E-PAYSAGE

GT CREDAC NR

Présentation et synthèse des échanges

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Caroline Jauniaux

Bénédicte Champagne

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2 février 2023

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SOMMAIRE

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• Suivi technique
• Présentation
• Synthèse des échanges
• Retour des travaux du GT gestion documentaire
• Présentation
• Synthèse des échanges
• Impact du dictionnaire SIEL-SUP 23-24 sur le formulaire de demande d’admission des NR
• Présentation
• Synthèse des échanges
• RGPD
• Présentation
• Synthèse des échanges
• Support en ligne et les FAQ
• Présentation
• Synthèse des échanges
• Circulaire 23-24
• Présentation
• Synthèse des échanges
• Site web
• Présentation
• Synthèse des échanges

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Suivi technique

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Etat des lieux

• L’analyse technique est finie à l’ETNIC
• Le GT gestion documentaire a terminé ses travaux et un premier draft de recommandations est soumis à leur avis - retour attendu pour le 07 février

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• Examen par le copil le 15/02/2023

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• Début des développements - début février

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• Planning prévisionnel :

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4 phases de développement :

• Formulaire de dépôt de dossiers - début des tests : fin février - mi-mars 2023
• Webservice (ws) de récupération de dossiers - environnement de test + documentation : mi-mars 2023
• Tirage au sort - mai 2023
• Téléchargement manuel - mai 2023

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• Appel à volontaires - se faire connaître pour le 28 février
• Tests formulaire
• Tests partie gestion dans l’application
• Tests récupération par ws

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Synthèse des échanges

• Suivi technique : besoin de volontaires pour
• les tests formulaire
• tests gestion de l’application
• tests de récupération par web services

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• Retours : participation acceptée par certaines institutions. Elles prendront contact avec Bénédicte

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• Les personnes relais manifestent leur inquiétude quant à la faisabilité technique de développement de l’ETNIC d’une part et la faisabilité de récupération des dossiers au vu de la deadline d’août 2023. Elles expriment la préférence de postposer d’un an la centralisation plutôt que de :
• devoir bâcler la période de test;
• mettre la pression sur les équipes IT internes et de l’ETNIC

Elles insistent sur le fait que suite à la pandémie Covid, des solutions avaient été trouvées dans tous les EES concernés et que ces solutions pourraient être prolongées moyennant adaptation du cadre légal pour prolonger le dépôt informatisé.

Action : une proposition de report sera faite à l’Administrateur de l’ARES, Sponsor des développements e-paysage et le cas échéant, un contact sera pris avec le cabinet pour faire l’état des lieux des adaptations légales.

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Retour des travaux du GT gestion documentaire

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MISE EN PLACE D’UN GT GESTION DOCUMENTAIRE

• Sur base du relevé des preuves effectués par :
• le GT Com/Del dans le cadre du contrôle de la régularité de l’inscription et de la finançabilité ;
• le GT CREDAC NR dans le cadre de la centralisation des demandes d’admission des NR aux études contingentées ;
• la team EXMD dans le cadre de l’organisation du concours de médecine/dentisterie ;
• la team FIE dans le cadre de l’organisation de l’épreuve de maîtrise de la langue française.

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• Proposer une approche de gestion documentaire en matière :
• d’organisation du dossier de preuves de l’étudiant·e ;
• de classification des pièces ;
• de catalogue de métadonnées ;
• de méthodes de transfert des pièces ;
• des délais de conservation.

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• Profil des membres du GT Gestion documentaire
• EES-Com/Del ;
• personnes expérimentées dans la gestion du dossier d’inscription et des pièces associées ;
• affinité pour la gestion documentaire et si possible avec une expérience de constitution de dossier ;
• intéressées dans l’indexation des pièces et des métadonnées liées aux pièces constituant un dossier.

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• Responsable développements documentaires ARES

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• 2 réunions :
• 06/12/2022
• 17/01/2023

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Les catégories de pièces et la classification

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ÉVÈNEMENT / PRÉNOM NOM / LIEU / VILLE / JJ/MM/AAAA

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Les métadonnées liées à chaque fichier

* Les pièces seront échangées par paquets - Une somme de contrôle est une courte séquence de données numériques calculée à partir d’un bloc de données plus important permettant de vérifier, avec une très haute probabilité, que l’intégrité de ce bloc ait été préservée lors d’une opération de copie, stockage ou transmission (source : Wikipédia) - cet élément permet donc de vérifier que le transfert ait été correctement effectué.

• Les métadonnées sont envoyées dans un fichier indépendant des fichiers.
• Les métadonnées sont conditionnelles.

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Accéder au dossier

• Différentes modalités techniques de transfert doivent être envisagées pour permettre à tous les EES, quelle que soit leur capacité informatique, de transférer en autonomie les pièces de manière sécurisée de et vers la plateforme e-paysage (webservice, chargement manuel).
• En ce qui concerne la récupération dans CREDAC NR :
• Via un appel webservice basé sur le code habilitation, l’EES doit pouvoir recevoir la liste des demandes d’admission :
• Cette liste reprend la liste ordonnée des candidats à l’admission + l’ensemble de leurs données + leur numéro d’inscription + ID fichiers
• Sur base de l’ID d’un fichier, l’EES peut appeler le fichier de métadonnées et le fichier

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• Via un système manuel :
• Dossier par dossier
• Le fichier reprenant le numéro d’ordre - l’ensemble des données encodées par le candidat
• Un lien pour télécharger l’ensemble des fichiers
• Téléchargement par code habilitation
• la liste ordonnée des candidats à l’admission + l’ensemble de leurs données + leur numéro d’inscription + ID fichiers
• Modalité à déterminer pour le téléchargement des fichiers en masse

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L’archivage/la collecte

• Concernant l’archivage et les délais de conservation des preuves
• De façon à garantir l’accessibilité aux documents qui ont servi au contrôle, la conservation des documents au sein de la plateforme doit être étendue jusqu’à la fin de la période de recours ou, à défaut, pendant 10 ans par souci de cohérence avec le délai de conservation prévu dans le décret e-paysage.
• Le stockage des documents doit être partagé entre les EES et la plateforme pour éviter un double stockage.
• Concernant la collecte des pièces auprès de l’étudiant·e

De façon à permettre les adaptations des SI à la connexion aux sources authentiques ou à la plateforme et les adaptations des méthodes de travail dans les services administratifs, il serait souhaitable de prévoir une période de transition pendant laquelle les pièces continuent à être collectées par les EES auprès des étudiant·es.

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La suite …

• Soumise pour avis au copil du 15/02/2023

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• Décision du copil sera appliquée au projet CREDAC

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Synthèse des échanges

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• En cohérence avec la période transitoire proposée par le GT gestion documentaire, la notion de catégorie de preuves passé hors FWB devrait être globalisée en catégorie passé générique pour permettre de récolter les documents liés au passé FWB dans l’attente des consultations des sources authentiques

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GT CREDAC / 02//02/2023

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Impact du dictionnaire SIEL-SUP 23-24 sur le formulaire de demande d’admission des NR

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Adaptation du formulaire d’admission

• Point de départ sont les formulaires
• HEPL
• ULB
• UCL

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• Basé sur la législation effective en 21-22

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• En 23-24, il y a application de nouvelles règles de finançabilité, notamment la similarité aux critères FWB pour les étudiants qui ont un parcours hors FWB
• Révision des données relatives au passé hors FWB à collecter auprès de l’étudiant·e
• Le dictionnaire SIEL-SUP 23-24 devra donc être adapté pour permettre le contrôle
• L’ensemble des données relatives au passé de l’étudiant hors FWB soumis à l’examen des Com/Del et des EES via la proposition du dictionnaire 23-24 est consultable ici
• Il est donc nécessaire d’adapter le formulaire de demande d’admission en fonction

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Synthèse des échanges

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• Les membres du GT comprennent l’impact du dictionnaire SIEL-SUP 23-24 sur la collecte des données auprès des NR

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GT CREDAC / 02//02/2023

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RGPD

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Demande et planification

• La demande était double :
• Mise en place sur mesetudes.be de mentions légales communes vers lesquelles pointent les pages web des EES
• Mise à disposition d’un contenu d’information à destination de l’étudiant sur la récupération des données par l’EES à mettre sur le site de l’EES

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• Planification :
• Fin février 2023

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Support en ligne

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Une porte d’entrée unique pour le candidat

• Deux types de demande de support : support technique // support métier
• L’ARES prend en charge le support technique
• Les EES prennent en charge le support métier

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• Pour simplifier les choses et être sûr de ne pas perdre des demandes, nous proposons l’organisation suivante :
• Le candidat introduit sa demande via un formulaire de demande de support unique ;
• Le formulaire est connecté au système de support de l’ARES ;
• En fonction de la demande, l’ARES traite la demande ou attribue le ticket à l’EES ;
• L’EES reçoit la demande par mail et y répond ;
• La plateforme renvoie automatiquement la réponse au candidat.

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• Pour éviter une gestion difficile des emails contacts dans la plateforme, nécessité du côté EES de renvoyer vers une adresse générique de l’EES
• soit dédiée credac@EES.be,
• soit existante serviceinscriptions@EES.be
• L’EES gère les accès à la boîte générique en interne

ÉVÈNEMENT / PRÉNOM NOM / LIEU / VILLE / JJ/MM/AAAA

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CIRCULAIRE NON-RÉSIDENTS 2023-2024

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CONTENU DE LA CIRCULAIRE NON-RÉSIDENT 2023-2024

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• I. Champ d'application
• 1.1 Notion de première inscription
• 1.2 Calcul du nombre T (sauf cursus 4° et 5°)
• 1.3 Calcul du nombre NR (sauf cursus 4° et 5°)
• 1.4 Procédure d’inscription
• II. Inscriptions des étudiants primo-inscrits résidents (R)
• 2.1 Date d'inscription de l'étudiant primo-inscrit R
• 2.2 Dossier de demande d'inscription de l'étudiant primo-inscrit R
• III. Procédure d'inscription des étudiants primo-inscrits non-résidents (NR)
• 3.1 Informations à fournir à l'étudiant primo-inscrit NR avant le début des inscriptions
• 3.2 Demande d’inscription de l’étudiant primo-inscrit
• 3.3 Tirage au sort (sauf cursus 4° et 5°)
• 3.4 Examen des dossiers par l'institution
• 3.5 Notification des résultats par l'institution (sauf cursus 4° et 5°)
• 3.6 Confirmation de sa demande d'inscription par l'étudiant (sauf cursus 4° et 5°)
• 3.7 Demande d'inscription introduite à partir du dernier jour ouvrable avant le 25 août pour les étudiants non-résidents (sauf cursus 4° et 5°)
• IV. Intervention des Commissaires ou Délégués et recours
• 4.1 Nombre T
• 4.2 Doubles inscriptions
• 4.3 Examen des dossiers
• 4.4 Contrôle et recours
• ANNEXE 1
• ANNEXE 2

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GT CREDAC / 02//02/2023

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MODIFICATIONS DE LA CIRCULAIRE NON-RÉSIDENTS 2023-2024

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• Confirmation de sa demande d'inscription par l'étudiant (sauf cursus 4° et 5°) – proposition

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Objet : accusé de réception du dépôt de votre dossier d’inscription en ligne en vue d’une inscription pour l’année académique 2023-2024 

Bonjour,

Suite au dépôt de votre dossier de demande d’inscription, nous avons le plaisir de confirmer la réception de votre dossier en vue d’une éventuelle inscription pour l’année académique 2023-2024.

Récapitulatif de votre demande d’inscription :

Nom : TEST — Prénom : Soleil

Numéro ID : 15788

Cursus choisi : bachelier en audiologie

Établissement d’enseignement supérieur choisi : Hauteécole

Endéans les XX jours après l'exécution du tirage au sort,..., vous serez contacté individuellement par l’établissement pour lequel vous avez introduit une demande uniquement si les conditions suivantes sont remplies :

votre dossier a été tiré en ordre utile,

votre dossier est complet,

votre dossier est recevable

Nous vous invitons à contacter l’établissement dans lequel vous souhaitez vous inscrire si vous avez des questions administratives. Vous trouverez l’ensemble des contacts des établissements ici.

Bien cordialement,

L’ARES,

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• Notification des résultats par l'institution (sauf cursus 4° et 5°) - modalités
• Contenu des sites internet des établissements

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GT CREDAC / 02//02/2023

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Synthèse des échanges

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• Ok pour une circulaire qui reprend les informations réglementaires du 16 juin 2006
• Date de publication des résultats du tirage au sort : 4 septembre 2023
• Ne pas faire mention dans l’accusé de réception que les étudiants soient recontactés individuellement

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GT CREDAC / 02//02/2023

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SITE WEB MESETUDES.BE

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Onglet vie pratique sur le site mesetudes.be

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PAGE : LES ÉTUDES CONTINGENTÉES

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• Brève explication sur les études contingentées (décret du 16 juin 2006 et modifications)
• Je souhaite m’inscrire au …
• Bachelier en sciences médicales ou dentaires
• Procédure d’inscription pour les étudiants résidents
• Procédure d’inscription pour les étudiants non-résidents
• Bachelier en sciences vétérinaires
• Procédure d’inscription pour les étudiants résidents
• Procédure d’inscription pour les étudiants non-résidents
• Bachelier en kinésithérapie et réadaptation, logopédie, audiologie ou en sciences psychologiques et de l’éducation, orientation logopédie
• Procédure d’inscription pour les étudiants résidents
• Procédure d’inscription pour les étudiants non-résidents
• FAQ
• Adresses utiles

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GT CREDAC / 02//02/2023

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PAGE : PROCÉDURE D’INSCRIPTION AU TIRAGE AU SORT POUR LES ÉTUDIANTS NON-RÉSIDENTS

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• Introduction et explication
• Création du compte
• Pièces à déposer
• Equivalence recto/verso
• Documents d’assimilation
• ….
• Tirage au sort
• Publication des résultats
• FAQ
• Adresses utiles
• Adresses des services des inscriptions des EES concernés (email de personne de contact)
• Adresse mail service technique

GT CREDAC / 02/02/2023

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Matériel pour rédiger FAQs et infobulles du formulaire

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• Pour limiter le support, l’idée est d’intégrer un maximum d’informations dans des info-bulles et des FAQs
• Les EES ont développé des FAQs et des infobulles
• Pour éviter de perdre du temps et de générer un travail supplémentaire, les EES peuvent-ils transmettre les contenus info-bulles et FAQs ?

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Synthèse des échanges

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• Ok pour une page sur le site Mesetudes.be qui reprend les informations sur les études contingentées
• Contenu des sites des EES : préférable d’avoir un seul lien d’édition
• Page sur mesétudes.be : les FAQ sont basées en fonction de l’ancienne mouture
• Demande : est-ce qu'avant de mettre ces pages en production, on ne proposerait pas un temps de relecture par les EES? Il faudra le faire sous forme de contenu Word
• Fin février/ début mars envoi du contenu de la page des études contingentées
• Objectif : mise en ligne du contenu de la page pour mi-mars 2023
• Contenus minimum : tous les documents que les candidats doivent préparer et les différentes dates de dépôt, date résultats, Centralisation ARES et plus EES, dates de dépôt, contenu du dossier
• Proposition des membres du GT CREDAC : ajouter une newsletter (mailing list) associée à cette page afin d’informer des MAJ du site web

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GT CREDAC / 02//02/2023

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

Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

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