TIM 8. SOP LAYANAN ADMINISTRASI

Arif Yulianto

Heru Suharyadi

Istiana

Wahyuni Annisa Humairoh

Husna Muizzati Shabrina

Wiji Raharjo

Wanindya

Dina Asrifah

Murtinah

Lusi

Jariah

Fandi

Anggota Tim:

Kerangka Presentasi

1. Permohonan Surat Tugas Dosen
2. Peminjaman Ruang Seminar FTM
3. Peminjaman Ruang Rapat FTM
4. Peminjaman Pendopo dan Area Parkir FTM
5. Peminjaman Kendaraan Operasional FTM
6. Permohonan Pengadaan ATK dan BHP
7. Permohonan Surat Keterangan / Surat Pengantar/ Surat Rekomendasi
1. Surat Pengunduran Diri
2. Surat Pengajuan Cuti Pendidikan
3. Surat Pemulihan Status
4. Surat Mahasiswa Berprestasi
5. Surat Karya Cendikia
6. Surat Cuti Pegawai
8. Permohonan Legalisir Ijazah dan Transkrip (syarat mengisi tracer study)
9. Permohonan Translate Ijazah dan Transkrip

​

​

​

​

​

1. Permohonan Surat Tugas Dosen

Alur Permohonan (Dosen):

• Dosen menghubungi/menemui pegawai TU Jurusan dengan membawa bukti penunjang dari instansi (undangan/jurnal) bisa dilakukan kolektif atau individu.
• Dosen menyerahkan alamat email kepada pegawai TU.

Tugas Pegawai TU:

• Mempersiapkan surat pengantar (format surat bisa di download di sini) dan bukti penunjang dari instansi (undangan/jurnal).
• Menscan kedua surat dalam bentuk pdf.
• Buka website s.id/pelayananFTM.
• Pilih layanan Permohonan Surat Tugas Untuk Dosen.
• Mengupload hasil scan kedua surat tersebut pada halaman yang sudah disediakan
• Mengisi alamat email dosen pemohon pada halaman yang sudah disediakan (bisa lebih dari satu).
• Klik submit.

​

Format surat pengantar:

website:

https://ftmineral.upnyk.ac.id/page/contoh-surat-permohonan

​

Pelayanan

​

Contoh Surat permohonan

di sini

Upload hasil scan ke website:

https://ftmineral.upnyk.ac.id/page/pelayanan-ftm

​

Pelayanan

​

Pelayanan FTM

s.id/pelayananFTM.

Dosen

TU Jurusan

TU Jurusan

Tahap 1

Tahap 2

2. Peminjaman Ruang Seminar FTM

• Mempersiapkan surat permohonan peminjaman ruangan seminar (format surat bisa di download di sini)
• Menscan surat dalam bentuk pdf
• Buka website s.id/pelayananFTM.
• Pilih layanan Peminjaman Ruang Seminar
• Mengupload hasil scan surat tersebut pada halaman yang sudah disediakan
• Untuk mengetahui status permohonan dan ketersediaan ruangan, dapat membuka website s.id/seminarFTM
• Klik Submit

3.Peminjaman Ruang Rapat FTM

• Mempersiapkan surat permohonan peminjaman ruangan rapat (format surat bisa di download di sini)
• Menscan surat dalam bentuk pdf
• Buka website s.id/pelayananFTM.
• Pilih layanan Peminjaman Ruang Rapat
• Mengupload hasil scan surat tersebut pada halaman yang sudah disediakan
• Untuk mengetahui status permohonan dan ketersediaan ruangan, dapat membuka website s.id/rapatFTM
• Klik Submit

4.Peminjaman Pendopo dan Area Parkir FTM

• Mempersiapkan surat permohonan peminjaman pendopo dan area parkir (format surat bisa di download di sini)
• Menscan surat dalam bentuk pdf
• Buka website s.id/pelayananFTM.
• Pilih layanan Peminjaman Pendopo dan Area Parkir
• Mengupload hasil scan surat tersebut pada halaman yang sudah disediakan
• Untuk mengetahui status permohonan dan ketersediaan ruangan, dapat membuka website s.id/pendopoFTM
• Klik Submit

5.Peminjaman Kendaraan Operasional FTM

• Mempersiapkan surat permohonan peminjaman kendaraan operasional (mobil dinas) (format surat bisa di download di sini)
• Menscan surat dalam bentuk pdf
• Buka website s.id/pelayananFTM.
• Pilih layanan Peminjaman Kendaraan Dinas
• Mengupload hasil scan surat tersebut pada halaman yang sudah disediakan
• Untuk mengetahui status permohonan dan ketersediaan ruangan, dapat membuka website s.id/kendaraanFTM
• Klik Submit

6. Permohonan Pengadaan ATK dan BHP

• Mempersiapkan surat permohonan pengadaan ATK (format surat bisa di download di sini)
• Menscan surat dalam bentuk pdf
• Buka website s.id/pelayananFTM.
• Pilih layanan Pengadaan ATK
• Mengupload hasil scan surat tersebut pada halaman yang sudah disediakan
• Menyiapkan rekap jumlah ajuan ATK, BHP dan Buku Panduan Praktikum dalam bentuk excel dan di upload pada halaman yang tersedia.
• Klik Submit

Format surat pengantar:

website:

https://ftmineral.upnyk.ac.id/page/contoh-surat-permohonan

​

Pelayanan

​

Contoh Surat permohonan

di sini

Upload hasil scan ke website:

https://ftmineral.upnyk.ac.id/page/pelayanan-ftm

​

Pelayanan

​

Pelayanan FTM

s.id/pelayananFTM.

TU Jurusan

Tampilan

Tampilan

7. Permohonan Surat Keterangan / Surat Pengantar/ Surat Rekomendasi �7.1 SOP Surat Pengunduran Diri

SOP Surat Pengunduran Diri

• Mahasiswa mengunduh formulir sesuai kebutuhan pada web FTM (Formulir Permohonan Pengunduran Diri disini)
• Mahasiswa mengisi Formulir Permohonan Pengunduran Diri yang ditujukan dan ditandatangani Ketua Jurusan yang diketahui oleh Dosen Wali dengan melampirkan persyaratan sesuai dengan instruksi, antara lain:
• Surat Keterangan Bebas Tanggungan Keuangan (Diurus di bagian Keuangan Universitas)
• Surat Keterangan Bebas Laboratorium Jurusan Dan Laboratorium yang lainnya
• Surat Keretangan Bebas Perpustakaan Pusat
• Surat Keretangan Bebas Perpustakaan Jurusan
• Semua formulir yang sudah lengkap diserahkan pada staff TU Jurusan untuk diberikan nomer surat kemudian dimintakan tandatagan Ketua Jurusan oleh mahasiswa.
• Mahasiswa menyerahkan berkas yang sudah diberi nomer surat dan ditandangani Ketua Jurusan kepapa staff TU Jurusan yang diserahkan kepada staff TU FTM untuk dimintakan tanda tangan dekan.
• Dekan memberikan persetujuan (tanda tangan) pada formulir tersebut.
• Selanjutnya staff TU FTM menyerahkan berkas permohonan pengunduran diri mahasiswa ke staff TU universitas.
• Waktu tunggu surat resmi permohonan pengunduran diri dari rektorat adalah selama 7 hari.
• Surat Keterangan Pengunduran Diri yang telah di tandatangani rektor dapat di ambil oleh mahasiswa pemohon di TU Universitas.

​

Format formular dan surat orang tua:

website:

https://ftmineral.upnyk.ac.id/page/form-pengunduran-diri

​

Pelayanan Mahasiswa

​

Formulir Permohonan Pengunduran Diri disini)

​

Mahasiswa

TU Jurusan

Mempersiapkan persyaratan:

1. Surat Keterangan Bebas Tanggungan Keuangan (Diurus di bagian Keuangan Universitas)
2. Surat Keterangan Bebas Laboratorium Jurusan Dan Laboratorium yang lainnya
3. Surat Keretangan Bebas Perpustakaan Pusat
4. Surat Keretangan Bebas Perpustakaan Jurusan

​

7. Permohonan Surat Keterangan / Surat Pengantar/ Surat Rekomendasi�7.2 SOP Surat Pengajuan Cuti Pendidikan

SOP Surat Pengajuan Cuti Pendidikan

• Mahasiswa mengunduh formulir sesuai kebutuhan pada web FTM (formulir permohonan pengajuan cuti pendidikan disini)
• Mahasiswa mengisi formulir permohonan pengajuan cuti pendidikan yang ditujukan dan ditandatangani Ketua Jurusan yang diketahui oleh Dosen Wali dengan memenuhi persyaratan sesuai dengan buku panduan akademik dengan melampirkan fotokopi KTM.
• Semua formulir yang sudah di tandatangani ketua jurusan dan sudah diberi nomer surat oleh staff TU Jurusan diserahkan kepada staff TU FTM untuk dimintakan tanda tangan dekan.
• Dekan memberikan persetujuan (tanda tangan) pada formulir tersebut.
• Waktu tunggu surat resmi permohonan Pengajuan Cuti Pendidikan dari fakultas adalah selama 3 hari.
• Surat Keterangan pengajuan cuti pendidikan yang telah di tandatangani dekan dapat di ambil oleh mahasiswa pemohon di TU FTM.

​

Format formulir :

website:

https://ftmineral.upnyk.ac.id/page/form-pengajuan-cuti-mahasiswa

​

Pelayanan Mahasiswa

​

Formulir Pengajuan Cuti Pendidikan

disini

Mahasiswa

TU Jurusan

Mempersiapkan persyaratan:

1. Fotokopi KTM

7. Permohonan Surat Keterangan / Surat Pengantar/ Surat Rekomendasi�7.3 SOP Surat Pemulihan Status

SOP Surat Pemulihan Status

• Mahasiswa mengunduh formulir sesuai kebutuhan pada web FTM (formulir permohonan Pemulihan Status disini)
• Mahasiswa mengisi formulir permohonan Pemulihan Status disini yang ditujukan dan ditandatangani Ketua Jurusan yang diketahui oleh Dosen Wali dengan melampirkan fotokopi KTM.
• Semua formulir yang sudah di tandatangani ketua jurusan dan sudah diberi nomer surat oleh staff TU Jurusan diserahkan kepada staff TU FTM untuk dimintakan tanda tangan dekan.
• Dekan memberikan persetujuan (tanda tangan) pada formulir tersebut.
• Waktu tunggu surat resmi permohonan pemulihan status dari fakultas adalah selama 3 hari.
• Surat Keterangan permohonan pemulihan status yang telah di tandatangani dekan dapat di ambil oleh mahasiswa pemohon di TU FTM.

​

Format formulir :

website:

https://ftmineral.upnyk.ac.id/page/form-pengajuan-pemulihan-status

​

Pelayanan Mahasiswa

​

Formulir Pemulihan Status

disini

Mahasiswa

TU Jurusan

Mempersiapkan persyaratan:

1. Fotokopi KTM

7. Permohonan Surat Keterangan / Surat Pengantar/ Surat Rekomendasi�7.4 SOP Surat Mahasiswa Berprestasi

SOP Surat Mahasiswa Berprestasi

Sebelum kompetisi:

• Staff TU mendapatkan surat pemberitahuan Mahasiswa Berprestasi dari warek III.
• Mahasiswa mengajukan surat permohonan surat tugas dekan melalui ketua jurusan untuk mengikuti kegiatan kompetisi dengan melampirkan brosur dari penyelenggara kompetisi.
• Dekan memberikan persetujuan (tanda tangan) pada surat tugas dekan tersebut.

Setelah kompetisi:

• Mahasiswa melaporkan kepada ketua jurusan dengan menyerahkan bukti sertifikat kompetisi untuk mendapatkan pencairan dana dari universitas (jika menang)

​

​

​

​

​

​

Format formulir :

website:

https://ftmineral.upnyk.ac.id/page/contoh-surat-permohonan

​

Pelayanan Mahasiswa

​

Formulir Mahasiswa Berprestasi

Mahasiswa

TU Jurusan

Mempersiapkan persyaratan:

1. Brosur dari penyelenggara kompetisi.

7. Permohonan Surat Keterangan / Surat Pengantar/ Surat Rekomendasi�7.5 SOP Surat Karya Cendikia

SOP Surat Karya Cendikia

Sebelum kompetisi:

• Staff TU mendapatkan surat pemberitahuan pengusulan nama calon peserta seleksi Karya Cendikia dari warek III.
• Staff TU menginformasikan ke mahasiswa yang sudah yudisium dan memenuhi syarat dan mengisi blanko (blanko dapat di unduh disini)
• Mahasiswa melampirkan syarat berupa:
• Fotokopi KTM
• Fotokopi Transkrip Nilai (nilai kolokium dan skrisi sudah masuk)
• Fotokopi SKEP asisten
• Fotokopi Sertifikat lomba dan Karya Ilmiah
• Jika yang mendaftar lebih dari 1 maka akan dipilih mahasiswa dengan nilai/skor tertinggi.

Format formulir :

website:

https://ftmineral.upnyk.ac.id/page/blanko-karya-cendekia

​

Pelayanan Mahasiswa

​

Blanko Karya Cendikia

disini

Mahasiswa

TU Jurusan

Mempersiapkan persyaratan:

1. Fotokopi KTM
2. Fotokopi Transkrip Nilai (nilai kolokium dan skrisi sudah masuk)
3. Fotokopi SKEP asisten
4. Fotokopi Sertifikat lomba dan Karya Ilmiah

​

7. Permohonan Surat Keterangan / Surat Pengantar/ Surat Rekomendasi�7.6 SOP Surat Cuti Pegawai

SOP Surat Cuti Pegawai

• Pegawai mengisi formulir permohonan cuti pegawai (formulir diunduh permohonan cuti pegawai disini)
• Pegawai memintakan persetujuan formulir pada Ketua Jurusan atau Sekretaris Jurusan
• Surat yang sudah disetujui oleh Ketua Jurusan atau Sekretaris Jurusan diserahkan pada kepegawaian universitas.
• Waktu tunggu surat persetujuan izin cuti dari kepegawaian universitas adalah maksimal 7 hari.

​

​

​

​

​

​

Format surat pengantar:

website:

https://ftmineral.upnyk.ac.id/page/contoh-surat-permohonan

​

Pelayanan

​

Contoh Surat permohonan

disini

Pegawai

Kepegawaian

Universitas

8.Permohonan Legalisir Ijazah dan Transkrip (syarat mengisi tracer study)

• Maksimal legalisir adalah 10 lembar

SOP

• Mahasiswa membawa fotokopi Ijazah dan/atau Transkrip 10 lembar
• Menunjukan Ijazah dan/atau Transkrip asli ke TU FTM
• Pegawai TU menyampaikan Ijazah dan/atau Transkrip Fotocopyan untuk di Legalisir oleh Dekan
• Waktu pengurusan legalisir maksimal 3 hari.

9.Permohonan Translate Ijazah dan Transkrip

• Mengajukan surat permohonan translate yang dilampiri fotokopi ijazah dan transkrip (format surat permohonan translate dapat di unduh disini)
• Menyerahkan surat permohonan translate yang dilampiri fotokopi ijazah dan transkrip kepada Dekan melalui staff TU FTM.

Format surat pengantar:

website:

https://ftmineral.upnyk.ac.id/page/contoh-surat-permohonan

​

Pelayanan

​

Contoh Surat permohonan

di sini

Mahasiswa

TU FTM

TERIMAKASIH