Основи
електронного документообігу
Системи управління електронними�документами
Дізнаємось:
ЩО ТАКЕ ТЕХНІЧНІ ЗАСОБИ ОБРОБКИ
ДОКУМЕНТІВ ТА ІНФОРМАЦІЇ
ЯКІ ІСНУЮТЬ ПОПУЛЯРНІ СИСТЕМИ
ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
ЯКІ ОСОБЛИВОСТІ СИСТЕМ
ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
ЩО ТАКЕ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ
ЕЛЕКТРОННИМИ ДОКУМЕНТАМИ
ЯК КЛАСИФІКУЮТЬ ЦІ ТЕХНІЧНІ
ЗАСОБИ
01
02
03
04
05
Обіг електронних документів (електронний документообіг)
— це сукупність процесів:
�
створення документів,
опрацювання документів,
відправлення документів,
передавання документів,
одержання документів,
зберігання документів,
використання документів,
знищення документів.
Процеси виконуються із застосуванням перевірки цілісності,
з підтвердженням факту одержання таких документів (у разі необхідності).
Системи управління електронними документами
— це особливі інформаційні структури, які контролюють всі процеси, пов’язані з управлінням електронним документообігом на підприємстві.
Електронний документ
— документ, інформацію в якому зафіксовано у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити.
DCT (Document and Content Technologies) - програмне забезпечення управління електронним документообігом і вмістом інформаційних систем.
Сегменти світового ринку DCT
Системи електронного документообігу
Системи управління інформацією (портали)
Системи управління вмістом
Системи електронної документації (Electronic Document Management Systems – EDMS)
— організаційно-технічні системи, що забезпечують процес створення, управління доступом і розповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації.
— забезпечують групування інформації, управління інформацією і її доставку через Internet канали.
Системи управління інформацією (Information Management Systems – IMS) або портали
За допомогою порталів забезпечується також доступ до додатків через стандартний Web-навігатор.
— використовуються для забезпечення і організації спільного процесу створення, редагування і управління вмістом, інакше - контентом (від англ. content).
Системи управління вмістом
(Content Management Systems – CMS)
�Головні функції систем управління �електронними документами
Накопичення і зберігання
Створення найбільш ефективних систем пошуку необхідних даних
Максимальний рівень захисту всієї наявної в структурі інформації
Ефективна маршрутизація інформації
Колективна робота над документами
Системи електронного документообігу
Переваги впровадження електронного документообігу:
доступність інформації, прозорість руху документів, відсутність потреби роздруковувати та зберігати паперові копії;
• пришвидшення процесу опрацювання документів;
• забезпечення оперативної й одночасної колективної роботи з документами, коли один і той самий документ може опрацьовуватися синхронно кількома працівниками. �
Megapolis.DocNet - система внутрішнього електронного документообігу для організацій будь-якого розміру та галузей діяльності, включаючи державні підприємства, органи державної влади та місцевого самоврядування. Є однією з найбільш розповсюджених СЕД в державному секторі України.
DEALS - cервіс для захищеного документообігу: підписання договорів, обмін бухгалтерськими та юридично значущими документами. Дозволяє здійснювати миттєвий обмін документами з контрагентами і повністю відповідає законодавству України.
Сервіс «Document.Online» дозволяє завантажувати документи, створювати шаблони для подальшого використання, обмінюватись документами або направляти їх декільком отримувачам. Підтримує роботу з усіма акредитованими центрами сертификації ключів України.
СЕД FossDoc призначена для організації корпоративного документообігу (workflow) та автоматизації бізнес-процесів на підприємствах та установах будь-яких розмірів та видів діяльності. Використовується в органах державної влади, комерційних банках та освітніх установах України.
FossDoc
СЕД «АСКОД» призначена для автоматизації процесів діловодства, службового, господарського та управлінського документообігу, для організації колективної роботи над документами з використанням безпаперових технологій та для забезпечення електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису (ЕЦП).
SX-Government – система електронного документообігу з функціями управління для органів місцевої та державної влади, для роботи з якою користувачу потрібен тільки браузер. Базується на концепції єдиного інформаційного простору і дозволяє створити уніфіковану систему роботи з будь-яким вмістом у найрізноманітніших форматах.
TeamDoc - корпоративна система управління документами. Зберігаючи функції діловодства та контролю виконання документів, система сфокусована на роботі керівників і бізнес-фахівців.
TeamDoc
«M.E.Doc» - поширене українське програмне забезпечення для подання звітності до контролюючих органів та обміну юридично значущими первинними документами між контрагентами в електронному вигляді.
Технічні засоби обробки інформації
— це сукупність автономних пристроїв збору, накопичення, передачі, обробки та подання інформації, а також засобів оргтехніки, управління, ремонтно-профілактичних та інших.
Вимоги до технічних засобів:
забезпечення вирішення завдань з мінімальними витратами, необхідною точністю та достовірністю;
можливість технічної сумісності пристроїв,
забезпечення високої надійності;
мінімальні витрати на придбання.
Основні засоби обробки
Допоміжні засоби обробки
Технічні засоби обробки
Технічні засоби інформаційної діяльності можна класифікувати так:
засоби складання і виготовлення документів;
засоби копіювання і розмножування документів;
засоби зберігання та транспортування документів;
засоби адміністративно-управлінського зв’язку;
автомати, друкуючі пристрої, диктофони;
засоби репрографії, засоби оперативної поліграфії;
адресувальні, маркувальні, палітурні машини, ламінатори
Практична вправа
Ознайомтесь з інформацією:
Єдина державна електронна база з питань освіти — автоматизована система збирання, сертифікації, оброблення, зберігання та захисту даних, у тому числі персональних, щодо надавачів та отримувачів освітніх послуг в Україні.
Особистий електронний кабінет вступника - це веб-сторінка, за допомогою якої вступник подає електронну заяву до закладу вищої освіти та контролює її статус.
Реєстрація в Єдиній базі надає вступнику можливість доступу до особистого електронного кабінету за електронною адресою: https://ez.osvitavsim.org.ua/.
Заява містить відомості про обрані вступником заклади вищої (фахової передвищої) освіти, конкурсну пропозицію та встановлену ним пріоритетність заяви в разі їх використання.
Завдання
Ознайомтесь з Інструкцією щодо реєстрації електронних кабінетів та подання заяв у системі подання заяв в електронній формі за посиланням або QR-кодом.
Дайте відповіді на питання:
Завдання на самостійну підготовку