SP2TP

Oleh : Nurul Misbah, SKM, M.Pd

Sistem Pencatatan dan Pelaporan

Terpadu Puskesmas

PENGERTIAN : �SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS (SP2TP)�

• Tata cara pencatatan dan pelaporan yang lengkap untuk pengelolaan Puskesmas meliputi keadaan fisik, tenaga,sarana dan kegiatan pokok yang dilakukan serta hasil yang dicapai Puskesmas

​

​

TUJUAN

UMUM :

Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dan muktahir secara periodik teratur untuk pengelolaan program kesehatan masyarakat melalui Puskesmas di berbagai tingkat administrasi

KHUSUS :

• Tersedianya data yang meliputi keadaan fisik, sarana dan kegiatana pokok puskesmas yang akurat, tepat waktu dan muktahir secara teratur
• Terlaksananya pelaporan data tersebut secara teratur di berbagai jenjang administrasi sesuai dengan peraturan yang berlaku
• Termanfaatkannya data tsb untuk pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan program kesehatan masyarakat melalui Puskesmas di berbagai tingkat administrasi

TUJUAN

RUANG LINGKUP

• Puskesmas dengan perawatan, Pusban,Pusling,Poskesdes
• Pencatatan & pelaporan meliputi :

- Data umum & demografi wilayah kerja

- Ketenagaan

- Sarana

- Data kegiatan pokok dalam & luar gedung

3. Pelaporan dilakukan secara periodik (bln, triwulan, smt, tahunan)

BATASAN

​

​

​

A. KUNJUNGAN, ada 2 :

• Kunjungan seseorang ke Puskesmas, Pusban.
• Kunjungan baru : seseorang yang pertama kali datang ke puskesmas/pusban, sehingga seumur hidupnya hanya dicatat sebagai 1 kunjungan baru
• Kunjungan lama : seseorang yang datang ke Puskesmas/Pusban yang kedua kali dan seterusnya untuk mendapat pelayanan kesehatan

Pengecualian kedua kategori tersebut pada Ibu Hamil, Ibu Menyusui dan Balita

• Kunjungan Ibu Hamil pada setiap kehamilan dianggap sebagai kunjungan baru, sedangkan kunjungan kedua kali dan seterusnya untuk memeriksakan kehamilan, dianggap sebagai kunjungan lama. Sehingga kunjungan ibu hamil tidak ditentukan dengan tahun/periode, tetapi diberlakukan sebagai “episode of illness”

​

b) Kunjungan Ibu Menyusui,termasuk ibu yang menyelesaikan kehamilannya karena abortus, selama periode menyusui 2 tahun, dihitung sebagai kunjungan baru. Ibu menyusui setelah saat melahirkan/abortus dihitung kembali sebagai kunjungan baru. Sedangkan kunjungan selanjutnya dihitung sebagai kunjungan lama

​

c). Kunjungan balita setiap tahun (setelah hari ulang tahun) dianggap sebagai kunjungan baru. Jadi setiap balita mempunyai 4x kunjungan baru. Sedangkan kunjungan kedua dst dari tahun yang bersangkutan,dicatat sbg kunjungan lama

​

B. KASUS, Ada 2 macam kasus :

• Kasus Baru , adalah “ new episode of illness”, yaitu pernyataan pertama kali seseorang menderita penyakit tertentu sebagai hasil diagnosa dokter atau tenaga paramedis

​

2) Kasus Lama :

Kunjungan kedua dan seterusnya, dari kasus baru yang belum dinyatakan sembuh atau kunjungan kasus lama dalam tahun/periode yang sama. Untuk tahun berikutnya, kasus ini diperhitungkan sebagai kasus baru. Khusus pada penderita kusta hanya dikenal kasus baru, yaitu saat pertama kali penemuannya. Pada kunjungan kedua dst hanya dihitung sebagai kunjungan kasus, bukan sebagai kasus lama

​

c). KELUARGA

Keluarga dalam catatan SP2TP adalah satu kepala keluarga beserta anggotanya yang terdiri dari isteri, anak-anak (kandung, tiri dan angkat), dan orang lain yang tinggal dalam satu atap/rumah

d). NOMOR KODE PUSKESMAS

Pemberian nomor kode Puskesmas/Pusban berdasar pada letak geografis dan jenjang administrasi serta peresmian per SK bupati atas existensinya setelah dibangun

PELAKSANAAN SP2TP

Pelaksanaan SP2TP terdiri dari 3 kegiatan,ialah:

• Pencatatan dengan menggunakan format
• Pengiriman laporan dengan menggunakan format secara periodik
• Pengolahan analisis dan pemanfaatan data/informasi

PENCATATAN ��(dalam & luar gedung)

• Family Folder (kartu individu & kartu Tanda pengenal keluarga)
• Buku Register untuk

rawat jalan/rawat inap,kohort ibu,kohort anak,persalinan,lab,pengamatan penyakit menular,imunisasi,dkk

3. Kartu indek penyakit (kelompok penyakit) yang disertai distribusi jenis kelamin,golongan, umur dan desa

​

4). Kartu Perusahaan

5). Kartu Murid

6). Sensus harian (penyakit dan kegiatan Puskesmas) untuk mempermudah pembuatan laporan

PELAPORAN

1). Bulanan

- Data kesakitan (LB1)

- Data Kematian (LB2)

- Data Operasional (LB3)→ gizi,imunisasi,KIA

- Data manajemen Puskesmas (LB4)

2). Triwulan

- Data kegiatan Puskesmas

3). Tahunan

- Umum, fasilitas

- Sarana

- Tenaga

Alur Pengiriman

• Aturan :

a. dikirim ke Dinkes kab. → ke dinkes Prop. → ke kemenkes (cq. Bag. Informasi ditjen binkesmas)

b. Umpan balik dikirim ke dinkes prop.

* Alur Pengiriman jangka panjang :

Mengikuti alur jenjang administrasi organisasi. Kemenkes menerima laporan dari dinkes prop.

​

Pegolahan, analisa dan pemanfaatan

-Dilaksanakan pd setiap jenjang adm.

-Pemanfaatan disesuaikan dg tugas dan fungsi pengambilan keputusan.

• Tk. Puskesmas : pemantauan program operasional
• Tk. Dinkes Kab. : pemantauan, pengendalian dan pengambilan tindk koreksi yg diperlukan.
• Tk. Dinkes Prov. : perencanaan program dan pemebrian bantuan yg diperlukan.
• Tk pusat : pengambilan kebijakan tk nasional

Kegiatan yang dilakukan

• Mengkompilasi data dari puskesmas
• Mentabulasi data upaya kes. yg dilakukan
• Menyusun kartu indeks penyakit
• Menyusun sensus harian mengolah data kesakitan
• Menyajikan dalam bentuk narasi, tabel, grafik dll.
• Melakukan analisa tuk kebutuhan pemantauan, intervensi serta perencanaan dimasa mendatang
• Membuat peta wilayah pkm termasuk sarana kes.

SOFTWARE PUSKESMAS

Software aplikasi ini memiliki fitur-fitur sbb :

• Multi user (admin/resepsionis/lab/apotek/dokter/kasir: user tak terbatas)
• Backup Database dilakukan secara manual dan otomatis
• Pendaftaran Pasien Baru (Umum, Asuransi dan Perusahaan)

SOFTWARE PUSKESMAS

4. Data Dokter (setup fee per Tindakan, fee rujukan Lab atau Resep)

5. Data Tarif (Jasa,Tindakan) dalam 2 harga (Umum, Asuransi/Perusahaan)

6. Daftar Jenis pembiayaan / Asuransi penanggung biaya rawat Pasien

7. Antrian Pasien : Rawat Jalan, Rawat Inap, Laboratorium, Radiologi�

8. Rawat Jalan : Umum, Gigi, Anak, Bumil,KIR, dll� 9. Rawat Inap : Kamar Inap, UGD, Kamar Operasi�10. Laboratorium Klinik, Radiologi, EKG�11. Rekapitulasi Biaya Perawatan terhitung secara

otomatis u/ semua Unit�12. Stok Obat (Stok, Harga Beli, Harga Jual, Expired Date,

Kartu Stok)�13. Riwayat Pemeriksaan Pasien

(diagnosa,Tindakan,Resep,Rujukan,dsb)

​

�14. Transaksi Penjualan Obat (Bebas, Resep Klinik, Resep R.Inap)�15. Laporan Apotek (Transaksi Penjualan, Faktur Masuk, Laba Rugi

HPP, dsb)�16. Laporan Rawat Jalan (Transaksi per hari, per bulan, per Gol.

Pasien, Rekap Dokter Umum/Spesialis, Rekap Pemasukan)�17. Laporan Rawat Inap (Transaksi per hari, per bulan, per Gol.

Pasien, Rekap Dokter Umum/Spesialis, Rekap Pemasukan)�18. Laporan Laboratorium Klinik (Transaksi per hari, per bulan, per

Gol. Pasien, Rekap Dokter Umum/Spesialis, Rekap Pemasukan)�

​

• Lengkap pendataannya �Proses pendataan dimulai dari pendataan master data (dokter ,obata,tarif jasa/tindakan dokter, tarif LaboratoriumMedik, tarif kamar, dsb), pendaftaran pasien, kunjungan pasien dan riwayat pemeriksaan, perawatan pasien, perhitungan tagihan sementara pasien, cetak Medical Record, review riwayat pemeriksaan Lab, jual-beli obat di apotek sampai pembayaran transaksi di kasir. Laporan yg tersedia pun cukup lengkap dan komprehensif. �

Mudah pengoperasiannya �Pengisian data sangat mudah, karena program didesain untuk dapat meminimalisir kesalahan. Pembuatan laporan- laporan rutin harian dan bulanan juga sangat mudah, anda bisa mencetaknya langsung dari program ke berbagai format file (excel, pdf atau html).

• Keamanan database terjamin �Database hanya bisa diakses lewat program. Yg bisa mengakses program pun hanya mereka yg memang berhak membukanya, karena setiap entry data selalu melalui username dan password, yg berbeda setiap bagian/divisinya. Hak akses untuk setiap user bisa diatur secara individual oleh Admin.�

• Integrasi diantara semua modul program �Modul-modul program (kunjungan pasien, pemeriksaan dokter, apotek serta kasir) terintegrasi dengan baik, sehingga setiap transaksi yg ada saling terkait satu sama lain. Hal ini tentunya sangat memudahkan dan mempercepat entry data serta mengurangi resiko kesalahan.

KENDALA

• Jumlah komputer yang terbatas
• Petugas yang tidak familiar dengan komputer
• Keraguan tentang keabsahan medical record rekam medis

Metode :

Ada beberapa metode memasukan data pustu /posyandu  ke komputer induk.

1. memasukan langsung di komputer puskesmas induk. seperti yang saat ini telah dilakukan.

2.  memasukan data di komputer / laptop . kemudian data dicopy dalam bentuk excel dibawa ke puskesmas induk. dan diolah dengan data puskesmas induk dengan file excel.

Metode :

3.  memasukan data di komputer / laptop . kemudian data dicopy  dan dimasukan ke server database  puskesmas induk.

4. memasukan data di komputer/ laptop pustu, yang langsung dihubungkan dengan komputer di puskesmas induk, melalui gelombang radio/ internet..

​

KEKURANGAN & KELEBIHAN

• cara 1 cocok untuk kondisi pasien pustu yang tidak terlalu banyak.  biaya paling murah. dengan kelemahan, petugas pustu  dua kali kerja. pertama saat bekerja di pustu, menuliskan data di kertas rawat jalan, kemudian setelah selesai semua, tahap ke dua adalah memasukan per pasien lagi ke komputer di induk.  

​

KEKURANGAN & KELEBIHAN

• cara kedua   cocok untuk pustu yang pasienya banyak. di pustu dibuat jaringan komputer yang meliputi loket, ruang pengobatan, ruang obat.  masing- masing memasukan data. kemudian laporanya di copy ke excel, da dibawa ke puskesmas induk. cara ini yang dua kali kerja adalah justru petugas di induk. karena harus menyatukan data antar pustu dan puskesmas induk.

​

KEKURANGAN & KELEBIHAN

• kelemahan cara 1 dan dua adalah masalah portabilitas. jika untuk pelayanan dalam gedung, tidak akan jadi masalah. tetapi puskesmas kagiatanya dalam gedung dan luar gedung.  

​

• cara 3 dan 4 adalah solusi untuk lebih portabel. Sebenarnya cara ini sudah memadai untuk membuat server di dinas menerima data mentah langsung. karena semua kegiatan rawat jalan dalam gedung sudah masuk, sehingga puskesmas tidak perlu membuat laporan penyakit dan kunjungan.

• dari sisi dinas kesehatan : dengan hanya laporan data perorangan, maka data yang bisa diambil langsung adalah : data penyakit, data kunjungan, data kunjungan jamkesmas, jamkesmasda data pemakaian obat, data pengobatan rasional data kunjungan pekerja. data rujukan pasien. data pemeriksaan laboratorium. data kunjungan gigi ( hanya kegiatan dalam gedung). data penyakit menular. data penyakit tidak menular. dan lainya.

• sedang di sisi Puskesmas yang perlu ditambahkan adalah menyatukan data kegiatan dalam gedung dengan luar gedung, dengan menyatukan kegiatan dalam dan luar

Pemanfaatan SP2PT

• Memenuhi kebutuhan adm pd jenjang yg lebih tinggi dlm rangka pembinaan, perencanaan dan penetpan kebijakan.
• Dimanfaatkan pkm tuk meningkatkan up. Kes. Puskesmas, melalui :
• Perencanaan
• Penggerakan dan pelaksanaan (lokmin puskesmas)
• Pengawasan, pengendalian dan penlaian (Stratifikasi)

Terima Kasih

​

​

Kalau BisaDipermudah…

Kenapa Harus Dipersulit..???

​

​

​