Dr. Enrique Maza Pérez

Jefe de Vigilancia Epidemiológica Regional

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SISTEMA DE CODIFICACION�PARA EL MANEJO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN SE UTILIZARÁ EN LO SUCESIVO LA CODIFICACIÓN SIS QUE SIGNIFICA SISTEMA DE INFORMACIÓN EN SALUD QUE VIENE A SUSTITUIR AL ANTERIOR DSP QUE SIGNIFICABA DIRECCIÓN DE SALUD POBLACIONAL.

ESTE SISTEMA QUEDARA CODIFICADO DE LA SIGUIENTE MANERA:�1.- SIS – 01 ENTRADA DE DATOS (FICHAS, HISTORIAS, CERTIFICADOS)�2.- SIS – 02 PROCESAMIENTO PRIMARIO DE DATOS (REGISTRO DE CASOS, LISTAS DE CASOS, REGISTRO DE ACTIVIDADES, REGISTRO DE UNIDADES , REGISTRO DE ESTABLECIMIENTOS)�3.- SIS – 03 PROCESAMIENTO SECUNDARIO DEL DATO (TABULADORES DIARIOS, CONSOLIDADORES, COMPARADORES)�4.- SIS – 04 SALIDA (INFORMES SEMANALES, MENSUALES, ANUALES, ANUARIOS, BOLETINES)�5.- SIS-05 ESTANDARES (MANUALES Y NORMAS, INFORME DE INDICADORES)

LA CODIFICACIÓN DE CADA FORMULARIO SERÁ ANTECEDIDA POR LA PALABRA SIS SEGUIDA DE UN GUIÓN Y LA NUMERACIÓN CORRESPONDIENTE AL TIPO DE REGISTRO (ENTRADA DE DATOS, PROCESAMIENTO PRIMARIO, PROCESAMIENTO SECUNDARIO, SALIDA Y ESTÁNDARES) Y SE HARÁ DE LA SIGUIENTE MANERA:

��1.- SIS-01/FF FICHA FAMILIAR.�2.- SIS-01/HCBI HISTORIA CLINICA BÁSICA INTEGRADA.�3.- SIS-02 / EPI 10 EMER REGISTRO DIARIO MORBILIDAD DE CONSULTA DE EMERGENCIA �4.- SIS-02 / EPI 10 PRO REGISTRO DIARIO MORBILIDAD DE LA CONSULTA GENERAL�5.- SIS-02/EPI 13 REGISTRO DIARIO DE ENFERMEDADES DE NOTIFICACIÓN OBLIGATORIA

6.- SIS-03/EPI 11 TABULADOR DIARIO DE MORBILIDAD POR APARATOS Y SISTEMAS�7.- SIS-04/EPI 12 REGISTRO SEMANAL DE ENO�8.- SIS-04/EPI 14 REGISTRO SEMANAL DE MUERTES POR ENO�9.- SIS-04/EPI 15 REGISTRO MENSUAL DE ENFERMEDADES POR APARATOS Y SISTEMAS.�10.- SIS-05 MANUAL DE LLENADO DE FORMULARIOS

�NORMAS GENERALES�DEL REGISTRO DE LA INFORMACIÓN��SE DEBE TENER EN EL ÁMBITO DE LAS CONSULTAS PAPELERÍA:��SIS-01/HCBI, SIS-02 /EPI-10 EMER Y SIS-02/EPI 10 PRO, SIS – 03 /EPI 11, SIS-04 EPI 12, SIS-04 EPI 14, SIS – 05��RÉCIPES; HOJAS DE REFERENCIA Y CONTRARREFERENCIA MANUALES DE CADA PROGRAMA; FICHAS EPIDEMIOLÓGICAS Y CARNET DE CONTROL, CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN Y CERTIFICADO DE NACIMIENTO.�

�NORMAS GENERALES�DEL REGISTRO DE LA INFORMACIÓN��CUANDO UN USUARIO DEMANDE ATENCIÓN SE LE ABRIRÁ LA HISTORIA CLÍNICA BÁSICA INTEGRADA SIS-01/HCBI, SE REGISTRARÁ EN EL SIS-02/EPI 10 Y SE APLICARÁN TODOS LOS PROGRAMAS, ASÍ COMO SU SITUACIÓN, EDAD, SEXO, ETC., REQUIERA.��LA HCBI PUEDE SER LLENADA EN CUATRO TIEMPOS, PERO DEBE SER COMPLETADA EN SU TOTALIDAD POR QUE ES UNA HISTORIA DE VIDA.�

�� NORMAS GENERALES�DEL REGISTRO DE LA INFORMACIÓN��SE MANTIENEN LOS CARNET PERINATALES, TARJETAS DE VACUNACIÓN, FICHAS EPIDEMIOLÓGICAS, REGISTROS Y TABLAS DE CRECIMIENTO Y DESARROLLO, HISTORIA CLÍNICA PERINATAL, ETC.��

1.- SERÁ REALIZADA EN CADA NÚCLEO FAMILIAR DEL ÁREA DE INFLUENCIA DEL ESTABLECIMIENTO DE SALUD Y PERMANECERÁ EN EL ARCHIVO DEL MISMO JUNTO A LA HISTORIA CLÍNICA BÁSICA INTEGRADA (HCBI) INDIVIDUALIZADA DE CADA UNO DE LOS MIEMBROS CONFORMANDO LA CARPETA FAMILIAR.� �2.- CADA CARPETA FAMILIAR SE ARCHIVARÁ ASIGNÁNDOLE UN NÚMERO CONSECUTIVO.��3.- LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE SALUD DEL ESTABLECIMIENTO, LOS INTEGRANTES DEL VOLUNTARIADO O LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE SALUD SON LOS ENCARGADOS DE ELABORAR LA FICHA FAMILIAR DURANTE LAS VISITAS REALIZADAS�

4.- EN CASO DE TRASLADO DE UNA FAMILIA DENTRO O FUERA DE LA LOCALIDAD, SE LE ENTREGARA AL RESPONSABLE DEL ESTABLECIMIENTO MÁS CERCANO AL ÁREA DE LA NUEVA RESIDENCIA A FIN DE QUE SEA ARCHIVADA ASIGNÁNDOLE UN NUEVO NÚMERO.��5.- CUANDO SE INCORPORE UNA NUEVA FAMILIA EN SUSTITUCIÓN DE OTRA, LE SERÁ ASIGNADO EL NÚMERO DE FAMILIA QUE OCUPABA EL ANTERIOR.

SE ABRIRÁ LA HISTORIA INDEPENDIENTEMENTE DEL TIPO DE CONSULTA INTEGRAL GENERAL Y/O ESPECIALIZADA.�LA IDENTIFICACIÓN Y ANTECEDENTES DEL USUARIO, SERÁ LLENANDO POR EL PERSONAL DE ENFERMERÍA Y/O REGISTROS DE SALUD, CORRESPONDIENDO AL MÉDICO REVISAR Y COMPLETAR LO QUE FUERE NECESARIO.��EL MIEMBRO DEL EQUIPO DE SALUD DESIGNADO LLENARÁ EL ENCABEZAMIENTO DE LA ENTREVISTA, LA CUAL CORRESPONDE A LOS DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL MISMO.

EL SIS-02/EPI 10 EMER FUE CONCEBIDO COMO UN FORMULARIO ESPECIAL PARA EL REGISTRO DE LAS CONSULTAS A NIVEL DE LA EMERGENCIA, EN DONDE EN SU CARA ANTERIOR (ANVERSO) SE REGISTRARAN LAS EMERGENCIAS DE TIPO MEDICO, QUIRÚRGICO, OBSTÉTRICAS, PEDIÁTRICAS, ESTANDO SU CARA POSTERIOR (REVERSO) DESTINADA AL REGISTRO DE LOS ACCIDENTES Y OTROS HECHOS VIOLENTOS QUE SEAN ATENDIDOS EN LAS CONSULTAS DE EMERGENCIA��

EL SIS-02/EPI 10 EMER ALIMENTARA LOS FORMULARIOS SIS-02/EPI 13 PARA EL REGISTRO DE LAS ENO ATENDIDAS POR LA CONSULTA DE EMERGENCIA, IGUALMENTE ALIMENTARA EL SIS-03/EPI 11 (TABULADOR DIARIO DE MORBILIDAD) Y EL SIS-03/EPI 11 EMER (TABULADOR DIARIO DEL PROGRAMA DE ACCIDENTES Y OTROS HECHOS VIOLENTOS). ��EL SIS-02/EPI 10 EMER SUPLANTARA A LA ANTERIOR FICHA DEL PROGRAMA DE ACCIDENTES Y OTROS HECHOS VIOLENTOS PARA EL REGISTRO DE LA MORBI-MORTALIDAD POR ESTOS, QUE SEAN ATENDIDOS EN LOS SERVICIOS DE EMERGENCIA.

El SIS-02/ EPI 10 PRO deberá ser utilizado en las consultas generales ambulatorias; Consultas Generales Integrales, Consultas de Medicina Familiar, Consultas de Enfermería, Consultas de los ACAPS realizadas en cualquier establecimiento de salud de Consultorios Populares, CDI, Clínicas Populares, ambulatorios Rurales I y II, Urbanos I, II y III, Hospitales, (según priorización de cada estado), así como en otros establecimientos regionales donde se puedan expresar las Políticas de Salud.

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El SIS-02/ EPI 10 PRO deberá ser archivado por consulta, en orden ascendente utilizando la fecha correspondiente en una carpeta por mes. El formato denominado SIS-02/ EPI 10, es otro instrumento de trabajo que poseerá el Médico, Enfermera, Auxiliar de enfermería ó Agente Comunitario de Atención Primaria en Salud (ACAPS), en su escritorio de trabajo funcionando como registro único de actividades realizadas en cada uno de los programas de salud que permitirá la elaboración de los sistemas de registro epidemiológicos y programas.

Se registraran diariamente los casos “sospechosos o probables” de las 70 enfermedades y eventos de denuncia obligatoria, por residencia, edad y género, así como el lugar probable de Infección.

Se llena tomando la información diaria de los formularios SIS-02/EPI 10 EMER y SIS-02/EPI 10 PRO que constituyen los formularios de (Registro diario de Morbilidad en consulta de emergencia y programas)

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El mismo debe ser enviado junto con el telegrama semanal SIS-04 / Epi 12 a la cabecera del Municipio/Distrito para que se proceda a la asignación de los casos que correspondan a la dirección de residencia del paciente.

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Se elaborará, por duplicado, uno se archivará y otro se remitirá al nivel epidemiológico correspondiente.

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Se registraran los datos en el formulario SIS-03/EPI 11 (Tabulador diario de Morbilidad) el mismo día, inmediatamente después de finalizar cada una de las consultas medicas.

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La fuente de información del formulario SIS-03/EPI 11, son los formularios SIS-02/EPI 10 EMER y SIS-02/PRO y el personal involucrado en esta labor, iniciara la serie de procesos de recolección estadística con el llenado de este formulario.

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El mes se cerrara por “SEMANAS EPIDEMIOLOGICAS”, esto con el fin de que la información correspondiente a un mes, se corresponda con la sumatoria de las semanas epidemiológicas de ese mes.

A nivel local y con el fin de ahorro en papelería (establecimientos de salud) la sumatoria de los días del mes (Total del mes), con el respectivo (Acumulado del año), equivale a la información del formulario SIS-04/EPI 15, quedando los establecimientos de salud exonerados en la elaboración del SIS-04 / EPI 15, el cual debe ser realizado a nivel de la cabecera de Municipio/Distrito con todos los SIS-03/EPI 11 de los establecimientos de salud, correspondiente a ese Municipio/Distrito.

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La tabulación de los datos será realizada por personal idóneo a este tipo de actividad (Técnico en Información de Salud) en los establecimientos donde se cuente con este recurso humano y donde no lo haya, lo realizara el personal medico, enfermería o ACAPS.

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El archivo del formulario SIS-02/EPI 11 se mantendrá en orden cronológico de mes y año de la actividad por el lapso de un año, una vez sea entregado por la cabecera del Municipio/Distrito al haber elaborado el consolidado del SIS-04/EPI 15.

Denunciará casos “sospechosos y probables” de 70 enfermedades y eventos de notificación obligatoria (ENO), por grupos de edad y genero, así como situaciones de alerta, epidemia o situaciones especiales de salud del área de influencia de donde se realiza el reporte.

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La consolidación de la información será ajustado al calendario de semanas epidemiológicas que va de domingo a sábado.

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La información de las ENO, se obtendrá del formulario SIS-02 / EPI-13 o registro diario de morbilidad de ENO, verificando la semana epidemiológica que esta en curso.

La denuncia se realizará semanalmente los días Lunes de cada semana enviándose inmediatamente a su nivel de notificación inmediato superior:

(Local Municipal Regional Central)

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Se elaborará, por duplicado, uno se archivará y otro se remitirá al nivel epidemiológico correspondiente.

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Antes de proceder al llenado del instrumento SIS-04 / EPI 12, los casos deben ser corregidos por residencia, (objetivo principal de la elaboración del formulario SIS-02 / EPI 13)

Denunciará defunciones de casos “sospechosos o probables” de 70 enfermedades y eventos de denuncia obligatoria, por grupos de edad y genero, así como mortalidad infantil y materna y nacidos vivos registrados.

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La información de las defunciones por ENO, se obtendrá del formulario SIS-02 / EPI 10 EMER y SIS-02 PRO, igualmente por reportes de anatomía patológica, forense e historias medicas, verificando la semana epidemiológica que esta en curso.

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La denuncia se realizará semanalmente los días Lunes en conjunto con el SIS- 02 / EPI13 y SIS-04 / EPI 12, enviándose inmediatamente a su nivel de notificación inmediato superior.

En caso de una muerte por enfermedad de notificación inmediata (Grupo A) se notificará por vía telefónica, al conocimiento de la misma.

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Se registrara a nivel Municipal/Distrital los datos consolidados en el formulario SIS-04/EPI 15, de los formularios SIS-03/EPI 11 enviados de los establecimientos de salud.

La fuente de información del formulario SIS-04/EPI 15, son los formularios SIS-03/EPI 11 y el personal involucrado en esta labor, iniciara la serie de procesos de recolección estadística con el llenado de este formulario.

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El mes se cerrara por SEMANAS EPIDEMIOLÓGICAS, esto con el fin de que la información correspondiente a un mes se corresponda con la sumatoria de las semanas epidemiológicas de ese mes.

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El archivo del formulario SIS-04/EPI 15 se mantendrá en orden cronológico de mes y año en las cabeceras de Municipios/Distritos.

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FLUJOS DEL SISTEMA DE INFORMACION EN LOS ARI

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SIS-01/HCBI: HISTORIA CLINICA BASICA INTEGRADA

SIS-02/EPI 10 PRO: REGISTRO DIARIO DE MORBILIDAD DE CONSULTA GENERAL

SIS-02/EPI 13: REGISTRO DIARIO DE ENFERMEDADES DE NOTIFICACION OBLIGATORIA

SIS-03/EPI 11: TABULADOR DIARIO DE MORBILIDAD POR APARATOS Y SISTEMAS

SIS-03/PRO: TABULADOR DIARIO DE ACTIVIDADES Y PROGRAMAS DE SALUD

SIS-04/EPI 12: REGISTRO SEMANAL DE ENFERMEDADES DE NOTIFICACION OBLIGATORIA

SIS-04/PRO: REGISTRO MENSUAL DE ACTIVIDADES Y PROGRAMAS DE SALUD

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JMG/ME/me..