SỬ DỤNG�CÁC TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

ThS. Phạm Vũ Nhật Uyên

CHƯƠNG 2

SỬ DỤNG

ĐIỆN THOẠI NỘI BỘ

NỘI DUNG CHƯƠNG 2

1. Máy điện thoại ấn phím trong tổng đài

2. Lập trình cho tổng đài

3. Quản lý tổng đài

CHƯƠNG 2- BÀI 1

MÁY ĐIỆN THOẠI ẤN PHÍM

TRONG TỔNG ĐÀI KX-TA308

I. Thực hiện cuộc gọi nội bộ

• Gồm 4 bước:
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• 2. Nghe âm hiệu mời quay số.
• 3. Dùng phím nhấn quay số nội bộ.
• 4. Khi kết thúc cuộc gọi gác máy hoặc nhấn phím Speaker.
• Chú ý: Có thể thay đổi chế độ quay số bằng cách chuyển công tắc:
• T (Tone): quay số bằng chế độ DTMF.
• P (Pulse): quay số chế độ xung.

II. Gọi điện thoại và để lại lời nhắn

• Gồm 4 bước:
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• 2. Nghe âm hiệu mời quay số.
• 3. Dùng phím nhấn quay số nội bộ
• 4. Nghe thông báo vắng nhà và để lại lời nhắn sau khi nghe tiếng beep.

III. Thực hiện cuộc gọi ra ngoài qua đường trung kế

• Gồm 4 bước:
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• 2. Nghe âm hiệu mời quay số.
• 3. Ấn phím số 9 để chiếm trung kế, chờ âm hiệu mời quay số từ tổng đài bên ngoài.
• 4. Ấn phím số điện thoại bên ngoài cần gọi.

IV. Đường dây nóng (pickup Dial)

• Chú ý:
• Để thực hiện các dịch vụ trên tổng đài nội bộ các máy lẻ phải thực hiện quay số bằng chế độ DTMF.
• a. Mô tả dịch vụ
• Nếu một Ext.114 cài đặt dịch vụ này đến Ext.116 thì sau khi nhấc máy Ext.114 không cần quay số trong vòng 3 giây thì tổng đài tự động quay số 116.

IV. Đường dây nóng (pickup Dial)

• b. Lập trình số máy quay tự động
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• 2. Ấn các phím 742.
• 3. Quay số cần gọi theo đường dây nóng.
• 4. Ấn phím #, nghe âm hiệu xác định dịch vụ và âm hiệu mời quay số.
• 5. Gác tổ hợp hoặc ấn phím Speaker.

IV. Đường dây nóng (pickup Dial)

• c. Lập trình cho phép
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• 2. Ấn các phím 741#.
• 3. Gác tổ hợp hoặc ấn phím Speaker.
• d. Sử dụng.
• Tại máy lập trình nhấc máy và chờ sau 3 giây tổng đài sẽ tự động quay số đã lập trình.

IV. Đường dây nóng (pickup Dial)

• e. Hủy bỏ dịch vụ
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• 2. Ấn các phím 740#.
• 3. Gác tổ hợp hoặc ấn phím Speaker.

V. Quay số tắt riêng của từng thuê bao lưu trữ ở tổng đài

• a. Lập trình
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• 2. Nghe âm hiệu mời quay số, ấn phím số 2*.
• 3. Ấn mã số quay tắt dạng một chữ số (0,9).
• 4. Ấn số máy cần lưu trữ.
• 5. Ấn phím #.
• 6. Gác tổ hợp.
• b. Sử dụng
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• 2. Nghe âm hiệu mời quay số, ấn phím # và mã số quay tắt đã lập trình.

VI. Chống phá rối

• Máy lẻ có thể lập trình để không nhận cuộc gọi nội bộ hoặc từ các cuộc gọi bên ngoài.
• a. Lập trình
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• 2. Ấn phím 714#.
• 3. Gác tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• Chú ý: Muốn lập trình chống phá rối trên máy nào thì thực hiện ngay trên máy đó.
• b. Hủy bỏ
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• 2. Ấn các phím 710#.
• 3. Gác tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.

VII. Tự động gọi lại khi bận

• a. Cho cuộc gọi nội bộ
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• 2. Quay số thuê bao nội bộ đang bận, nghe âm hiệu báo bận.
• 3. Ấn các phím 06, nghe âm hiệu xác nhận dịch vụ.
• 4. Gác máy.
• 5. Khi có tín hiệu gọi lại thì nhấc máy (không cần quay số lại).
• 6. Nghe hồi âm chuông và đàm thoại.

VII. Tự động gọi lại khi bận

• b. Cho cuộc gọi ngoài trung kế
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• 2. Quay số trung kế (số 9), nghe âm hiệu báo bận.
• 3. Ấn phím 6, nghe âm hiệu xác nhận dịch vụ. 4. Gác máy.
• 5. Khi có tín hiệu gọi lại nhấc máy không cần gọi số trung kế.
• 6. Nghe âm hiệu mời quay số của tổng đài nội hạt, quay tiếp số máy bên ngoài.

VIII. Quay lại số vừa gọi

• Gồm 3 bước:
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• 2. Nghe âm hiệu mời quay số.
• 3. Ấn phím # hai lần hay quay số 80.

IX. Gọi điện thoại viên tại bàn điều khiển

• Gồm 3 bước:
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• 2. Nghe âm hiệu mời quay số.
• 3. Ấn phím 0.

X. Rước cuộc gọi trực tiếp

• a. Mô tả dịch vụ
• Trong phòng làm việc có hai người lần lược có số máy là 112 và 114.
• Số máy 112 đang reo nhưng không có người nhấc máy.
• Dùng máy 114 cướp cuộc gọi về.
• b. Thao tác
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• 2. Ấn phím số 4 và quay số cần cướp về.
• 3. Chờ âm hiệu xác nhận dịch vụ và đàm thoại.

XI. Cuộc gọi tay ba

• Gồm 7 bước:
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• 2. Nghe âm hiệu mời quay số, quay số thuê bao thứ 1.
• 3. Chờ đàm thoại, người bên kia giữ máy và chờ.
• 4. Ấn FLASH hay nhấp nhanh tiếp điểm động hộp.

XI. Cuộc gọi tay ba

• a. Mô tả dịch vụ
• 5. Nghe hai tiếng beep xác nhận dịch vụ và âm hiệu mời quay số, quay số thứ 2.
• 6. Chờ đàm thoại, người bên kia giữ máy và chờ.
• 7. Ấn phím FLASH hay nhấp nhanh tiếp điểm động hộp và ấn phím số 3.

XII. Chuyển cuộc gọi tạm thời

• a. Mô tả dịch vụ
• Khi đang đàm thoại với một số máy bên ngoài hoặc bên trong tổng đài nội bộ có thể chuyển cuộc gọi này cho một thuê bao khác trong cùng một tổng đài nội bộ.
• b. Chuyển cuộc gọi có thông báo
• 1. Khi đang đàm thoại ấn phím FLASH hay nhấp nhanh tiếp điểm động hộp.
• 2. Nghe âm hiệu xác nhận dịch vụ và âm hiệu mời quay số, quay số cần chuyển đến.
• 3. Chờ đàm thoại thông báo cho người sử dụng thuê bao cần chuyển đến chờ và gác tổ hợp.

XII. Chuyển cuộc gọi tạm thời

• c. Chuyển cuộc gọi không có thông báo
• 1. Khi đang đàm thoại ấn phím FLASH hay nhấp nhanh tiếp điểm động hộp.
• 2. Nghe âm hiệu xác nhận dịch vụ và âm hiệu mời quay số, quay số cần chuyển đến.
• 3. Gác tổ hợp.
• Trong vòng 30 giây mà thuê báo chuyển đến không nhấc máy thì cuộc gọi sẽ quay lại và chỉ việc nhấc máy.
• Muốn thay đổi thuê bao cần chuyển đến khi chưa gác tổ hợp chỉ cần ấn phím FLASH hoặc nhấp nhanh tiếp điểm động hộp để tìm lại cuộc gọi ban đầu và sau đó thực hiện chuyển cuộc gọi trở lại.

XIII. Chuyển cuộc gọi cố định

• Đặc tính chuyển cuộc gọi cố định cho phép người sử dụng có thể chuyển tự động cuộc gọi đến cho một thuê bao khác.
• Có hai kiểu chuyển cuộc gọi:
• Chuyển cuộc gọi cố định không điều kiện: chuyển tất cả cuộc gọi đến.
• Chuyển cuộc gọi cố định khi bận hoặc không trả lời: chỉ chuyển khi thuê bao đang bận hoặc không ai nhấc máy.

XIII. Chuyển cuộc gọi cố định

• Chuyển cuộc gọi cố định không điều kiện
• a. Lập trình
• 1. Nhấp tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• 2. Nghe tín hiệu mời quay số.
• 3. Quay số 711.
• 4. Ấn số thuê bao cần chuyển đến.
• 5. Ấn phím #.
• 6. Gác tổ hợp và ấn phím Speaker.

XIII. Chuyển cuộc gọi cố định

• Chuyển cuộc gọi cố định không điều kiện
• b. Giải tỏa
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc ấn phím speaker.
• 2. Nghe tín hiệu mời quay số.
• 3. Quay số 710.
• 4. Ấn phím #.
• 5. Gác tổ hợp và ấn phím speaker.

XIII. Chuyển cuộc gọi cố định

• Chuyển cuộc gọi cố định khi bị bận hoặc không trả lời
• a. Lập trình
• 1. Nhấp tổ hợp hoặc nhấn phím Speaker.
• 2. Nghe tín hiệu mời quya số.
• 3. Quay số 711.
• 4. Ấn số thuê bao cần chuyển đến.
• 5. Ấn phím #.
• 6. Gác tổ hợp và ấn phím Speaker.

XIII. Chuyển cuộc gọi cố định

• Chuyển cuộc gọi cố định khi bị bận hoặc không trả lời
• b. Giải tỏa
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc ấn phím speaker.
• 2. Nghe tín hiệu mời quay số.
• 3. Quay số 710.
• 4. Ấn phím #.
• 5. Gác tổ hợp và ấn phím speaker.

BÀI MỚI�LẬP TRÌNH CHO TỔNG ĐÀI KX - TA308

SỬ DỤNG�CÁC TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

ThS. Phạm Vũ Nhật Uyên

CHƯƠNG 2 - BÀI 2

LẬP TRÌNH CHO TỔNG ĐÀI KX-TA308 BẰNG KEYPHONE KX-T7030

I. Chỉnh lại đồng hồ cho tổng đài

• Gồm 12 bước:
• 1. Chuyển công tắc lập trình phía trước keyphone về vị trí program.
• 2. Ấn các phím *#, và nhập mật khẩu 1234.
• 3. Ấn số thứ tự chương trình chỉnh đồng hồ hệ thống là 000.
• 4. Ấn phím next (SP PHONE) rồi nhập vào 2 chữ số năm bằng bàn phím.
• 5. Ấn phím → (phím CONF) và nhấn nhiều lần phím SELECT (Phím AUTO ANSWER) cho đến khi màn hình xuất hiện đúng tháng hiện tại.
• 6. Ấn phím → và ấn hai chữ số ngày bằng bàn phím.

I. Chỉnh lại đồng hồ cho tổng đài

• Gồm 12 bước:
• 7. Ấn phím → (phím CONF) và nhấn nhiều lần phím SELECT (Phím AUTO ANSWER) cho đến khi màn hình xuất hiện đúng ngày hiện tại trong tuần.
• 8. Ấn phím → và ấn hai chữ số giờ bằng bàn phím.
• 9. Ấn phím → và ấn hai chữ số phút bằng bàn phím.
• 10. Ấn phím → (phím CONF) và nhấn nhiều lần phím SELECT (Phím AUTO ANSWER) cho đến khi màn hình xuất hiện AM hay PM.

I. Chỉnh lại đồng hồ cho tổng đài

• Gồm 12 bước:
• 11. Ấn phím STORE để lưu giá trị cài đặt vào bô nhớ và ấn phím END (Phím HOLD) để kết thúc chương trình.
• 12. Chuyển công tắc lập trình của Keyphone về vị trí SET.
• Chú ý: Sau khi ấn phím STORE có thể nghe các âm hiệu sau:
• Âm hiệu xác nhận:
• 1 tiếng beep: giá trị cài đặt hợp lệ.
• 2 tiếng beep: giá trị cài đặt trước đó.
• Âm hiệu cảnh báo:
• 3 tiếng beep là giá trị cài đặt không hợp lệ.

I. Chỉnh lại đồng hồ cho tổng đài

II. Lập trình quay số tắt chung cho tổng đài

• a. Lập trình: Gồm 8 bước
• 1. Chuyển công tắc lập trình phía trước keyphone về vị trí program.
• 2. Ấn các phím *#, và nhập mật khẩu 1234.
• 3. Ấn số thứ tự chương trình chỉnh đồng hồ hệ thống là 001.
• 4. Ấn phím NEXT (SO-PHONE).
• 5. Ấn mã quay số tắt dạng hai chữ số (00 đến 99).
• 6. Ấn số điện thoại lưu trữ tối đa là 32 chữ số.

II. Lập trình quay số tắt chung cho tổng đài

• 7. Ấn phím STORE để lưu giá trị cài đặt vào bô nhớ và ấn phím END (Phím HOLD) để kết thúc chương trình.
• 8. Chuyển công tắc lập trình của Keyphone về vị trí SET.
• Chú ý : muốn chỉnh lại giá trị vừa nhập ấn phím CLEAR.
• b. Sử dụng
• 1. Nhấc tổ hợp hoặc ấn phím Speaker.
• 2. Nghe âm hiệu mời quay số, ấn phím * và mã quay tắt dạng hai chữ số, chờ đàm thoại.

III. Giới hạn thời gian gọi ra trung kế

• Gồm 12 bước:
• 1. Chuyển công tắc lập trình phía trước keyphone về vị trí program.
• 2. Ấn các phím *#, và nhập mật khẩu 1234.
• 3. Ấn số thứ tự chương trình chỉnh đồng hồ hệ thống là 613.
• 4. Ấn phím NEXT, phím *.
• 5. Dùng phím SELECT chọn Enable.
• 6. Ấn phím STORE.

III. Giới hạn thời gian gọi ra trung kế

• Gồm 12 bước:
• 7. Ấn phím END (phím HOLD) lưu lại chương trình.
• 8. Ấn số 61 thứ tự chương trình chó phép giới hạn thời gian gọi ra trung kế 212.
• 9. Ấn phím NEXT.
• 10. Ấn thời gian giới hạn : từ 1 đến 32 phút.
• 11. Ấn phím STORE để lưu giá trị cài đặt vào bô nhớ và ấn phím END (Phím HOLD) để kết thúc chương trình.
• 12. Chuyển công tắc lập trình của Keyphone về vị trí SET.

BÀI MỚI�QUẢN LÝ TỔNG ĐÀI

SỬ DỤNG�CÁC TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

ThS. Phạm Vũ Nhật Uyên

CHƯƠNG 2 - BÀI 3

QUẢN LÝ TỔNG ĐÀI

BẰNG PHẦN MỀM bmPabX

I. Mô tả

• bmPabX
• Là phần mềm ứng dụng, giao tiếp với tổng đài nội bộ, hỗ trợ quản lý các cuộc gọi vào ra qua tổng đài.
• Thông qua cáp nối giữa tổng đài và máy tính, phần mềm thu nhận dữ liệu các cuộc gọi, phân tích và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu.

I. Mô tả

• bmPabX
• Người quản lý có thể theo dõi các cuộc gọi, thống kê thời gian, tính cước phí và in các báo cáo thống kê cần thiết.
• Thông tin kết nối với tổng đài.
• Định dạng dữ liệu tổng đài.
• Danh bạ điện thoại, các số máy nội bộ.
• Danh mục người dùng, số account mở cuộc gọi.
• Bảng cước, bảng mã vùng – mã cước tương ứng.

II. Cài đặt phần mềm

II. Cài đặt phần mềm

III. Hướng dẫn sử dụng

III. Hướng dẫn sử dụng

III. Hướng dẫn sử dụng

• Thông qua máy vi tính để quản trị hệ thống:
• Danh sách cuộc gọi.
• Danh sách người sử dụng.
• Danh bạ điện thoại.
• Bảng giá cước.
• Bảng mã vùng cho việc tính cuớc.
• Hệ thống giám sát máy con.
• Báo cáo thống kê cước.

CHƯƠNG MỚI�SỬ DỤNG MÁY FAX