Microsoft Word

Bài 8: Tạo tài liệu tham khảo và cộng tác trên tài liệu

1

Mục tiêu bài học

• Chèn và sửa đổi Footnote và Endnotes
• Chèn và sửa đổi trích dẫn
• Chèn và sửa đổi danh mục tài liệu tham khảo (Bibliographies)
• Tạo và cập nhật mục lục
• Thêm, xem xét, trả lời, giải quyết và xóa nhận xét
• Xem xét, chấp nhận và từ chối các thay đổi được theo dõi
• Khóa và mở khóa theo dõi thay đổi

2

Tại sao sử dụng tham chiếu?

• Điều quan trọng là thừa nhận chủ sở hữu bản quyền
• Luật bản quyền đã được đưa ra để bảo vệ các tác phẩm gốc do một cá nhân hoặc tổ chức tạo ra
• Bất cứ khi nào bạn đang xem nội dung nào đó không phải do bạn hoặc tổ chức của bạn tạo ra, bạn cần tôn trọng luật bản quyền.
• Đạo văn
• Hành động lấy một tác phẩm gốc, sửa đổi một chút và sau đó công bố là một tác phẩm mới như thể nó là một tác phẩm gốc của chính bạn

3

Tại sao sử dụng tham chiếu?

• Luật bản quyền áp dụng cho mọi thứ bạn tìm thấy trên Internet cũng như áp dụng cho mọi tài liệu đã xuất bản
• Word cung cấp nhiều phương pháp để bạn có thể tham chiếu tài liệu.
• Bất kể loại tham chiếu nào bạn sử dụng cho một nguồn nào đó, điều quan trọng cần nhớ là tạo một tham chiếu trong tài liệu của bạn để ngăn chặn việc vi phạm bản quyền hoặc đạo văn.

4

Sử dụng Footnotes và Endnotes

• Footnote thường xuất hiện ở cuối trang, nhưng cũng có thể được đặt ngay bên dưới văn bản
• Mỗi footnote có một dấu hiệu tham chiếu được đánh số
• Endnote xuất hiện ở cuối tài liệu hoặc mỗi Section tài liệu
• Để tạo Footnote, trên thẻ References, trong nhóm Footnotes, chọn Insert Footnote

5

Sử dụng Footnotes và Endnotes

• Để tạo Endnote, trên thẻ References, trong nhóm Footnotes, chọn trình khởi chạy hộp thoại Footnote & Endnote, chọn Endnotes
• Để tùy chỉnh chú Footnote hoặc Endnote, trên thẻ References, trong nhóm Footnotes, chọn trình khởi chạy hộp thoại Footnote & Endnote

​

6

Sử dụng Footnotes và Endnotes

• Để xem văn bản cho Footnote hoặc Endnote, hãy trỏ vào biểu tượng tham chiếu trong tài liệu
• Để di chuyển Footnote hoặc Endnote đến một vị trí khác trong tài liệu, hãy cắt tham chiếu Footnote hoặc Endnote khỏi vị trí hiện tại của nó và dán vào vị trí mới
• Để xóa Footnote hoặc Endnote, hãy chọn dấu hiệu tham chiếu cước chú hoặc chú thích cuối, rồi nhấn Delete

7

Sử dụng Footnotes và Endnotes

• Để chuyển đổi Footnote thành endnote hoặc ngược lại, hãy chọn tham chiếu và trên thẻ References, trong nhóm Footnotes & Endnotes, chọn trình khởi chạy hộp thoại Footnotes & Endnotes , sau đó chọn Convert

8

Chèn nguồn trích dẫn

• Nguồn tham khảo nên được trích dẫn trong tài liệu
• Các nguồn thường được bao gồm trong Bibliography khi tài liệu được hoàn thiện
• Word bao gồm một số hướng dẫn về Style được chấp nhận rộng rãi xác định cách ghi công cho các loại tài liệu khác nhau

9

Chèn nguồn trích dẫn

• Để thêm trích dẫn, chon thẻ References và trong nhóm Citations & Bibliography, nhấp chuột vào mũi tên cho Insert Citation và chỉ định thêm nguồn mới hay trình giữ chỗ mới

10

Chèn nguồn trích dẫn

• Chèn Bibliography
• Để tạo Bibliography, hãy nhấp vào thẻ References và trong nhóm Citations & Bibliography, chọn Bibliography

11

Chèn nguồn trích dẫn

• Quản lý nguồn của bạn
• Trên thẻ References, trong nhóm Citations & Bibliography, chọn Manage Sources

12

Tạo Mục lục

• Để tạo mục lục, bạn phải thực hiện qua ba bước cơ bản:
1. Chọn văn bản tiêu đề bạn muốn đưa vào mục lục
2. Chọn định dạng
3. Tạo mục lục

​

13

Tạo Mục lục

• Cách nhanh nhất và đơn giản nhất là áp dụng các Heading Style cho tiêu đề
• Để sử dụng định dạng đánh số trang khác nhau với mục lục, hãy thêm dấu ngắt Section sau trang mục lục và bắt đầu đánh số trang từ 1 trên trang đầu tiên
• Nếu bạn đã bao gồm một Index trong tài liệu, hãy tạo nó trước khi bạn tạo mục lục để bao gồm cả Index đó.
• Mục lục hoạt động tương tự như siêu liên kết
• Nhấp vào một mục trong mục lục để di chuyển đến vị trí của mục đó

​

14

Tạo Mục lục

• Để tạo mục lục, trên thẻ References, trong nhóm Table of Contents, chọn Table of Contents

15

Tạo Mục lục

• Để tùy chỉnh mục lục, trên thẻ References, trong nhóm Table of Contents, chọn Table of Contents, rồi chọn Custom Table of Contents

16

Tạo Mục lục

• Để cập nhật mục lục, hãy nhấp vào bất kì vị trí nào trong mục lục hiện có và sau đó:
• Trên thẻ References, trong nhóm Table of Contents, chọn Add Text hoặc Update Table; hoặc
• Trên thẻ phía trên mục lục, chọn Update Table; hoặc
• Nhấn F9

17

Cộng tác trong tài liệu

• Làm việc với nhận xét (Comment)
• Làm việc trong một nhóm yêu cầu bạn kết hợp tham gia cộng tác từ nhiều người
• Yêu cầu chia sẻ tài liệu với những người khác để họ nhận xét và sửa đổi, đồng thời so sánh các phiên bản của tài liệu để xem các thay đổi đã được thực hiện ở những vị trí nào
• Sử dụng nhận xét để xem xét các câu hỏi và ý tưởng của người khác
• Sử dụng Track Changes để theo dõi xem ai đã thay đổi cái gì và để kiểm soát xem những sửa đổi nào cần giữ lại và những sửa đổi nào cần loại bỏ

​

18

Cộng tác trong tài liệu

• Làm việc với nhận xét
• Nhận xét hữu ích khi một tài liệu đang được chỉnh sửa bởi nhiều biên tập viên
• Bạn có thể sử dụng nhận xét để:
• Cung cấp một hướng dẫn cụ thể
• Mô tả các quyết định đã được thực hiện
• Tìm kiếm sự làm rõ hoặc đặt câu hỏi
• Chỉ định bất kỳ nội dung nào cần được sửa đổi hoặc định dạng lại
• Theo mặc định, nhận xét xuất hiện trong khu vực Markup ở lề phải

19

Cộng tác trong tài liệu

• Thêm nhận xét
• Để chèn nhận xét, hãy chọn văn bản hoặc định vị con trỏ ở vị trí chèn mong muốn. Sau đó, trên thẻ Review, trong nhóm Comments, chọn New Comment
• Con trỏ được định vị trong bong bóng nhận xét (Comment Balloon) và bạn có thể nhập nhận xét của mình
• Tham số thời gian sẽ luôn được cập nhật để bạn có thể biết chính xác thời điểm mà nhận xét đó được tạo.

20

Cộng tác trong tài liệu

• Xem xét nhận xét
• Chuyển từ nhận xét này sang nhận xét khác bằng cách nhấp chuột vào nút Next hoặc Previous trên thẻ Review
• Chỉ định xem nhận xét nội tuyến (Inline) thay vì trong bong bóng (Balloons) bằng cách chỉ vào tùy chọn Balloons trên menu Show Markup và chọn cài đặt thích hợp
• Trên thẻ Review, trong nhóm Tracking, nhấp chuột vào Show Markup để mở menu

​

21

Cộng tác trong tài liệu

• Xem xét nhận xét
• Show Revisions in Balloons: Nhận xét xuất hiện trong bong bóng nhận xét mặc định

​

​

​

• Show All Revisions Inline: Nhận xét xuất hiện bên trong văn bản nơi một thay đổi đã được thực hiện hoặc một nhận xét đã được thêm vào
• Trỏ chuột vào văn bản đã thay đổi và mẹo màn hình (ScreenTip) chứa �nhận xét sẽ hiển thị

​

22

Cộng tác trong tài liệu

• Trả lời nhận xét
• Để trả lời nhận xét, hãy nhấp chuột vào nút Reply trong bóng nhận xét.

​

​

23

Cộng tác trong tài liệu

• Giải quyết nhận xét
• Giải quyết nhận xét bằng cách nhấp chuột vào nút Resolve trong bóng nhận xét

​

​

​

• Khi con trỏ được định vị trong văn bản tài liệu, các nhận xét đã giải quyết sẽ xuất hiện ở dạng thu gọn

​

24

Cộng tác trong tài liệu

• Xóa nhận xét
• Để xóa một nhận xét, chọn nhận xét cần xóa, trên thẻ Review, trong nhóm Comments, bấm Delete
• Bạn cũng có thể xóa tất cả nhận xét được hiển thị hoặc xóa tất cả nhận xét trong tài liệu

​

25

Sử dụng Theo dõi Thay đổi

• Truy cập tính năng theo dõi thay đổi (Track Changes) trong nhóm Tracking trên thẻ Review
• Nhấp chuột vào Track Changes để bật hoặc tắt tính năng này; hoặc
• Nhấn Ctrl+Shift+E

​

​

​

• Khi tùy chọn Track Changes được kích hoạt, các thao tác chèn, xóa, định vị lại văn bản và thay đổi định dạng sẽ được ghi lại.

​

26

Sử dụng Theo dõi Thay đổi

• Khi Track Changes được bật, Word sẽ theo dõi và chỉ ra những thay đổi được thực hiện đối với tài liệu như sau:
• Văn bản được chèn sẽ được gạch chân
• Văn bản đã xóa xuất hiện với gạch ngang
• Thay đổi định dạng được tham chiếu dưới dạng nhận xét trong khu vực Markup
• Nhận xét xuất hiện trong bóng bay ở bên phải, trong khu vực Markup

27

Sử dụng Theo dõi Thay đổi

• Xem lại các thay đổi được theo dõi
• Trong một tài liệu đã được người khác xem xét, các nhận xét hoặc thay đổi được thực hiện bởi từng người đánh giá sẽ hiển thị bằng một màu khác nhau.
• Để xem các thay đổi được thực hiện bởi một người đánh giá cụ thể, hãy sử dụng tùy chọn Specific People trên menu Show Markup

28

Sử dụng Theo dõi Thay đổi

• Thay đổi cách hiển thị các thay đổi được theo dõi
• Các thay đổi (markup) có thể được xuất hiện trong khu vực Markup ở bên trái hoặc bên phải của tài liệu
• Để thay đổi cách hiển thị các thay đổi được theo dõi, trên thẻ Review, trong nhóm Tracking, chọn hộp Display for Review
• Simple Markup: Hiển thị một đường thẳng đứng đánh dấu các khu vực của tài liệu đã được sửa đổi và hiển thị các thay đổi như thể chúng đã được chấp nhận
• All Markup: Hiển thị đánh dấu cho tất cả các thay đổi (chèn, xóa, văn bản đã di chuyển,...)
• No Markup: Ẩn tất cả đánh dấu, tài liệu hiển thị như nó sẽ xuất hiện với tất cả các thay đổi được chấp nhận và kết hợp
• Original: Hiển thị tài liệu ở dạng ban đầu, không chỉnh sửa

29

Sử dụng Theo dõi Thay đổi

• Đặt tùy chọn theo dõi thay đổi
• Để thay đổi theo dõi và hiển thị các bản sửa đổi, trên thẻ Review, trong nhóm Tracking, chọn trình khởi chạy hộp thoại Change Tracking Options
• Show: Chỉ định những thay đổi bạn muốn hiển thị
• Balloons in All Markup view show: Chọn từ Revisions, Nothing, Comments and formatting
• Reviewing Pane: chọn từ Off, Vertical, or Horizontal

​

30

Sử dụng Theo dõi Thay đổi

• Thiết lập tùy chọn Track Changes
• Trong hộp thoại Track Changes Options, hãy bấm vào phần sau:
• Advanced Options: Để mở hộp thoại Advanced Track Changes Options bao gồm các tùy chọn để tùy chỉnh vị trí, định dạng và bảng phối màu cho các thay đổi được theo dõi
• Change User Name: Thay đổi tên được liên kết với các bản sửa đổi và nhận xét của bạn trong hộp thoại Word Options

​

31

Sử dụng Theo dõi Thay đổi

• Chấp nhận và từ chối các Thay đổi được Theo dõi
• Để chấp nhận các thay đổi, hãy nhấp vào nút Accept trên thẻ Review và nhấp chuột vào tùy chọn bạn muốn. Ví dụ: Accept and Move to Next hoặc Accept This Change
• Để từ chối các thay đổi, hãy nhấp vào nút Reject trên thẻ Review và nhấp chuột vào tùy chọn bạn muốn. Ví dụ: Reject and Move to Next or Reject This Change
• Bạn cũng có thể chọn chấp nhận tất cả thay đổi hoặc từ chối tất cả thay đổi

​

32

Sử dụng Theo dõi Thay đổi

• Chấp nhận và từ chối các thay đổi được theo dõi
• Để hiển thị Reviewing Pane, trên thẻ Review, trong nhóm Tracking, chọn Reviewing Pane, sau đó chỉ định hiển thị ngăn theo chiều dọc hoặc chiều ngang
• Bạn có thể xem tất cả các thay đổi ở một vị trí và cuộn trên ngăn để tìm một thay đổi cụ thể hoặc để biết có bao nhiêu thay đổi đã được thực hiện
• Bạn cũng có thể nhấp chuột vào mũi tên ở bên trái của # dấu hiệu sửa đổi để hiển thị số lượng từng loại dấu hiệu sửa đổi được thực hiện

​

33

Sử dụng Theo dõi Thay đổi

• Khóa và mở khóa theo dõi thay đổi
• Sử dụng tính năng Lock Tracking để ngăn người dùng khác tắt theo dõi thay đổi
• Để bật Lock Tracking, trên thẻ Review, trong nhóm Tracking, nhấp chuột vào mũi tên Track Changes, rồi chọn Lock Tracking
• Nhập mật khẩu vào hộp thoại Lock Tracking

​

34

Sử dụng Theo dõi Thay đổi

• Khóa và mở khóa theo dõi thay đổi
• Để tắt Lock Tracking, trên thẻ Review, trong nhóm Tracking, nhấp vào mũi tên của Track Changes, rồi chọn Lock Tracking
• Nhập mật khẩu bạn đã chỉ định rồi chọn OK

​

35

Tóm tắt bài học

• Chèn và sửa đổi Footnote và Endnotes
• Chèn và sửa đổi trích dẫn
• Chèn và sửa đổi danh mục tài liệu tham khảo (Bibliographies)
• Tạo và cập nhật mục lục
• Thêm, xem xét, trả lời, giải quyết và xóa nhận xét
• Xem xét, chấp nhận và từ chối các thay đổi được theo dõi
• Khóa và mở khóa theo dõi thay đổi

36