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केन्द्रीय विद्यालय संगठन�क्षेत्रीय कार्यालय, मुंबई �KENDRIYA VIDYALAY SANGATHAN (RO), MUMBAI

अनुपयोगी सामग्री का अपलेखन CONDEMNATION OF ARTICLE

​

​

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PROCESS OF CONDEMANTION OF EQUIPMENTS

Step 1 :- Annual stock verification

Step 2:- Preparation of list of unserviceable articles for condemnation with depreciated value

Step 3:- Obtaining Certificate of Beyond Economic repair / Technically Absolute certificate

Step 4:- Submission of proposal in VMC meeting along with all annexures for approval.

Step 5:- Submission of VMC approved proposal to RO with covering letter.

Step 6:- Receipt of approval of condemnation from RO

Step 7:- Constitution of committee for auction

Step 8:- Publication of Auction Notice

Step 9:- Selling of unserviceable articles (to registered e-waste firm in case of computers etc.) and obtaining certificate.

Step 10:- Making entries in stock the register for Written off articles and obtaining signature from DDO

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सामग्री के अनुपयोगी घोषित करने की प्रक्रिया/Procedure for Condemn the Un-serviceable Articles:

  • प्रत्येक वर्ष में प्रत्येक विभाग के Non Consumable Articles का Physical Verification माह मार्च में होना चाहिए । / Physical Verification of All Non-Consumable Articles of each department should be done in the month of March every year.
  • अनुपयोगी घोषित होने वाली सामग्री के निस्तारण के लिए कमेटी / बोर्ड बनाना चाहिए To formed a committee for condemnation
  • अनुपयोगी घोषित हुई सामग्री की सूची निर्धारित प्रारूप CS-49 में बनानी चाहिए । Prepare the list of un-serviceable Articles in the prescribed format (i.e. CS-49)

​

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Annual stock verification

​

5 of 28

CS-49 का प्रारूप:

S. No

Name of Articles

Qty damaged / broken

Total No. of Years

Total cost of damaged / broken article

Up to date depreciation

Net Value[5-6]

Date of Purchase

Life fixed by KVS

Dt. When it become unserviceable

Reason for Condemnation

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

6 of 28

CS-49 का प्रारूप:

Preparation of list of unserviceable articles for condemnation with depreciated value

S. No.

Acc No

Title of the book

Quantity Damaged/ Broken

Total Cost of Broken / Damaged Articles

Date of Purchase

NO. of Years till March 2011

NO. of Years after March 2011

Depriciation Value

Depriciation Value (On 95%)

Condemnation Cost

Life Period fixed by KVS

Date when it became unserviceable

Reason for Condemnation

​

 

 

 

 

 

 

 

 

(On 4.75% - Till March'11)

(On 10% - From March'11)

TOTAL

 

 

 

 

 

​

1

27

MATHMAGIC

1

32

12.02.2003

8

6

12

19

31

30

2

Not Fixed

Mar-17

Old Text Book/Due to Constant Use/ Normal Wear & Tear

​

2

30

LOOKING AROUND

1

30

12.02.2004

7

6

10

18

28

29

2

Not Fixed

Mar-17

​

3

64

MATHMAGIC 5

1

30

30.03.2005

6

6

9

18

27

29

3

Not Fixed

Mar-17

​

4

66

MATHMAGIC 6

1

30

30.03.2006

5

6

7

18

25

29

5

Not Fixed

Mar-17

​

5

117

MORAL STORIES

1

24

22.11.2008

2

6

2

14

16

23

8

Not Fixed

Mar-17

​

6

134

PUPIL BOOK

1

87

22.03.2009

2

6

8

52

60

83

27

Not Fixed

Mar-17

​

7

166

PUZZLES

1

25

22.03.2009

2

6

2

15

17

24

8

Not Fixed

Mar-17

​

8

201

READ N TICK

1

48

22.03.2009

2

6

5

29

34

46

14

Not Fixed

Mar-17

​

9

368

BEAUTY AND THE BEAST

1

40

22.03.2009

2

6

4

24

28

38

12

Not Fixed

Mar-17

​

10

411

TELL ME WHEN

1

236

22.11.2008

2

6

22

142

164

224

72

Not Fixed

Mar-17

​

11

457

SCIENCE X

1

115

08.03.2010

1

6

5

69

74

109

41

Not Fixed

Mar-17

​

12

468

HONEY DEW VIII

1

30

23.03.2010

1

6

1

18

19

29

11

Not Fixed

Mar-17

​

13

670

PUZZLES TO PUZZLE YOU

1

65

03.03.2010

1

6

3

39

42

62

23

Not Fixed

Mar-17

​

14

915

AESOPS FABLES

1

20

14.08.2002

8

6

8

12

20

19

0

Not Fixed

Mar-17

​

20

1367

MARIGOLD 2

1

30

12.03.2011

0

6

0

18

18

29

12

Not Fixed

Mar-17

​

 

 

TOTAL

842

 

 

 

98

505

603

803

240

 

 

 

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

1

​

Name & Signature of the Stock Incharge

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

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​

​

​

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​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

2

​

Name & Signature of the Checker

​

1

​

​

​

3

​

​

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​

​

​

​

​

​

​

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​

​

​

​

​

​

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​

​

​

​

​

​

​

​

​

2

​

​

​

4

​

​

​

​

​

​

PRINCIPAL

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

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​

​

​

​

​

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​

​

​

CS-49

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S.N

Name of Article

Up to 2006-07

2007-08 to 2010-11

2011-12 to 2019-20

1.

LAND & BUILDING

1.63%

1.63%

10%

2.

FURNITURE & FIXTURES

9.50%

9.50%

10%

3.

LIBRARY

4.75%

4.75%

10%

4.

OFFICE EQUIPMENTS

4.75%

4.75%

15%

5.

VEHICLES

9.50%

9.50%

15%

6.

COMPUER PERIPHERALS

19.50%

16.21%

20%

7.

OTHER FIXED ASSETT

4.75%

4.75%

10%

​

Rate of Depreciation

8 of 28

CS-49 के प्रारूप में प्रमाणीकरण:

i)

Certified that the information given in column 2 to 11 is correct.

ii)

Certified that articles mentioned in col. (2) and (3) were rendered unserviceable only on account of normal wear and tear and there had been no case willful breakage due to negligence of an official, which required fixation of responsibility.

iii)

The report of the condemnation board is enclosed.

9 of 28

CS-49 के प्रारूप का सत्यापन/Verification in CS-49 Format:

i)

CS-49 बनाने वाले कार्मिक के हस्ताक्षर होने चाहिए । Signature of the employee preparing CS-49 should be obtained with date.

ii)

CS-49 को check करने वाले कार्मिक के हस्ताक्षर होने चाहिए । Signature of the Checker should be obtained with date.

iii)

Stock In charge Concerned के हस्ताक्षर होने चाहिए Signature of the Concerned Stock In charge should be obtained with date.

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iv)

Board के कम से कम दो Members के हस्ताक्षर होने चाहिए ।

v)

प्राचार्य के हस्ताक्षर होने चाहिए ।

vi)

अध्यक्ष, विद्यालय प्रबंध समिति के हस्ताक्षर होने चाहिए ।

vii)

CS-49 एक से अधिक पेज में तैयार होने की स्थिति में प्रत्येक पृष्ठ पर Stock Incharge तथा प्राचार्य के हस्ताक्षर होने चाहिए ।

11 of 28

  • CS-49 बनाते समय प्रत्येक कॉलम में मांगी गई सूचना सही – सही व स्पष्ट रूप से भरनी चाहिए ।
  • प्रत्येक विभाग के Non Consumable Articles की Life लेखा संहिता में पृष्ठ संख्या 211 से 220 में दी गई है ।
  • संगठन द्वारा निर्धारित आयु से पूर्व यदि किसी सामग्री को निरस्त किया जाना है, तो पर्याप्त कारणों का उल्लेख करना चाहिए । (इस तरह की स्वीकृति विद्यालय स्तर पर प्रदान नहीं की जा सकती है ।)

​

12 of 28

CS-49 में निम्न तीन मूल्यों का उल्लेख जरूर करना चाहिए। -

i.

क्रय मूल्य (Purchase Value)

स्वीकृति पश्चात यह मूल्य Annual Accounts के Gross Block में से कम होगा ।

ii.

ह्रास मूल्य (Deprecation Value)

स्वीकृति पश्चात यह मूल्य Annual Accounts के Deprecation Block में से कम होगा ।

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iii.

शुद्ध मूल्य (Present Value)

[Purchase Value – Deprecation Value = Present Value]

स्वीकृति पश्चात सामग्री की नीलामी के समय कम से कम शुद्ध मूल्य की प्राप्ति विद्यालय को होनी चाहिए । शुद्ध मूल्य प्राप्त नहीं होने की स्थिति में वस्तुस्थिति को कलमबद्ध करें ।

14 of 28

विद्यालय के अनुपयोगी सामग्री के निस्तारण की स्वीकृति प्रदान करने के निम्न तीन स्तर है: -

1

विद्यालय स्तर

एक वित्तीय वर्ष में 2.00 लाख (सभी विभागों के मिला कर)

2

क्षेत्रीय कार्यालय स्तर

चोरी अथवा तथा आग से नष्ट हुई / अनुपयोगी हुई सामग्री के अतिरिक्त सभी प्रकार की सामग्री

3

मुख्यालय स्तर

चोरी अथवा तथा आग से नष्ट हुई / अनुपयोगी हुई सामग्री ।

15 of 28

16 of 28

क्षेत्रीय कार्यालय स्तर पर प्रस्ताव भेजते समय निम्न बातों का ध्यान रखें ।

1

अग्रेसन पत्र (Covering Letter)

Head Wise details of attached CS-49 along with 3 type of Values mentioned at mentioned above

2

विद्यालय प्रबंध समिति का अनुमोदन

जिस क्रम में Covering Letter में Heads की details दी है, उसी क्रम ही अनुमोदन प्राप्त करना चाहिए ।

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18 of 28

3

CS-49

जिस क्रम में Covering Letter में Heads की details दी है, उसी क्रम में विभिन्न Head के सीएस-49 संलग्न करने है ।

4

Beyond Economic repair Certificate

Computer Head के अनुपयोगी सामग्री / Electronic Items के समय Beyond Economic repair Certificate संबन्धित / विद्यालय द्वारा मनोनीत फ़र्म द्वारा सूची के साथ दिया जाना चाहिए, जिस पर प्राचार्य के हस्ताक्षर तथा सील लगी होनी चाहिए ।

19 of 28

Certificate of Beyond Economic Repair

20 of 28

5

सीएस-49 निम्न प्रारूप में समेकित कर भेजना चाहिए

i)

विद्यालय विकास निधि/VVN (वर्ष: ____ - ____)

​

​

मद/विभाग का नाम (Name of Head/Department)

क्रय मूल्य (Purchase Value / Book Value)

ह्रास मूल्य (Depreciation Value)

शुद्ध मूल्य (Net Value)

(2-3=4)

​

1

2

3

4

ii)

विद्यालय खाता / SF (वर्ष: ____ - ____)

​

​

मद/विभाग का नाम (Name of Head/Department)

क्रय मूल्य (Purchase Value / Book Value)

ह्रास मूल्य (Depreciation Value)

शुद्ध मूल्य (Net Value)

(2-3=4)

​

1

2

3

4

21 of 28

धन्यवाद

22 of 28

खर्च की पूर्व प्रशासनिक अनुमति

23 of 28

  • केन्द्रीय विद्यालय संगठन मुख्यालय के दिनांक: 28.12.2016 के संशोधित अध्याय 21 के अनुसार खर्च की वित्तीय सीमा विद्यालय स्तर, क्षेत्रीय कार्यालय स्तर तथा मुख्यालय स्तर पर निर्धारित की गई है ।
  • विद्यालय स्तर की सीमा से अधिक व्यय होने की स्थिति में खर्च की पूर्व प्रशासनिक अनुमति क्षेत्रीय कार्यालय से प्राप्त की जानी चाहिए ।
  • उक्त प्रस्ताव क्षेत्रीय कार्यालय भेजते समय निम्न बातों का ध्यान रखना चाहिए ।

24 of 28

i)

क्रम संख्या 3: मद (Head) का नाम (जो वार्षिक लेखा में दिये गए है)

ii)

क्रम संख्या 4 c): विद्यालय के कुल Sections का Total ।

iii)

क्रम संख्या 4 d): दिये गए Formula को Calculate करके लिखना है ।

iv)

क्रम संख्या 4 h): GFR-17 के अनुसार एक अवसर / इकाई खरीद का विवरण अथवा Particular Head का Total Tentative Expenditure लिखना चाहिए (जैसे कि Pupil Society में 5.00 लाख के खर्च की पूर्व स्वीकृति चाहिए तो 5.00 लाख लिखना चाहिए) ।

25 of 28

v)

क्रम संख्या 5: पिछले 3 वित्तीय वर्ष का मद (Head) का कुल खर्चा Annual Accounts के अनुसार लिखना चाहिए ।

vi)

क्रम संख्या 6: प्रस्ताव क्षेत्रीय कार्यालय भेजते समय Particular Head में क्या खर्चा हुआ है, की राशि लिखनी चाहिए ।

vii)

क्रम संख्या 9: विद्यालय विकास निधि की रोकड़ बही (Cash Book) में कितनी राशि उपलब्ध है, राशि लिखनी चाहिए ।

26 of 28

  • विद्यालय प्रबंध समिति के अनुमोदन की प्रति लगानी चाहिए ।
  • विद्यालय प्रबंध समिति द्वारा स्वीकृत संशोधित बजट की प्रति लगानी चाहिए ।
  • प्रस्ताव भेजते समय Covering Letter में उक्त सभी विवरण देना चाहिए कि जैसे कि

​

​

​

i)

Particular Head में क्या खर्चा हुआ है ।

ii)

क्या Planning है तथा कितने बजट की आवश्यकता है तथा क्यों आवश्यकता है ।

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iii)

इसके लिए बजट संशोधित करवाया गया है अथवा नहीं ।

iv)

विद्यालय स्तर की वित्तीय सीमा से अधिक के खर्च के लिए प्रबंध समिति का अनुमोदन लिया है अथवा नहीं ।

v)

विद्यालय के पास खर्च करने के लिए पर्याप्त राशि उपलब्ध है अथवा नहीं ।

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STANDARD PERFORMA FOR OBTAINING PRIOR ADMINISTRATIVE & FINANCIAL APROVAL OF �ASSTT. COMMISSIONER, KVS, RO, MUMBAI FOR INCURRENCE OF EXPENDITURE OUT OF VVN �BEYOND THE FINANCIAL LIMIT AS SPECIFIED UNDER ARTICLE 202 OF ACCOUNT CODE

​

1

Name of K.V.

​

2

Financial Year

​

3

Name of Item for which prior approval required

​

4

Justification of expenditure over & above the ceiling prescribed

​

​

a) Average student enrolment under the scheme during the previous year

​

​

b) Average students enrolment during the current year

​

​

c) No. of Sections in KV

​

​

d) Percentage increase in Students strength

B – A x 100

A

​

​

e) No. of Addition in KV section during current year with class and No. of consumable & Non-Consumable item required per class/Section

​

​

f) In case of Purchase of Furniture/Lab. Equipments/Audio Visual/Musical Instruments/Sports goods/Computers, Value of Non Consumable/Consumable items condemned requiring purchases of fresh item (Copy of Condemnation Minutes by duly enclosed)

​

​

g) No. of Consumable/Non-Consumable items required (Specific details for each item by provided)

​

​

h) Per Unit cost of Consumable/Non Consumable items required (Duly specifying total cost for each items)

​

​

i) In case of Amount required for Part Time Teachers the No. of teachers hired alongwith their remuneration proposed to be paid category wise be specified.

​

​

j) In case of Petty Construction/M& R work, copy of estimates/drawings be submitted (Total estimated cost be clearly specified)

​

​

k) In case estimate submitted by Govt. Agency, Name of Agency & reasons & circumstances for not getting the work executed through govt. agency by given

​