2 of 16

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

Thực trạng hiện nay
Nhiều nhóm dự án và SME vẫn quản lý kho theo phương pháp thủ công:
Ghi chép sổ tay hoặc nhắn tin báo nhập/xuất.
Quản lý rời rạc qua Zalo hoặc Email.
HR/Thủ kho nhập dữ liệu thủ công vào Excel offline.
Khó theo dõi số lượng tồn kho real-time.
Dễ xảy ra sai sót và thất lạc hồ sơ kiểm kê.

Vấn đề đặt ra

Quy trình xử lý chậm và phân mảnh dữ liệu (Data Silos).

Thiếu tính tự động hóa trong đối soát số liệu.

Khó kiểm soát lịch sử giao dịch và trách nhiệm nhân sự.

Mất nhiều thời gian cho việc tổng hợp báo cáo.

Rủi ro "thủng kho" do thiếu cảnh báo chủ động.

Giải pháp

Xây dựng hệ thống Warehouse Management System (WMS) sử dụng hệ sinh thái Google Workspace:

Google Forms: Chuẩn hóa nhập liệu.

Google Sheets: Xử lý dữ liệu tập trung.

Array Formulas: Tự động hóa tính toán.

Dashboard: Trực quan hóa real-time.

3 of 16

MỤC TIÊU VÀ CÔNG NGHỆ

Mục tiêu hệ thống
Xây dựng hệ thống quản lý kho bãi hoàn chỉnh, tập trung.
Kiểm soát số liệu tồn kho theo thời gian thực (real-time).
Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào thông qua hệ thống biểu mẫu.
Tự động hóa xử lý tính toán, đối soát tồn kho.
Tự động cảnh báo thông minh khi hàng hóa chạm mức tồn tối thiểu.
Lưu vết dấu thời gian (Timestamp) và định danh để đảm bảo tính minh bạch dữ liệu.

Công nghệ sử dụng

Google Workspace.

Google Forms.

Google Sheets (Sử dụng hàm mảng ARRAYFORMULA, QUERY, SUMIFS).

4 of 16

KIẾN TRÚC TỔNG QUAN

Các thành viên thực hiện nhập liệu giao dịch thông qua Google Form. Hệ thống sử dụng các hàm mảng và truy vấn trên Google Sheets để tự động xử lý, lưu trữ dữ liệu vào các bảng nhật ký, đối soát số dư tồn kho, sau đó trực quan hóa lên Dashboard và đưa ra cảnh báo tự động.

5 of 16

USE CASE (SƠ ĐỒ NGHIỆP VỤ)

Tác nhân trong hệ thống
Thành viên / Nhân viên kho

Khai báo và khởi tạo dữ liệu vật tư gốc.
Thực hiện nhập liệu giao dịch (Nhập, Xuất, Điều chỉnh) thông qua Google Form.
Ghi nhận rõ lý do xuất dùng hoặc điều chỉnh sai lệch vật lý.

Quản lý / Ban quản trị

-Theo dõi tổng quan tài sản và biến động tồn kho qua Dashboard.

-Ra quyết định luân chuyển, cấp phát hoặc nhập hàng bổ sung.

-Tiếp nhận thông tin từ danh sách cảnh báo sắp hết hàng (LowStockAlert).

System (Hệ thống tự động)

- Tự động ghi nhận dấu thời gian (Timestamp) bất biến cho mọi giao dịch.

- Lưu vết định danh người giao/nhận để truy cứu trách nhiệm.

- Tự động tính toán số dư tồn kho theo công thức: Tổng Nhập - Tổng Xuất + Tổng Điều Chỉnh.

- Kiểm tra định mức và kích hoạt cảnh báo khi hàng hóa chạm ngưỡng tồn tối thiểu.

- Trực quan hóa dữ liệu tồn thực tế thành biểu đồ cập nhật theo thời gian thực.

Ý nghĩa Use Case

- Phân chia rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong quy trình luân chuyển.

- Đảm bảo nguyên tắc vận hành một chiều (chỉ ghi thêm, không sửa xóa quá khứ), giữ cho dữ liệu luôn minh bạch.

- Hệ thống gánh vác toàn bộ nghiệp vụ đối soát và cảnh báo tự động, triệt tiêu sai số thủ công của con người.

6 of 16

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

Quy trình xử lý chính của hệ thống. Toàn bộ quá trình tính toán được tự động hóa, người dùng chỉ thao tác trên Form và theo dõi kết quả trên Dashboard.

Quy trình xử lý luân chuyển vật tư

Bước 1: Thành viên điền biểu mẫu Google Form để ghi nhận giao dịch phát sinh (Nhập hàng, Xuất hàng hoặc Điều chỉnh hao hụt) kèm theo định danh người thực hiện và lý do chi tiết.

Bước 2: Dữ liệu được đẩy về Google Sheets, tự động gắn dấu thời gian (Timestamp) và lưu vào các bảng nhật ký tương ứng (StockIn, StockOut, AdjustmentLog).

Bước 3: Hệ thống sử dụng hàm mảng (Array Formula) tự động quét dữ liệu từ các nhật ký để tổng hợp và đối soát lượng Nhập - Xuất - Điều chỉnh.

Bước 4: Số liệu "Tồn Hiện Tại" được tính toán tức thời tại bảng Cân đối (StockBalance).

Bước 5: Thuật toán (QUERY) liên tục đối chiếu mức tồn thực tế với "Tồn tối thiểu" của từng mặt hàng.

Bước 6: Nếu hàng hóa chạm hoặc thủng mốc an toàn, hệ thống tự động đẩy thông tin sang danh sách cảnh báo (LowStockAlert).

Bước 7: Dữ liệu tổng quan và lượng tồn kho được trực quan hóa lên Dashboard, giúp Quản lý dễ dàng theo dõi và ra quyết định luân chuyển hoặc nhập hàng bổ sung.

Điểm nổi bật

Tự động hóa hoàn toàn khâu tính toán và đối soát.

Không cần can thiệp trực tiếp vào file dữ liệu (Zero-touch).

Lưu vết Timestamp minh bạch, không thể chỉnh sửa quá khứ.

Triệt tiêu sai số thao tác thủ công (Human Error).

7 of 16

THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE DESIGN)

Kiến trúc CSDL
Hệ thống sử dụng Google Sheets làm cơ sở dữ liệu nền tảng.
Mỗi Sheet trong file được thiết kế tương ứng với một bảng dữ liệu (Table) trong mô hình quan hệ.
Hệ thống quản lý bao gồm các nhóm bảng dữ liệu chính:

Danh mục: Suppliers (Đối tác cung cấp), Categories (Nhóm vật tư), Items (Danh mục vật tư).
Nhật ký giao dịch: StockIn (Nhập kho), StockOut (Xuất kho), AdjustmentLog (Điều chỉnh).
Đối soát & Báo cáo: StockBalance (Cân đối tồn kho), LowStockAlert (Cảnh báo tồn tối thiểu), Dashboard (Báo cáo trực quan).

Đặc điểm thiết kế

Chuẩn hóa dữ liệu (Normalization): Phân tách rõ ràng giữa dữ liệu tĩnh (Danh mục) và dữ liệu động (Nhật ký giao dịch) để tối ưu cấu trúc.

Hạn chế trùng lặp: Thiết lập khóa duy nhất (Primary Key) cho mỗi mã mặt hàng (Items) và mã phiếu giao dịch để đảm bảo tính nhất quán.

Dễ mở rộng: Kiến trúc tách tầng cho phép thêm mới các loại vật tư hoặc quy trình giao dịch mà không làm vỡ cấu trúc hệ thống.

Dễ bảo trì: Sử dụng hoàn toàn các thuật toán mảng (Array Formula) và hàm truy vấn (QUERY), loại bỏ việc thao tác công thức thủ công trên từng dòng.

Ý nghĩa của mô hình ERD

-Mô hình dữ liệu được xây dựng theo chuẩn quan hệ nhằm đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và hỗ trợ tốt cho việc quản lý kho. Các bảng được liên kết thông qua khóa chính (Primary Key) và khóa ngoại (Foreign Key), giúp:

-Quản lý danh mục hàng hóa và nhà cung cấp một cách thống nhất.

-Theo dõi đầy đủ lịch sử nhập kho, xuất kho và điều chỉnh tồn kho.

-Cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực.

-Hỗ trợ cảnh báo khi tồn kho thấp hơn mức quy định.

-Giảm thiểu trùng lặp dữ liệu và tăng hiệu quả truy vấn trong hệ thống.

-Đảm bảo tính nhất quán và khả năng mở rộng cơ sở dữ liệu trong tương lai.

8 of 16

CÁC BẢNG DỮ LIỆU

Tính năng quan trọng:
StockBalance: Bảng cân đối tự động, áp dụng thuật toán cộng trừ (Tổng Nhập - Tổng Xuất + Tổng Điều Chỉnh) để ra số dư cuối kỳ.
LowStockAlert: Bảng truy vấn tự động (QUERY) lọc các mặt hàng chạm hoặc thấp hơn mức Tồn tối thiểu để kích hoạt cảnh báo mua hàng.
Dashboard: Nơi trực quan hóa dữ liệu tồn kho thực tế dưới dạng biểu đồ (Bar Chart, Scorecards) theo thời gian thực. �

Dấu thời gian (Timestamp): Tự động sinh ra khi nhập liệu qua Form, không thể chỉnh sửa để đảm bảo tính minh bạch.

Mã hàng (ItemID): Định danh vật tư, ràng buộc dữ liệu từ bảng danh mục.

Số lượng (Quantity): Lượng biến động vật lý (Nhập, Xuất hoặc Bù trừ).

Nhân sự liên quan: Định danh người xuất/nhận để truy vết trách nhiệm.

Lý do/Ghi chú: Giải trình cho các giao dịch đặc biệt như điều chỉnh hao hụt, hư hỏng.

Đặc điểm quản lý

Tính toàn vẹn (Integrity): Mọi giao dịch đều bắt buộc tham chiếu đến Master Data, loại bỏ hoàn toàn lỗi nhập liệu sai mã.

Tính tự động (Automation): Không cần thao tác kéo thả công thức thủ công; mọi thay đổi tại Transaction Logs đều được cập nhật tức thời tại Dashboard thông qua hàm mảng (Array Formula).

9 of 16

EMAIL PHÊ DUYỆT VÀ PHÂN QUYỀN

Phân quyền hệ thống
Employee (Thành viên): Khởi tạo dữ liệu gốc, thực hiện ghi nhận giao dịch (Nhập, Xuất, Điều chỉnh).
Manager (Quản lý): Theo dõi dữ liệu tổng quan, nhận thông báo cảnh báo hàng sắp hết và ra quyết định luân chuyển.
Admin (Quản trị viên): Quản lý cấu trúc hệ thống, danh mục vật tư và kiểm soát luồng dữ liệu toàn hệ thống.

Email thông báo tự động Hệ thống tự động gửi email thông báo kết quả đến các bên liên quan ngay khi có giao dịch hoặc yêu cầu phê duyệt mới.�- Nội dung email bao gồm:

-Thông tin chi tiết nhân sự thực hiện.

-Loại giao dịch (Nhập/Xuất/Điều chỉnh).

-Thời gian thực hiện (Timestamp).

-Lý do phát sinh giao dịch.

-Các nút chức năng tích hợp: Approve (Duyệt) hoặc Reject (Từ chối) để người quản lý tương tác nhanh chóng. �

Bảo mật & Kiểm soát

-Token xác thực: Đảm bảo mỗi yêu cầu phê duyệt là duy nhất và an toàn.

-Chống duyệt trùng: Hệ thống tự động khóa trạng thái sau khi đã có quyết định đầu tiên, ngăn chặn sự sai lệch dữ liệu.

-Ghi Log toàn bộ: Mọi hành động (người thực hiện, thời gian, trạng thái) đều được ghi lại trong bảng ApprovalLog để phục vụ truy xuất trách nhiệm

10 of 16

PHÂN TÍCH MODULE XỬ LÝ HỆ THỐNG

Các Module chức năng chính:
Module Tiếp nhận Dữ liệu (Input Layer):

Tiếp nhận luồng dữ liệu đầu vào thông qua Google Forms.
Thực hiện ràng buộc dữ liệu (Data Validation), đảm bảo thông tin nhập vào luôn "sạch" và chính xác trước khi xử lý.

Module Xử lý Nghiệp vụ (Business Logic Layer):

Thực hiện các thuật toán đối soát giao dịch tự động.
Kiểm tra định mức tồn kho (Low Stock Check) và quản lý hạn mức chủ động.
Tự động sinh mã phiếu (Transaction ID) cho mỗi giao dịch.

Module Cập nhật Dữ liệu (Data Persistence Layer):

Ghi nhận dữ liệu tuyến tính vào các bảng nhật ký: StockIn, StockOut, AdjustmentLog.
Cập nhật trạng thái và số dư tồn thực tế tại bảng StockBalance.
Lưu vết mọi hành động trong bảng ApprovalLog.

Module Gửi thông báo (Notification Layer):

Tự động gửi email thông báo cho quản lý khi có yêu cầu phê duyệt hoặc cảnh báo hàng sắp hết.
Phản hồi kết quả giao dịch cho thành viên thực hiện.

Ý nghĩa của kiến trúc Module:
Chia nhỏ chương trình: Giúp hệ thống không bị cồng kềnh, dễ dàng quản lý.
Dễ bảo trì: Khi có lỗi phát sinh, có thể cô lập và xử lý tại module cụ thể.
Dễ mở rộng: Có thể tích hợp thêm các tính năng mới (như quét QR, tự động gửi Telegram) mà không ảnh hưởng tới module hiện có.
Hạn chế lỗi: Cô lập các khối logic giúp giảm thiểu rủi ro xung đột dữ liệu toàn hệ thống.

11 of 16

THUẬT TOÁN XỬ LÝ (BUSINESS LOGIC)

Các chức năng xử lý chính
Hàm tính toán tồn kho tự động (StockCalculation):

Tự động quét và tổng hợp dữ liệu giao dịch thực tế từ các bảng nhật ký (StockIn, StockOut, AdjustmentLog).
Thực hiện thuật toán đối soát: Tồn Hiện Tại = Tổng Nhập - Tổng Xuất + Tổng Điều Chỉnh.
Loại bỏ các giao dịch lỗi hoặc thiếu mã hàng định danh ngay từ khâu đầu vào.

Hàm quản lý hạn mức chủ động (ProactiveBudgeting):

Đọc dữ liệu từ bảng danh mục Items để xác định mức "Tồn tối thiểu" (Safety Stock) cho từng mặt hàng.
Liên tục so sánh số dư thực tế với định mức an toàn.
Kiểm tra và cảnh báo ngay khi số lượng vật tư chạm hoặc thủng mức tối thiểu để kịp thời bổ sung.

Luồng xử lý nghiệp vụ
Bước 1 (Ghi nhận): Sau khi nhận được dữ liệu từ Form, hệ thống thực hiện tính toán số lượng biến động vật lý (Duration of transaction).
Bước 2 (Đối soát): Hệ thống đối chiếu dữ liệu giao dịch với các ràng buộc về danh mục đã được chuẩn hóa.
Bước 3 (Phản hồi):

Nếu dữ liệu hợp lệ: Hệ thống cập nhật bảng StockBalance và gửi thông báo xác nhận nếu cần thiết.
Nếu dữ liệu phát sinh sai lệch hoặc lỗi: Hệ thống ghi log điều chỉnh và yêu cầu kiểm tra lại, giúp tránh mất thời gian đối soát thủ công.

12 of 16

TRIỂN KHAI HỆ THỐNG

Quy trình triển khai 5 bước:
Bước 1: Thiết lập cơ sở dữ liệu (Google Sheets): Khởi tạo file Google Sheets làm nền tảng lưu trữ, với mỗi Sheet được thiết kế chuyên biệt cho từng chức năng (Danh mục, Nhật ký giao dịch, Cân đối tồn kho).
Bước 2: Cấu hình đầu vào (Google Forms): Tạo các biểu mẫu thu thập dữ liệu chuẩn hóa, liên kết trực tiếp với bảng StockIn, StockOut để đảm bảo thông tin được cập nhật tự động ngay khi phát sinh.
Bước 3: Lập trình logic xử lý (Google Apps Script): Viết các đoạn mã Apps Script để đảm bảo tính toán tự động số dư, đối soát tồn kho và kích hoạt các module gửi thông báo khi chạm ngưỡng cảnh báo.
Bước 4: Triển khai ứng dụng (Web App Deployment): Đóng gói dự án dưới dạng Web App thông qua Google Apps Script, cung cấp đường dẫn URL để ban quản trị truy cập và theo dõi Dashboard từ xa.
Bước 5: Thiết lập kích hoạt tự động (Triggers): Cấu hình Trigger On Form Submit, đảm bảo mỗi khi có giao dịch mới (nhập/xuất/điều chỉnh), hệ thống sẽ tự động kích hoạt toàn bộ quy trình xử lý mà không cần con người can thiệp.
Đặc điểm triển khai:
Hệ thống vận hành hoàn toàn trên nền tảng đám mây, không yêu cầu chi phí bảo trì máy chủ.
Dữ liệu được tập trung hóa, cho phép nhiều thành viên cùng phối hợp nhập liệu và truy xuất thông tin theo thời gian thực.
Tự động hóa toàn diện từ khâu ghi nhận đến khâu cảnh báo, giúp triệt tiêu sai sót do thao tác thủ công.

13 of 16

KẾT QUẢ TRIỂN KHAI THỰC TẾ

Các tính năng đã hoàn thiện:
Số hóa dữ liệu: Quản lý tập trung toàn bộ danh mục vật tư, đối tác và nhân sự liên quan trên Google Sheets.
Tự động hóa luồng dữ liệu: Hệ thống tự động cập nhật số dư tồn kho, tính toán Nhập-Xuất ngay khi có giao dịch phát sinh từ Google Forms.
Quản lý giao dịch: Kiểm soát chặt chẽ toàn bộ lịch sử Nhập-Xuất-Điều chỉnh vật tư với dấu thời gian (Timestamp) không thể chỉnh sửa.
Cảnh báo & Báo cáo: Dashboard tự động thống kê tồn kho theo thời gian thực và kích hoạt cảnh báo thông minh khi hàng hóa chạm mức tồn tối thiểu.
Kết quả đánh giá:
Hoạt động ổn định: Hệ thống duy trì hiệu suất tốt trong suốt quá trình vận hành, không bị gián đoạn.
Đồng bộ dữ liệu: Thông tin giữa các tầng dữ liệu (Nhật ký, Cân đối, Cảnh báo) luôn nhất quán theo thời gian thực (real-time).
Độ tin cậy cao: Không phát sinh lỗi logic trong quá trình kiểm thử và vận hành thực tế, đảm bảo độ chính xác tuyệt đối cho dữ liệu tồn kho

14 of 16

ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG

Sau quá trình xây dựng, triển khai và thử nghiệm thực tế, nhóm đã tổng kết các đánh giá chi tiết về ưu điểm và hạn chế của hệ thống như sau:
Ưu điểm nổi bật:
Tối ưu chi phí: Hệ thống tận dụng hoàn toàn hạ tầng Google Workspace, giúp doanh nghiệp/nhóm dự án gần như không phải đầu tư thêm chi phí bản quyền phần mềm hay máy chủ.
Quy trình tự động hóa: Mọi nghiệp vụ từ khâu ghi nhận giao dịch đến đối soát tồn kho đều được tự động hóa, giúp loại bỏ hoàn toàn thao tác tính toán thủ công.
Vận hành tinh gọn: Người dùng (thành viên) thực hiện nhập liệu đơn giản qua Form, quản lý không cần đăng nhập hệ thống phức tạp mà vẫn nhận được thông tin cập nhật tức thời.
Minh bạch và Bảo mật: Cơ chế ghi nhận dấu thời gian (Timestamp) và nhật ký xử lý (Audit Log) giúp minh bạch hóa mọi biến động tài sản; cơ chế xác thực Token đảm bảo tính an toàn cho luồng dữ liệu.
Khả năng nhân bản: Kiến trúc tinh gọn giúp hệ thống dễ dàng triển khai cho các mô hình nhóm làm việc hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME).
Hạn chế và Rào cản:
Phụ thuộc hạ tầng: Hệ thống hoạt động hoàn toàn dựa trên nền tảng Google Workspace, không thể vận hành khi thiết bị mất kết nối Internet.
Giới hạn kỹ thuật: Google Apps Script có giới hạn về thời gian thực thi (execution time) và Google Workspace có giới hạn số lượng Email gửi đi mỗi ngày, có thể ảnh hưởng nếu quy mô giao dịch tăng đột biến.
Rào cản giao diện: Google Forms hiện tại còn hạn chế trong việc tùy biến giao diện và hỗ trợ các tính năng kiểm tra dữ liệu phức tạp phía người dùng trước khi gửi đơn.
Thông qua đánh giá này, nhóm nhận thấy đây là một giải pháp chuyển đổi số tối ưu cho quy mô nhóm, với lộ trình phát triển trong tương lai là tối ưu hóa mã nguồn Apps Script để vượt qua các giới hạn thời gian thực thi và nghiên cứu tích hợp thêm các công cụ kiểm tra dữ liệu nâng cao.

15 of 16

HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG�

Giai đoạn Ngắn hạn (0 – 6 tháng)
Cảnh báo chủ động: Tích hợp tính năng nhắc nhở tự động ngay khi các mặt hàng vật tư chạm ngưỡng tồn tối thiểu.
Xuất báo cáo linh hoạt: Phát triển tính năng xuất báo cáo tồn kho định kỳ dưới định dạng Excel tự động.
Tối ưu hóa báo cáo: Thiết lập cơ chế tự động gửi email báo cáo tình trạng kho cho bộ phận quản lý/ban dự án.

Giai đoạn Trung hạn (6 – 18 tháng)

Nâng cấp giao diện: Phát triển giao diện quản lý trên nền tảng Google AppSheet để cải thiện trải nghiệm người dùng trên thiết bị di động.

Đa dạng hóa thông báo: Tích hợp Telegram Bot để gửi thông báo biến động kho (nhập/xuất) trực tiếp đến nhóm làm việc thay vì chỉ dựa vào email.

Giai đoạn Dài hạn (Trên 18 tháng)

Kết nối thiết bị ngoại vi: Tích hợp máy quét mã vạch (Barcode/QR Scanner) để tăng tốc độ ghi nhận luân chuyển vật tư.

Đồng bộ dữ liệu: Kết nối dữ liệu kho với các hệ thống quản trị tài chính/ngân sách của nhóm.

Hệ thống quản trị toàn diện: Nâng cấp thành hệ thống WMS hoàn chỉnh với các tính năng quản lý nhà cung cấp, phân tích vòng đời vật tư chuyên sâu.

Hỗ trợ đa nền tảng: Phát triển ứng dụng chuyên biệt trên điện thoại, hỗ trợ truy xuất và quản lý kho mọi lúc, mọi nơi.

16 of 16

KẾT LUẬN

Kết quả đạt được
Xây dựng thành công hệ thống quản lý kho (WMS) tự động hóa trên nền tảng đám mây.
Tự động hóa toàn bộ quy trình từ khâu nhập liệu đến xử lý, đối soát và cảnh báo tồn kho.
Kiểm soát chính xác số liệu tồn kho thực tế theo thời gian thực.
Quản lý dữ liệu tập trung, đảm bảo tính minh bạch và truy xuất trách nhiệm.
Kiểm thử hệ thống đạt kết quả 100%.
Giá trị thực tiễn
Tiết kiệm tối đa thời gian xử lý và đối soát thủ công.
Loại bỏ hoàn toàn sai sót do thao tác con người trong quản lý vật tư.
Giải pháp tối ưu, chi phí bằng 0, rất phù hợp cho quy mô nhóm dự án hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Hệ thống có cấu trúc dữ liệu chuẩn hóa, sẵn sàng cho việc mở rộng tính năng trong tương lai.

XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN THẦY CÔ VÀ CÁC BẠN!