MS PROJECT

FSEG Bamako, novembre 2020

Généralités

• 1. Identité du cours:
• Intitulé: MS PROJECT
• Cible: étudiants en semestre 3
• Volume horaire: 24 heures
• Date de début: mercredi 10 novembre 2020
• Horaires du cours:
• Enseignant: Dr Cheick Oumar SAGARA
• Tél: 75928096
• Mail: cheickoumarsagara@gmail.com

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Généralités

2. Objectifs

Aux termes de ce cours, vous devriez être capables de:

• Préparer la planification d’un projet
• Démarrer un projet dans MS PROJECT
• Planifier un projet
• Affecter les ressources et gérer les coûts d’un projet
• Piloter un projet
• Communiquer avec MS PROJECT
• Personnaliser MS PROJECT

Généralités

3. Plan

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• Chapitre 1 : Généralités sur les logiciels de gestion de projet
• Chapitre 2: Découvrir MS project
• Chapitre 3: Préparer la planification
• Chapitre 4: Planifier le projet
• Chapitre 5: Afficher les ressources
• Chapitre 6: Gérer les coûts du projet
• Chapitre 7: Piloter le projet

​

Généralités

• 4. justification du cours
• Ce cours occupe une place importante dans votre programme de formation.

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Généralités: Qu’est-ce qu’un projet ?

Selon le guide PMBOK, un projet est « une entreprise temporaire initiée dans le but de fournir un produit, un service ou un résultat unique. »

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Le Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ^,est le guide du Project Management Institute définissant les champs de connaissance couvrant la gestion de projet, et recensant les bonnes pratiques professionnelles en la matière.

Généralités: Exemples de logiciels de gestion de projet propriétaires

• MS PROJECT;
• ATEMIS;
• GENIUS PROJECT;
• JIRA;
• Etc.

​

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Généralités: exemples de logiciels de gestion de projet libres

• GANTTPROJECT;
• EGROUPWARE;
• COLLABTIVE;
• EXO PLATFORM;
• Etc.

Chapitre 1: Découvrir MS PROJECT

Un logiciel de gestion et de planification de projet édité par la société MICROSOFT

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Versions MS PROJECT

• MS PROJECT pour les ordinateurs clients
• MS PROJECT standard
• MS PROJECT professionnel
• MS PROJECT pour les ordinateurs serveur
• MS PROJECT server

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Où trouver MS PROJECT

• http://www.commentcamarche.net
• https://www.microsoft.com/fr-fr/download/
• Autres boutiques en ligne;
• Mémoire de masse (CD, clé USB, Disque externe, etc.);
• etc.

Combien coûte MS PROJECT ?

• Version standard (455 000 FCFA)
• Version pro environ (910 000 FCFA)
• Version d’évaluation (gratuite pendant 30 jours ou 25 lancements). Elle est disponible en téléchargement sur le site de l’éditeur (MICROSOFT): www.microsoft.com

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Installation: pré-requis

• Processeur: au moins 1 ghz
• RAM: 2 giga
• Disque Dur: 3 giga
• Écran: 1280 x 800
• Système d’exploitation: Windows 10, 8

Lancement de MSPROJECT

• Plusieurs possibilités:

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• Double clics sur le raccourcis sur le bureau

​

• Cliquez sur le nom de l’application dans la liste des programmes

Écran d’accueil de MS PROJECT

Chapitre 2: Planification des tâches

• Établir le plan du projet
• Définir l’organigramme des tâches
• Définir les dépendances entre les tâches

Établir le plan du projet

• Identifier les tâches du projet (logique organisationnelle)
• Définir les interdépendances, Estimer les durées et charges de travail (logique temporelle)

Deux logiques du plan de projet

Définir l’organigramme des tâches du projet

Définir les dépendances entre les tâches avec PERT

• PERT: Program Evaluation and Review Technique). Une méthode (avec représentation graphique associée) permettant de visualiser les dépendances entre les tâches et de procéder à leur ordonnancement.

​

Exemple de définition des dépendances entre les tâches avec PERT

Chapitre 3: Initialiser le projet dans MS PROJECT

• L’initialisation du projet consiste à:

​

• Choisir entre créer un projet et utiliser un modèle

​

• Déterminer la date de début du projet

​

• Définir le calendrier du projet

Créer ou modèles ?

Guide de projet

• Vous guide pas à pas dans la planification et la gestion de votre projet.

Date de début du projet

Projet/Informations sur le projet

Options

• Général
• Planification
• Etc.

Activité

• 1/ Créer un projet avec les caractéristiques suivantes:
• Date de début: 29/01/2020
• Date de fin:

​

• 2/ Créer le dossier « Projets » dans le dossier « Document »

​

• 3/ Enregistrer votre dans le dossier « projets »

Calendrier du projet ?

• Le calendrier de projet définit les heures et les jours ouvrés et chômés pour les tâches.

Types de calendriers

• Il existe quatre types de calendriers dans MSPROJECT:
• Calendriers de base
• Calendriers de projet
• Calendriers des ressources
• Calendriers des tâches

Calendrier de base ?

• Un calendrier de base sert de modèle au calendrier du projet, aux calendriers des ressources ou aux calendriers des tâches

Types de calendrier de base

• Standard
• 24 heures
• Équipe de nuit

Calendrier standard

•  Le calendrier de base Standard représente des horaires de travail traditionnels : du lundi au vendredi, de 8:00 à 17:00, avec une heure de pause.

24 heures

• Le calendrier de base 24 heures représente une planification sans aucune période chômée. Ce calendrier peut servir à planifier des ressources et des tâches pour du travail en équipe ou pour planifier des ressources d'équipement en continu.

Équipe de nuit

• Ce calendrier de base représente des horaires d'une équipe de nuit, du lundi au samedi matin, de 23:00 à 8:00, avec une heure de pause.

Calendrier de projet ?

• Le calendrier de projet définit les heures et les jours ouvrés et chômés pour les tâches

Calendrier des ressources

• Les calendriers des ressources garantissent que les ressources de travail (personnes et équipement) sont planifiées uniquement lorsqu'elles sont disponibles. Ils portent sur une ressource en particulier ou sur une catégorie de ressources.

Calendrier des tâches

• Les calendriers des tâches permettent de planifier des tâches pendant une période chômée, comme le définit le calendrier de projet ou des ressources. Vous pouvez par exemple établir un calendrier des tâches si une tâche doit être faite la nuit ou pendant le week-end.

​

Activité

Mettez en place le calendrier suivant:

​

• Jours ouvrés: lundi, mardi, jeudi, vendredi, samedi
• Heures ouvrées:
• Matinée: 08 à 12 H
• Après midi: 14h-17h

Chapitre 4: Planifier le projet

• Saisir les tâches
• Hiérarchiser les tâches
• Estimer les durées et/ou travail
• Renseigner les données complémentaires

​

Principales phases de la planification d’un projet

Types de tâches

Saisie des tâches

Activité

Initialiser un nouveau projet puis saisissez les tâches suivantes:

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• Aller au marché (45 mn)
• Laver les mains (2 mn)
• Laver les condiments (5 mn)
• Eplucher les légumes (10 mn)
• Allumer le feu (5 mn)
• Poser la marmite sur le feu (1 mn)
• Associer les ingrédients (60 mn)
• Laver le riz (10 mn)
• Vaporiser le riz (15 mn)
• Préparer la salle à manger (10 mn)

​

Activité

• Enregistrer votre projet sous le nom « cuisiner plat » dans le dossier « Mes projets »

Hiérarchiser les tâches

• Vous pouvez décomposer votre liste de tâches afin qu'elle paraisse plus organisée et soit plus facile à lire simplement en abaissant (abaissement : déplacement d'une tâche vers un niveau hiérarchique inférieur (à droite) dans le champ Nom de la tâche.

Hiérarchiser les tâches

• Dans le menu Affichage, cliquer sur Diagramme de GANTT
• Cliquer sur la ligne de la tâche à abaisser ou à hausser
• Puis cliquer sur le bouton Abaisser (->) pour abaisser une tâche
• Ou cliquez sur le bouton Hausser (<-) pour hausser une tâche

Activité

• Hiérarchiser les tâches de votre projet suivant la procédure indiquée sur la diapositive précédente.

Estimer les durées

• Lorsque vous créez une tâche, Project lui attribue une durée (durée : durée totale de la période ouvrée nécessaire à l'exécution d'une tâche

Saisie de la durée d’une tâche

Lier les tâches

• Fin à Début (FD)
• Début à Début (DD)
• Fin à Fin (FF)
• Début à Fin (DF)

Fin à Début

Début à Début (DD)

Fin à Fin (FF)

Début à Fin (DF)

Activité

• Identifier les tâches de votre projet en les affectant chacune une lettre

​

• Analyser puis lier les tâches repérées en vous référent au schéma présenté.

Informations complémentaires

Échéance d’une tâche

• Le champ échéance permet de saisir la date d’échéance d’une tâche.

Types de contraintes

Huit contraintes:

• Dès que possible
• Le plus tard possible
• Début au plus tôt le
• Fin au plus tôt le
• Début au plus tard le
• Fin au plus tard le
• Doit commencer le
• Doit finir le

Dès que possible

• La tâche commence dès que possible. Il s’agit du choix par défaut.

Le plus tard possible

• La tâche est repoussée le tard possible sans qu’elle impacte les tâches suivantes

Début au plus tôt le

• La tâche ne doit pas commencer avant la date définie. Elle peut commencer n’importe quel moment après la date définie.

Fin au plus tôt le

• La tâche ne doit pas s’achever avant la date définie.

Début au plus tard le

• La tâche doit impérativement commencée au plus tard à la date définie

Fin au plus tard le

• La tâche doit impérativement être terminée au plus tard à la date définie

Doit commencer le

• La tâche doit commencer à la date définie

Doit finir le

• La tâche doit être terminée à la date définie

Définir la priorité d’une tâche

• Valeur comprise entre 1 et 1000
• La valeur par défaut de la priorité d’une tâche est de 500
• Cette fonctionnalité est utile pour trier ou filtrer les tâches mais aussi pour l’audit des ressources

Activité

• Définissez les contraintes des tâches de votre projet
• La tâche A doit commencer dès que possible (à partir 22/01/2020) et se terminer au plus tard le 21/02/2020
• Etc.

​

​

• Attribuer une priorité à chaque tâche du projet comme indiqué ci-après:
• A-> 1000
• B -> 600
• C -> 500
• D -> 800
• E -> 700
• F -> 400

Chapitre 5: Allouer les ressources

• Qu’est ce qu’une ressource ?

​

• Ajouter une ressource ?

​

• Affecter une ressource à une tâche ?

Ressource ?

Est l’ensemble des moyens utilisés pour réaliser une tâche.

​

Personne, équipement et matériel permettant d’effectuer des tâches dans un projet.

​

• Exemples:
• un ouvrier,
• Une grue,
• , etc.

​

​

Les types de ressources

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• Travail
• Matériel
• Coût

Ressource de type « travail »

• Toute ressource à laquelle une charge de travail peut être affectée ou pouvant faire l’objet d’une réservation dans le temps.

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Exemples: collaborateurs de l’entreprise, une machine à outil, etc.

Ressource de type « matériel »

Permet d’associer des consommables aux tâches du projet.

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Exemples: béton (en m3), câble (mètre), etc.

Ressource de type « Coût »

Permet d’associer aux tâches des postes de dépenses non liés aux autres types de ressources.

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Exemples: frais de déplacement, achat de matériel informatique ou de prestation intellectuelle au forfait, etc.

Autres types de ressource

• Nominatives ou génériques
• Budgétaires

Ressources nominatives ou génériques

• Ressources nominatives: affecter un individu à une tâche
• Ressource générique: Exemples: développeur, maçon, etc.

Ressources budgétaires

• Utilisée pour définir uniquement le budget du projet
• Une ressource budgétaire ne peut être affectée qu’à la tâche récaputilative du projet

Saisie des ressources du projet

Affichage /Tableau des ressources.

​

Les champs de saisie sont: nom, type, étiquette matérielle, initial, groupe, capacité, Tx standard, Tx hrs sup, Coût/Utilisation, Allocation, Calendrier de base, code.

Écran de création de ressources

Caractéristiques d’une ressource

Caractéristiques (suite)

Activité

• Identifier, typer puis mettre en place dans MS PROJECT les ressources de votre projet.

Affecter une ressource à une tâche

• Comment affecter ?
• Les champs à remplir
• Écran d’affectation de ressources

Comment affecter une ressource à une tâche ?

​

• 1/Double clics sur la tâche (tableau des tâches) à laquelle affecter une ressource
• Cliquer sur l’onglet « ressources »
• Procéder à l’affectation des ressources

​

• OU

​

• 2/ Afficher le tableau des tâches puis sélectionner la ressource à affecter à la tâche dans la colonne « nom des ressources »

​

Champs à remplir

• Nom de la ressource
• Propriétaire de l’affectation
• Unité
• Coût

​

​

Exemple d’affectation de ressources à une tâche

Tableau d’affectation des ressources aux tâches du projet

Tableau d’affectation des ressources aux tâches du projet (suite)�

Activité

• Affecter les ressources créées aux tâches de votre projet.

Chapitre 6: Gérer les coûts du projet

• Coûts liés au travail des ressources du projet

​

• Coûts liés à l’utilisation de ressources matérielles

​

• Coûts associés aux ressources de type coût

​

• Coûts fixes définis au niveau de chaque tâche

Coût du projet

Coût du Projet (CP)= Somme des coûts associés aux différentes ressources du projet + somme des coûts fixes de l’ensemble des tâches du projet

Les champs de gestion des coûts

• Coût réel
• Coût restant
• Coût= coût réel + coût restant
• Coût fixe: permet la saisie de coût supplémentaire non lié aux ressources pour une tâche. Par exemple si une tâche requiert la location d’une salle de réception
• Coût planifié 1, 2, etc

Coûts liés au travail des ressources

• Les ressources nominatives (ou génériques) affectées aux tâches doivent une certaine quantité de travail.

​

Rappel de la procédure pour saisir les coûts:

• Tableau des ressources/Information sur la ressource

​

Rappel sur les colonnes en remplir:

• Tx standard: tx journalier (ou horaire) moyen de la ressources pendant ses heures de travail habituelle
• Tx h sup: tx journalier (ou horaire) moyen de la ressourcelorsqu’elle effectue des heures supp
• Coût utilisation: coût fixe à chaque fois que la ressource est utilisée

Définition du coût horaire d’une ressource de type travail

Coût des ressources matérielles

Coût relatif à l’utilisation d’une ressource de type matériel dans le projet.

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Par exemple le tx standard pour le béton correspond au prix d’un m3 de béton.

Définition du coût unitaire d’une ressource matérielle

Coûts fixes

• Ne sont pas liés à l’affectation des ressources. Ils permettent de définir pour chaque tâche un coût constant, quelle que soit la durée de celle-ci.
• Exemple: le coût d’achat d’une machine pour la réalisation d’une tâche

Utilisation des ressources de type coût

• Une ressource de type coût correspond à un chapitre de dépense du projet.

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• Exemples: frais de transport, hébergement, achat informatique, etc.

Avancement du projet et gestion des coûts

Les coûts réels sont calculés en fonction de l’avancement des tâches. Il existe trois modes d’allocation:

​

• Proportionnel

​

• Début

​

• Fin

Le mode proportionnel

Le coût réel est calculé proportionnellement à l’avancement de la tâche.

​

Exemple: Si une tâche à un % d’avancement de 50% pour un coût total de 10 000 FCFA, alors le coût réel est de 5 000 FCFA.

Le mode Début

Dès que l’avancement est saisi sur la tâche, l’ensemble des coûts sont considérés comme consommés.

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Exemple: Si une tâche a un pourcentage d’avancement de 10% pour un coût total de 10 000 FCFA, alors le coût réel est de 10 000 FCFA et il n’y a plus de coût restant.

Le mode Fin

Tant que la tâche n’est pas terminée, les coûts ne sont pas consommés.

​

Exemple: si une tâche a un pourcentage d’avancement de 90% pour un coût total de 10 000 FCFA, alors le coût réel est nul et le coût restant est de 10 000 FCFA

Définir le mode d’allocation des ressources

​

• Afficher le Tableau des ressources

​

• Dans la colonne Allocation, sélectionner le mode approprié en face de la ressource

Activité

• Déterminez sur papier les coûts et les modes d’allocation des ressources du projet exemple

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• Saisissez les données (coûts, modes) des différentes ressources dans MSPROJECT

Coûts et modes des ressources

Coûts et modes des ressources (suite)�

Activité

Mettez en place votre projet personnel dans MS PROJECT en parcourant les chapitres 1 à 6

Chapitre 7: Piloter le projet

• Préparer le planning au pilotage
• Saisir l’avancement du projet (durée, travail, physique)
• Planifier à nouveau les tâches du projet

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Piloter un projet ?

• Piloter, c’est s’assurer régulièrement de la visibilité sur l’état actuel et à venir du projet

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Préparer le planning au pilotage

• Définir la planification initiale
• Choix du numéro de planification

Procédure

• Outils / Suivi / Définir la planification initiale

Planification initiale ?

• La planification initiale est la référence du projet avant de mettre à jour l’avancement du planning.

Définir la planification initiale

Choix du numéro de planification

Saisir l’avancement du projet

• Saisir l’avancement « Durée »
• Saisir l’avancement « Travail »
• Saisir l’avancement « Physique »

Saisie de la durée

Exemple

Mise à jour du projet

Date d’état

• On parle de date d’état dans MS project, lorsque l’avancement d’une tâche est conforme aux prévisions jusqu’à une certaine date. Cette dernière est appelée: date d ’état

Définir la date d’état du projet

Planifier à nouveau

• Outil/Suivi/Mettre à jour le projet

Mettre à jour le projet

Chapitre 8: Communiquer avec MS PROJECT

• Générer les rapports
• Utiliser les rapports visuels
• Copier l’image ou imprimer le plan du projet

Comment générer les rapports

• Cliquer sur l’onglet Rapport dans la barre de menu

Menu rapport

Rapports visuels

Copier l’image

Rapports

Exemple: rapports des coûts

Exemple de rapport du budget

Chapitre 9: Personnaliser MS PROJECT

• Barres d’outils
• Champs
• Formulaires

​

Personnaliser MSPROJECT

• Outils / Personnaliser

Barres d’outils

Champs

Formulaires

Bibliographie

• Aim, R. (2017). L'essentiel de la gestion de projet Ed.11. Gualino.

​

• Aim, R. (2014). Mémentos LMD - La gestion de projet: Introduction historique - Oraganisation - Méthodes - Communication Ed.5. Gualino.

​

• Capitaine, V. (2010). Project 2010: Guide pratique pour les chefs de projet. Dunod.

​

• Desrosiers, P. (2011). Gérer en mode gestion de projet: Microsoft Office Project 2010. Loze-Dion.

​

• Etchandy, A., & Capitaine, V. (2016). Project 2016: Guide pratique pour les chefs de projet. Dunod. 

​

Merci de votre attention !