E-PAYSAGE

GT IT

Présentation et synthèse des échanges

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Bénédicte Champagne

Stéphane Patart

Quentin Pirlot

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17 octobre 2024

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SOMMAIRE

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- Validation du compte rendu de la dernière réunion (lien)

- Etat des lieux des alimentations de SIEL-SUP inscriptions et planning d’envoi des données jusqu’à l’année académique 24-25

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Modalités de chargement des données 24-25 : dictionnaire et documentation technique

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Préparation du dictionnaire 25-26 : rétroplanning

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Services e-paysage

• Présentation ; Synthèse des échanges

- HOPS : adaptations des écrans conditions d’accès et passerelles, mise à jour des PE

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Réorganisation du site e-paysage et du Wiki

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Points d’information

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Divers

• Présentation

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Etat des lieux des alimentations de SIEL-SUP inscriptions et planning d’envoi des données jusqu’à l’année académique 24-25

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ALIMENTATION DES DIPLÔMÉS AU 25/09/2024

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ALIMENTATION DES MINI-INSCRIPTIONS AU 25/09/2024

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ALIMENTATION DES FULL-INSCRIPTIONS 21-22 AU 25/09/2024

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ALIMENTATION DES FULL-INSCRIPTIONS 22-23 ET 23-24 AU 25/09/2024

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Qui pour passer le million ?

Au 7 octobre 2024, il y a un total de 994.627 inscriptions en DB de production

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Planning prévu par le décret

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• Reconstruction du passé :

- Article 25 du décret du 17 novembre 2022 (e-paysage): “L’ensemble des données à caractère personnel des étudiants régulièrement inscrits durant l’année académique 2021-2022, qui doivent être collectées par l’ARES en vue de pourvoir la plateforme e-paysage en vertu de l’article 106/4 du décret du 7 novembre 2013, sont transmises par les établissements d’enseignement supérieur au plus tard pour le 1er mai 2023”.

- Article 26 du décret du 17 novembre 2022 (e-paysage): “Les établissements d’enseignement supérieur mettent à disposition de l'ARES, s’ils en disposent, les données à caractère personnel des étudiants régulièrement inscrits auprès d’eux à partir de l’année académique 2017-2018 jusqu’à l’année académique 2020-2021”.

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• Le fil de l’eau :

Article 106/4 du décret du 7 novembre 2013 (Paysage) : “Pour ce qui concerne les étudiants régulièrement inscrits dans l’enseignement supérieur de plein exercice, chaque établissement d’enseignement supérieur visé aux articles 10 à 12 met à disposition, au plus tard pour le 1er février de l’année académique, les données suivantes : [...]” => en vigueur depuis le 30 janvier 2023.

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Proposition de planning d’envoi des données

• Inscriptions régulières
• Finalisation des mini-inscriptions pour tous les établissements pour fin décembre 2024.
• Envoi des full inscriptions jusqu’à l’année académique 2024-2025 incluse pour fin septembre 2025.
• Alimentation des passés d’étudiants inscrits en 2024-2025 à partir de janvier 2025.
• Début de l’envoi au fil de l’eau à partir de l’année académique 2025-2026 (à partir de septembre 2025).

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• Auditeurs libres / Inscriptions à des cours isolés
• A partir de 2025-2026.

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• CAPAES
• A partir de 2025-2026.

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Synthèse des échanges

• Aucun contrôle par les Com/Del n’est prévu dans l’application SIEL-SUP en 2024-2025. Dès lors, les rapports de population devront continuer à être envoyés selon la procédure actuelle.
• Pour rappel, le chargement des données “passé” peut se faire de trois manières différentes (à l’instar des inscriptions) :
• Par encodage manuel ;
• Par envoi d’un fichier CSV ;
• Par web service.

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Modalités de chargement des données 24-25 : dictionnaire et documentation technique

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Dictionnaire des données 24-25

• Suite au récent changement décrétal, à la demande des Com/Del et avec l'accord du comité de pilotage e-paysage, une modification a été apportée au dictionnaire SIEL-SUP 2024-2025. Elle concerne la variable FIN_21 : ajout de certaines valeurs et recodification en FIN_22 (car la valeur FIN_21 était utilisée en doublon - elle subsiste au niveau de l’avis des Com/Del). La variable FIN_22 propose dès lors les valeurs suivantes à partir de l’année académique 24-25.

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• La version finale est disponible sur le Wiki e-paysage < section ressources et dictionnaires (lien).

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Adaptation de la documentation technique pour 24-25

• Suite aux adaptations du dictionnaire 2024-2025, la documentation technique relative à l’envoi des full inscriptions a été modifiée.
• La documentation technique relative au web service REST et celle relative au chargement de fichiers intègrent, dans un seul document, tous les changements. Toutefois, au niveau du chargement des fichiers CSV et ce afin d’éviter toute confusion et de modifier le fichier canevas actuellement utilisé par les établissements, un fichier canevas CSV spécifique 24-25 a été créé. La nouvelle documentation est disponible sur le Wiki :

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• Manuel d’utilisation de chargement des full inscriptions par CSV - toute année académique confondue et intégrant les modifications 24-25 (lien)
• Fichier canevas CSV - à partir de 24-25 (lien)
• Manuel d’utilisation d’envoi des full inscriptions par WS REST - toute année académique confondue et intégrant les modifications 24-25 (lien)

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• Les changements ne concernent dès lors que l’envoi des inscriptions dans SIEL-SUP à partir de l’année académique 2024-2025.

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• Pour l’envoi des inscriptions jusque 2023-2024, la documentation et la procédure par rapport aux chargements des fichiers CSV restent inchangées.
• Le manuel d’utilisation de chargement des full inscriptions par CSV intègre les modifications 24-25. Ce qui relève des années académiques précédentes n’a pas été modifié.
• Le fichier canevas CSV - jusque 23-24 inclus - est disponible sur le Wiki (lien)

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Synthèse des échanges

• Après vérification auprès de l’ETNIC, il est possible de créer des inscriptions en 24-25 avec le fichier CSV conçu jusque 23-24 inclus. Néanmoins, ce dernier n’intègre pas les modifications prévues dans la documentation technique, en ce compris les intitulés de colonne, ce qui peut créer des difficultés pour les EES. Il est donc préférable d’utiliser le fichier spécifique créé à cet effet.
• Suite aux nouvelles modalités de chargement des données à partir de 24-25, l’ARES vérifiera auprès de l’ETNIC si le fichier CSV d’édition des inscriptions doit également être modifié. Un retour sera assuré auprès du GT IT et des personnes relais métier.

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Préparation du dictionnaire 25-26 : rétroplanning

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Procédure de constitution du dictionnaire 25-26

1. Rétroactes
1. Une première version du dictionnaire 25-26 a été compilée sur la base des éléments suivants :
• des retours du GT Com/Del ;
• des besoins techniques liés à la plateforme ;
• des besoins liés à l’application de la législation en matière de finançabilité ;
• des retours des EES.
1. Rétroplanning
1. Adaptation et validation par les Com.Del - 07/10/2024
2. Discussion en GT personnes relais - 15/10/2024
3. Information au Copil e-paysage - 24/10/2024
4. Passage en CoDo - courant du mois de novembre 2024
5. Validation électronique par le Copil e-paysage - 15/12/2024
6. Mise en ligne le 16/12/2024
1. Draft du dictionnaire sur le Wiki e-paysage (lien)

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Synthèse des échanges

• Les EES sont invités à faire part de toute remarque ou question concernant le dictionnaire via le support e-paysage.
• Les réunions du CoDo seront fixées après la réunion de coordination.

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Services e-paysage

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Rappel des services techniques déjà disponibles

• Service Personne → signalétique des personnes (RN)
• Service HOPS
• Envoi des PE
• Consommation
• Services SIEL-SUP
• SAPE (en extinction) et DAPE
• Fraudeurs
• Inscriptions
• Services diplomation

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Planification des développements en cours

• 2024-2025
• Historique des signalétiques (récupération mutation)
• Dossier de preuves de l’étudiant
• Module de contrôle Com/Del
• Alimentation de DADi - base de données des diplômés

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• 2025-2026
• Tableau financement DGESVR
• NR
• Consultation des titres d’accès
• SIEL-SUP équivalences

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En attente de planification de la BCED, le passage à la V4 du Service Person lié au passage à Best Adress.

! Impacts sur les services existants EES ! Coexistence à court terme des V3 et V4.

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Synthèse des échanges

• Le service diplomation est disponible d’un point de vue technique mais l’ouverture des flux aux EES dépend de l’approbation du protocole d’échange de données par l’AGE. Les données ne seront disponibles, dans un premier temps, que par web service. La consultation par écran, via BCED-WI, n’est pas encore envisagée.
• Le web service SOAP pour l’alimentation et la consultation des données HOPS est maintenu. Il ne sera pas encore développé en REST.
• Le nouveau service de consommation de HOPS permettra de consulter les données relatives aux codiplômations, les données liées aux conditions d’accès et accès aux études, ainsi que l’historique des études et des habilitations.
• La possibilité d’organiser une présentation technique de l’envoi des dossiers de preuves avant la prochaine réunion de coordination du GT IT est discutée en séance. L’ARES se coordonnera à cette fin avec l’ETNIC et reviendra ultérieurement vers les membres du GT.

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HOPS : adaptations des écrans conditions d’accès et passerelles, mise à jour des PE

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Adaptations des écrans conditions d’accès et passerelles

• Les onglets “Conditions d’accès” et “Passerelles” de HOPS ont été modifiés pour plus de clarté et s’intitulent désormais “Conditions d’accès aux études” et “Accès vers d’autres études”.

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• Pour correspondre à la réalité du décret, les données ont été structurées en fonction des articles 107 (accès aux bacheliers de spécialisation), 111 (bacheliers de type court vers des Masters - anciennement “passerelles”) et 114 (bacheliers de type long vers des Masters).

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Rappel de la procédure de mise à jour des PE

• La mise à jour des programmes d’études (PE) pour l’année académique 2025-2026 s’effectuera au sein de la base de données HOPS du 1er mars au 1er juin 2025. Chaque établissement d’enseignement supérieur doit donc mettre à jour les PE des études qu’il organise (uniquement pour les habilitations dont il est référent), en associant, dans HOPS, un programme d’étude au grade académique et à l’habilitation détaillée correspondants.
• La procédure de mise à jour des PE concerne tant la formation initiale que la formation continue (certificats).
• L’actualisation des PE permet une publication de l’offre de formations sur le site mesetudes.be.
• Il est important de communiquer deux liens url pour chaque formation dispensée : un lien renvoyant vers le programme détaillé, un autre vers le formulaire d’admission / d’inscription comme imposé par le règlement européen en matière de SDG.
• La mise à jour des PE peut se faire de trois manières différentes : par web service (technologie SOAP), par encodage manuel dans les écrans de l’application mais aussi par chargement de fichiers CSV.
• En cas de mise à jour des PE par chargement de fichiers, il est demandé aux établissements de prendre contact avec l’équipe e-paysage de l’ARES via l’adresse epaysage@ares-ac.be pour informer de la démarche. Suite à la demande, l’équipe e-paysage fait parvenir un fichier CSV pré rempli, que l’établissement pourra transmettre une fois les données des nouveaux programmes d’études encodées.
• Un PE ne doit pas être actualisé pour une habilitation clôturée (lien vers l’historique des habilitations) ou pour une étude qui n’est pas encore organisable (ex. Master en enseignement section 3).
• Toutes les informations relatives à la mise à jour des programmes d’études sont reprises dans une fiche explicative sur le Wiki e-paysage (lien direct).
• Les référentiels des grades académiques et des habilitations détaillées sont également disponibles sur l'Open data de l’ARES (lien direct).

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Synthèse des échanges

• A la demande des personnes relais, une extraction des données “conditions d’accès” et “accès aux études” de HOPS a été réalisée et mise à disposition sur le Wiki e-paysage (lien).

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Réorganisation du site e-paysage et du Wiki

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Réorganisation du site e-paysage

• Le Google site e-paysage (https://e-paysage.ares-ac.be/) a été revu en vue d’inclure uniquement les présentations et comptes rendus des réunions de coordination (personnes relais, IT, DPO, etc.) ainsi que les archives des réunions.
• Toutes les ressources, à savoir le dictionnaire des données SIEL-SUP et ses différentes versions, la documentation technique de l’ETNIC, les tutoriels d’utilisation des applications, les documents relatifs au cadre juridique, etc., ont été transférées vers le Wiki e-paysage.
• Dès lors, le site e-paysage n’affiche plus désormais que les onglets “GT” - pour retrouver les documents des réunions de l’année académique en cours -, “Ressources” - qui renvoie vers le Wiki -, et “Archives” - qui reprend les documents des réunions de coordination ainsi que les référentiels, dont les dictionnaires, des années académiques précédentes.

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Réorganisation du Wiki e-paysage

• Les ressources disponibles au sein du Wiki sont les suivantes :
• Cadre juridique (conventions, arrêtés, délibérations, etc.) ;
• Contexte ;
• Données et flux ;
• Informations IT ;
• Procédures ;
• Rapports (état de complétude de SIEL-SUP, etc.) ;
• Ressources et dictionnaires ;
• Tutoriels.
• La procédure de recherche sur le Wiki et de téléchargement des documents est disponible au lien suivant.

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Synthèse des échanges

• Aucun commentaire.

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Points d’information

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1. Nouveaux services BCED : Registre des étrangers et Registre d’attente

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• Actuellement, le Registre des étrangers et le Registre d’attente sont consultables uniquement via l’application BCED-WI et ne sont pas encore disponibles via web service.

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• Présentation des nouveaux écrans (lien).

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1. Service “Country” de BOSA

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• La BCED est en attente des informations de BOSA.

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1. Service “BestAddress” de la BCED

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• Début des réunions de coordination avec l’ETNIC - en attente des plannings.

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1. Documentation technique REST disponible sur le site de l’ETNIC

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• La documentation relative au web service REST SIEL-SUP Inscriptions est à présent disponible sur le site de l’ETNIC (lien).

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Synthèse des échanges

• Aucun commentaire.

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Divers

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

Des

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Pour votre attention !

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