1 of 19

EFISIENSI PROSES PERGUDANGAN DENGAN MODIFIKASI SYSTEM PENYIMPANAN BARANG ATK UMUM

Kaizen Klaster Lean Proses

Departemen Gulasokyanum

PPM Manajemen

Jl. Menteng Raya 9, Jakarta 10340 Telp. (021) 2300313 Fax : (021) 2302051

www.ppm-manajemen.ac.id

EMERGING LEADER PROGRAM

PPM Manajemen

Jl. Menteng Raya 9, Jakarta 10340 Telp. (021) 2300313 Fax : (021) 2302051

www.ppm-manajemen.ac.id

EMERGING LEADER PROGRAM

CLICK TO EDIT MASTER TITLE STYLE

08/08/2024

PPM Manajemen

Jl. Menteng Raya 9, Jakarta 10340 Telp. (021) 2300313 Fax : (021) 2302051

www.ppm-manajemen.ac.id

EXECUTIVE DEVELOPMENT PROGRAM

CLICK TO EDIT MASTER TITLE STYLE

08/08/2024

PPM Manajemen

Jl. Menteng Raya 9, Jakarta 10340 Telp. (021) 2300313 Fax : (021) 2302051

www.ppm-manajemen.ac.id

EXECUTIVE DEVELOPMENT PROGRAM

PPM Manajemen

Jl. Menteng Raya 9, Jakarta 10340 Telp. (021) 2300313 Fax : (021) 2302051

www.ppm-manajemen.ac.id

TALENT DEVELOPMENT PROGRAM

LEVEL KASEK

2 of 19

Team �ATK Express

YUSRONI

MUHAMAD HUSEN S.A

7463

R202

​

3 of 19

PENDAHULUAN

Seksi Pergudangan dan Administrasi Jasa ( Gudminsa ) adalah unit kerja supporting yang mempunyai tugas pokok melayani kebutuhan unit kerja/user, baik itu bahan baku, bahan penolong maupun barang ATK. Dalam kegiatannya Seksi Gudminsa dituntut untuk bisa menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu .

4 of 19

DEFINE PROCESS

INSIGHT

    • Barang ATK merupakan barang penunjang pekerjaan
    • Semua unit kerja di Peruri menggunakan barang ATK
    • Barang ATK dibutuhkan sesegera mungkin

PROBLEM

    • Proses penyiapan barang dan pengiriman barang ATK dianggap lama oleh unit kerja pemesan barang

ACTION

    • Merubah metode kerja pada proses pengelolaan barang ATK di gudang
    • Mempercepat proses pengiriman barang ATK ke user

5 of 19

SASARAN

Sasaran Project

Memodifikasi sistem pengelolaan barang ATK yang efektif untuk meningkatkan kepuasan unit kerja pemesan

Service excellent melalui percepatan proses pengiriman barang ATK

6 of 19

DATA PENERIMAAN BARANG ATK

87,08%

12,92%

87,41%

12,59%

7 of 19

FLOW PROSES EXISTING

Dept. Gulasokyanum�Penerimaan dan distribusi barang

��

​

��

Proses pengadaan (SOP, tender, dll)

Dept. Pengadaan

Mengumpulkan data ATK kolektif dan Membuat PR

​

Dept. Siapda

START

STEP

01

Terima ATK dengan palet dan dilanjutkan dengan membuat Nota Pemeriksaan

STEP

02

Simpan ATK pada rak berdasarkan jenis barang

STEP

03

Tarik data user dari aplikasi pengadaan kolektif

STEP

04

STEP

05

Sortir dan siapkan ATK sesuai dengan unit kerja/user

STEP

06

Kirim ATK

Penerimaan &

Distribusi

Cek status user, apakah ATK sudah realisasi atau menunggu konfirmasi

8 of 19

STEP

01

STEP

02

Simpan ATK pada rak berdasarkan jenis barang

STEP

03

Tarik data user dari aplikasi pengadaan kolektif

STEP

04

Cek status user, apakah ATK sudah realisasi atau menunggu konfirmasi

STEP

05

Sortir dan siapkan ATK sesuai dengan unit kerja/user

STEP

06

Kirim ATK

Penerimaan &

Distribusi

STEP

01

STEP

02

STEP

03

STEP

04

Kirim ATK

Penerimaan &

Distribusi

BEFORE

AFTER

PROTOTYPE

Tarik data user dari aplikasi pengadaan kolektif

Sortir dan kelompokkan ATK pada rak sesuai dengan unit kerja/user

Penyederhanaan proses kerja dari 6 langkah menjadi 4 langkah sehingga mempercepat proses pengiriman barang ATK

Teruma ATK dengan palet dan dilanjutkan dengan membuat Nota Pemeriksaan

Terima ATK dengan palet dan dilanjutkan dengan membuat Nota Pemeriksaan

9 of 19

PERBAIKAN WAKTU PROSES PENGIRIMAN

  • Barang ATK periode 2022-2023 = 8733 item
  • Rata-rata per tahun = 4366 item
  • Jumlah user = 115 unit kerja
  • Rata-rata pesanan user = 4366/115 = 38 item
  • Efisiensi proses distribusi 165 – 115 = 50 menit perhari
  • Kapasitas kirim meningkat 100%

​

​

​

​

Uraian

​

Penerimaan dan Distribusi

​

Keterangan

Before

After

Terima ATK

50 menit

50 menit

Tetap

Simpan ATK

60 menit

60 menit

Tetap

​

Tarik data ATK

5 menit

5 menit

Tetap

Cek status user

5 menit

-

Turun 100%

Siapkan ATK

45 menit

-

Turun 100%

Total

165 menit

115 menit

Turun 50 Menit (43,5%)

Kapasitas kirim/hari

38 item (1 user)

76 item (2 user)

Meningkat 100%

10 of 19

Estimasi Efisiensi Biaya Tenaga Kerja

UMK Karawang 2024 = Rp 5.257.834

1 bulan = 173 jam x 60 menit = 10.380 menit

Biaya tenaga per-menit =

Rp 5.257.834 : 10.380 menit

= Rp 506,54

​

Biaya tenaga kerja untuk proses distribusi barang/hari =

Rp 506,54 x 50 menit/hari

= Rp 25.327 /hari/tenaga kerja

​

Biaya tenaga kerja untuk proses distribusi barang/bulan=

Rp 25.327 x 22 hari kerja = Rp 557.194

​

Per Tahun = Rp 557.194 x 12 bulan

= Rp 6.686.328

11 of 19

KESIMPULAN

  • Percepatan pelayanan dengan menggunakan metode kerja baru yaitu, mengelompokkan barang berdasarkan unit kerja
  • Penyederhanaan proses distribusi barang dari 6 Langkah menjadi 4 Langkah
  • Peningkatan kapasitas kirim per hari dari 38 item menjadi 76 item (100%)
  • Efisiensi waktu distribusi dari 165 menit menjadi 115 menit (turun 43,5%)
  • Efisiensi biaya tenaga kerja Rp 6.686.328 pertahun

​

​

​

12 of 19

LAMPIRAN

13 of 19

STRUKTUR ORGANISASI

Departemen Gulasokyanum

Seksi Pergudangan dan Administrasi Jasa

Gudang Area 1

Gudang Area 2

Gudang Area 3

Pengelolaan Data Inventory dan Jasa

14 of 19

PENEMPATAN BARANG ATK

BARANG YANG DITERIMA DARI VENDOR

RACKING PENEMPATAN BARANG

15 of 19

PENEMPATAN BARANG ATK

AFTER

BEFORE

16 of 19

SISTEM PELABELAN RAK

​

BEFORE

AFTER

17 of 19

LAYOUT GUDANG AREA 2

BEFORE (Ruang ATK 12 x 6,5 = 78m2)

AFTER (Ruang ATK 18 x 6,5 = 117m2)

Kapasitas ruang ATK bertambah 39m2 ( 50%)

18 of 19

REVISI INSTRUKSI KERJA

19 of 19