Тема уроку:
“Оформлення реквізитів 11-15”
Р11 Дата
Документ датується днем його підписання, затвердження, фіксації подій в документів або днем набрання чинності розпорядчого документа після одержання адресатом (якщо документ її не обумовлює). Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує.
На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці.
Якщо документ складений не на бланку, то
дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом
(20 серпня 2021 р.) або цифровим – арабськими цифрами у такій послідовності:
день, місяць, рік – 19.06.2021.
У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом. Датуються всі стадії оформлення та обробки документа: резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання і направлення його до справи.
У факсах, телеграмах, телефонограмах, крім дати, проставляються години та хвилини.
Р 12 Індекс документа
Розташовується у верхній частині сторінки зліва, поряд з реквізитом “дата”. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль про виконання. Існують прості та складні індекси. Простий індекс документа включає в себе номер по черзі (Наприклад № 376)
А складний - три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку.
Наприклад: № 02-10/36, де 02 – шифр структурного підрозділу, 10 – номер справи документа 36 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.
Р 13 Посилання на індекс та дату вхідного документа
Розташовується у верхній частині сторінки зліва, під реквізитами “дата” та “індекс”. Даний реквізит є обов’язковим лише для службових листів, що потребують відповіді. Містить дату та індекс, вказані в документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад:
На № 03-15/635 від 08.01.2019
Р 14 Місце укладання чи видання документа
Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ. Якщо це місто – обласний центр, то можна вказати його назву без літери “м.”. Наприклад:
Київ
м. Бориспіль.
В листах не зазначається.
Р 15 Гриф обмеження доступу до документа
Проставляється на документах, що містять інформацію для обмеженого кола людей. Розташовується праворуч під реквізитом 04, із зазначенням номера примірника даного документа. Записується так:
“Для службового користування”, “Таємно”, “Цілком таємно”, “КТ (комерційна таємниця)”, “Не для друку”.