Την εγκύκλιο
  • Τη διαταγή
  • Τα (Υπσημειώματα ηρεσιακά - Ενημερωτικά)
  • Τις αιτήσεις - αναφορές υπαλλήλων
  • Οι αιτήσεις - αναφορές πολιτών
  • Το τηλεγράφημα και το τηλετύπημα (Telex)
  • Το τηλεομοιότυπο (Fax)
  • Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (E-mail)
  • Τα πρακτικά, που αποτελούν ιδιαίτερη περίπτωση διοικητικών εγγράφων

3/3/2011

12 of 40

ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΕΥΡΕΙΑΣ ΧΡΗΣΗΣ

                                                                                                             (Χρόνος διατήρησης)

                                                                  (βαθμός Ασφαλείας)

ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ

ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ                                                                             Αθήνα / / 2002

ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ                                                                               Αριθ. Πρωτ. :

ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ                                                                                            (βαθμός προτεραιότητας)

ΤΜΗΜΑ

                                                                                                               ΠΡΟΣ :

Ταχ. Δ/νση : ΚΟΙΝ. :

Ταχ. Κώδικας :

Πληροφορίες :

Τηλέφωνο :

Fax : :

E-Mail :

ΘΕΜΑ :

Σχετ. :

˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜

˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜

˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜

(υπογραφή)

Ακριβές Αντίγραφο

Ο Προϊστάμενος της Γραμματείας

(υπογραφή) - (σφραγίδα)

3/3/2011

13 of 40

ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Τα Δ.Ε έγγραφα χωρίζονται σε έξι μέρη:

1. Προμετωπίδα

2. Κύριο Κείμενο

3. Υπογραφές

4. Σφραγίδες

5. Συνημμένα

6. Παραρτήματα

3/3/2011

14 of 40

ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

2. Το Κύριο Κείμενο αποτελείται από:

την εισαγωγή

το κύριο θέμα

τα συμπεράσματα

τις προτάσεις

3. Οι ΥπογραφέςΤα έγγραφα υπογράφονται από αυτούς που κατά τις οικείες διατάξεις έχουν το δικαίωμα της υπογραφής. Η υπογραφή είναι ιδιόχειρη και τίθεται κάτω από τον τίτλο του υπογράφοντος. Στην περίπτωση που κωλύεται αυτός που έχει το δικαίωμα της υπογραφής, υπογράφει ο αναπληρωτής με τον τίτλο του αναπληρούμενου αλλά με την ένδειξη «κ.α.α.» (και αντ’ αυτού) πάνω από την υπογραφή του.�Παράδειγμα:Ο Γενικός Διευθυντής

κ.α.α.

(υπογραφή)

Γεώργιος………………………

3/3/2011

15 of 40

ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

4. Οι Σφραγίδες

Η υπηρεσιακή σφραγίδα τίθεται σε κάθε πρωτότυπο έγγραφο και σε κάθε ακριβές του αντίγραφο. Η σφραγίδα τίθεται μπροστά από την υπογραφή με τρόπο ώστε το δεξί της τμήμα να αγγίζει το αριστερό άκρο της υπογραφής. Στην περίπτωση του πρωτότυπου εγγράφου τίθεται δίπλα στην ιδιόχειρη υπογραφή. Στην περίπτωση του ακριβούς αντιγράφου τίθεται δίπλα στην υπογραφή αυτού που επικυρώνει.

5. Τα Συνημμένα

Όλα τα συναποστελόμενα μαζί με ένα έγγραφο χαρακτηρίζονται ως συνημμένα. Στο τέλος του εγγράφου και στο αριστερό τμήμα της σελίδας και πριν από τον τυχόν πίνακα διανομής, αναγράφεται η ένδειξη «Συνημμένα» και αριθμούνται τα συναποστελλόμενα για να εξασφαλιστεί τόσο η αποστολή όσο και η λήψη αυτών. Αντί του «Συνημμένα» χρησιμοποιείται όλο και περισσότερο η λέξη «Επισυνάπτονται».

3/3/2011

16 of 40

ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

6.Τα Παραρτήματα

Όταν εκτιμάται ότι μαζί με το έγγραφο πρέπει να τεθούν υπόψη στοιχεία τα οποία δεν είναι δυνατόν να περιληφθούν στο κείμενο, επειδή π.χ. έχουν μορφή πινάκων, οργανογραμμάτων, γραφημάτων κ.λπ., σκόπιμο είναι τα στοιχεία αυτά να απεικονίζονται σε «Παραρτήματα» τα οποία και αποτελούν αναπόσπαστο και ουσιαστικό μέρος του εγγράφου.

Με τα Παραρτήματα δεν διασπάται η ενότητα του κειμένου και εξασφαλίζεται η πληρότητά του. Τα Παραρτήματα είναι δυνατόν να φέρουν διαφορετικό βαθμό ασφαλείας από το έγγραφο, ουδέποτε όμως ανώτερο τούτου.

Σημείωση: Σε ειδικές περιπτώσεις, όταν απευθυνόμαστε σε πολίτες και κρίνουμε ότι πρέπει το ύφος του εγγράφου να είναι πιο φιλικό, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε στην αρχή του εγγράφου μια προσφώνηση, όπως «Κύριε...» ή «Κυρία...».

Προσφώνηση μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και στα έγγραφα που απευθύνονται σε προϊσταμένους πολιτειακών, εκκλησιαστικών ή στρατιωτικών αρχών.

3/3/2011

17 of 40

ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Η οπτικά ευχάριστη μορφή των διοικητικών εγγράφων συντελεί στην ευκολότερη και πληρέστερη κατανόησή τους.

Για το λόγο αυτό, σκόπιμο είναι να προσέχουμε ιδιαίτερα τα παρακάτω σημεία τα οποία συντελούν στο να γίνει το έγγραφο φιλικότερο προς τον αναγνώστη:

3/3/2011

18 of 40

ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

  • Να υπάρχουν περιθώρια στη σελίδα.
  • Καινούργια κεφάλαια ή παράγραφοι να αρχίζουν κατά το δυνατόν σε καινούργιες σελίδες.
  • Να ξεχωρίζουν οι παράγραφοι μεταξύ τους.
  • Οι παράγραφοι να μην αρχίζουν από την αρχή της γραμμής.
  • Η εκτύπωση του εγγράφου να είναι άριστη ώστε να επιτρέπει την εύκολη ανάγνωσή του.
  • Για να είναι ευανάγνωστα τα τυπογραφικά στοιχεία, πρέπει να είναι 11 στιγμών και άνω.

3/3/2011

19 of 40

�ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

  • Να δίνετε έμφαση μέσω της χρήσης διαφόρων γραμματοσειρών.Να γράφονται με έντονα γράμματα ή με πλάγια γράμματα ή με ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΓΡΑΜΜΑΤΑ ή υπογραμμισμένοι οι τίτλοι και οι λέξεις που θέλουμε να δώσουμε έμφαση, το θέμα σε ένα έγγραφο, ή οι επικεφαλίδες των διαφόρων ενοτήτων του κειμένου.
  • Να αποφεύγεται βέβαια η υπερβολική χρήση όλων των παραπάνω μέσων έμφασης, γιατί έτσι δεν επιτυγχάνεται ο επιθυμητός στόχος. Σημειώνεται ότι τα πλάγια και τα κεφαλαία γράμματα διαβάζονται δυσκολότερα από τα όρθια και τα πεζά.
  • Στα σημεία στίξης πρέπει να δίνεται μεγάλη προσοχή, γιατί η σωστή χρήση τους βοηθά αποτελεσματικά τον αναγνώστη στην κατανόηση του κειμένου, ενώ η λανθασμένη χρήση τους, όχι μόνο τον δυσκολεύει, αλλά μπορεί να τον οδηγήσει σε σύγχυση ή ακόμα και παρανόηση.
  • Να χρησιμοποιούνται πολλές επικεφαλίδες
  • Να χρησιμοποιείται ο τύπος των ερωτήσεων - απαντήσεων

3/3/2011

20 of 40

�ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

  • Να χρησιμοποιούνται κάθετες λίστες για την παρουσίαση σειράς υποχρεώσεων ή άλλων πληροφοριών, οι οποίες βοηθούν τον αναγνώστη να εστιάσει την προσοχή του στα σημαντικά σημεία.
  • Να υπάρχουν πίνακες για την κωδικοποίηση πολλών στοιχείων και την απλοποιημένη παρουσίασή τους.
  • Να χρησιμοποιούνται πίνακες «αν - τότε», όταν το υλικό είναι εξαιρετικά πολύπλοκο και εμπλέκονται πολλές υποθετικές καταστάσεις
  • Να χρησιμοποιείτε το «πρέπει» όταν θέλετε να υποδηλώσετε υποχρέωση.
  • Να αποφεύγετε λέξεις και σύνταξη που αποτελούν αιτία σύγχυσης

3/3/2011

21 of 40

�ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

  • Για την ευκολότερη χρήση μεγάλων σε έκταση εγγράφων π.χ. εκθέσεων, εγκυκλίων, κρίνεται απαραίτητη η ύπαρξη ενός καλά οργανωμένου πίνακα περιεχομένων, ενός ευρετηρίου εννοιών,και γενικότερα, οποιουδήποτε πίνακα κρίνει ο συντάκτης ότι θα βοηθήσει τον αναγνώστη να μελετήσει και να κατανοήσει το έγγραφό του.
  • Το έγγραφό σας απευθύνεται σε όλους και όχι μόνο στους ειδικούς. Για αυτό, να λαμβάνετε υπόψη σας τις δυνατότητες αντίληψης του μέσου αναγνώστη.
  • Για την σύνταξη εγγράφων, συνήθως, χρησιμοποιείται ο τύπος φύλλων Α4: 21εκ. Χ 30 εκ. Όμως, οι ανάγκες μεταβάλλονται, και ομοίως μπορεί, όποτε κριθεί σκόπιμο από την Υπηρεσία, να χρησιμοποιηθούν και άλλοι τύποι φύλλων που θα εξυπηρετούν τις ανάγκες της καλύτερα (π.χ. Α3).
  • Να τμηματοποιείται η ύλη σε μικρές ενότητες - παραγράφους. Διευκολύνουν την ανάγνωση και την καλύτερη κατανόηση του κειμένου. Κάθε ενότητα να διαπραγματεύεται ένα και μόνο θέμα.

3/3/2011

22 of 40

�ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

  • ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΑΡΙΘΜΗΣΗΣ ΕΝΟΤΗΤΩΝ
  • I ΕΚΔΟΣΗ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΩΝ
  • Α. Έκδοση Αστυνομικής Ταυτότητας
  • 1. Π ρ ο ϋ π ο θ έ σ ε ι ς
  • α) Ηλικία
  • β) Διαμονή στη χώρα
  • 2. Δ ι κ α ι ο λ ο γ η τ ι κ ά
  • α) Φωτογραφίες
  • β) Μάρτυρες
  • γ) .................
  • δ) .................
  • 3...............………..
  • Β. Έκδοση Διαβατηρίου
  • ……...........................
  • II ΑΔΕΙΕΣ ΟΧΗΜΑΤΩΝ
  • Α.........................
  • ............................
  • ...........κ.ο.κ..........

3/3/2011

23 of 40

�ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε

  • Η «Ηλεκτρονική Διαχείριση Αρχειοθέτηση των Εγγράφων» προωθεί την ορθολογική οργάνωση και διοίκηση των αρχείων των υπηρεσιών και συμβάλλει στην αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη λειτουργία της Δημόσιας Διοίκησης στην επαρκέστερη και ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών, διευκολύνει τους δημοσίους υπαλλήλους στη διεξαγωγή της εργασίας τους κ.ά.
  • Ένα Ολοκληρωμένο Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων, θα εξασφαλίζει :
    • Λειτουργίες Ταξινόμησης
    • Αναζήτησης
    • Ανάκτησης
    • Εμφάνισης
    • Ασφάλειας & Έλεγχου

3/3/2011

24 of 40

�ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε

Η υιοθέτηση εφαρμογής ενός συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων προσφέρει τόσο στην υπηρεσία όσο και στους υπαλλήλους τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

  • την ελαχιστοποίηση της διακίνησης έντυπου υλικού μεταξύ των υπηρεσιακών μονάδων του οργανισμού.
  • την αυτοματοποίηση της διακίνησης εγγράφων από την είσοδό τους στην υπηρεσία έως την έξοδο (εισερχόμενα – εξερχόμενα).
  • την βελτίωση της ταχύτητας αναζήτησης, αποστολής και λήψης εγγράφων καθώς και την ελαχιστοποίηση των τυχόν καθυστερήσεων λαμβάνοντας υπόψη τον όγκο των διακινούμενων εγγράφων.
  • την ασφαλέστερη αποθήκευση και διασφάλιση του περιεχομένου σημαντικών εγγράφων.
  • Την μείωση των απαιτούμενων χώρων αποθήκευσης.
  • την αποδοτικότερη και ευέλικτη πρόσβαση σε αρχειοθετημένα έγγραφα.
  • την αυτοματοποίηση της ανάθεσης και παρακολούθησης της υλοποίησης εργασιών της υπηρεσίας.
  • την ποιοτική αναβάθμιση των υπηρεσιών.

3/3/2011

25 of 40

�ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε

Με το ν. 2672/1998, άρθρο 14 (ΦΕΚ 290/Α΄) καθιερώνεται η ηλεκτρονική επικοινωνία στη Δημόσια Διοίκηση.

ΠΩΣ ΘΑ ΓΙΝΕΤΑΙ Η ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕ ΤΙΣ ΔΗΜΟΣΙΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΜΕΣΩ ΤΗΛΕΟΜΟΙΟΤΥΠΟΥ (FAX) ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ (E-MAIL) ��Η ηλεκτρονική επικοινωνία ισχύσει από 1/3/1999 και αφορά τη διακίνηση εγγράφων: �α. με τηλεομοιοτυπία (FAX) και

β. με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail)

Εφαρμόζεται όταν το έγγραφο διακινείται:

  • α. μεταξύ των υπηρεσιών του Δημοσίου, των ΝΠΔΔ και των ΟΤΑ και
  • β. μεταξύ των υπηρεσιών αυτών και των ενδιαφερομένων φυσικών ή νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου ή ενώσεων προσώπων.

3/3/2011

26 of 40

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε

  • ΕΓΓΡΑΦΑ ΠΟΥ ΜΠΟΡΟΥΝ ΝΑ ΔΙΑΚΙΝΟΥΝΤΑΙ ΜΕ ΤΗΛΕΟΜΟΙΟΤΥΠΟ (FAX) ��Με την επιφύλαξη των εξαιρέσεων (βλ. παρακάτω), όλα τα έγγραφα που συντάσσονται από όργανα των δημόσιων υπηρεσιών ή απο ιδιώτες, δηλ. φυσικά ή νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου ή ενώσεις προσώπων και ιδίως τα εξής: �- αιτήσεις �- ερωτήματα �- πιστοποιητικά �- βεβαιώσεις �- απαντήσεις
  • αλλά επίσης και

- αποφάσεις �- γνωμοδοτήσεις �- εγκύκλιοι �- οδηγίες �- εκθέσεις �- μελέτες �- πρακτικά �- στατιστικά στοιχεία �- υπηρεσιακά σημειώματα �- έγγραφες εισηγήσεις

3/3/2011

27 of 40

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε

  • ΕΓΓΡΑΦΑ ΠΟΥ ΜΠΟΡΟΥΝ ΝΑ ΔΙΑΚΙΝΟΥΝΤΑΙ ΜΕ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟ ΑΠΟ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΣΕ ΥΠΗΡΕΣΙΑ��Μεταξύ των δημοσίων υπηρεσιών, κεντρικών και περιφερειακών, των νομικών προσώπων δημοσίου δικαίου και των οργανισμών πρωτοβάθμιας και δευτεροβάθμιας τοπικής αυτοδιοίκησης μπορούν να διακινούνται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μόνο:

- γνωμοδοτήσεις �- ερωτήματα �- αιτήσεις �- απαντήσεις �- εγκύκλιοι �- οδηγίες �- εκθέσεις �- μελέτες �- πρακτικά �- στατιστικά στοιχεία �- υπηρεσιακά σημειώματα �- έγγραφες εισηγήσεις

3/3/2011

28 of 40

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε

  • ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟ ΑΠΟ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΣΕ ΠΟΛΙΤΗ ΚΑΙ ΑΝΤΙΣΤΡΟΦΑ ��Τα ηλεκτρονικά μηνύματα, δηλαδή αποστολές με e-mail, από δημόσια υπηρεσία προς πολίτη ή αντίστροφα είναι μόνο: �- αιτήσεις παροχής πληροφοριών �- απαντήσεις στις αιτήσεις παροχής πληροφοριών ��Η ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΗ��Για να γίνει έγκυρα η επικοινωνία μεταξύ δημόσιας υπηρεσίας και πολίτη μέσω τηλεομοιότυπου (FAX) και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail), απαιτείται η συγκατάθεση του ιδιώτη. Η συγκατάθεση αυτή παρέχεται είτε π.χ. με αίτηση ή δήλωση του ιδιώτη στην οικεία υπηρεσία, είτε με οποιοδήποτε άλλο τρόπο που αποδεικνύει την αποδοχή αυτής της μορφής επικοινωνίας.

3/3/2011

29 of 40

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε

  • ΤΙ ΔΕΝ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΔΙΑΚΙΝΕΙΤΑΙ ΜΕ ΤΗΛΕΟΜΟΙΟΤΥΠΟ (FAX) ή ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟ (E-MAIL)

Εξαίρεση 1. Τα έγγραφα που χαρακτηρίζονται ως απόρρητα, καθώς και όλα εκείνα για τα οποία η κείμενη νομοθεσία απαγορεύει τη χορήγηση αντιγράφου (νόμος 1599/1986,άρθρο16)

Εξαίρεση 2. Τα έγγραφα που περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, σύμφωνα με τη νομοθεσία για την προστασία των ατόμων από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (νόμος 2472/1997, άρθρο 2, περ. β΄)

Εξαίρεση 3. Οι αιτήσεις, προσφορές και δικαιολογητικά συμμετοχής στις διαδικασίες πρόσληψης προσωπικού με οποιαδήποτε σχέση, στους διαγωνισμούς ή διαδικασίες ανάθεσης δημοσίων έργων, μελετών, προμηθειών, παροχής υπηρεσιών ή σε άλλους δημόσιους διαγωνισμούς, οι οποίοι πραγματοποιούνται βάσει προκήρυξης, εκτός αν ορίζεται διαφορετικά από ειδικές διατάξεις ή από την οικεία προκήρυξη συμμετοχής.

Εξαίρεση 4. Τα έγγραφα για τα οποία προβλέπεται από τις κείμενες διατάξεις η υποβολή τους σε πρωτότυπο ή επικυρωμένα αντίγραφα.

3/3/2011

30 of 40

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε

  • ΤΙ ΔΕΝ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΔΙΑΚΙΝΕΙΤΑΙ ΜΕ ΤΗΛΕΟΜΟΙΟΤΥΠΟ (FAX) ή ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟ (E-MAIL)

Εξαίρεση 5. Τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται ως δικαιολογητικά για την εξόφληση τίτλων πληρωμής.

Εξαίρεση 6. Τα αποδεικτικά είσπραξης

Η διοίκηση είναι υποχρεωμένη να ενημερώνει τον ενδιαφερόμενο σε κάθε περίπτωση που υφίσταται απαγόρευση διακίνησης εγγράφου με τηλεομοιοτυπία ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (νόμος 2672/1998, άρθρο 14, παρ. 6)

ΠΡΟΣΘΕΤΕΣ ΕΞΑΙΡΕΣΕΙΣ

Εκτός από τις παραπάνω εξαιρέσεις μπορούν να εξαιρούνται και άλλες κατηγορίες εγγράφων από τη διακίνηση με fax ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, εφόσον για κάτι τέτοιο υπάρχουν ειδικοί λόγοι. Οι πρόσθετες αυτές εξαιρέσεις μπορούν να ορισθούν με κοινές υπουργικές αποφάσεις που εκδίδονται εντός αποκλειστικής προθεσμίας 4 μηνών από δημοσίευση του νόμου, δηλαδή μέχρι τις 28 Απριλίου 1999.

3/3/2011

31 of 40

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε

ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΓΚΥΡΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ ή ΛΗΨΗ ΤΗΛΕΟΜΟΙΟΤΥΠΟΥ (FAX) ��1. ΧΑΡΤΟΣΗΜΟ: ΔΕΝ ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ �Η αίτηση που υποβάλλεται με fax σε μια δημόσια υπηρεσία δε χαρτοσημαίνεται. Αν για τη χορήγηση του πιστοποιητικού ή άλλου είδους βεβαίωσης απαιτείται η καταβολή παράβολου ή άλλου τέλους υπέρ του δημοσίου ή τρίτων, τα σχετικά παραστατικά πρέπει να προσκομίζονται κατά την παραλαβή του. Στην περίπτωση αυτή δεν είναι δυνατή η αποστολή του πιστοποιητικού ή της βεβαίωσης με fax.

2. ΠΩΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ ΤΟ ΤΗΛΕΟΜΟΙΟΤΥΠΟ (FAX)

Η συσκευή fax του αποστολέα πρέπει να αφήνει ευκρινές αποτύπωμα στο αποδεικτικό αποστολής (που είναι το χαρτάκι που εκδίδει αυτόματα η συσκευή αμέσως μετά το τέλος της διαδικασίας αποστολής μιας ή περισσοτέρων σελίδων). �Επίσης ευκρινές αποτύπωμα πρέπει να αφήνει και η συσκευή του λήπτη (στο περιθώριο της λαμβανόμενης σελίδας).

Το αποτύπωμα του αποστολέα (αποδεικτικό αποστολής) περιλαμβάνει:

  • α. τον αριθμό fax του λήπτη
  • β. την ημερομηνία και ώρα αποστολής και
  • γ. τον αριθμό των σελίδων που απεστάλησαν.

Το αποτύπωμα του λήπτη (εγγραφή στο περιθώριο τη σελίδας) περιλαμβάνει:

  • α. τον αριθμό fax του αποστολέα
  • β. την ημερομηνία και ώρα αποστολής και
  • γ. τον αριθμό της τρέχουσας (λαμβανόμενης) σελίδας.

3/3/2011

32 of 40

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε

ΦΥΛΛΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ��Τα έγγραφα που αποστέλλονται με fax από υπηρεσίες πρέπει να συνοδεύονται απαραίτητα από φύλλο αποστολής που περιέχει:

α. τον πλήρη τίτλο και διεύθυνση της αποστέλλουσας υπηρεσίας

β. τα στοιχεία του αποστελλόμενου εγγράφουν δηλαδή: �- θέμα �- αριθμό πρωτοκόλλου �- ημερομηνία έκδοσης �- πλήρη τίτλο υπηρεσίας που έχει εκδώσει το έγγραφο, αν αυτή δεν είναι ίδια με την υπηρεσία που το αποστέλλει

γ. τον αριθμό των σελίδων που αποστέλλονται

δ. τα στοιχεία του χειριστή του fax που αποστέλλει το μήνυμα, δηλαδή: �- ονοματεπώνυμο �- ιδιότητα �- αριθμό τηλεφώνου �- αριθμό fax, στην περίπτωση που το fax στο οποίο δέχεται μηνύματα, δεν συμπίπτει με το fax αποστολής �- υπογραφή

3/3/2011

33 of 40

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε

Αν το fax αποστέλλει ο πολίτης το φύλλο αποστολής πρέπει να περιέχει:

α. ονοματεπώνυμο (για φυσικό πρόσωπο) ή επωνυμία (για νομικό πρόσωπο)

β. ταχυδρομική διεύθυνση κατοικίας (για φυσικό πρόσωπο) ή έδρας (για νομικό πρόσωπο)

γ. αριθμό τηλεφώνου ή fax

δ. ημερομηνία έκδοσης του εγγράφου που αποστέλλει

ε. υπόμνηση του αριθμού των σελίδων που αποστέλλονται

στ. υπογραφή του αποστολέα, αν έιναι φυσικό πρόσωπο ή τα στοιχεία του χειριστή του fax, αν είναι νομικό πρόσωπο, δηλαδή: �- ονοματεπώνυμο �- ιδιότητα �- αριθμό τηλεφώνου �- αριθμό fax στην περίπτωση πυ το fax στο οποίο δέχεται μηνύματα δεν συμπίπτει με το fax αποστολής �- υπογραφή

3/3/2011

34 of 40

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε

ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΕΓΚΥΡΗΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν προέρχονται από υπηρεσία ή δημόσιο φορέα πρέπει να περιέχουν απαραίτητα:

α. τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστολέα και λήπτη

β. τον πλήρη τίτλο της αποστέλλουσας υπηρεσίας

γ. τα στοιχεία προσδιορισμού της ταυτότητας του αποστελλόμενου μηνύματος και συγκεκριμένα: �- θέμα �- ημερομηνία �- αριθμό πρωτοκόλλου, αν υπάρχει

δ. τα στοιχεία του χειριστή που έχει ορισθεί υπεύθυνος για την παρακολούθηση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, δηλαδή: �- ονοματεπώνυμο �- ιδιότητα �- αριθμό τηλεφώνου και fax

3/3/2011

35 of 40

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε

Όταν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλονται από ιδιώτη, περιέχουν απαραίτητα:

  • α. ονοματεπώνυμο (για φυσικό πρόσωπο) ή επωνυμία (για νομικό πρόσωπο) ηγγ
  • β. ταχυδρομική διεύθυνση κατοικίας (για φυσικό πρόσωπο) ή έδρας (για νομικό πρόσωπο)
  • γ. αριθμό τηλεφώνου ή fax
  • δ. υπογραφή του αποστολέα, αν είναι φυσικό πρόσωπο ή τα στοιχεία του χειριστή του e-mail, αν είναι νομικό πρόσωπο, δηλαδή: �- ονοματεπώνυμο χειριστή �- ιδιότητα χειριστή �- αριθμό τηλεφώνου και fax για την παρακολούθηση των οποίων είναι υπεύθυνος ο χειριστής.

3/3/2011

36 of 40

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Δ.Ε

  • Αν στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσαρτώνται και αρχεία δεδομένων αναγράφεται ο χαρακτήρας και τα στοιχεία προσδιορισμού της ταυτότητας των δεδομένων αυτών.Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τεκμαίρεται ότι έχει περιέλθει κανονικά στο λήπτη αν υπάρξει ηλεκτρονική επιβεβαίωση. Σε περίπτωση που τέτοια επιβεβαίωση δεν είναι δυνατή για τεχνικούς λόγους, ο παραλήπτης υποχρεούται, εφόσον μέσα σε εύλογο χρόνο του ζητηθεί από τον αποστολέα, να επιβεβαιώσει τη λήψη του μηνύματος.

  • ΑΜΦΙΣΒΗΤΗΣΗ ΤΗΣ ΓΝΗΣΙΟΤΗΤΑΣ ΤΟΥ ΤΗΛΕΟΜΟΙΟΤΥΠΟΥ (FAX) ή ΤΟΥ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ (E-MAIL) ��Αν ο παραλήπτης αμφισβητεί την πληρότητα ή τη γνησιότητα του fax ή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έλαβε, οφείλει να αποδείξει ότι δεν έχει τηρηθεί κάποια ή κάποιες προϋποθέσεις της διαδικασίας νόμιμης αποστολής του, όπως αυτή εκτέθηκε παραπάνω.

3/3/2011

37 of 40

�ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ

Με την ευρύτατη διάδοση των προσωπικών υπολογιστών ανασχεδιάσθηκαν οι διαδικασίες που εκτελούνται στο χώρο του « γραφείου» και προέκυψε ένα σύνολο εφαρμογών που είναι γνωστό ως Αυτοματοποίηση Γραφείου. Στο πλαίσιο αυτό αναπτύχθηκαν εξειδικευμένες εφαρμογές για τη διαχείριση των εγγράφων που ονομάζονται Συστήματα Ηλεκτρονικής Επεξεργασίας Εγγράφων (ΣΗΕΕ)(ELECTRONIC DOCUMENT PROCESSING SYSTEMS – EDPS ).

3/3/2011

38 of 40

�ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ

Τα συστήματα αυτά μπορεί να είναι απλά ή σύνθετα.

  • Στα απλά χρησιμοποιείται ένας απλός προσωπικός υπολογιστής και το αντίστοιχο πρόγραμμα. Ο χειριστής εισάγει την ταυτότητα του εγγράφου και το σύστημα δίνει αυτόματα και αξιόπιστα τον αριθμό πρωτοκόλλου, διαχωρίζει τα έγγραφα κατά ομάδες αποδεκτών, τυπώνει καταστάσεις για τους κλητήρες και τις Διευθύνσεις κ.τ.λ.

  • Στα σύνθετα συστήματα οι προσωπικοί υπολογιστές συνδέονται μεταξύ τους σε δίκτυο και υπάρχουν σαρωτές (SCANNERS) με τους οποίους αποθηκεύονται τα έγγραφα και διανέμονται ηλεκτρονικά στους αποδέκτες.

3/3/2011

39 of 40

�ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ

ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΟΥ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ

Η αυτοματοποίηση του πρωτοκόλλου είναι απαραίτητη γιατί:

  • Διευκολύνει την εργασία των εργαζομένων στο Πρωτόκολλο. (λιγότερο γράψιμο, αυτόματες εκτυπώσεις, εύκολη αναζήτηση, αξιόπιστη πληροφόρηση)
  • Διευκολύνει τους χρήστες. ( έτοιμες καταστάσεις, γρήγορη αναζήτηση)
  • Δημιουργεί την υποδομή για τη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. (e – MAIL). Όπως είναι γνωστό, αναπτύσσεται και γενικεύεται ταχύτατα η ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων.
  • Δημιουργεί υποδομή για την ηλεκτρονική διοίκηση ( e – GOVERNMENT). Η Ευρωπαϊκή Ένωση υλοποιεί το πρόγραμμα
  • E - GOVERMENT, σύμφωνα με το οποίο η διακίνηση πληροφοριών στις Δημόσιες Διοικήσεις θα γίνεται ηλεκτρονικά.

3/3/2011

40 of 40

ΕΥΧΑΡΙΣΤΩ ΠΟΛΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΟΧΗ ΣΑΣ !!!

3/3/2011