E-PAYSAGE

GT PR U + HE + ESA

Présentation et synthèse des échanges

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Bénédicte Champagne

Stéphane Patart

Quentin Pirlot

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18 mars 2025

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SOMMAIRE

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- Validation du compte rendu de la dernière réunion (lien)

- Envoi des données passé hors Paysage et similarité

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Envoi des preuves dans SIEL-SUP : solution technique

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Dictionnaire des données 2025-2026

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Mise à jour des PE pour 2025-2026

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Bourses d’étude DAE et bourses de la coopération internationale

• Présentation ; Synthèse des échanges

- État des lieux des inscriptions dans SIEL-SUP

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Envoi des données EMLF - clarifications

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Services BCED

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Divers

• Présentation

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Envoi des données passé hors Paysage et similarité

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Modalités de création des passés hors Paysage et des similarités

• Les passés et les similarités peuvent être chargés par web service ou par chargement de fichiers CSV.
• Envoi par web service :
• Le web service SIEL-SUP inscriptions a été adapté pour permettre le chargement et la récupération des passés et des similarités sur la base de l’ID CFWB ou ID étudiant ;
• La documentation REST est à jour (modifications surlignées en jaune dans le document - extranet ETNIC - pages 37 à 45) ;
• Il est important de stocker dans les DB des EES les ID passés et similarités.
• Chargement par fichiers CSV :
• Un fichier de création d’un passé dont la nomenclature à respecter = « Passe_N°FASE_aaaammjj.csv » (lien) ;
• Un manuel d’utilisation spécifique aux passés (lien) ;
• Pour les situations qui visent à créer pour l’inscription en cours une similarité à un passé existant => mise à disposition d’un fichier de création d’une similarité dont la nomenclature à respecter = « Similarite_N°FASE_aaaammjj.csv » (lien) ;
• Un manuel d’utilisation spécifique aux similarités (lien) ;
• La suppression de la similarité est manuelle.
• Les similarités peuvent être créées de trois manières : via web service REST, via le fichier CSV d’édition des passés ou via un fichier CSV de création des similarités.

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Modalités d’édition des passés hors Paysage

• Les passés peuvent être modifiés par web service ou par chargement de fichiers CSV sur la base de l’ID_Passé.
• Envoi par web service :
• La documentation REST est à jour (modifications surlignées en jaune dans le document - extranet ETNIC - pages 37 à 45).
• Chargement par fichiers CSV :
• Un fichier d’édition d’un passé dont la nomenclature à respecter est « EditPasse_N°FASE_aaaammjj.csv » (lien) ;
• La similarité peut être créé via le fichier d’édition des passés.

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• Procédure de création des passés et similarités sur la base de connaissance (lien)

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Synthèse des échanges

• Il est rappelé aux EES de créer un champ spécifique dans leur base de données interne afin de stocker les ID passé et ID similarité.
• Pour rappel, le passé hors Paysage est à créer à partir des inscriptions en 24-25.

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Envoi des preuves dans SIEL-SUP : solution technique

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Rappel des principes d’envoi des preuves

• La preuve est un (ou un ensemble de) documents qui atteste d’une situation administrative et/ou académique de l’étudiant·e et qui sont transmises dans la plateforme par les EES dans le cadre des finalités poursuivies par e-paysage, c’est-à-dire la gestion et le suivi de l’inscription et le contrôle de la régularité/finançabilité par les Com/Del.
• Le format de la preuve est évolutif. En effet, certaines preuves sont amenées à disparaître du format document au profit d’un envoi de données (ex : les décisions de jury) - la partie preuves d’e-paysage doit permettre l’intégration de ces données qui ont valeur de preuves.
• Quatre formats de preuves sont envisagés : .png, .jpg, .jpeg, .pdf.
• Le chargement des fichiers de preuves via MFT peut se faire de deux manières par :
• chargement automatique ;
• chargement manuel.
• Une fois les preuves chargées dans le MFT, elles sont envoyées dans un cloud où elles sont stockées dans des répertoires (1 répertoire par FASE).
• SIEL-SUP traite ensuite les fichiers et génère un rapport OK-NOK disponible dans la section “Listes” et par web service.
• Le rapport OK fournit l’ID preuve.

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Catégories de preuves et types de documents identifiés par les Com/Del

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Gestion et traitement des preuves

• Seules les preuves nécessaires au contrôle des Com/Del de l’année en cours sont envoyées.
• Les preuves peuvent être ajoutées ou supprimées mais pas modifiées.
• Les preuves ne sont pas conservées - elles sont détruites automatiquement le 13 septembre de l’année académique.
• Elles ne sont consultables que par l’EES qui les envoie et par le Com/Del en charge du contrôle de l’EES.
• Le Com/Del ne peut pas les télécharger en local - la consultation se fait uniquement par écran.
• Les preuves doivent être chargées dans le MFT avant le contrôle initial par les Com/Del.
• Les preuves déposées pendant la période de contrôle ne sont pas traitées par le système.
• Lors du défigeage des données pour les dossiers pour la seconde phase de contrôle, des preuves peuvent être ajoutées ou supprimées au dossier de preuves lié à l’inscription à recontrôler.
• Une fois traitée, chaque preuve reçoit un ID unique.
• Le système n’historise pas les mises à jour des preuves.
• La structure du nom de fichier doit être scrupuleusement respectée : FASE#ID_INSCRIPTION#TYPE_PREUVE#NOM_PREUVE.EXTENSION

Ex. 5223#2425_000005#ASS#NomDePreuve.pdf

• Le nom de fichier est décomposé en métadonnées qui sont stockées en DB.
• Afin d’anticiper la dématérialisation des décisions de jury, un web service est développé et permet d’envoyer :
• Titre de la décision
• Corps de la décision
• Date de la décision

Un fichier est alors généré pour la consultation par les Com/Del.

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Résultat du pilote dossier de preuves

• EES ayant participé au pilote :
• HEPL, EPHEC, IMEP, ULiège

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• 2 phases :
• Décembre 2024 - tests de charge et de cohérence de noms de fichiers
• Janvier 2025 - test d’un logiciel de pré-validation technique avant envoi des fichiers

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• Résultats du pilote :
• Les résultats concernant le suivi des envois sont concluants : nbre d’envois = nbre de fichiers réceptionnés côté ETNIC.
• La pré-validation permet de limiter le nombre d’envois en erreur - utile pour les EES qui n’ont pas automatisé la pré-validation (programme externe développé en python).
• Un mode d’emploi simple et précis sera rédigé pour permettre à tous les EES de pouvoir réaliser de façon autonome cette phase de pré-validation.
• La limite actuelle de taille des fichiers est fixée à 75 Mb. Dans les tests réalisés, la limite de taille n’a posé aucun souci.
• Les envois devront être effectués par lot (la limite de taille de l’espace transit est fixée à 1Gb).

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Documentation et support

• Sur l’extranet de l’ETNIC :
• La documentation sur les envois automatisés ;
• La documentation Zi65 (programme python).
• Sur la base de connaissance e-pasyage :
• La documentation de chargement manuel.
• Pour les IT, accès à un projet mantis dédié MFT (Zi 65 inclus) - Pour les problèmes/questions relatives aux chargements manuels => contact epaysage@ares-ac.be.

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Synthèse des échanges (1)

• Dans le cadre du figeage / défigeage des données par les Commissaires et délégués, une notification sera envoyée à l’EES pour l’informer de la procédure. Deux types de rapports seront également générés et mis à disposition dans le module “Listes” de SIEL-SUP dont un rapport de divergences qui présentera les données de régularité et de finançabilité renseignées par l’EES et l’avis du Com/Del correspondant.
• Au niveau des équivalences et des attestations provisoires de CESS et des CESS :
• En ce qui concerne la consultation des attestations provisoires de CESS, l’AGE estime que fournir cette information à l’enseignement supérieur constitue une surcharge de travail pour les écoles secondaires et demande que les cabinets de tutelle (obligatoire et supérieur) adoptent une position politique commune.
• Un GT est mis en place avec l’AGE pour avancer de façon plus efficace sur les échanges de données administratives.
• L’AGE va demander au CC data du ministère une analyse sur la qualité des données. L’ARES défendra les positions que ce n’est pas la qualité en tant que telle qui importe mais le caractère utilisable par les EES des données qui compte pour éviter tout blocage.
• L’ARES est toujours en attente d'un retour des services juridiques de l’AGE concernant le protocole d’échanges des données permettant la consultation des CESS revêtus du sceau de l’administration.

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Synthèse des échanges (2)

• Le programme de pré validation des preuves est mis à disposition des EES qui n’auraient pas intégré cette fonctionnalité en interne. Cette étape n’est pas obligatoire et ne sera sans doute pas appliquée dans les grandes structures.
• L’envoi des preuves par MFT sera mis en TQ et production en mai 2025.
• Pour rappel, le passé académique en FWB sera complété suite aux envois des EES et devrait ainsi être complet pour le début de l’année académique 25-26 conformément au planning d’envoi validé en chambres et au CA de l’ARES.

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Dictionnaire des données 2025-2026

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Validation d’un premier périmètre de dictionnaire 25-26

• La réunion du Codo a eu lieu le 25/11/2024.
• En préambule à la réunion, les points de questionnement concernant la FIN_22 ont été écartés de par la modification du cadre législatif prévu par la ministre de l’enseignement supérieur et dont le contenu exact n’est pas encore disponible. L’impact sur les valeurs de la FIN_22 sera évaluée dès que possible.
• L’ARES a proposé de valider le dictionnaire des données 25-26 pour les données pour lesquelles le CoDo n’a pas manifesté de remarques particulières après avoir amené les corrections nécessaires.
• Un deuxième périmètre de validation concerne les données :
• FIN_22 pour laquelle il faut attendre la publication du nouveau contexte législatif ainsi que des précisions de la part du collège des Com/Del sur la valeur 4 ;
• DSI_67 et DSI_94 pour lesquelles des précisions sont attendues de la part du collège des Com/Del.
• Les représentants des EES au CoDo ont émis de fortes réserves quant à l’utilisation de dates de validité rétroactives et ont rappelé la nécessité de limiter des corrections de ce type à des données absolument essentielles.
• Le dictionnaire des données amendé suite aux travaux du CoDo est disponible au lien suivant (lien).
• Le premier périmètre a été validé en copil en février 2025.

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Synthèse des échanges

• La DSI_4 - Code habilitation de l’inscription concerne bien le code habilitation détaillée et non l’habilitation décrétale. Une précision sera apportée dans le dictionnaire des données.

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Mise à jour des PE pour 2025-2026

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Procédure de mise à jour des PE

• La mise à jour des programmes d’études (PE) pour l’année académique 2025-2026 s’effectue au sein de la base de données HOPS du 1er mars au 1er juin 2025. Chaque établissement d’enseignement supérieur doit donc mettre à jour les PE des études qu’il organise (uniquement pour les habilitations dont il est référent), en associant, dans HOPS, un programme d’étude au grade académique et à l’habilitation détaillée correspondants.
• La mise à jour des PE peut se faire de trois manières différentes : par web service (technologie SOAP), par encodage manuel dans les écrans de l’application mais aussi par chargement de fichiers CSV.
• En cas de mise à jour des PE par chargement de fichiers, il est demandé aux établissements de prendre contact avec l’équipe e-paysage de l’ARES via l’adresse epaysage@ares-ac.be pour informer de la démarche. Suite à la demande, l’équipe e-paysage fait parvenir un fichier CSV pré rempli, que l’établissement pourra transmettre une fois les données des nouveaux programmes d’études encodées.
• Deux liens URL doivent être communiqués : un lien URL renvoyant vers le site de l’établissement ou le programme d’étude détaillé et un lien URL renvoyant vers le formulaire d’admission ou d’inscription (conformément au règlement européen relatif au SDG).
• Toutes les informations relatives à la mise à jour des programmes d'études sont reprises dans une fiche explicative sur le wiki e-paysage (lien direct).
• Les référentiels des grades académiques et des habilitations détaillées sont également disponibles sur l'Open data de l'ARES (lien direct).

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Synthèse des échanges

• La mise à jour des PE par web service au fil de l’eau est possible.
• L’actualisation des données dans HOPS permet la visibilité de l’offre de formation sur le portail mesetudes.be.
• Le basculement entre l’année académique 24-25 et 25-26 est prévu le 15/06/2025. Dès lors, si les PE ne sont pas mis à jour pour juin 2025, aucune offre de formation de l’EES concerné n’apparaîtra sur mesetudes.be.

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Bourses d’études DAE et bourses de la coopération internationale

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Mise à jour des dossiers bourses par la DAPE et la coopération internationale de l’ARES sur la base des inscriptions dans SIEL-SUP

• Boursiers DAE :
• Intégration future des NISS manquants dans la base de données de la DAE (cas des candidats boursiers ayant introduit leur demande depuis l’étranger).
• Accélération du traitement des dossiers de bourses par la DAE (démarche identique à partir de SIEL-O pour les dossiers bourses du secondaire).
• Le développement du web service correspondant au protocole d’échange de données est en validation finale à la DAE et sera publié dans la foulée.
• En 2025-2026, la DAE aura accès aux inscriptions de l’année en cours pour lesquelles la valeur boursier DAPE sera présente dans SIEL-SUP → intérêt d’associer au set de données minimal la donnée bourse dès la création de l’inscription (DSI_76 - valeur 1). Dans la cas où l’étudiant n’aurait aucune inscription dans SIEL-SUP, il devra produire son attestation d’inscription.
• Boursiers coopération internationale (frais d’accueil et formation internationale) :
• Soulager le travail des relations internationales des EES et l’étudiant de devoir produire son attestation.
• Les vérifications débuteront à partir de l’année académique 23-24 :
• Pour les EES qui ont déjà procédé à l’envoi de full sans DSI_76 - Mise à jour des données DSI_76 : valeur 5 - Frais d’accueil ou valeur 6 : Formation internationale
• Pour les autres : ne pas oublier les valeurs DSI_76

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Synthèse des échanges

• Pour information, la DAE ne demande pas à connaître la date de sortie de l’inscription d’un étudiant (pour le cas des étudiants pour lesquels une date de sortie est présente dans SIEL-SUP). Cette donnée ne fait pas partie du protocole d’échanges de données.
• Certains EES remontent des problèmes de cohérence entre les données de refus et de recours. La confusion vient du fait qu’il n’y a pas de maintien de l’information “statut” clair au cours du processus de traitement du dossier. Il est rappelé que les informations liées au recours sont une demande des EES. L’ARES va étudier la demande et l’expliquer en Comité de pilotage DAE en vue d’améliorer, dans la mesure du possible et compte tenu des possibilités techniques de la DAE, le système.
• Par rapport à la manière dont l’EES peut être informé d’un éventuel changement dans le dossier de l’étudiant, il est rappelé que l’EES a accès aux 5 dernières années et que le recours est non suspensif.
• Les données relatives aux bourses de la coopération internationale doivent être envoyées à partir des inscriptions 23-24.

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Etat des lieux des inscriptions dans SIEL-SUP

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Évolution des envois en DB de production

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Les diplômés

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Les mini-inscriptions

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Les full-inscriptions – 2021-2022

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Les full-inscriptions à partir de 2022-2023

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Mise à jour des données 2023-2024

• À ce jour, 17 établissements ont envoyé des données pour 2023-2024 :
• Actualisation des données ? Exemple : suite à l’interrogation de la Coopération internationale, nous retrouvons 27 boursiers “frais d’accueil”.
• Pour 7 établissements, les inscriptions concernent uniquement les données EMLF.

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Rappel – Les jalons concernant les inscriptions et le contrôle

• Suite au passage en chambres :
• Chargement des passés 2014-2015 à 2020-2021 inclus (diplômés et mini inscriptions) - décembre 2024
• Chargement des full inscriptions (=> 2024-2025) - août 2025
• Mise à jour des crédits/diplômés 2024-2025 - 1er quadri 2025-2026
• Chargement des passés hors Paysage des inscriptions encodées à partir de 2024-2025 - septembre 2025
• Démarrage du fil de l’eau - septembre 2025

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• Test de l’interface de contrôle par les Com/Del - année 2025-2026
• Contrôle effectif dans l’application - année 2026-2027

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Mise à disposition et envoi tableau de bord

• Proposition : envoi automatique du tableau de bord

sur les adresses génériques epaysage@EES.be afin de

permettre à chacun de se situer dans ses envois et de

vérifier le bon déroulement du chargement des données

• Intérêt ?
• Périodicité ?
• Global ou spécifique par EES ?

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Synthèse des échanges

• Deux scénarios sont proposés pour les EES pour la mise à jour des données minimales chargées dans SIEL-SUP dans le cadre de l’extraction des listes de résultats à l’EMLF :
• Soit édition des données par les EES via la procédure d’édition des inscriptions (les ID_inscriptions sont ainsi conservées) ;
• Soit suppression des données et chargement des inscriptions complètes (de nouvelles ID_inscriptions seront dès lors créées).
• L’ARES rappelle qu’elle est disponible pour accompagner les EES qui rencontrent des difficultés pour respecter les plannings de chargement annoncés en raison d’un changement de logiciel en interne.
• Les EES marquent leur accord pour l’envoi d’un tableau de bord généré depuis le DWH de l’ARES de manière individuelle (par EES) et envoyé sur les adresses @epaysage des EES. Le premier envoi est prévu pour le 28/03/25 et les envois suivants seront effectués chaque 28 du mois.

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Envoi des données EMLF - clarifications

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Le contexte EMLF

• Les données relatives à la maîtrise de la langue française (MLF) concernent les études pédagogiques et ne peuvent pas être envoyées pour des études ne relevant pas d’un cursus pédagogique.
• La réforme de la formation initiale des enseignants (RFIE) est entrée en vigueur à partir de l’année académique 2023-2024 et les nouvelles études et habilitations créées remplacent dès lors les anciennes études pédagogiques (ex. Bachelier : instituteur primaire, Bachelier : agrégé de l’enseignement secondaire inférieur …, etc.).
• Toutefois, les anciens codes études pédagogiques restent d’application jusqu’en 26-27 inclus pour permettre aux étudiants ayant commencé leur cursus dans l’ancien intitulé de terminer le cursus.
• Plusieurs variables du dictionnaire des données se rapportent à la maîtrise de la langue française :
• DSI_97 - Examen de maîtrise de la langue française d’application ;
• DSI_98 - Résultat de l’EMLF (jusqu’en 22-23) => Maitrise de la langue française (à partir de 23-24) ;
• DSI_109 - Résultat de l’épreuve de MLF (jusqu’en 22-23) => Participation à l’examen de maîtrise de la langue française (à partir de 23-24) ;
• DSI_110 - ID EMLF (jusqu’en 22-23) => N° d’identification unique de l’inscription à l’examen de maîtrise de la langue française (à partir de 23-24) ;
• DSI_111 - Acquisition des crédits de MLF.

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Contrôles techniques mis en place dans SIEL-SUP Inscriptions

• Plusieurs contrôles techniques ont été mis en place dans l’application SIEL-SUP et sont établis en fonction des données études envoyées - études pédagogiques ou non pédagogiques - ainsi que de l’année académique concernée (avant 22-23 ou à partir de 23-24).
• Si on envoie un code études RFIE :
• Si année académique est antérieure à 23-24 => erreur générée
• Si année académique à partir de 23-24
• Si on remplit le champ « EMLF d’application » (par csv, le web ne le permet pas) :
• Si le code études RFIE = bachelier => erreur générée
• Si le code études RFIE = master ET que « Résultat examen » encodé est autre que 1 ou 2 => erreur générée
• Si on envoie un « ancien » code études pédagogique :
• Si année académique est antérieure à 27-28 => OK car les études sont en voie d’extinction de 23-24 à 26-27
• Si année académique à partir de 27-28 => erreur générée : « Ce code habilitation correspond à des études qui ne sont plus organisées depuis 26-27 »
• Si on remplit le champ « EMLF d’application » ET que « Résultat examen » encodé est autre que 1 ou 2 => erreur générée
• Si on encode une valeur dans « Acquisition crédits » et que le code études envoyé n’est pas une étude RFIE => erreur générée
• Si le code études est autre qu’un code études RFIE ET autre qu’un « ancien » code études pédagogique ET que « EMLF d’application » ou « Résultat examen » est rempli => erreur générée = « Ce code études n’est pas concerné par l'EMLF »

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Synthèse des échanges

• Aucun commentaire.

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Services BCED

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Les services d’intérêt

• Composition de ménage et filiation
• Service Person V4
• Service Person History V2
• Registre d’attente et registre des étrangers
• Service diplomation

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Composition de ménage et filiation

• Les EES sont légalement autorisés à accéder à l’information « Composition de ménage » (art.3, 9° de la loi RN) par l’intermédiaire de la BCED. Concrètement, cette autorisation vous permet uniquement d’accéder à :
• L’identité de la personne de référence
• L’identité des autres membres du ménage sans connaître leur position par rapport à la personne de référence
• Lien sur l’extranet ETNIC
• Même si les informations transmises reprennent également “la position dans le ménage”, vous n’êtes pas légalement autorisés à la consulter ou à l’utiliser, notamment au regard du principe de minimisation. Il convient donc de ne pas utiliser ces informations « supplémentaires », tel qu’il nous l’a été communiqué récemment par le SPF Intérieur. De plus, elles ne sont pas fiables.
• Le SPF Intérieur a pris la décision de procéder aux adaptations et développements nécessaires afin que soient uniquement transmises les données qui vous sont autorisées dans ce service. En attendant la réalisation de ces évolutions, pour lesquelles nous n’avons pas connaissance du planning, il relève donc de votre responsabilité de ne pas tenir compte de l’information « position dans le ménage ».  
• La position dans la ménage est accessible via le service filiation pour lequel les EES sont autorisés à consulter - lien sur l’extranet ETNIC
• Deux manières de consulter :
• via web service
• via BCED-WI

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Service Person V4

• La V4 du Service Person de la BCED est disponible en production.
• Pour information, la documentation complète format SPW est disponible sur la base de connaissance e-paysage - documentation + schéma.
• Le service « Personne » V4 permet à l’utilisateur :
• de demander la signalétique d’une ou plusieurs personnes sur la base de trois critères :
• NISS : affichage des données d’une personne spécifique ;
• Données phonétiques : affichage des données de toutes les personnes répondant à plusieurs critères de base (nom, date de naissance, sexe, …) ;
• Lieu de résidence (adresse complète, sans nécessairement le numéro de boîte).
• de créer des numéros bis.
• La version 4.0 supporte le nouveau format des adresses BeSt.
• La date de décommissionnement du service V3 par la BCSS est actuellement inconnue.
• La documentation et le contrat de service pour la consultation par web service à partir de l’ETNIC sont disponibles au lien suivant (lien).
• Le planning d’implémentation pour l’application BCED-WI n’est pas encore connu mais il n’y aura pas de changement pour la partie écran, cela veut donc dire que le nouveau NISS d’une personne ne sera pas affiché lorsqu’il y a eu remplacement d’un précédent NISS.

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Service Person History V2

• La V2 du Service Person History de la BCED est disponible en production.
• Pour information, la documentation complète format SPW est disponible sur la base de connaissance e-paysage - documentation + schéma.
• La documentation, version ETNIC, n’est pas encore disponible sur l’extranet.
• Ce service permet de consulter l’historique des NISS mais l’autorisation n’a pas encore été donnée par le SPF Intérieur.

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Registre d’attente et registre des étrangers

• Le registre d’attente : contient les personnes qui se déclarent réfugiées ou qui demandent à être reconnues comme telles ainsi que les membres de leur famille.
• Les étrangers admis ou autorisés à séjourner plus de trois mois dans le Royaume sont inscrits au registre des étrangers.
• Ces deux services sont consultables via web service et via BCED-WI.
• Une présentation en visio sera organisée par la BCED le 17/04/25 de 10h à 12h (=> lien de la visioconférence).

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Service diplomation

• Le service « Diplomation » permet au consommateur de :
• consulter la liste des diplômes, brevets et certificats enregistrés dans la base de données DADi ;
• enregistrer des diplômes, certificats et brevets délivrés dans DADi ;
• modifier, révoquer et supprimer ces derniers.
• Dans le cas d’e-paysage :
• la création, la modification et la suppression passent par SIEL-SUP inscriptions ;
• les développements sont terminés et les tests vont commencer.
• Concernant la consultation des diplômes :
• le web service est disponible pour les diplômes du supérieur (dès la mise en production de la création) ;
• toujours en attente de la validation du protocole d’échanges de données par l’AGE (CESS validés).

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Synthèse des échanges

• Aucun commentaire.

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

Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

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