Archifiltre
Pour la compréhension et la réduction des espaces de stockage
Triez, sauvez, souriez !
4 juillet 2025
Manon Saget-Lethias
Un produit propulsé par la Fabrique des Ministères Sociaux
Avec le soutien du Service Interministériel des Archives de France
Introduction : un petit point historique
Contexte actuel : un volume de données bureautiques exponentiel
Avec le papier, on visualise les espaces saturés de papiers devenus inutiles
Avec les fichiers numériques, impossible de visualiser l’armoire qui déborde et de se décider à faire de du tri ou des éliminations régulières
Ce phénomène de dématérialisation de l'espace de travail entraîne une explosion des supports numériques qui pose plusieurs problématiques
3. Perte de temps
Les conséquences de cette modification des habitudes de gestion documentaire
2. Conséquences juridiques
Multiples stockages, outils payants variés pour les projets, etc
Conservation des données à caractère personnelles
Perte en moyenne d'un jour de travail par semaine
Une autre réalité du stockage de données
1 à 2 tonnes par an
99%
90%
des données mondiales ont été créées entre 2014 et 2024
de l’ensemble des données n’est plus jamais consulté plus de 3 mois après son stockage
C'est le nombre de CO2 produit par chacun des serveurs en service actuellement.
Source : International Energy Agency
Quels sont les espaces de stockage de notre quotidien ?
Clés USB, disques durs externes, ordinateurs
Serveurs et clouds
source : AMAE
Comment ne pas éprouver un sentiment d’impuissance face à ça ?
Qu'est-ce qui est bloquant pour vous lorsque vous devez faire ce tri ?
"On sait qu'il y a des choses importantes à garder mais c'est dur de les identifier alors on préfère tout garder au cas où"
"Il va falloir regarder, ouvrir tout ça pour le trier et flemme"
"Impossible de comprendre le contenu…"
"Trop de dossiers, de fichiers, de trucs"
"Les noms et les arborescences ne sont pas clairs"
source : AMAE
source : AMAE
Le volume des espaces augmente de façon exponentielle
On est perdu.e.s dans des arborescences parfois très profondes
On fait peu de tri
Notre usage impacte la planète inutilement, est très coûteux, est dangereux juridiquement et n'est pas pratique du tout au quotidien
Ce qu'il se passe alors en général :
Nous avons donc développé Archifiltre pour vous !
Ce que permet
Archifiltre
Comprendre le contenu de son dossier et sa structure
Ce que permet
Archifiltre
Comprendre le contenu de son dossier et sa structure
Visualiser la structure de son dossier rapidement
Ce que permet
Archifiltre
Comprendre le contenu de son dossier et sa structure
Visualiser la structure de son dossier rapidement
Identifier des documents en double, inutiles, et/ou à supprimer
Ce que permet
Archifiltre
Comprendre le contenu de son dossier et sa structure
Visualiser la structure de son dossier rapidement
Identifier des anomalies (nommage, nombre de niveaux)
Identifier des documents en double, inutiles, et/ou à supprimer
Ce que permet
Archifiltre
Générer un rapport d’audit pour avoir une synthèse de notre dossier
Comprendre le contenu de son dossier et sa structure
Visualiser la structure de son dossier rapidement
Identifier des anomalies (nommage, nombre de niveaux)
Identifier des documents en double, inutiles, et/ou à supprimer
Ce que permet
Archifiltre
Générer un rapport d’audit pour avoir une synthèse de notre dossier
Comprendre le contenu de son dossier et sa structure
Visualiser la structure de son dossier rapidement
Identifier des anomalies (nommage, nombre de niveaux)
Générer des exports pour pouvoir agir directement sur notre machine
Identifier des documents en double, inutiles, et/ou à supprimer
= trier et nettoyer ses espaces de stockage
A qui Archifiltre s’adresse-t-elle ?
Les archivistes et autres professionnel.le.s de l’information
Les services informatiques
Tous les services
Toute personne créant et utilisant des fichiers ou des mails
qui accompagnent les producteurs de documents dans les administrations ou les entreprises
qui gèrent les serveurs des services
qui utilisent des serveurs et des messageries tous les jours
qui souhaite comprendre le contenu d’un espace de stockage et faire du tri
Mais quel est cet outil magique que l'on vous propose ?
Un outil développé au sein des Ministères sociaux
Soutenu par le SIAF, la fabrique des ministères Sociaux, la DINUM, et tous nos utilisateurs
Un outil Open Source
A l'écoute des besoins des utilisateurs
Accessible librement
Impact d’Archifiltre : quelques chiffres
42 000+
téléchargements d'Archifiltre Docs
130 000+ arborescences
de documents analysés
2000
téraoctets
de fichiers analysés par nos utilisateurs depuis 2022
Chiffres calculés depuis 2020, mis à jour en juin 2024
Exemples de services qui nous utilisent
Ils sont plus de 300 services
à utiliser notre outil, parmi lesquels :
Et concrètement, comment ça marche ?
Installation
Archifiltre-Docs est disponible sur Windows, Linux et Mac
App à installer localement, téléchargeable sur notre site archifiltre.fr
Docs ne modifie pas les fichiers et répertoires, il n’y a aucun risque
Glisser-déposer un fichier
1
Exportez
Consultez dans l’app
2
3
- Infos générales (volumes, CO2, dates extrêmes)
- Niveaux de profondeurs, formats, anomalies et doublons
- Tag et enrichissement
- Rapport d’Audit (.doc)
Stats principales, volumes doublons, formats, etc.
👉Partage à tous, prise de conscience, et recommandations
-Export brut (.csv, .xlsx)
Filtrer, trier, visualiser, marquer des actions
👉 Partage pour applications et recommandations
Quels sont les étapes ?
Archifiltre, c'est Archi facile !
Et concrètement, comment ça marche ?
Analyser et appréhender une arborescence
Éléments présentant l’arborescence
(Nombre de dossiers, de fichiers, de .zip, taille totale)
Éléments présentant le dossier ou fichier sélectionné
(Taille, type, hash, dates extrêmes de modification)
Et concrètement, comment ça marche ?
Analyser et appréhender une arborescence
Arborescence par niveau
Représente le nombre de sous-dossiers dans un dossier
Fil d’Ariane
Représente le chemin de votre fichier sélectionné (P:\Users\Documents\fichiers-tests etc)
Et concrètement, comment ça marche ?
Analyser et appréhender une arborescence
Poids de l’arborescence ou du fichier en kg de CO2 par an
Et concrètement, comment ça marche ?
Analyser et appréhender une arborescence
Pour les archivistes
Et concrètement, comment ça marche ?
Analyser et appréhender une arborescence
Pour les archivistes
Recherche par nom, type, taille ou tag
Et concrètement, comment ça marche ?
Analyser et appréhender une arborescence
Pour les archivistes
Recherche par nom, type, taille ou tag
Annuler une action ou la rétablir
Et concrètement, comment ça marche ?
Analyser et appréhender une arborescence
Pour les archivistes
Recherche par nom, type, taille ou tag
Annuler une action ou la rétablir
Sauvegarder son travail pour y revenir plus tard
Et concrètement, comment ça marche ?
Analyser et appréhender une arborescence
Pour les archivistes
Recherche par nom, type, taille ou tag
Annuler une action ou la rétablir
Sauvegarder son travail pour y revenir plus tard
Exporter votre travail
Et concrètement, comment ça marche ?
Analyser et appréhender une arborescence
Pour les archivistes
Recherche par nom, type, taille ou tag
Annuler une action ou la rétablir
Sauvegarder son travail pour y revenir plus tard
Exporter votre travail
Paramètres de langues et de confidentialités
Et concrètement, comment ça marche ?
Analyser et appréhender une arborescence
Pour les archivistes
Recherche par nom, type, taille ou tag
Annuler une action ou la rétablir
Sauvegarder son travail pour y revenir plus tard
Exporter votre travail
Paramètres de langues et de confidentialités
Fermer l'arborescence
Et concrètement, comment ça marche ?
Analyser et appréhender une arborescence
Par le volume
Visualiser immédiatement ce qui prend le + de place
Et concrètement, comment ça marche ?
Analyser et appréhender une arborescence
Classement par les dates
Arborescence triée par date des documents : Anciens à gauche et récents à droite
Filtre par date
Utile pour combiner un classement autre que les dates mais garder une visualisation qui permet de savoir de quand datent les documents
Et concrètement, comment ça marche ?
Analyser et appréhender une arborescence
Par catégories de fichiers
Et concrètement, comment ça marche ?
Modifier une arborescence
Déplacer des éléments
Supprimer des éléments
Zoom
Et concrètement, comment ça marche ?
Enrichir une arborescence
Supprimer des éléments
Et concrètement, comment ça marche ?
Enrichir une arborescence
Supprimer des éléments
Modifier le nom d'un répertoire ou d'un dossier
Modifier les dates extrêmes
Et concrètement, comment ça marche ?
Enrichir une arborescence
Supprimer des éléments
Donner une description au dossier
Et concrètement, comment ça marche ?
Enrichir une arborescence
Supprimer des éléments
Et concrètement, comment ça marche ?
Identifier les éliminables et les doublons
Les fichiers ou dossiers les plus lourds
S’attaquer aux dossiers ou fichiers les + lourds
Les fichiers vides ou fichiers systèmes
Ne sont pas intégrés dans l’affichage par défaut d'Archifiltre
Les documents à supprimer
DUA échue
Non pertinents
Doublons / Redondances (visibles dans l'onglet redondances)
Et concrètement, comment ça marche ?
Faire une audit d’arborescence
Editer un rapport d’audit
Onglet « Audit »
Et concrètement, comment ça marche ?
Faire une audit d’arborescence
Editer un rapport d’audit
Et concrètement, comment ça marche ?
Faire une audit d’arborescence
Editer un rapport brut
Quelques conseils si vous débutez sur Archifiltre
👉 Evitez des trop gros volumes (dépend de votre poste) : au dessus de 100 Go, ça prend du temps …
👉 Assurez-vous d’avoir les bonnes permissions pour accéder aux dossiers
👉 Si un fichier est en cours de lecture, l’analyse peut bloquer
👉 Impossible de lancer à la racine pour l’instant (mais on y travaille !)
Quelques conseils si vous débutez sur Archifiltre
👉 Evitez des trop gros volumes (dépend de votre poste) : au dessus de 100 Go, ça prend du temps …
👉 Assurez-vous d’avoir les bonnes permissions pour accéder aux dossiers
👉 Si un fichier est en cours de lecture, l’analyse peut bloquer
👉 Impossible de lancer à la racine pour l’instant (mais on y travaille !)
Et Archifiltre-Mails dans tout ça
2022 Début du développement d’un outil de visualisation pour le traitement des mails
2023 Au moment de la sortie de la 1ère version, mauvaise surprise: Office 365 a changé la structure des pst ce qui nécessiterait d’importants développements complémentaires pour les prendre en compte
Faute de ressources pour régler le problème, l’équipe a été forcée de se concentrer uniquement sur Archifiltre-Docs
Les développements ne seront pas poursuivis sur Archifiltre-Mails
Qu’est-ce qu’on prévoit pour la suite ?
L’équipe se concentre sur l’avenir d’Archifiltre et la v5 du produit
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Merci de votre écoute !
Des questions ?
archifiltre@fabrique..social.gouv.fr
https://archifiltre.fr/
https://github.com/SocialGouv/archifiltre-docs/wiki/Wiki-Archifiltre
@Archifiltre
/company/archifiltre