OTOMATISASI
lAPORAN HARIAN COLLECTION
DENGAN RPA REPORT
T
E
A
M
7
MEET OUR TEAM
Dewa Adji Kusuma
Team Leader
Putri Satya
Team Member
Muhamad Firdaus
Team Member
T
E
A
M
7
TABLE OF CONTENTS
1
4
2
3
COMPANY OVERVIEW
BACKGROUND CASE
EXISTING PROCESS WITH PAINT POINT
SOLUTION
5
SCOPING RPA
T
E
A
M
7
6
9
7
8
AS IS & TO BE
IMPACT ANALYSIS
OBSTACLE
FURTHER IMPROVEMENT
10
CONCLUSION
COMPANY OVERVIEW
T
E
A
M
7
*Laporan tahunan Adira Finance 2022
±1.7 juta*
BACKGROUND
CASE
T
E
A
M
7
MIS Collection
Membuat laporan
berkala
Koordinasi dengan Tim IT
Merumuskan strategi penagihan
Memproses data penagihan
Laporan dibuat individu harian
WORKFLOW PROCESS
T
E
A
M
7
MIS Collection
Running data di SQL Server
Refresh dan simpan data excel
Capture pivot table dan email laporan
EXISTING PROCESS
T
E
A
M
7
DAILY REPORT COLLECTION
*Memilih jenis laporan: Risk Rank, CWO Rank, Progress Basis, Calon Lompatan Bucket.
**Refresh data bertujuan memperbaharui ketersediaan data dari 3 zona waktu
01
02
03
04
Connect Database ADIRA
Extract Data
SQL query
*Buka Excel
**Refresh Data
05
06
07
08
Edit Tanggal & save as
(format file name)
Capture Data
(file format)
Compress file
Attach file &
Kirim email
1 menit
1 menit
1 menit
*menit
1-2 menit
1-2 menit
Person In Charge
EXISTING PROCESS WITH PAIN POINT
T
E
A
M
7
01
02
03
04
Connect Database ADIRA
Extract Data
SQL query
**Buka Excel
Refresh Data
(Perbandingan H-1)
05
06
07
08
Edit Tanggal & save as
(format file name)
Capture Data
(file format)
Compress file
Attach file &
Kirim email
*
*
DAILY REPORT COLLECTION
Perbedaan Waktu
Human Error
Waktu Yang Lama
Perbedaan Waktu
Perbedaan zona waktu tiap divisi Adira yang berbeda membuat penginputan data harus tepat waktu dan tanpa error agar tidak terjadi kesalahan proses report data
| WIB |
| WITA |
| WIT |
MIS Collection
Team(Jakarta)
Human Error
Banyaknya table yang harus dicek secara seksama dalam proses pengerjaan capture data membuat rawannya terjadi kesalahan saat melakukan pengerjaan capturing data
Waktu Yang Lama
Proses capture data secara manual bisa memakan waktu yang lama pada saat pengerjaan, pada slide berikutnya adalah data yang telah kami perkirakan
“± 2160 detik”
Untuk melaporkan
3-4 laporan.
Waktu yang Lama
Capturing adalah proses yang memakan waktu paling lama
Keseluruhan Waktu | |
Risk Rank | 360 detik |
CWO Rank | 360 detik |
Progress Basis | 720 detik |
Calon Lompatan Bucket | 720 detik |
*sumber referensi didapatkan dari wawancara PIC
Solution For The Pain Point
T
E
A
M
7
PIC
RPA
EXISTING PROCESS BEFORE RPA
T
E
A
M
7
01
02
03
04
Connect Database ADIRA
Extract Data
SQL query
**Buka Excel
Refresh Data
(Perbandingan H-1)
05
06
07
08
Edit Tanggal & save as
(format file name)
Capture Data
(file format)
Compress file
Attach file &
Kirim email
*
*
DAILY REPORT COLLECTION
Person In Charge
EXISTING PROCESS AFTER RPA
T
E
A
M
7
01
02
03
04
Connect Database ADIRA
Extract Data
SQL query
**Buka Excel
Refresh Data
(Perbandingan H-1)
05
06
07
08
Edit Tanggal & save as
(format file name)
Capture Data
(file format)
Compress file
Attach file &
Kirim email
*
*
DAILY REPORT COLLECTION
Robotic Process Automation
Scoping RPA
T
E
A
M
7
AS-IS
TO-BE
100 detik
360 detik
T
E
A
M
7
Open & Refresh Data
160 detik
Save as & Open
20 detik
Capture & Email
180 detik
Set Up
1 detik
Open & Refresh Data
14 detik
Save as & Open
20 detik
Capture & Email
65 detik
AS-IS & TO-BE
Pekerjaan dapat dikerjakan
oleh Robot.
T
E
A
M
7
100
%
Impact Analysis
T
E
A
M
7
| Satu Hari | Satu Bulan | Satu Tahun |
| 2.160 detik | 47.520 detik (13,2 jam) | 569.040 detik (158 jam) |
| 390 detik | 8.580 detik (2,3 jam) | 102.960 detik (28,6 jam) |
Dengan asumsi pekerjaan dilakukan tiap weekdays, berikut adalah hasil perhitungan keefektifan robot:
Impact Analysis
T
E
A
M
7
Waktu dihemat dengan Robot
Waktu dihabiskan Manual
X 100%
82.02%
82.02
% per tahun
Efektifitas waktu jika menggunakan Robot.
Cost Analysis
T
E
A
M
7
RPA mampu mengalihkan pekerjaan dari 4 PIC menjadi 1 PIC. Dengan asumsi gaji dari 1 PIC adalah 6.000.000 dan konversi $USD terhadap rupiah sebesar 15.500
Cost 4 Pegawai
288.000.000
/ tahun
Cost Robot
128.280.000
/ tahun
36.75
% per tahun
Cost yang dihemat jika menggunakan Robot.
Obstacle
Keterbatasan
kemampuan
Waktu yang terbatas
Fitur/Tools tidak tersedia
Error click
element
T
E
A
M
7
Internal
Eksternal
Future Improvement
T
E
A
M
7
Meningkatkan efektifitas RPA
Fitur ekstrak data SQLserver
Automasi dari awal flow
Conclusion
| 100% proses dapat dijalankan dengan RPA. |
| Efektivitas waktu 82.02% & menghemat biaya 36.75% per tahun. |
| PIC dapat berfokus kepada pekerjaan lainya. |
| RPA dapat meminimalisir masalah pain point. |
T
E
A
M
7