1 of 35

Впорядкування, пошук і фільтрування даних

9

2 of 35

Впорядкування, пошук і фільтрування даних

Розділ 3 § 18

Пригадай

    • умовне форматування даних у середовищі табличного процесора;
    • фільтрування й упорядкування даних у середовищі табличного процесора.

Ти дізнаєшся

    • які засоби системи керування базами даних дають змогу впорядковувати та знаходити в таблицях дані;
    • які умови пошуку можна задати за допомогою фільтра за виділеним
    • фрагментом;
    • як формувати умови при використанні фільтра для;
    • як задати складені умови за допомогою фільтра Змінити фільтр;
    • як користуватися Розширеним фільтром.

9

3 of 35

Впорядкування і пошук і даних

Розділ 3 § 18

Таблиці баз даних заповнюються даними в процесі їх накопичення, й особливістю цих даних є невпорядкованість, тобто незалежно від того,

які дані фіксуються, вони відсортовані лише за часом їх внесення в таблицю. На збереження даних це ніяк не впливає, але відшукати потрібні дані в такій таблиці дуже складно.

9

4 of 35

Впорядкування і пошук і даних

Розділ 3 § 18

Тому в СКБД для здійснення пошуку потрібних даних передбачені різні засоби.

Одним з них є запити,

  • при використанні яких у базі даних створюються нові об’єкти.
  • запити дають змогу зберігати результати пошуку.
  • крім того, за допомогою запитів можна знаходити дані з різних таблиць бази даних.

9

5 of 35

Впорядкування і пошук і даних

Розділ 3 § 18

Якщо потрібно відшукати дані лише в одній таблиці бази даних, можна скористатись фільтрами. На відміну від запитів, при цьому в базі даних не створюються нові об’єкти й результати фільтрування не зберігаються.

Фільтр

Виділення

Застосувати фільтр

Параметри розширеного фільтра

9

6 of 35

Впорядкування і пошук і даних

Розділ 3 § 18

У MS Access використовується чотири типи фільтрів. Виклик фільтрів здійснюється:

або за допомогою контекстного меню

або за допомогою використання вкладки Основне групи інструментів Сортування й фільтр

Але не всі фільтри можна викликати всіма названими способами, відповідні вказівки виклику деяких з них є лише в контекстному меню.

9

7 of 35

Впорядкування і пошук і даних

Розділ 3 § 18

При застосуванні будь-якого типу фільтра на екрані відображаються всі поля тих записів, що відповідають умові фільтрування. Обмежити кількість полів у фільтрах не можна. При цьому на кожному полі, до якого застосовувався фільтр, відображається значок фільтра.

9

8 of 35

Впорядкування і пошук і даних

Розділ 3 § 18

Скасувати результати фільтрування та повернутись до вихідного стану таблиці можна:

за допомогою вказівки Видалення фільтра з…, позначивши Виділити все

або в групі Сортування й фільтр вкладки Основне — обрати інструмент

застосувати фільтр

9

9 of 35

Пошук даних

Розділ 3 § 18

У СУБД Access пошук у базі даних здійснюється подібно до пошуку в Excel. Для пошуку потрібних даних слід:

  1. Відкрити файл бази даних, у якій потрібно здійснити пошук.
  1. Відкрити таблицю, у якій здійснюватиметься пошук.
  1. Виконати Основне ⇒ Пошук ⇒ Знайти.

9

10 of 35

Пошук даних

Розділ 3 § 18

(Продовження…) Для пошуку потрібних даних слід:

  1. Вибрати у списку Шукати в область пошуку: у поточному полі або в поточному документі (таблиці).
  1. У вікні Пошук і заміна на вкладці Знайти в полі Знайти ввести зразок даних, за яким буде здійснено пошук.

9

11 of 35

Пошук даних

Розділ 3 § 18

(Продовження…) Для пошуку потрібних даних слід:

  1. Установити у списку Зіставити одне із значень: Усе поле, Будь-яка частина поля, Початок поля.

9

12 of 35

Пошук даних

Розділ 3 § 18

(Продовження…) Для пошуку потрібних даних слід:

  1. Установити у списку Шукати один з напрямів пошуку: Усюди, Угору, Вниз.

9

13 of 35

Пошук даних

Розділ 3 § 18

(Продовження…) Для пошуку потрібних даних слід:

  1. Установити за потреби відповідні позначки прапорців для пошуку з урахуванням регістру (великі чи малі літери) та пошуку з використанням шаблонів уведення (З урахуванням формату полів).
  1. Вибрати кнопку Знайти далі.

9

14 of 35

Пошук даних

Розділ 3 § 18

Для переходу до наступних записів, значення яких відповідають пошуковому запиту та параметрам пошуку, слід послідовно натискати кнопку Знайти далі.

9

15 of 35

Пошук даних

Розділ 3 § 18

Для забезпечення більшої гнучкості пошуку, записуючи зразок, можна користуватися масками, які будують із використанням таких символів:

*

Наприклад, для пошуку прізвищ, які закінчуються на «енко», використовується маска:

*енко

відповідає будь-якій кількості символів, використовується на початку або в кінці маски;

?

будь-який ОДИН символ;

#

будь-яка ОДНА цифра.

9

16 of 35

Впорядкування і пошук і даних

Розділ 3 § 18

Здійснювати впорядкування даних у межах одного виділеного поля слід його виділити й натиснути кнопку:

За зростанням

За спаданням

або

9

17 of 35

Впорядкування і пошук і даних

Розділ 3 § 18

Упорядковувати за декількома полями одночасно можна за допомогою розширеного фільтра або запитів.

9

18 of 35

Які умови пошуку можна задати за допомогою фільтра за виділеним фрагментом?

Розділ 3 § 18

Фільтр за виділеним — це найпростіший тип фільтрування, який дає змогу знаходити в кожному полі лише одне конкретне значення, яке збігається з виділеним у цьому полі. Особливістю його застосування є те, що спочатку треба встановити текстовий курсор на потрібне значення в даному полі.

Це можна зробити, вибравши інструмент Виділення у групі Сортування й фільтр.

9

19 of 35

Які умови пошуку можна задати за допомогою фільтра за виділеним фрагментом?

Розділ 3 § 18

Фільтр за виділеним можна використовувати послідовно для декількох полів.

При цьому умови між собою пов’язані логічною операцією І, тобто для вибору потрібного запису всі умови мають виконуватись одночасно.

9

20 of 35

Які умови пошуку можна задати за допомогою фільтра за виділеним фрагментом?

Розділ 3 § 18

Наприклад, для того щоб відібрати дівчат, які займаються спортом, можна послідовно застосувати у відповідних полях фільтри за виділеним:

у полі «стать» — фільтр Дорівнює «ж»

у полі «захоплення» — Дорівнює «спорт»

9

21 of 35

Які умови пошуку можна задати за допомогою фільтра за виділеним фрагментом?

Розділ 3 § 18

У певному полі логічну операцію І можна реалізувати, вказавши потрібні значення в контекстному меню.

9

22 of 35

Які умови пошуку можна задати за допомогою фільтра за виділеним фрагментом?

Розділ 3 § 18

Щоб обрати декілька числових значень із вказаного діапазону за допомогою фільтра за виділеним, можна використати вказівку Фільтри чисел ⇒ Між, після чого потрібно вказати діапазон чисел.

9

23 of 35

Які умови пошуку можна задати за допомогою фільтра за виділеним фрагментом?

Розділ 3 § 18

Одним з різновидів фільтра за виділеним є фільтр Виключити виділене — у цьому разі в заданому полі відбираються всі записи, у яких значення не збігається з виділеним у даному полі.

9

24 of 35

Як формувати умови при використанні фільтра для?

Розділ 3 § 18

Фільтр для викликається лише з контекстного меню відповідного поля та вказівками:

Текстові фільтри

Фільтри чисел

або

9

25 of 35

Як формувати умови при використанні фільтра для?

Розділ 3 § 18

На відміну від фільтра за виділеним, можна задавати умову, не встановлюючи курсор на потрібне значення, отже, немає необхідності потрібне значення спочатку знаходити в таблиці.

Крім того, фільтр для може використовувати групові операції з використанням метасимволів:

*

?

та

які дають змогу задати умови типу:

«починається з…»

«містить…» тощо.

9

26 of 35

Як формувати умови при використанні фільтра для?

Розділ 3 § 18

Для числових полів можна задати умови з використанням операторів відношення:

Фільтр для також можна використовувати для різних полів, у такому разі умови пов’язуються,

>

>=

<

<=

логічним І

логічне АБО

не використовують.

9

27 of 35

Як задати складені умови за допомогою фільтра Змінити фільтр?

Розділ 3 § 18

Фільтр, що викликається вказівкою Додатково ⇒ Змінити фільтр, дає можливість скористатися вкладками Шукати та Або. На відміну від фільтрів перших двох типів, дає змогу задавати умови, які пов’язані логічним АБО, тобто здійснювати операцію об’єднання значень вибраних полів.

9

28 of 35

Як задати складені умови за допомогою фільтра Змінити фільтр?

Розділ 3 § 18

При формуванні умови можна використовувати як дані зі списку можливих значень, так й інші операції, наприклад: М*, >100. Таким чином, цей тип фільтра є розширенням перших двох, але не дає змоги виконувати обчислення.

9

29 of 35

Як користуватися�Розширеним фільтром?

Розділ 3 § 18

Розширений фільтр дає змогу використовувати всі можливості розглянутих фільтрів, а також виконувати обчислення.

Під час створення виразів, що при обчисленні мають звертатися до значень у певному полі таблиці, треба вказати назву цього поля, записану в квадратних дужках, наприклад [Прибуття].

9

30 of 35

Як користуватися�Розширеним фільтром?

Розділ 3 § 18

Умови розширеного фільтра конструюються на спеціальному бланку. Тут можна задавати умови лише за полями однієї таблиці, і при відображенні результатів будуть виводитися всі поля таблиці.

За допомогою розширеного фільтра можна також впорядковувати дані за одним чи декількома полями.

9

31 of 35

Розгадайте ребус

Розділ 3 § 18

Фільтр

9

32 of 35

Дайте відповіді на запитання

Розділ 3 § 18

  1. Які існують способи пошуку в таблицях даних, що відповідають певним умовам?
  1. Чи можна здійснювати пошук даних одночасно в декількох таблицях бази даних?
  1. Навіщо здійснювати фільтрування даних? Наведіть приклади можливих завдань.
  1. За допомогою фільтрів яких типів можна задати умову з використанням операцій порівняння?

9

33 of 35

Домашнє завдання

Проаналізувати

§ 18, ст. 174-182

Розділ 3 § 18

9

34 of 35

Працюємо за комп’ютером

Розділ 3 § 18

Сторінка

177-181

9

35 of 35

Дякую за увагу!

9