Организация рабочего места секретаря учебной части по системе 5С
Алексеев Дмитрий Афанасьевич
Директор ГАПОУ РС (Я) «ЯМК»
Цели и периметр проекта:��1. Выявить и сократить потери времени, возникающие в процессе работы секретаря учебной части�2. Повысить эффективность , производительность труда и сократить время потерь��
2
Паспорт проекта
3
Организационно-распорядительные документы �Приказ №01-27/238д от�01.11.2023 г.
4
Команда проекта:
Гаврилои Ольга Аркадьевна – Заведующая отделением (СД, СД о/з, Стом.орт., ТЭУ)
Барашков Иван Иванович – Заведующий отделением (СД, Мед.м. фарм);
Корнева Галина Тимофеевна – Заведующая отделением (ЛД, АД, ЛабД);
Мухина Прасковья Владимировна – Заведующая отделениями в филиалах
Тыкынаева Мария Сергеевна - секретарь учебной части
5
Текущая карта процесса
| Исполнитель | | |
| Описание шага процесса | Потери/проблемы | |
| Продолжительность | |
Шаг 1 | Шаг 2 | Шаг 3 | Шаг 4 | Шаг 5 | Шаг 6 |
Сотрудник |
| | | | |
Начало рабочего дня | Работа с входящей корреспонденцией (электронная документация учебной части, отписанные запросы от администрации колледжа) | Работа с документами Подготовка писем текущих документов, ответы на запросы, подготовка проектов документаций | Проверка выполнения плана работы на текущий день, внесения корректива. | В течение дня ответы на телефонные звонки, прием посетителей , выполнение экстренных поручений руководителя | Завершение работы, выключение оргтехники, уборка документов на свои места |
| 41 минут | 178 минут | 32минут | 234 минут | 16 минут |
Перечень потерь/проблем | |
1. | Много лишнего материала, который замедляет процесс работы |
2. | Захламление рабочего стола во время выполнения текущей работы |
3. | Тратит много времени на поиск нужной информации |
1
ВПП – 501 мин.
4. | Нерациональное использование рабочего времени |
3
2
1
1
2
1
3
4
3
4
1
2
4
6
Хронометраж процесса
Наименование процесса: Организация рабочего места секретаря учебной части | Дата проведения хронометража «02» ноября 2023 г. | |||||
Регламентируемое время выполнения процесса _________________________________________________________________________________________________ | | |||||
| Участник процесса (ФИО, должность) | Наименование работ (операций) по процессу | Фактическое время начала операции | Фактическое время окончания операции | Время выполнения операции, мин. | Проблемы в процессе |
1 | Секретарь учебной части | Работа с входящей корреспонденцией
| 9:00 | 9:41 | 41 | Потери времени в поиске нужной информации |
2. | Секретарь учебной части | Работа с документами в течении рабочего дня | 9:42 | 12:40 | 178 | Много лишнего материала, который замедляет процесс работы |
3. | Секретарь учебной части | Проверка выполнения плана работы на текущий день, внесения корректива | 16:00 | 17:04 | 64 | Нерациональное использование рабочего времени |
4 | Секретарь учебной части | …В течение дня ответы на телефонные звонки, прием посетителей , выполнение экстренных поручений руководителя | 9:00 | 18:35 | 234 | Тратит много времени на поиск нужной информации |
7
Целевая карта процесса
| Исполнитель | | |
| Описание шага процесса | | |
| Продолжительность | |
Шаг 1 | Шаг 2 | Шаг 3 | Шаг 4 | Шаг 5 | Шаг 6 |
Сотрудник | Сотрудник | Сотрудник | Сотрудник | Сотрудник | Сотрудник |
Начало рабочего дня | Работа с входящей корреспонденции (электронная документация учебной части, отписанные запросы от администрации колледжа) | Работа с документами Подготовка писем текущих документов, ответы на запросы, подготовка проектов документаций | Проверка выполнения плана работы на текущий день, внесения корректива. | В течение дня ответы на телефонные звонки, прием посетителей , выполнение экстренных поручений руководителя | Завершение работы, выключение оргтехники, уборка документов на свои места |
| 27 минут | 144 минут | 16 минут | 204 минут | 9 минут |
Перечень улучшений | |
1. | Сортировка лишнего материала, который замедляет процесс работы ( разделила документацию на часто используемые и на архивные) |
2. | Систематизация, создание удобной системы расположения предметов и документов. Расставили папки в алфавитном порядке. Организовали место хранения в удобном доступе. |
3. | Содержание в чистоте |
ВПП –400 мин.
4. | Стандартизация – ведение контрольного листа по системе 5С, размещение свода правил организации работы |
5. | Самодисциплина – навык придерживаться разработанных правил |
4
2
4
2
1
3
1
5
2
2
3
1
3
4
5
5
8
Диаграмма причинно-следственного анализа (Ишикавы) проблемы
Секретарь УЧ
Тайм менеджмент
Нет графика приема
студентов
Нет плана действий по важности очередности отработки документов
Нерациональное использование времени
Захламление рабочего стола во время выполнения текущей работы
Нерациональное использование места
Большой контингент студентов
Рабочее место
Внешняя среда
Большой документооборот
Нет графика приема
для посетителей
Нерациональное использование рабочего времени
9
План мероприятий по реализации проекта
Организация рабочего места секретаря учебной части | |||||
№ | Проблема | Предлагаемое решение | Ожидаемый результат | Срок | Исполнение |
1 | Много лишнего материала, который замедляет процесс работы, захламление рабочего стола во время выполнения текущей работы | 1. Сортировка документов по степени срочности выполнения�2. Избавление от лишних бумаг�3. Документы размещены в специально отведенное место� | 1. Упрощение доступа к папкам. 2. Сокращение трудозатрат специалиста на поиск информации; 3. Систематизация хранения документов; 4. Чистый стол, нет лишних предметов и документов | 15.11.2023 | + |
16.11.2023 | + | ||||
2 | Тратит много времени на поиск нужной информации | 1. Разделила документацию на часто используемые и на архивные�2. Расстановка редко используемых папок в алфавитном порядке (на полках)� 3.Часто используемые папки выделены и размещены в специально отведенном месте | 1. Упрощение доступа к файлам. 2.Систематизация хранения документов в электронном виде. 3. Эстетический вид рабочего стола | 20.11.2023 | + |
3 | Нерациональное размещение предметов на рабочем столе | 1. Сортировка документов по степени срочности выполнения�2. Избавление от лишних бумаг�3.Часто используемые папки выделены и размещены в специально отведенном месте� | 1. Упрощение доступа к документам. 2. Сокращение трудозатрат специалиста на дополнительные трату времени; 3. Систематизация хранения документов в бумажном виде. 4. Чистый стол, нет лишних предметов и документов | 22.11.2023 | + |
4 | Нерациональное использование рабочего времени | Соблюдение этапов 5С | 1.Повышение производительности и эффективности труда; 2.Значительное сокращение потерь во времени; | 29.11.2023 | + |
10
�Решения: �1. Сортировка документов по степени срочности выполнения�2. Избавление от лишних бумаг�3. Документы размещены в специально отведенное место�
БЫЛО
СТАЛО
Результат:
Выполнение плана мероприятий
Проблема: Много лишнего материала, который замедляет процесс работы, захламление рабочего стола во время выполнения текущей работы
11
�Решения: �1. Сортировка документов по степени срочности выполнения�2. Избавление от лишних бумаг�3.Часто используемые папки выделены и размещены в специально отведенном месте�
Результат:
3. Систематизация хранения документов в бумажном виде.
4. Чистый стол, нет лишних предметов и документов
Выполнение плана мероприятий
Проблема: Нерациональное размещение предметов на рабочем столе
12
�Решения: �1. Разделила документацию на часто используемые и на архивные�2. Расстановка редко используемых папок в алфавитном порядке (на полках)� 3.Часто используемые папки выделены и размещены в специально отведенном месте�
БЫЛО
СТАЛО
Результат:
2.Систематизация хранения документов в электронном виде.
3. Эстетический вид рабочего стола
Выполнение плана мероприятий
Проблема: Трата большого количества времени на поиск нужной информации
�
13
�Решения: �1. Составили график посещения�2. Разработали схему рабочего дня �
БЫЛО
СТАЛО
Результат:
1. Оптимизировали процесс рабочего дня , путем организации схемы работы
2. Сократили временные потери
Выполнение плана мероприятий
Проблема: Нерациональное использование рабочего времени
�
14
�Решения: ��1. Составила график посещения�2. Разработали схему рабочего дня
Результат:
1. Оптимизировали процесс рабочего дня , путем организации схемы работы
2. Сократили временные потери
Выполнение плана мероприятий
Проблема: Трата большого количества времени на поиск нужной информации
�
15
Достижение целевых показателей
Наименование показателя | Текущий | Целевой | Фактический | Эффективность, % |
1. Сокращение потери времени при выполнении текущей работы, мин | 501 | 400 | 400 | 100% |
Эффективность по проекту – 100%
Выполнение плана мероприятий составило 100%
Спасибо
за внимание
27.11.2023
Тел.: +7 (411) 222 65 29
Моб. тел.: +7 (914) 297 06 42E-mail: uchebayamk@mail.ru
www.rosatom.ru
Тыкынаева Мария Сергеевна