สรุปสาระสำคัญ

แนวทางการประชุมใหญ่ของสหกรณ์ �ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

(e-Meeting)

หลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมใหญ่ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting)

ปี 2563

ปี 2564

ประกาศนายทะเบียนสหกรณ์ (18/03/63)

เรื่อง สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 กับการประชุมใหญ่ฯ ของสหกรณ์

​

ประกาศนายทะเบียนสหกรณ์ (…/01/64)

เรื่อง สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 กับการประชุมใหญ่ฯ ของสหกรณ์

​

ประกาศ คสช. ที่ 74/2557

เรื่อง การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุม

ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563

ประกาศกระทรวง ICT เรื่อง มาตรฐานรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2557

ประกาศกระทรวง DES เรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563

ประกาศคณะกรรมการธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์

เรื่อง แนวนโยบายและแนวปฏิบัติในการรักษาความมั่นคงและ�ความปลอดภัยด้านสารสนเทศของหน่วยงานรัฐ พ.ศ.2553

มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัย

ด้านสารสนเทศ ของระบบควบคุมการประชุม

ยกเลิกและใช้แทน

ยกเลิกและใช้แทน

ใช้แทน

สหกรณ์ต้องปฏิบัติตามมาตรการป้องกันโรคของแต่ละจังหวัดหรือทางราชการกำหนดอย่างเคร่งครัด

ตัวอย่าง การประชาสัมพันธ์

กรณี ผู้เข้าร่วมประชุมในห้องรวมกัน

ขั้นตอนที่ 1 ที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการสหกรณ์ฯ พิจารณา

• กำหนดวัน เวลา สถานที่ รายการในการประชุมใหญ่� ตามข้อบังคับกำหนด
• กรณีเลือกจัดประชุมใหญ่ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
• สหกรณ์ต้องกำหนดสถานที่ประชุมหลัก และสถานที่ประชุมอื่น ๆ และจัดให้มีเจ้าหน้าที่ควบคุม/อำนวยความสะดวกในสถานที่ประชุมแห่งนั้น
• การประชุมต้องสามารถสื่อสารได้ 2 ทาง

(ประธานในที่ประชุม VS ผู้เข้าร่วมประชุม)

• แจ้งสมาชิก/ผู้แทนสมาชิกเข้าร่วมประชุม ตามสถานที่กำหนด

คำแนะนำแนวทางการประชุมใหญ่ ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting)

ก่อนการประชุมใหญ่

สถานที่การประชุมใหญ่ ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting)

สถานที่ประชุม 1

สถานที่ประชุม 2

สถานที่ประชุม 3

สถานที่ประชุม 4

สถานที่ประชุม 5

สถานที่ประชุม 6

จนท. A ลงทะเบียน

จนท. B ลงทะเบียน

จนท. C ลงทะเบียน

ก่อนการประชุมใหญ่

ก่อนการประชุมใหญ่

ขั้นตอนที่ 2 การแจ้งจัดการประชุมใหญ่

• หนังสือแจ้งสมาชิก / ผู้แทนสมาชิก

ขั้นตอนที่ 2 การแจ้งจัดการประชุมใหญ่

• เอกสารประกอบการประชุมใหญ่

​

​

ก่อนการประชุมใหญ่

ขั้นตอนที่ 3 ระบบควบคุมการประชุม

วันประชุมใหญ่

• สหกรณ์อาจใใช้บริการผู้ให้บริการระบบควบคุมการประชุม

และปฏิบัติตามข้อกำหนด สาระสำคัญ ดังนี้

​

​

• ระบบควบคุมการประชุมต้องพร้อมก่อนการประชุม และสามารถสื่อสารกันได้ ทั้งภาพและเสียง

• มีผู้ควบคุมระบบสามารถบริหารจัดการระบบ ตรวจสอบการทำงานและแก้ไขปัญหา และเข้าถึงระบบแบบระยะไกลได้

• มีผู้สำรองข้อมูล และเตรียมการกรณีมีเหตุขัดข้อง เช่น ประชุมโดยโทรศัพท์ หรือ สื่อสารด้วยข้อความ

• บันทึกเสียงและภาพ ตลอดระยะเวลารวมทั้งบันทึกข้อมูลจราจรทางคอมพิวเตอร์�โดยต้องตั้งนาฬิกาให้ตรงกับเวลาอ้างอิงสากล

• บันทึกข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ในสื่อที่มั่นคง ปลอดภัย ป้องการเปลี่ยนแก้ไขข้อมูล

​

ขั้นตอนที่ 4 การแสดงตนเพื่อร่วมประชุม

วันประชุมใหญ่

• เนื่องจากสมาชิกเข้าร่วมประชุมอาจมีจำนวนมากและเข้าร่วมระบบประชุม�ไม่พร้อมกัน สหกรณ์ควรกำหนดวิธีการแสดงตนเข้าร่วมประชุมได้ 2 ทาง

• ใช้เทคโนโลยีช่วยในการพิสูจน์และยืนยันตัวตนของผู้ร่วมประชุม เช่น ยืนยันตัวตนด้วยชื่อผู้ใช้งาน (Username) รหัสผ่าน (Password)
• หรือการใช้รหัสผ่านแบบใช้ครั้งเดียว �(One Time Password)

​

• ลงทะเบียนเช่นที่เคยปฏิบัติ โดยกำหนดระยะเวลาและเอกสารยื่นให้ชัดเจน

ขั้นตอนที่ 5 การนับองค์ประชุม

องค์ประชุมใหญ่

สถานที่ประชุม 1

สถานที่ประชุม 2

สถานที่ประชุม 3

สถานที่ประชุม 4

สถานที่ประชุม 5

สถานที่ประชุม 6

วันประชุมใหญ่

• นับสมาชิกที่แสดงตนรวมกัน ทุกสถานที่ประชุม �ให้ครบจำนวนองค์ประชุมตามที่กำหนดในข้อบังคับ
• เช่น กึ่งหนึ่งของจำนวนสมาชิกทั้งหมด หรือ 100 คน

ขั้นตอนที่ 6 การแสดงความเห็น

องค์ประชุมใหญ่

วันประชุมใหญ่

• ประธานในที่ประชุม / ผู้ควบคุมระบบ ต้องสามารถตัดเสียง หรือภาพ หรือทั้งภาพและเสียง �หรือหยุดการส่งข้อมูลให้เครื่องหรืออุปกรณ์ของผู้เข้าร่วมประชุมในระบบได้ทันที

• การแสดงความเห็นของผู้เข้าร่วมประชุม
• สามารถขออนุญาตประธาน �ในระหว่างการประชุมได้
• ประธาน / ผู้ควบคุมระบบ สามารถอนุญาต และตัดภาพ ให้ผู้ร่วมประชุมพูดคุยเฉพาะรายได้

Believe me.

สถานที่ประชุม 1

สถานที่ประชุม 2

สถานที่ประชุม 3

ขั้นตอนที่ 7 การออกเสียงลงมติ

องค์ประชุมใหญ่

วันประชุมใหญ่

• การออกเสียงลงมติในเรื่องใด ๆ ให้ถือปฏิบัติตามข้อบังคับกำหนด
• ควรมีการนับองค์ประชุมทุกครั้ง เพื่อตรวจสอบองค์ประชุม
• กรณีไม่มีการนับองค์ประชุมในขณะที่มีการลงมติ ให้ถือว่าสมาชิกซึ่งมาประชุม เท่ากับ จำนวนสมาชิกที่มาแสดงตนเข้าร่วมประชุมทั้งหมด
• กรณีมีการนับองค์ประชุม จะใช้จำนวนสมาชิกที่อยู่ในสถานที่ประชุมทุกแห่งเป็นองค์ประชุม

ตัวอย่างเช่น สมาชิกมี 150 คน

• คะแนนเสียงข้างมาก สมาชิกเห็นด้วย ≥ 76 คน
• คะแนนเสียงสองในสาม ต้องมีสมาชิกเห็นด้วย ≥ 100 คน
• กรณีมีสมาชิกงดออกเสียง 20 คน ไม่เห็นด้วย 10 คน เห็นด้วย 120 คน �ให้นับคะแนนเสียงจาก 130 คน เป็นฐานในการคำนวณ

ขั้นตอนที่ 8 การบันทึกรายงานการประชุม

ประชุมใหญ่เสร็จ

• ผู้มีหน้าที่จัดการประชุม ต้องทำรายงาน�การประชุมเป็นลายลักษณ์อักษร และสมาชิกสามารถขอตรวจสอบดูได้ หรือประกอบการธุรกรรมของสหกรณ์ รวมทั้งเสนอให้ ที่ประชุมใหญ่ครั้งถัดไปพิจารณารับรองรายงานการประชุม
• ต้องบันทึกเสียง หรือทั้งเสียงภาพ ของผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนตลอดการประชุมไว้ในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ตามมาตรฐานฯ

รายงานการประชุม

ลายลักษณ์อักษร

บันทึก เสียง / ภาพ

ในสื่ออิเล็กทรอนิกส์

ตัวอย่าง

สรุปแนวทางการประชุมใหญ่ ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting)

ก่อนการประชุมใหญ่

วันการประชุมใหญ่

การประชุมใหญ่เสร็จ

1. ที่ประชุมคณะกรรมการฯ �มีมติประชุมใหญ่ผ่านสื่อฯ

- วัน เวลา สถานที่ประชุม

2. หนังสือเชิญประชุม

- ปธ. /ผู้ปฏิบัติหน้าที่แทน ปธ. ลงนาม

- วัน เวลา สถานที่ และวาระการประชุม

3. เตรียมพร้อมระบบประชุม

- จัดหาผู้ให้บริการระบบ

- จัดหาผู้ควบคุมระบบ/จนท.

- จัดหาอุปกรณ์ต่าง ๆ

4. เอกสารประกอบประชุม

- ให้สมาชิก

​

1. ระบบฯ ต้องพร้อมก่อนการประชุม
• ควบคุมระบบได้
• สื่อสารได้ 2 ทาง

2. องค์ประชุม (นับรวมทุกสถานที่ประชุม)

• การแสดงตนของสมาชิกได้ 2 ทาง
• ลงทะเบียนปกติ
• ใช้เทคโนโลยีตรวจสอบ

3. การลงมติ
1. นับองค์ประชุมทุกแห่งบังคับกำหนด
2. จำนวนเสียงตามข้อบังคับกำหนด
3. มี จนท.นับเสียงแต่ละสถานที่ประชุม

4. บันทึกเสียง / ภาพ ผู้เข้าร่วมประชุม

ทุกคนตลอดการประชุม / มีการสำรอง

ระบบประชุมหากเกิดการเหตุขัดข้อง

1. บันทึกรายงานการประชุม
1. บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร
2. บันทึกในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ทั้ง เสียง หรือ เสียง / ภาพ ตามมาตรฐาน�ความปลอดภัยของกระทรวง DES

2. การเก็บรักษา ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยวิธีการที่มีความมั่นคง ปลอดภัย และเชื่อถือได้

3. ผู้จัดการประชุมต้องจัดเก็บข้อมูล หรือให้ผู้บริการส่งมอบข้อมูลทั้งหมดภายใน 7 วัน
4. การทำลายข้อมูล ต้องมีวิธีการที่มั่นคงปลอดภัย

​