Módulo VI
Unidad 2. Comunicación a los tomadores de decisiones (Análisis de situación)
El rol de los informes oficiales
En el contexto de la gestión de riesgos y la toma de decisiones en situaciones de emergencia sanitaria, los informes oficiales desempeñan un papel fundamental pues son herramientas clave que proporcionan información actualizada y confiable sobre la situación epidemiológica y el manejo del riesgo, lo que permite a los responsables de la toma de decisiones adoptar medidas efectivas para proteger la Salud Pública.
En esta sesión, se examinarán las características principales, se presentarán recomendaciones sobre el uso de los informes oficiales en el ámbito de la gestión del riesgo y se presentará la preparación y elaboración de un informe estándar.
Precisión y veracidad
Actualización periódica
Claridad y comprensión
Información relevante
Las características principales de un informe para la Unidad de Gestión del Riesgo y Sala de Análisis del Riesgo son:
● Precisión y veracidad: Los informes oficiales deben ser cortos, precisos y basados en datos confiables. Deben reflejar de manera precisa la situación epidemiológica y el estado de la respuesta ante la emergencia. Es esencial evitar la propagación de información errónea o especulativa que pueda generar confusión o pánico en la población.
● Actualización periódica: Los informes oficiales deben ser actualizados regularmente para reflejar los últimos avances en la comprensión de la situación y las medidas adoptadas. La frecuencia de actualización dependerá de la dinámica de la emergencia, pero es recomendable que se realicen al menos de manera semanal para mantener a los responsables de la toma de decisiones y al público informados de los cambios relevantes.
● Claridad y comprensión: Los informes deben redactarse de manera clara y comprensible para los diversos públicos a los que van dirigidos, incluyendo tanto a los expertos en salud como al público en general. Se deben utilizar términos técnicos de manera apropiada, explicando su significado cuando sea necesario, y evitar el uso de jerga o lenguaje excesivamente técnico que pueda dificultar la comprensión.
● Información relevante: Los informes oficiales deben incluir información relevante para la toma de decisiones. Esto puede incluir datos epidemiológicos actualizados, análisis de riesgo, medidas de control y prevención recomendadas, recursos disponibles y cualquier otra información que sea crítica para la gestión de la emergencia. La información debe ser presentada de manera estructurada y organizada, facilitando la identificación de las principales conclusiones y recomendaciones.
Los informes oficiales deben ser utilizados como base para una comunicación efectiva. con los responsables de la toma de decisiones, el personal de salud, los medios de comunicación y la comunidad en general.
Es esencial que los informes oficiales sean coherentes y estén alineados con otras fuentes de información relevante, como organismos internacionales, autoridades sanitarias y expertos en el campo.
Es importante que los informes oficiales proporcionen un contexto adecuado para la interpretación de los datos y las recomendaciones.
Los informes oficiales deben ser adaptados a las diferentes audiencias a las que van dirigidos.
Recomendaciones generales
● Los informes oficiales deben ser utilizados como base para una comunicación efectiva con los responsables de la toma de decisiones, el personal de salud, los medios de comunicación y la comunidad en general.
● Es importante que los informes oficiales proporcionen un contexto adecuado para la interpretación de los datos y las recomendaciones. Esto implica explicar la metodología utilizada para recopilar y analizar la información, así como las limitaciones y las incertidumbres asociadas. La transparencia en la presentación de la información fortalece la confianza en los informes y evita malentendidos.
● Los informes oficiales deben ser adaptados a las diferentes audiencias a las que van dirigidos. Es necesario considerar las necesidades de comprensión y las características específicas de cada grupo, como los responsables de la toma de decisiones, el personal de salud, los medios de comunicación y el público en general. Utilizar formatos visuales, como gráficos y tablas, puede facilitar la comprensión de la información para audiencias no expertas, como lo puede ser algunos integrantes de las unidades de gestión del riesgo o de la sala de análisis.
● Es esencial que los informes oficiales sean coherentes y estén alineados con otras fuentes de información relevante, como organismos internacionales, autoridades sanitarias y expertos en el campo. Esto promueve la coordinación y evita la aparición de discrepancias o información contradictoria que pueda generar confusión entre los organismos de respuesta y la comunidad.
Preparación para generar el informe
1. Definición del objetivo
2. Recopilación de datos relevantes
3. Análisis situacional
4. Evaluación de implicaciones
5. Estructurar el informe
Siguiendo estos pasos, se puede lograr una preparación efectiva y generar un informe sólido que proporcione información valiosa para la toma de decisiones y la comunicación de riesgos en situaciones de emergencia sanitaria.
Elaboración del informe
En términos generales, los informes presentan la siguiente estructura:
1. Resumen ejecutivo
2. Introducción
2.1. Contexto de la situación
2.2. Objetivo
3. Evaluación de riesgos, determinantes y análisis de la situación
4. Intervenciones sugeridas
5. Recomendaciones
6. Conclusiones
7. Anexos
El resumen ejecutivo es una breve sección al inicio del informe que presenta de manera concisa los principales hallazgos y conclusiones.
Debe proporcionar una visión general rápida del informe para aquellos que no tengan tiempo de leerlo en su totalidad.
1
Paso
Resumen ejecutivo
En el resumen ejecutivo, se debe incluir un resumen de la situación actual, las acciones tomadas, las recomendaciones clave y las principales conclusiones del informe de forma corta y precisa.
Es recomendable usar un máximo de 300 palabras.
La introducción es la primera sección del informe y sirve para proporcionar una descripción general de lo que trata y se espera del informe. �
2
Paso
Introducción
En esta subsección, se debe brindar información sobre el contexto, factores determinantes relacionados, dinámicas específicas en el que se desarrolla el informe.
2,1
Paso
Contexto
Esto puede incluir detalles sobre la emergencia sanitaria en curso, los efectos en la población y las acciones inmediatas que las autoridades sanitarias y cualquier otro actore o comunidad realiza, para la comprensión de la situación.
En esta subsección, se debe establecer claramente el objetivo del informe.
El objetivo debe ser específico y describir lo que se pretende lograr con el informe, como. Por ejemplo: evaluar la situación epidemiológica, identificar riesgos y proponer acciones de control y prevención
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2,2
Paso
Objetivo
Se debe realizar una evaluación detallada de los riesgos, y un análisis exhaustivo de la situación epidemiológica.
Se deben examinar los datos disponibles, identificar los factores de riesgo, que como se distribuye o concentra, desigualdades sociales, analizar las tendencias, evaluar la capacidad de respuesta y realizar cualquier otro análisis necesario para comprender plenamente la situación actual.
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3
Paso
Evaluación de riesgos, determinantes y análisis de la situación
En esta sección, se deben describir las acciones que se recomienda implementar o que se están implementado para abordar la situación.
Esto puede incluir:
4
Paso
Intervenciones sugeridas
Se deben proporcionar recomendaciones basadas en el análisis realizado.
Las recomendaciones deben ser específicas, prácticas y orientadas a la acción.
Se pueden incluir sugerencias para mejorar la respuesta, fortalecer la comunicación de riesgos, implementar medidas de control y prevención adicionales, entre otros aspectos pertinentes.
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5
Paso
Recomendaciones
Aquí se deben plasmar las principales conclusiones del informe.
Estas conclusiones deben ser claras y estar respaldadas por los hallazgos y análisis presentados en el informe.
Se pueden resumir los puntos clave y destacar las lecciones aprendidas de la situación evaluada.
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6
Paso
Conclusiones
Finalmente, en esta sección se deben incluir los anexos o documentos adicionales que complementen el informe principal.
Esto puede incluir:
● Gráficos.
● Tablas.
● Listados de referencias.
● Detalles metodológicos.
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7
Paso
Anexos
Así como cualquier otra información relevante que no se haya incluido en el cuerpo del informe.
En resumen, la elaboración de informes para la Unidad de Gestión del Riesgo y la Sala de Análisis del Riesgo en situaciones de emergencia sanitaria requiere información precisa, análisis riguroso y comunicación efectiva. Estos informes desempeñan un papel fundamental en la toma de decisiones informadas y la implementación de medidas de control y prevención, con el objetivo de proteger la salud pública y reducir los riesgos asociados a la emergencia sanitaria.
Reporte de situación
En marzo de 2020, Colombia a raíz de las acciones de respuesta a la emergencia sanitaria por COVID-19, el INS adaptó este instrumento de la OPS, denominado Reporte de situación (SITREP, por su sigla en inglés). Consiste en la recopilación y presentación de información actualizada sobre la situación, permitiendo a los responsables de la toma de decisiones contar con una visión clara y precisa del contexto en el que se encuentran trabajando.
Objetivo principal del Informe de Situación
Brindar un panorama detallado de la situación actual. Esto implica proporcionar datos, como el número de afectados, la evolución de la situación, los recursos disponibles y las acciones implementadas hasta el momento. Esta información se presenta de manera clara, concisa, sencilla, breve y directa permitiendo a los responsables de la toma de decisiones tener una visión integral de la situación y actuar en consecuencia.
Objetivo principal del Informe de Situación
Lenguaje objetivo y preciso
Análisis objetivo
Recursos disponibles
Organización temporal
Confidencialidad y seguridad de la información
Acciones implementadas
Revisión y edición
Actualización de la información
Datos demográficos y epidemiológicos
Desafíos y necesidades identificadas
• Lenguaje objetivo y preciso: Utiliza un lenguaje claro, objetivo y preciso al describir la situación (no más de tres páginas). Evita ambigüedades y utiliza términos técnicos cuando sea necesario, pero asegúrate de explicarlos adecuadamente para que sean entendidos por todos los lectores no-especialistas.
• Organización temporal: Organiza la información de manera cronológica o secuencial para proporcionar una visión clara de la evolución de la situación. Esto facilitará la comprensión de los eventos pasados y presentes, así como la identificación de tendencias o patrones.
• Análisis: Realiza un análisis objetivo de la situación, identificando los factores clave, determinantes (las causas de las causas) y las implicaciones. Evita la especulación o la exageración y respalda tus afirmaciones con datos y evidencia.
• Revisión y edición: Revisa cuidadosamente el informe antes de finalizarlo para corregir errores gramaticales, ortográficos o de formato. Asegúrate de que la información sea coherente y esté presentada de manera ordenada.
• Confidencialidad y seguridad de la información: Respeta la confidencialidad y la seguridad de la información sensible. Asegúrate de que el informe sea compartido solo con las personas autorizadas y utiliza los canales de comunicación seguros establecidos.
• Actualización de la información: El informe debe estar basado en información actualizada y confiable. Verifica la precisión de los datos antes de incluirlos en el informe y cita las fuentes de información utilizadas.
• Datos demográficos y epidemiológicos: Proporciona información sobre la población afectada, como el número de casos confirmados, sospechosos y fallecidos. También se pueden incluir datos demográficos relevantes, como la edad y el género de los afectados.
• Recursos disponibles: Describe los recursos materiales y humanos disponibles para hacer frente a la emergencia. Esto puede incluir información sobre camas de hospital, suministros médicos, personal capacitado, entre otros.
• Acciones implementadas: Detalla las medidas y acciones tomadas hasta el momento para responder a la situación. Esto puede abarcar desde campañas de vacunación y tratamientos médicos hasta acciones de prevención y control de la propagación del evento.
• Desafíos y necesidades identificadas: Destaca los desafíos y necesidades prioritarias que deben abordarse. Esto puede incluir la escasez de recursos, las barreras en la implementación de acciones o la identificación de áreas críticas que requieren atención inmediata.
Recomendaciones para el diligenciamiento del SITREP
El formato del SITREP desarrollado por el Instituto Nacional de Salud se encuentra disponible en los Lineamientos nacionales de vigilancia en Salud Pública 2023. También lo encontrarás en la caja de herramientas.
Los detalles de la situación. Diligenciar la fecha y hora en que se realiza el informe. Ubicación geográfica donde se presenta la situación y donde se están realizando las actividades de campo o seguimiento ante cualquier tipo de situación. Se debe incluir datos de contacto con líder de grupo investigador e instituciones que estén articuladas en el desarrollo de control de la situación.
Fuente: Recuperado 29 agosto 2023, INS- caja de Herramientas para la gestión del riesgo colectivo en brotes, epidemias y eventos de interés en salud pública.
A. Antecedentes: describir los eventos que condujeron a la situación de respuesta a preguntas, ¿cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? (persona, lugar, tiempo y detalles de apoyo), describa el objetivo del ERI en terreno. Incluir resultado de la valoración del riesgo realizada por la sala de análisis del riesgo departamental.
B. Situación/información actual: (describa brevemente la situación encontrada en campo, relacione afectados, líneas de tiempo, número de contactos, expuestos, riesgos identificados, debilidades y fortalezas). Actividades realizadas en control de situación y recomendaciones generadas (Establezca fecha y hora de corte) en control de la situación.
Reporte de situación
A continuación, haremos una inmersión general a partir de un ejemplo, señalando las principales características de un SITREP, teniendo en cuenta el rol de apoyo a la vigilancia que ustedes realizan al equipo líder en la entidad territorial. Esto en muchos casos requiere que ustedes conozcan este tipo de informe. Siendo necesario reconocer su importancia, alcance y pasos para su diligenciamiento.
Ejemplo: En una investigación de campo se encontró aislamiento de (6) seis personas privadas de la libertad -PPL, pertenecientes al patio 3 y patio 2 en la Cárcel Municipal Las Flores, no se identificaron casos secundarios luego de la revisión de los compañeros de celda y demás PPL de la cárcel. La evolución clínica de (4) cuatro PPL que se encuentran, sin alteración de los signos vitales, sin signos y síntomas de alarma. Se tomaron 4 muestras de suero para diagnóstico de parotiditis y se enviaron al Laboratorio Departamental de Salud Pública de Antioquia, para la fecha sin resultado.
Reporte de situación
Los casos iniciaron sus síntomas de la siguiente forma:
Caso 1. Masculino de 22 años que inició síntomas el 3 de febrero del 2023 Caso 2. Masculino de 24 años que inició síntomas el 5 de febrero del 2023.
Caso 3. Masculino de 25 años que inició síntomas el 7 de febrero del 2023.
Caso 4. Masculino de 45 años que inició síntomas el 7 de febrero del 2023.
Caso 5. Masculino de 25 años que inició síntomas el 15 de febrero de 2023.
Caso 6. Masculino de 19 años que inició síntomas el 16 de febrero de 2023.
Reporte de situación
Imagen 1. Línea de tiempo de acuerdo con la identificación de los casos
Reporte de situación
Es de anotar que en días pasados ingresaron seis (6) PPL trasladados desde diferentes cárceles del área metropolitana, se realizó el aislamiento de estos los 14 días establecidos, no presentaron signos ni síntomas de importancia y los exámenes médicos dieron resultados normales.
En la actualidad el establecimiento penitenciario tiene un total de 117 PPL que se definieron como contactos con los pacientes ya que existe contacto permanente entre los PPL, de los cuales 14 sufren diabetes e HTA, no hay pacientes con VIH, TB. A su vez, en la cárcel existe un hacinamiento del 224%, cabe resaltar que los dos últimos contagios se presentaron en el mismo patio de los anteriores y el esquema de vacunación es desconocido y no se ofrece ninguna información relevante por parte de los PPL pues muchos no conocen sus esquemas de vacunación. Cabe resaltar que los dos últimos contagios se presentaron 5 en el patio 3 y uno del patio 2.
Reporte de situación
La distribución de los PPL en la cárcel se realiza de la siguiente manera: total de 117 internos distribuidos en el patio 2 un total de 25, patio 3 un total de 92 PPL.
C. Describa brevemente las actividades de control individuales y colectivas realizadas en esta situación, tales como resultados de BAC, BAI, monitoreo rápido de coberturas de vacunación, entre otros. La información se debe presentar de manera concisa en tablas. Discuta con sus compañero los principales aprendizajes de este ejercicio.
Ejemplo:
Actividades realizadas en control de situación y recomendaciones generadas (Establezca fecha y hora de corte)
D. Pendientes: determine actividades pendientes para control de situación y responsables de ejecución de estas. A continuación, mostraremos un ejemplo:
Se requiere resultados de exámenes de laboratorio para definir conducta.
Continuar con la búsqueda activa.
Evolución clínica.
E. Necesidades: determinar las necesidades en términos de recursos humanos y físicos que dificulten el trabajo en campo y el control de la situación. Otras actividades: describa otras actividades de gestión realizadas por el equipo (incluye actividades como reuniones, mesas de trabajo, etc.) A continuación mostraremos un ejemplo:
Es necesario contar con condiciones adecuadas para garantizar condiciones de salubridad óptimas en el penal por el alto hacinamiento que se tiene.
Se necesita mayor colaboración de los PPL para poder priorizar los contactos estrechos y de esta forma contener el brote.
Se concluye lo siguiente
Conclusiones: describa puntualmente las conclusiones en términos de verificación, afectación y riesgos identificados. Incluir Conclusiones puntuales de la situación (síndrome/caso/conglomerado/brote de… evento… lugar) Describa de manera general impacto de la situación en número de casos, muertes, fuente de infección, posible exposición.
Se concluye lo siguiente
El Informe de Situación desempeña un papel fundamental en la gestión de emergencias, brindando información actualizada y precisa sobre la situación. Su recopilación y presentación adecuadas permiten a los responsables de la toma de decisiones contar con una visión completa y objetiva de la realidad, lo que facilita la adopción de acciones efectivas y basadas en evidencia.