MODELO DE ACOMPAÑAMIENTO
Estrategias servicios
estudiantiles
Acompañamiento y
Permanencia
Centro de servicio
Piero Tec acompaña
Bienestar
Respuestas en tiempos establecidos
Validación excusas e incapacidades
Sala de atención al estudiante
CRM
Revisión permanente de plataformas: Moodle, Intelliboard, Bitrix
Ajustes razonables
Monitoreo y seguimiento estudiantil
Áreas de bienestar
Orientación vocacional - ocupacional
Acompañamiento psicosocial
Reporte en Sistema Educativo de Alertas y Deserción
Canalización Informativa Académica
El gestor de acompañamiento es un profesional especializado en el apoyo a estudiantes en entornos de aprendizaje virtual y presencial. Su función principal es garantizar que cada estudiante tenga acceso a las herramientas, recursos y el apoyo necesario para alcanzar su máximo potencial académico.
¿Quién?
1. Se tengan dudas o inquietudes sobre procesos académicos.
2. Se requiera seguimiento y retroalimentación.
3. Se presenten dificultades de comunicación.
4. Existan dificultades técnicas, de conectividad o con la plataforma Moodle.
5. Se presenten necesidades educativas especiales.
7. Se requiera una comunicación directa con la universidad.
8. Se requiera una orientación psicoeducativa.
¿Cuándo?
Orientando el acceso a las herramientas tecnológicas y de conectividad.
¿Cómo?
Motivando la participación activa de los estudiantes en las actividades virtuales.
Velando por el cumplimiento de los plazos y la entrega de trabajos.
Facilitando la comunicación entre todos los actores del proceso educativo.
Revisando la plataforma Moodle y monitoreando el progreso de los estudiantes.
Brindando seguimiento personalizado y retroalimentación constante.
Implementando herramientas digitales para el apoyo inmediato.
Buscando bienestar integral del estudiante.
¿Para qué?
Unificar el acompañamiento integral que impulse el éxito académico.
Modalidades Temporales de Curso
Modalidad intensiva
Modalidad extensiva
3 semanas por un curso
8 semanas por 3 cursos
Ruta de atención del gestor de acompañamiento
Modalidad extensiva
Ruta de atención del gestor de acompañamiento
Modalidad extensiva
Ruta de atención del gestor de acompañamiento
Modalidad extensiva
Ruta de atención del gestor de acompañamiento
Modalidad intensiva
Ruta de atención del gestor de acompañamiento
Modalidad intensiva
ACCIONES TRANSVERSALES
Acompañamiento integral
Seguimiento riesgo psicosocial:
Caracterización estudiantil y alertas tempranas.
Seguimiento académico:
Intelliboard: reporte diario de entregables e inactividad en el aula virtual.�
Formación complementaria del currículo:
- Entremés
- Pódcast Bienestar inTecligente�- Magazine
Desarrollo de competencias:
Cursos virtuales en el campus: �- Estilo APA - Inteligencia Artificial
- Guitarra -Gestión de emociones
- Educación Financiera
1
2
3
4
ACCIONES TRANSVERSALES
Fortalecimiento de competencias
1
2
3
Humanas psicosociales:
-Política de Inclusión y mesa psicosocial�-Protocolo orientación psicosocial�-Promoción y prevención de la salud
-Protocolo diversidad y violencia basada en género (resolución rectoral)
-Guía Orientación vocacional
Seguimiento riesgo psicosocial:
SEAD y base de deserción.
Ciclo de formación integral talleres Digi +
ACCIONES TRANSVERSALES
Formación humano social
1
2
3
Identidad misional:
Cátedra TecMinuto.
Dimensión humana:
Orientación espiritual.
Cultura y deporte:
Grupos representativos y formativos.
ACCIONES TRANSVERSALES
Acompañamiento actores de educación
1
2
Familia:
Escuela de familias: 2 encuentros por periodo académico sobre acompañamiento, pautas de crianza, etc.
Escuela de formación docente:
Jornadas de sensibilización y capacitación (inclusión, Violencias basadas en género).
El TECMD, al identificar de manera oportuna a los estudiantes con necesidades de inclusión, generar alertas para apoyar su seguimiento y asegurar su éxito académico. Esta ruta está dirigida a quienes requieren ajustes razonables, entendidos como modificaciones necesarias para garantizar la igualdad de condiciones para las personas con diversidades funcionales.
ALERTA
Momento en el que se identifica un estudiante
IDENTIFICACIÓN
CANALES DE IDENTIFICACIÓN
Admisiones y registro
El aspirante se identifica a través del formulario de inscripción, indicando su condición especial y/o capacidad excepcional, y se reporta al área de Servicios Estudiantiles.
Academia
Recibe notificaciones de docentes y apoyos pedagógicos si detectan dificultades en la adaptación al aula, luego realizan recomendaciones de ajustes razonables.
Operaciones
Recepción de los reportes que realicen los convenios sobre los estudiantes que requieran ajustes.
Comunidad TecMD
Solicitud directa del ajuste razonable por parte del estudiante.
Servicios estudiantes
Recopila y consolida la información del proceso de caracterización estudiantil TECMD.
Los profesionales de Servicios Estudiantiles TECMD registrarán a los estudiantes identificados o remitidos para evaluar si corresponde elaborar la ficha de ajuste razonable. Una vez acordados los ajustes en la mesa psicosocial, se compartirá la información con los equipos correspondientes, y los gestores informarán al estudiante sobre las acciones a seguir.
ALERTA
La persona que se encuentra en el centro del proceso de ajustes razonables
ACCIONES CONTACTO INDIVIDUALIZADOS
El profesional de Bienestar contactará al estudiante para garantizar y validar los datos.
El profesional de Bienestar contactará a los acudientes para completar la ficha de inclusión si es necesario.
El profesional de Bienestar pedirá el diagnóstico médico del estudiante o recomendaciones de procesos académicos previos.
Si el estudiante tiene un convenio, los profesionales de Bienestar y Operaciones coordinan acciones con el representante del convenio.
El profesional de Bienestar creará la ficha de ajustes razonables y la reportará a las áreas correspondientes para definir acciones que garanticen el éxito académico.
El equipo académico identificará, reportará y propondrá acciones ajustadas al estudiante.
El seguimiento y evaluación inician con la creación de la ficha y la implementación de los ajustes razonables, requiriendo comunicación constante entre las áreas y profesionales.
CONTROL
Seguimiento y evaluación continua para garantizar el cumplimiento y éxito del ajuste
El líder de Servicios Estudiantiles coordinará con los líderes de otras áreas la mesa psicosocial para divulgar los casos y presentar las fichas de ajustes razonables.
Los profesionales de Bienestar presentarán al equipo el caso del estudiante con la ficha de ajustes razonables y las recomendaciones para su adaptación académica y social.
El profesional de Bienestar realizará un seguimiento quincenal para validar el cumplimiento de los ajustes y los avances.
Se programarán mesas psicosociales para validar y ajustar la ficha si es necesario.
El profesional a cargo debe solicitar un reporte sobre la efectividad de las estrategias o los ajustes y retos presentados con el estudiante.
Cualquier miembro de la mesa puede solicitar una reunión extraordinaria para un seguimiento de alerta crítica.
Al final de cada periodo académico, se realizará una mesa psicosocial para evaluar la evolución del estudiante y proyectar aspectos a mejorar.
Criterios de Derivación
Intrapersonales
Familiares
Afectivas y Ambientales
Académicas
Problemas laborales, sentimentales o espirituales que afectan el bienestar del estudiante.
Dificultades en dinámicas familiares, comunicación, pautas de crianza o violencia intrafamiliar.
Cambios de ánimo, conductas autolesivas, irritabilidad, consumo de sustancias psicoactivas.
Problemas de aprendizaje y bajo rendimiento académico.
Niveles de Riesgo y Acciones
Riesgo bajo
Riesgo medio
Riesgo alto
Peligro inminente para la vida. No dejar solo al estudiante, activar rutas correspondientes.
Desesperanza, tristeza o angustia frecuentes. Aplicar primeros auxilios psicológicos si corresponde.
Dificultades de adaptación o habilidades sociales. Remitir al profesional de servicios estudiantiles.
Proceso de Orientación Psicosocial
Orientación Psicoeducativa
Realizar 5 acompañamientos personalizados, enfocados en la psicoeducación, brindar herramientas y estrategias óptimas para el bienestar integral.
Entrevista Inicial
Evaluar la situación y determinar si se requiere derivación especializada.
Consentimiento Informado
Compartir y explicar el documento al estudiante para su diligenciamiento.
Seguimiento
Mantener acompañamiento continuo y elaborar informes de progreso.
Contacto Inicial
Explicar el proceso y agendar la primera entrevista de evaluación.
Estrategias Adicionales
Llamadas telefónicas y chat institucional para evaluar el estado del estudiante.
Grupos focalizados e información sobre rutas de atención y orientación psicosocial.
Talleres Digi+, campañas de salud mental y pautas de crianza familiar.
CLASIFICACIÓN DE RIESGOS
Notas bajas pero aprobadas en sus cursos.
�Participación en el aula virtual de más de 6 horas.
Inactividad en el aula virtual entre 4 a 6 días.
1 o 2 cursos perdidos.
Inasistencia a las clases virtuales.
Participación en el aula virtual de 3 a 6 horas.
RIESGO BAJO
RIESGO MEDIO
RIESGO CRÍTICO
Inactividad en el aula virtual por 7 o más días.
Reporte por salud mental, inclusión, aplazamiento o intención de retiro.
3 o más cursos perdidos.
COMUNICACIONES GENERALES DEL GESTOR
Plan de contacto gestor de articulación TecMD
Este plan detalla las estrategias de comunicación con los estudiantes a lo largo de la semana.
Link: https://1drv.ms/x/c/aea123a20023f457/EXLOW0K6FQBEiuyNr4rss2IB-B5wwD5Tn6K-45LpOnyU1g?e=HS1nxM
Lunes: Inicio
Se confirma la asistencia a los encuentros sincrónicos, se recuerda las tareas, se envía material adicional. y se recuerdan los entregables del fin de semana.
Tipo de contacto:
Telefónica / Espacio virtual.
Canal de comunicación:
Zadarma / Meet.
Martes: Apoyo
Se resuelven dudas específicas de los estudiantes y se ofrece feedback personalizado sobre sus avances.
Tipo de contacto:
Mensajes chat / Gmail.
Canal de comunicación:
Google chat.
Zadarma / Meet.
Miércoles: Anuncios
Se anuncia nuevas actividades y se comparte recursos con los estudiantes.
Tipo de contacto:
Mensaje del día / Grupo
Canal de comunicación:
Aula virtual / Google chat
Jueves: Casos
Se atienden casos específicos de los estudiantes a través de whatsApp.
Tipo de contacto:
Mensaje de WhatsApp.
Canal de comunicación:
Viernes: Resumen
Se realiza un resumen de los aprendido durante la semana, se anticipa el plan de la siguiente semana.
Tipo de contacto:
Mensaje / Gmail / WhatsApp
Canal de comunicación:
Gmail / WhatsApp
PLAN SEMANAL
El plan establece una comunicación regular con los estudiantes, desde la confirmación de asistencia hasta la retroalimentación personalizada.
COMUNICACIONES CON ESTUDIANTES EN RIESGO CRÍTICO
1. Gestor se encarga de comunicación por Google chat y/o llamada.
2. Profesionales de bienestar se encargan de reforzar el contacto.
3. Notificación mensual del estudiante bajo ajustes razonables o riesgo psicosocial.
4. Creación de informe por parte del profesional de bienestar con retroalimentación del gestor.
5. Reforzar a través de correos masivos las implicaciones de la falta de rendimiento académico.
6. Comunicación a las áreas respectivas dependiendo el caso.
Llamada
Google Chat
Llamada
Correo institucional
Google chat
Correo
Correo
Correo masivo
llamadas
Google chat
Correo administrativo
Crear contacto personalizado con el estudiante, explicando la situación actual, ofrecer estrategias de nivelación.
Informar sobre la gravedad y consecuencias del caso, ofrecer estrategias de nivelación.
Tener trazabilidad y evidencia correspondientes del caso.
Realizar seguimiento al estudiante.
Informar las consecuencias académicas y/o legales.
Tomar decisiones con respecto a la continuidad del estudiante.
Etapa
Tipo de Contacto
Objetivo
ESTUDIANTES NUEVOS
Procesos
Actividades
Área / Rol
Canales
Semana 0
(Bienvenida
y adaptación)
Informar sobre nuevos ingresos e inducciones necesarias.
Envío comunicado de acceso al campus virtual y correo institucional.
Envío carta de presentación de gestores a estudiantes y acudientes.
Planeación de inducciones y/o reinducciones virtuales y presenciales.
Replicar las invitaciones a las inducciones y reinducciones.
Inducción: Tecnología
Envío de correo indicando fechas de inicio de periodo académico.
Correo electrónico
Confirmar acceso al aula.
Creación de los chats grupales por convenio y comunicación de bienvenida a los estudiantes.
Creación y divulgación de las invitaciones a las inducciones y reinducciones.
Inducción: presentación servicio de acompañamiento.
Inducción: Academia, líderes de escuela y presentación rectoría.
Correo electrónico
Llamada
Correo electrónico
Correo electrónico
Chat Gmail
Correo electrónico
Chat Gmail, llamada �telefónica y grupo �WhatsApp
Videollamada Meet o Teams
Videollamada Meet o Teams
Correo electrónico
Videollamada Meet o Teams
Admisiones
Tecnología
Gestor de acompañamiento
Gestor de acompañamiento
Gestor de acompañamiento
Profesional de bienestar
Comunicaciones
Profesionales de bienestar y gestor de acompañamiento
Líder de Servicios Estudiantiles y Bienestar, Profesionales de bienestar y gestores de acompañamiento
Tecnología
Academia y Rectoría
Gestor de acompañamiento
PERMANENCIA ACTIVOS
Procesos
Actividades
Área / Rol
Canales
Permanencia
Informar fecha límite de entrega de actividades.
Monitoreo del avance académico (Ingreso al aula y desarrollo de actividades).
Comunicaciones con estudiantes para resolver dudas.
Contacto para seguimiento pago y renovación de matrícula.
Chat de Gmail y WhatsApp
Verificación de entregables.
Descargue y seguimiento de avance de actividades y entregables vía Intelliboard.
Correo electrónico
Correo electrónico
Videollamada sala Meet o Teams
Llamada y correo electrónico
Correo electrónico
Videollamada sala Meet o Teams
Gestor de acompañamiento
Gestor de acompañamiento
Gestor de acompañamiento
Gestor de acompañamiento
Profesionales de bienestar (administrativo)
Profesionales de bienestar (administrativo)
Profesional, gestor y líderes de escuela
Reinducciones.
PERMANENCIA REMATRICULA
Procesos
Actividades
Área / Rol
Canales
SEGUIMIENTO A LA REMATRICULA
Enviar reportes de novedades (aplazamiento, retiro) a los profesionales a cargo de los convenios
Seguimiento de las novedades reportadas.
Notificación a admisiones y registro y financiera sobre el proceso.
Identificación del estudiante para posibilidad de beneficio de auxilio económico cuando tiene riesgo de deserción por este motivo
Correo electrónico
Notificación del estudiante para su rematricula
Contacto con el estudiante para seguimiento a matrícula en el siguiente periodo académico
Correo electrónico, llamadas, chat Gmail
Correo electrónico
Correo electrónico
Correo electrónico y mesa de la permanencia
Llamada y correo electrónico
Profesionales de bienestar
Profesionales de bienestar
Profesionales de bienestar
Gestor de acompañamiento
Profesionales de bienestar
Profesionales de bienestar
Profesionales de bienestar
Ausentismo y Deserción
Profesional
de
Bienestar
Reinducción
Generación de encuesta
Identificar resultados
Sun
Acompañamiento
matricula
Informe
Termina el
proceso
Consolidación de
matricula
seguimiento
académico
Área de
Servicio
Identificar Causas y motivos
Gestión del reintegro Académico Y
Financiero
Retoma
Si
Aplicación
por correo masivo y llamada Telefónica
No
CANALES DE SERVICIO
Centro de Servicio Estudiantil Piero Tec Acompaña
Acompañar de manera integral a todos los usuarios internos y externos del TecMD atendiendo todas sus solicitudes académicas, psicosociales, financieras, felicitaciones, quejas, reclamos, sugerencias y peticiones en los tiempos establecidos para garantizar excelencia en el servicio y una efectiva atención al usuario.
2.
ESTRUCTURA
Mesa Integral de Servicio
Agente de Servicio
Academia
Articulación
Financiera
Jurídica
Admisiones y Registro
Bienestar
Tecnología
FUNCIONAMIENTO: DIAGRAMA DE SERVICIO
SÍ
Si
Cierre
Reporte de
atención de casos, cifras
¿La respuesta otorga solución?
Respuesta al estudiante
No
Solución por parte del área encargada
Clasificación y remisión
Análisis de la solicitud (Agente de servicio)
No
Si
Se rechaza el caso
Fin
Solicitud del estudiante
Validación
¿Cumple?
Evento de
inicio
Fin
INDICADORES
CUS: Centro Único de Servicio
Dentro de los indicadores de gestión se evaluarán los siguientes ítems:
ORGANIGRAMA
Equipo de Bienestar, Servicio y Permanencia
HERRAMIENTAS PARA EL SEGUIMIENTO Y LA PERMANENCIA
Intelliboard:
Plataforma de informes masivos que permite monitorear los avances de las actividades de los estudiantes en el aula virtual.
Informe semanal de Alertas:
Espacio colaborativo, donde se puede evidenciar las alertas tempranas de seguimiento al estudiante.
Bitrix24 CRM:
Espacio de trabajo online que permite una atenciòn de servicio y contacto con el estudiante.
Zadarma:
Línea telefónica virtual para integraciòn de llamadas y gestiòn y seguimiento a través del CRM.
1
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3
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Aula Virtual:
Espacio interactivo de aprendizaje que brinda nuevas experiencias de formación en línea.
TECMD.EDU.CO
¡Gracias!