2 of 10

Jäsentiedot ja GDPR

(EU:n yleinen tietosuoja-asetus)

3 of 10

Rotaryklubi ja jäsentiedot

Juridinen yksikkö on yhdistys eli klubi. Sen on pidettävä jäsenrekisteriä (laki vaatii).
Yhdistyslain mukaan jäsentietoja ovat nimi ja kotipaikka. Jos on perusteita muiden tietojen kirjaamiseen, niin niitäkin on lupa rekisteröidä tarvittavassa laajuudessa.
Klubit ylläpitävät jäsenrekisteriään Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmässä
Lain mukaan yhdistyksen jäsenellä on oikeus nähdä oman yhdistyksensä jäsenrekisteri ja siellä olevat jäsentiedot.
Jäsenrekisteriä saa käyttää vain yhdistyksen toimintaan. Se sisältää henkilötietoja ja se ei ole julkinen. Rekisterin tietojen jakaminen yhdistyksen ulkopuolelle on kiellettyä.
Jäsenrekisterin pitämisen perusteena on jäsentietojen osalta oikeutettu etu (ja muiden tietojen osalta jäsenen suostumus)
Kaikki tiedot kerätään jäseneltä itseltään
Jäsenellä on oikeus nähdä omat tietonsa sekä korjata virheelliset tiedot. Lisäksi jäsen voi halutessaan jättää joitain tietoja antamatta.
Vastuussa jäsentiedoista on klubi (hallitus ja presidentti).

Tietojen näyttäminen muille rotaryn sisällä

Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeessa neuvotaan, että yhdistys (klubi) ei saa automaattisesti jakaa jäsentensä tietoja piiritasolle tai valtakunnalliselle tasolle ilman jäsenen suostumusta.
Tähän voi olla joitakin toiminnan luonteeseen liittyviä poikkeuksia. Sellaisia meillä on tulkittu olevan RI:n tarpeet, Rotary-lehden postitus sekä mm. kuvernöörin toiminta RI:n edustajana. (Tämä hallinnollinen käyttö ei ole tietojen näyttämistä muille.)
Lisäksi jäsentiedot välitetään RI:n järjestelmään

Perustelut

Jos henkilö on vaikka mukana politiikassa ja saa osakseen vihapuheita ja tappouhkauksia. Samaan aikaan hän on oman rotaryklubinsa jäsen. (Yhdistykseen kuuluminen on perusoikeus).
Vanha rotarykäytäntö merkitsi sitä, että kyseisen henkilön nimi, kotiosoite ja puhelinnumero painettiin matrikkeliin ja oli kaikkien rotareiden saatavilla jäsentietojärjestelmän kautta.
Nyt uusi menettely antaa henkilölle mahdollisuuden salata tietonsa laajasti ja jatkaa silti rotarytoimintaansa.

Kun aikoinaan nimi ja yhteystiedot painetussa puhelinluettelossa ja esim. rotarymatrikkelissa olivat monelle kunnia-asia, niin nyt monet kavahtavat tällaista henkilötietojen levittämistä. Näiltä osin maailma on muuttunut.

Suostumus

Tarkoitus on saada Suomen jokaiselta rotaryltä KYLLÄ/ EI –vastaus kysymykseen: ”Saako jäsentietoni näyttää muille rotareille?”
Tavoite on, että klubeittain kaikilta jäseniltä kerätään em. suostumus
Toive on, että mahdollisimman moni haluaa tietojensa näkyvän muille rotareille. Sen pitäisi olla normi, kun on tällaisessa verkostoitumiseen ja yhdessä tekemiseen perustuvassa toiminnassa mukana.
Vain erityisestä perusteesta omien tietojen jakelua rotaryn sisällä kannattaa rajoittaa, koska se vaikeuttaa yhteydenpitoa.
Pienempiä rajoituksia voi tehdä siten, että jättää joitain tietoja ilmoittamatta järjestelmään (esim. syntymäaika).
Saatu suostumus (KYLLÄ/ EI) pitää kirjata jäsentietojärjestelmään jokaisen jäsenen kohdalle
Niin kauan kun suostumusta KYLLÄ ei ole kirjattu – on voimassa asetus EI (muutos astuu voimaan 1.7.2021)
Pyydetään hoitamaan suostumukset järjestelmään 15.6.2021 mennessä!

Suostumus, miten?

Tähän ovat oikeastaan �kaikki jo sitoutuneet �kun ovat lähteneet�toimintaan mukaan. �Hyvä ottaa myös �kirjallisena

Onko tämän muutoksen merkitys iso?

Ei, jos suostumukset saadaan kerättyä ja jäsenet antavat luvan tietojen näyttämiseen toisille rotareille. Sen jälkeen tiedot näkyvät jäsentietojärjestelmässä.
Paperimatrikkelin pois jäämisellä voi olla isompi merkitys, koska se voi olla joillekin tapa. Useat ovat kuitenkin jättäneet matrikkelinsa noutamatta jo usean vuoden ajan, joten tämäkään ei ilmeisesti maailmaa kaada.
SRP:n, piirien ja klubien yhteystiedot löytyvät edelleen ja samoin keskeisten toimihenkilöiden tiedot. Nämä ovat jatkossa matrikkelikirjan toimituksellisessa osuudessa näköispainoksena pdf-muodossa rotary.fi -sivustolla salasanalla suojatussa osiossa.
Suuri osa rotareista ei huomaa muutosta lainkaan. Se ei näy jos ei käytä jäsentietojärjestelmää ja esim. Klubin ADM näkee oman klubin kaikki tiedot kuten ennenkin.

Tärkeimmät tunnukset

Näkyvät kaikkien oman klubin jäsenten nimet (lakisääteinen oikeus)
Näkyvät suostumuksen antaneiden oman klubin jäsenten muut jäsentiedot
Näkyvät muiden klubien jäsenistä niiden henkilöiden tiedot, jotka ovat antaneet suostumuksensa
Tarkoitettu kaikkien klubin jäsenten käyttöön. Ei saa luovuttaa ulkopuolisille.

Voi muuttaa, korjata, lisätä ja poistaa oman klubin jäsentietoja
Näkyvät kaikkien oman klubin jäsenten nimi ja muut tiedot
ADM-tunnus vain klubin nimeämälle jäsenasioita hoitavalle henkilölle/ henkilöille

Yhteenveto – mitä pitää tehdä?

Kirjeet klubeille 19.5.21
Klubit hankkivat suostumukset jäseniltään 15.6.2021 mennessä ja vievät tiedot saaduista suostumuksista jäsentietojärjestelmään
Toive on, että mahdollisimman harvan rotarin tiedot ovat piilossa!
Siinä se!