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Projektmanagement Basics

Content Slides zur Stärkung von Fähigkeiten wie z.B.

Projektmanagement Organisationsfähigkeit Fachübergreifende Kenntnisse SelbstManagement Ausführungsbereitschaft

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Was ist Deiner Meinung nach ein Projekt?
Welche Kriterien setzt Du an?
Wo bist Du in Projekten eingebunden?

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Wodurch definiert sich ein Projekt?

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Ein zeitlich definiertes und begrenztes Vorhaben mit dem Ziel, ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu schaffen.

– PMBOK Guide des amerikanischen Project Management Institute

Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit aber auch Konstante der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.

– DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung e. V.

Ein Projekt ist ein einmaliges, zeitlich befristetes, interdisziplinäres, organisiertes Vorhaben, um festgelegte Arbeitsergebnisse im Rahmen vorab definierter Anforderungen und Rahmenbedingungen zu erzielen.

– IPMA ICB 4.0 der International Project Management Association

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Wodurch definiert sich ein Projekt?

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Gibt es eine bestimmte Zielvorgabe? Was genau soll das Ergebnis sein?

Wird etwas zum ersten Mal durchgeführt, umgesetzt, eingeführt oder handelt es sich um einen wiederkehrenden Ablauf?

Sind zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcen begrenzt?

Gibt es eine projektspezifische Organisation? Arbeiten Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen zusammen?

Einmalig-

keit

Ziel-

vorgabe

Begren-

zung

Organi-

sation

Das zeichnet ein Projekt aus:

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Was ist Projektmanagement?

von

Prozessen,

Mitteln und

beteiligten Personen

in Projekten

Projektmanagement ist die systematische, zielorientierte

Vorbereitung,
Planung,
Steuerung,
Dokumentation und
Überwachung

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Bestandteile von Projektmanagement

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Arbeitspakete einteilen

Lastenheft als Grundlage für die Anforderungen

Umsetzung anhand des Pflichtenhefts planen

Klare Ziele definieren, Phasen unterteilen, Maßnahmen identifizieren

Planung und Kontrolle

Lastenheft

Definition:� Das Lastenheft beschreibt was der Auftraggeber haben möchte. Es enthält alle Anforderungen und Erwartungen an das zu entwickelnde System oder Produkt aus Sicht des Kunden.

Merkmale:

Wird vom Auftraggeber erstellt.
Enthält Ziele, Anforderungen und Rahmenbedingungen.
Beschreibt das „Was“ – also was das System können soll.
Dient als Grundlage für die Ausschreibung und Angebotsanfrage.
Relativ allgemein gehalten, ohne Lösungsvorschläge.

Beispiel:� „Das System soll eine Benutzerverwaltung ermöglichen, bei der Administratoren Nutzerrollen vergeben können.“

Pflichtenheft

Definition:� Das Pflichtenheft beschreibt wie die Anforderungen aus dem Lastenheft umgesetzt werden sollen. Es ist die Antwort des Auftragnehmers auf das Lastenheft.

Merkmale:

Wird vom Auftragnehmer (z. B. dem Entwickler oder Dienstleister) erstellt.�Enthält die konkrete Umsetzung der Anforderungen.
Beschreibt das „Wie“ – also wie die Lösung realisiert wird.
Dient als Grundlage für die Umsetzung und Entwicklung.
Detaillierter und technischer als das Lastenheft.�

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Ziele des Projektmanagements

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Ziele

Erreichen der Projektziele

Optimale Ressourcennutzung

Planung und Organisation

Kommunikation & Zusammenarbeit

Risikomanagement

Qualitätsmanagement

Monitoring & Controlling

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Was ist der Nutzen von Projektmanagement?
Wofür ist es hilfreich?
Welche Bestandteile setzt Ihr um?

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Nutzen von Projektmanagement

Reduktion der Komplexität

Transparenz über Status, Ergebnisse, Risiken

Gewährleisten der Termintreue

Frühe Erkennung von Abweichungen

Etablieren von Standards

Klarheit über Zuständigkeiten & Verantwortungen

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Bestandteile und Rollen im PM

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Phasen des Projektmanagements

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Initialisierung

Einführung
Beschreibung
Hauptziele

Definition

Spezifische Ziele
Kriterien für Erfolg
Kick-Off

Planung

Projektplan & Projektstrukturplan
Meilensteine
Ressourcen zuweisen (Personal, Kosten, Zeit)
Risiken & Herausforderungen bewerten

Realisierung

Umsetzung
Fortschritt überwachen
Dokumentation

Abschluss

Ergebnisse präsentieren
Verantwortung übergeben
Projektteam auflösen

Nutzung

Nutzung
Wartung

Optionale Testphase

Testen & bewerten
Ggfs. anpassen

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Welche Rollen im Projektmanagement kennst Du?
Wodurch zeichnen sie sich aus?
Welche Rolle(n) hattest Du selbst schon mal inne?

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Rollen im Projektmanagement

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Auftraggebende: Finanzielle Mittel, Anforderungen, Ziele

Risikomanagement: Identifikation, Bewertung & Bewältigung von Risiken

Qualitätsmanagement: Überwachung der Qualität & Implementierung von Verbesserungen

Projektteammitglieder: Fachpersonen für Umsetzung; Verantwortung für zugewiesene Aufgaben

Projektleitung: Koordination, Planung, Überwachung, Kommunikation mit Stakeholdern, Verantwortung

Stakeholder: (in)direkt betroffen; Feedback, Genehmigungen, Unterstützung

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Rollen im Projektmanagement

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Planung

Teammitglied

Auftraggebende

Projektleitung

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Steuerungsgrößen im Projektmanagement

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Steuerungs- größen

Leistung

Zeit

Kosten

Inhalt
Erreichung Ziele
Arbeitsergebnisse
Qualitätsstandards

Zeitziele
Meilensteine
Termine

Budget
Mehrkosten
Ausgaben

Die drei stehen in Abhängigkeit zueinander!

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Klassisches vs. agiles Projektmanagement

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Initialisierung

Fix

Variabel

Leistung

Kosten

Zeit

Kosten

Zeit

Leistung

plangesteuert

zielgesteuert

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Zwei Modelle des Projektmanagements

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Das Wasserfallmodell

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Anforderungen

Entwurf

Realisierung

Test

Integration & Wartung

Sequenzielles Vorgehen
Stufe für Stufe abschließen
Alle müssen Parameter direkt bekannt sein

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Welche Vorteile siehst Du beim Wasserfallmodell?
Was könnten Schwierigkeiten bei der Nutzung des Wasserfallmodells sein?
Für welche Fälle würdest Du es nutzen?

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Das Wasserfallmodell

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Nachteile

Vorteile

Klare Struktur
Gründliche Dokumentation
Klare Meilensteine
Geringe Interaktion mit Auftraggebenden

Mangelnde Flexibilität
Längere Time-to-Market
Risiko der Unzufriedenheit
Änderungswünsche führen zu Rückkehr zur Entwurfsphase

Bewährte und strukturierte Herangehensweise
Gut für Projekte mit klaren, stabilen Anforderungen und unwahrscheinlichen Änderungen
Vor- und Nachteile sorgfältig abwägen

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Das agile Projektmanagement

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Anforderungen klären

Entwurf machen

Entwurf umsetzen

Testen

Implementierung

Projektphasen iterativ (wiederholend)
Enge Zusammenarbeit mit Kundschaft
Flexibilität benötigt

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Welche Vorteile siehst Du beim agilen Modells?
Was könnten Schwierigkeiten bei der Nutzung des agilen Modells sein?
Für welche Fälle würdest Du es nutzen?

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Agiles Projektmanegement

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Nachteile

Vorteile

Flexibilität & Anpassungsfähigkeit
Frühe Teillieferung
Kontinuierliche Verbesserung

Hoher Kommunikationsbedarf
Fehlende Vorhersehbarkeit
Widerstand gegen Veränderungen wegen Gewohnheit

Gut für dynamische, schnell verändernde Projekte und Umgebungen
Mittelweg ist auch möglich

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Management- strategien im PM

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Ressourcenmanagement

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Effizienter Einsatz und die Zuweisung von Ressourcen
Personal, Budget, Zeit, Material, Ausrüstung
Planung, Beschaffung, Zuweisung, Überwachung und Optimierung von Ressourcen während des gesamten Projektlebenszyklus
Erfordert enge Zusammenarbeit und Kommunikation

Optimierung der Ressourcen- nutzung

Sicherstellung der Verfügbarkeit

Identifizierung von Engpässen

Budget- kontrolle

Zeit- management

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Ressourcenmanagement

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Identifizierung des Bedarfs

Bestimmung von Arbeitskräften, technischen Anforderungen, Budgets & Zeiträumen

Verfügbarkeit und

Planung

Zur Verfügung stehenden Ressourcen effektiv nutzen ohne Überlastungen oder Engpässe

Überwachung und Steuerung

Ist-Zustand & Planung miteinander vergleichen; bei Abweichung Anpassungen vornehmen

Optimierung & Anpassung

Planung bei Änderung der Lage anpassen; Ressourcen neu zuweisen; neue Prioritäten;

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Stakeholdermanagement

Identifizierung, Analyse, Einbeziehung und Verwaltung aller Stakeholder, die direkt oder indirekt betroffen sind / Einfluss haben könnten

Bedürfnisse, Erwartungen & Interessen aller Stakeholder angemessen berücksichtigen

Reibungslosen Ablauf gewährleisten

Hindernisse minimieren

Ziele

Steakholder und ihre Bedürfnisse gut kennen

Steakholder regelmäßig informieren

Voraussetzungen

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Stakeholdermanagement

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Analyse

Wer ist wie stark involviert?

Wie wichtig ist X für das Projekt?

Interessen, Erwartungen & Bedürfnisse?

Führung

Wer sind die Stakeholder?

Effektive Kommunikation & Beziehungsmanagement

Wer braucht wann welche Information?

Stakeholderzufriedenheit

Wie Bedürfnisse & Erwartungen erfüllen?

Welche Fortschritte bereits teilen?

Konfliktmanagement

Gemeinsame Interessen?

Wie kommen wir zu einer Lösung für alle?

Was brauchen wir voneinander?

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Stakeholdermanagement

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Bei der Analyse von Stakeholdern hilft visuelle Darstellung

Beispiel:

Je näher in der Mitte, desto mehr involviert

Je wichtiger für den Projekterfolg, desto größer

Achtung besonders auf große, die weit außen sind -> proaktiv involvieren!

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Risikomanagement

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Identifikation, Bewertung und Bewältigung und Überwachung von Risiken, die den Erfolg eines Projekts gefährden könnten
Probleme frühzeitig zu erkennen und proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um negative Auswirkungen zu minimieren oder zu vermeiden

Früherkennung von Problemen

Schutz vor unvorhergesehenen Ereignissen

Verbesserung der Entscheidungs- findung

Optimierung der Ressourcen- nutzung

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Risikomanagement

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Risiken identifizieren

Kann die vereinbarte Leistung unter Einhaltung der Zeitvorgabe und der Kosten erfüllt werden?

Risiken bewerten

Mit welcher Wahrscheinlichkeit tritt ein identifiziertes Risiko ein und wie gravierend sind die Auswirkungen auf das Ergebnis?

Prioritäten setzen

Um welche Risiken sollte man sich als erstes kümmern?

Maßnahmen definieren

Welcher alternative Plan ist möglich?

Maßnahmen umsetzen

Wirkung überprüfen

Haben die Maßnahmen den gewünschten Erfolg erbracht?

Risiken überwachen

Welche Risiken als nächstes?

Hat sich die Priorität geändert?

Sind neue dazugekommen?

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Kontrolle & Überwachung

Methode zur visuellen Darstellung des Status von Projekten / Bestandteilen
Grün, Gelb & Rot, stellen Fortschritt / Risiken / andere wichtige Parameter dar
In Berichten / Präsentationen / Dashboards, um Projektstatus schnell & einfach zu kommunizieren

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Probleme / Hindernisse
Hinter dem Zeitplan

Herausforderungen / Risiken
Im Zeitplan, aber gefährdet

Alles in Ordnung
Planmäßig

Ampelbewertung

Anwendung für:

Projekt als Ganzes
Phasen / Meilensteine
Ressourcen
Risikomanagement

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Eskalation von Aufgaben

= Bestimmte Aufgaben / Probleme an höhere Ebene weiterleiten
Wenn bisherige Maßnahmen / Zuständigkeiten nicht ausreichen, um das Problem zu lösen, weil bspw zusätzliche Ressourcen / Expertisen / Befugnisse erforderlich sind:

Wichtig:

Transparent dokumentieren!
Alle betroffenen Parteien informieren!
Nach festen Eskalationsrichtlinien abhandeln

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Hohe Priorität für Erfolg des Projekts

Fehlende Ressourcen

Blockaden z. B. wg. mangelnder Autorität

Höhere Komplexität als erwartet

Zum

Bei-

spiel

wegen:

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Musstest Du / musstet Ihr schon mal Aufgaben oder Projektbestandteile eskalieren?
Wenn ja, warum?
Wie lief es ab?

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