1 of 47

Metodologia

para Gestão de Projetos, Programas e Portfólio

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

TRANSFORMAR O MUNDO, CONSTRUIR O FUTURO

2 of 47

Principais Stakeholders da Metodologia

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Executivos

+ Visibilidade

+ Previsibilidade

+ Controle

+ Organização

+ Priorização

+ Participação

+ Comunicação

Gerentes de Projetos

- Burocracia

- Concorrência

BPs

Membros de Equipe

Fornecedores

3 of 47

Princípios da Metodologia

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Método

Flexível para diferentes tipos de projetos

Integrado à gestão de mudanças

Foco maior em interações. Menos documentação

Seu papel é dar suporte para os GPs e áreas

Deve ser simples e prático

Liberdade para equipes definirem maneira de trabalho

4 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Principais Etapas do Processo

Identificação (Ideação)

Avaliação�(Detalham.)

Seleção

Priorização

Alocação de Recursos

Iniciação

Planejamento

Execução

Encerramento

Gestão de Portfólio

Gestão de Projetos

5 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Visão Holística da Gestão de Portfólio

Ideias

I

Ideação

Seleção

Propostas

Avaliação

Candidatos

I

PP

C1

C3

C5

C2

C7

C4

C6

PP

Prioriza.

Projetos

P1

P3

P5

P2

P7

P4

P6

Ideias �não-viáveis

Propostas não selecionadas

Fonte: Planejamento Estratégico e Alinhamento Estratégico de Projetos –Um Guia Prático Aplicando o SPCanvas e o PSACanvas –Adilson Pize – 2017

6 of 47

Ideação

Avaliação

Seleção

Priorização

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

TRANSFORMAR O MUNDO, CONSTRUIR O FUTURO

7 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Identificação (Ideação)

Fonte: The PMI Guide to Business Analysis – 2017.

Todos os colaboradores da Vedacit, de qualquer área ou localização poderão submeter ideias para a organização

Área

Ação a ser realizada

Contexto Atual

E-mail

Nome

Título

Novo Contexto

PMO�Verifica se informações preenchidas são suficientes para encaminhar para o avaliação

Se sim, encaminha �para avaliação

Se não, solicita novas informações

8 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Identificação (Ideação)

Fonte: The PMI Guide to Business Analysis – 2017.

Exemplo

SAC

A ideia seria implantar um chatbot de atendimento no site da Vedacit, que respondesse as principais dúvidas registradas nos atendimentos através de recomendações de artigos e FAQ do nosso Help Center. Além disso, automatizar alguns serviços, como por exemplo o envio de 2ª via de boletos.

Atualmente todos os atendimentos são realizados por canal telefônico através de atendimento manual e humano. Em horários de pico nos atendimentos, 30% das ligações são abandonadas pois nossos clientes não gostam de esperar pelo atendimento. Além disso, conforme ampliamos nosso mercado, o aumento de capacidade da equipe de atendimento se torna financeiramente inviável (não-escalável).

maria.santos@vedacit.com.br

Maria da Silva Santos

Novo Chatbot de Atendimento

Dessa forma passamos a realizar atendimentos 24h por dia, por meio de diferentes canais, e assim diminuímos a fila de espera, aumentamos nosso nível de serviço de atendimento e diminuímos os custos operacionais.

Ação a ser realizada

Contexto Atual

Título

Novo Contexto

9 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

TRANSFORMAR O MUNDO, CONSTRUIR O FUTURO

Ideação

Avaliação

Seleção

Priorização

10 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Avaliação (Detalhamento)

Um comitê formado por representantes das áreas + idealizador fazem a avaliação das ideias.

Principais Etapas

Urgência

Duração

Sistemas Impactados

Áreas Envolvidas

Dependências Internas e Externas

Custo

Canvas Adaptado

PMO�Avalia se ideia deve ser considerada como projeto

Se sim, encaminha �para o comitê

Se não, encaminha ideia para área solicitante ou para área de Processos, e comunica idealizador

Retorno do Investimento + Payback

Regiões Impactadas

11 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Avaliação (Detalhamento)

Exemplo

Novo Chatbot de Atendimento

Justificativa

�(nos slides anteriores)

Áreas Envolvidas�Marca�TI - Sistemas�Compras�Jurídico

Objetivo��(nos slides anteriores)

Benefícios��(nos slides anteriores)�Aqui é importante criar KPIs de valor e de performance

Sistemas Impactados��Salesforce

Regiões Impactadas��Todas as regiões

Principais Etapas

�1. Identificação de Necessidades e Funcionalidades

2. Definição e Contratação de Fornecedor e Ferramenta

3. Mapeamento de Personas e Jornadas

4. Desenho dos Fluxos de Atendimento e Mensagens do Bot

5. Configuração da Ferramenta do Bot

6. Desenvolvimento de Integração Bot x Salesforce Vedacit

7. Testes e Homologação

8. Piloto de Atendimento no Whatsapp

9. Implantação em Produção no Website

Dependências

1. Só pode ser feito depois da nova versão do site

2. Sistema do bot precisa ser compatível com plataforma do novo site e com o Salesforce

Duração

9 meses

Urgência

Não possui

Custo

Contratação + implantação = R$ 300 K

Manutenção mensal = R$ 5k

ROI + Payback��Red. do Custo por Atendimento x Qtd. Atendimentos mensal = R$ 10 K��Payback = 3 anos

12 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Avaliação (Detalhamento)

PMO determina alinhamento e o direcionador estratégico da proposta, e a categoriza

Objetivo Estratégico

Comitê avalia se proposta é tecnicamente (TI/Negócio) e financeiramente viável

Se sim, segue para avaliação final do PMO

Se não, idealizador é comunicado e proposta é arquivada.

Obj “n” / OKR “n”

Direcionador Estratégico

Aumento de Receita

Redução de Custos

Obrigação Legal (Leis, Normas, Regulamentos)

Outro

Categoria

Novo Produto ou Serviço

Mudança Organizacional

Desenv. ou Implantação� de Software

Infraestrutura de TI

Pesquisa

Estrutura Física

Manutenção ou Melhorias das Plantas Industriais

Melhoria de Processos

13 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

TRANSFORMAR O MUNDO, CONSTRUIR O FUTURO

Ideação

Avaliação

Seleção

Priorização

14 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Seleção

PMO realiza o ranqueamento da proposta frente as demais

Ideal é utilizar uma ferramenta que faça a seleção através do método de apoio multicritério para decisão (AHP)

Critérios de Seleção

Alinhamento Estratégico

Direcionador Estratégico

Custo

Retorno do Investimento

Payback

Complexidade (Areas x Sistemas x Duração)

Urgência

<4

Pon.

1

Impacto ESG

20%

5%

15%

10%

100%

4+

8+

12+

16+

Outro

-

Reduç.

-

Aume.

>600 K

<600 K

<450 K

<300 K

<150 K

<2.5 M

>2.5 M

>5 M

>7.5 M

>10 M

>4 ano

>3 ano

>2 ano

>1 ano

<1 ano

>340

>255

>170

>85

<85

Não possui

Q4

Q3

Q2

Q1

Nulo

Baixo

Médio

Alto

Mt. Alto

2

3

4

5

Caso não seja possível utilizar a AHP, podemos seguir com o modelo de Scoring de pelo menos 5 pesos.

15 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Seleção

Critérios de Seleção

Alinhamento Estratégico

Direcionador Estratégico

Custo

Retorno do Investimento

Payback

Complexidade (Areas x Sistemas x Duração)

Urgência

<4

Pon.

1

Impacto ESG

20%

5%

15%

10%

100%

4+

8+

12+

16+

Outro

-

Reduç.

-

Aume.

>600 K

<600 K

<450 K

<300 K

<150 K

<2.5 M

>2.5 M

>5 M

>7.5 M

>10 M

>4 ano

>3 ano

>2 ano

>1 ano

<1 ano

>340

>255

>170

>85

<85

Não possui

Q4

Q3

Q2

Q1

Nulo

Baixo

Médio

Alto

Mt. Alto

2

3

4

5

Exemplo do Modelo de Scoring

Novo Chatbot de Atendimento

0.4

0.15

0.45

0.15

0.3

0.5

0.1

2.15

16 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Seleção

Finanças comunica orçamento disponível para realização de projetos para o ano seguinte

PMO seleciona projetos em andamento que continuarão no ano seguinte (Carry-over)

PMO avalia e seleciona propostas identificadas como Obrigação Legal

PMO pré-seleciona demais propostas e as recomenda de acordo com ranking da AHP ou Scoring

Áreas apresentam e definem ajustes nas recomendações do PMO durante o Project Day

PMO separa % do orçamento para reserva gerencial do portfólio

Candidatos selecionados seguem para priorização

Propostas não selecionadas continuam na lista de Scoring para serem reavaliados no próximo ano

17 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

TRANSFORMAR O MUNDO, CONSTRUIR O FUTURO

Ideação

Avaliação

Seleção

Priorização

18 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Priorização

PMO elabora a composição do portfólio, agrupando projetos selecionados de acordo com categorias e estrutura de programas

Composição do Portfólio

Categoria #1

Categoria #2

Categoria #3

Progr. A

Proj. Z

Proj. �A1

Proj. �A2

Progr. B

Proj. �B1

Proj. �B2

Proj. �B3

Produto X

Produto Y

Produto Z

Exemplo

Novo Produto ou Serviço

Mudança Organizacional

Desenv. ou Implantação� de Software

Plataforma Cocriação

Veda App

Proj. �A1

Proj. �A2

Nova Área Customer Success

Proj. �B1

Proj. �B2

Proj. �B3

Salesforce

JDE

WMS

19 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Priorização

PMO prioriza os projetos de cada categoria de acordo com seu rank, nível de Urgência e interdependências

Categoria #1

Proj. Z

Proj. A1

Proj. A2

Categoria #2

Proj. B1

Proj. B2

Categoria #3

Proj. P

Proj. L

Proj. V

Backlog

20 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Priorização

Portfolio Kanban System

Categoria #2

Categoria #3

Backlog

Iniciação

Planejamento

Execução

Encerramento

Parking Lot

Uma vez priorizados, os projetos seguirão um sistema puxado em Kanban, onde os projetos serão iniciados de acordo com a disponibilidade das pessoas ou da conclusão de projetos anteriores

Cada categoria de projeto tem a sua própria esteira

WIP (Work In Progress) de cada etapa é determinado através da Complexidade dos projetos, suas interdependências e o aprendizado das pessoas envolvidas

21 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Alocação de Recursos e Iniciação

PMO identifica o tamanho (size) do projeto e determina o Gerente do Projeto e Líder Técnico (se necessário)

Gerente do Projeto, Líder Técnico e Usuário-Chave identificam equipe necessária para projeto e avaliam possibilidade de inicia-lo

Move projeto para Iniciação

Mantêm projeto no backlog

PMO dá recomendações de quais técnicas e ferramentas devem ser utilizadas para condução de cada projeto, dependendo de seu tamanho e categoria

22 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

TRANSFORMAR O MUNDO, CONSTRUIR O FUTURO

Marcos da Gestão

de Portfólio

23 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Marcos da Gestão de Portfólio

Jan

Dez

Jul

Out

Abr

Kickoff do Portfólio

Review do Portfólio

Project Day

Novas ideias podem ser enviadas durante todo o ano, porém apenas as ideias enviadas e avaliadas pelo comitê até Agosto serão apresentadas e selecionadas no Project Day

Momentos para avaliarmos a continuação, descontinuação e repriorização de projetos no roadmap anual

Composição do portfólio e atualização do kanban com projetos aprovados

24 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Governança Mínima dos Projetos

Consultivo

Suporte

Diretivo

Cronograma

Status Report

Custos

Gestão de Riscos

Gestão de Mudança

Lições Aprendidas

Atualização semanal e com acompanhamento de baseline

Atualização quinzenal

Atualização semanal

Atualização mensal do forecast (planejado vs realizado)

Registro e monitoramento mensal

Registro e monitoramento (Recomendado/Opcional)

Urgência e Impacto alto - registro, aprovação de sponsor e divulgação obrigatória.� Urgência e Impacto médio e baixo - registro e aprovação do sponsor

Registro obrigatório ao final do projeto

25 of 47

PROPRIETÁRIO�E CONFIDENCIAL

Lições Aprendidas

Gerente do Projeto e Equipe realizam dinâmica para registrar as lições aprendidas do projeto

Ao encerrar o projeto...

O quê mais gostamos �nesse projeto?

O quê aprendemos

com esse projeto?

O que sentimos falta �nesse projeto?

O quê gostaríamos que tivesse acontecido diferente nesse projeto?

26 of 47

O que faz um time ter alta

performance e agilidade?

@dciarro

27 of 47

@dciarro

“As melhores decisões são tomadas pelas pessoas próximas à situação”

Mary Parker Follett

28 of 47

Diego Ciarrocchi

@dciarro

Segurança

Psicológica

Projeto Aristóteles

(Google)

Amy Edmondson

29 of 47

Como as enfermeiras-chefe estimulavam �a equipe a REPORTAR ERROS,

enquanto também reforçavam �ALTOS PADRÕES DE SEGURANÇA

30 of 47

Segurança Psicológica

31 of 47

Segurança Psicológica - Health Check

Se você cometer um erro nesta equipe, ela geralmente será mantida contra você.
Os membros dessa equipe são capazes de apresentar problemas e questões difíceis.
As pessoas desta equipe às vezes rejeitam outras por serem diferentes.
É seguro arriscar nesta equipe.
É difícil pedir ajuda a outros membros desta equipe.
Ninguém nesta equipe agiria deliberadamente de maneira a prejudicar meus esforços.
Trabalhando com membros dessa equipe, minhas habilidades e talentos únicos são valorizados e utilizados.

@dciarro

32 of 47

Segurança Psicológica

33 of 47

Fatores de Sucesso para Alta Performance

Segurança psicológica - "Se eu cometer um erro em nossa equipe, isso não será mantido contra mim".
Confiabilidade - "Quando meus colegas de equipe dizem que farão alguma coisa, eles seguem adiante."
Estrutura e clareza - “Nossa equipe tem um processo eficaz de tomada de decisão.”
Significado - "O trabalho que faço para nossa equipe é significativo para mim."
Impacto - “Entendo como o trabalho de nossa equipe contribui para os objetivos da organização.”

@dciarro

34 of 47

Só 37% experimentam propósito no trabalho

@dciarro

35 of 47

Tipos de rede

@dciarro

36 of 47

E nas organizações?

@dciarro

37 of 47

Modelo de rede distribuído e vivo

@dciarro

38 of 47

Conhecimento e sinapses

Singularity University

Diversidade inspira agilidade

@dciarro

39 of 47

@dciarro

Paradigma do conforto

40 of 47

@dciarro

A GENTE SE CONFORTA NA HOMOGENEIDADE

MAS A GENTE SÓ APRENDE NA DIVERSIDADE

41 of 47

Onde seu time está?

@dciarro

42 of 47

PLANO �DE AÇÃO

43 of 47

Times pequenos

Ciclos de entrega menores

44 of 47

Retrospectivas Eficazes

Lições aprendidas e discussões de casos que não deram certo, troca de experiências

45 of 47

Times diversos e �job rotations

Erre cedo e corrija rápido

46 of 47

Crie ambientes seguros

Entenda que nada está sob controle

47 of 47

Comece pequeno, tem sempre uma mudança que sua caneta alcança.