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Aufbau und Entwicklung von Teams in der neuen Arbeitswelt

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Digitale Führung in Verwaltungen -

ein Handlungsleitfaden.

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Wie können wir sicherstellen, dass auch bei Nutzung der digitalen Führung Teamstrukturen wachsen und erhalten bleiben?

Inputgeber*in: Tanja Michel

Finanzministerium NRW

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Agenda

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Einführung Workbook

Ausgangssituation und Zielgruppe

Konkrete Herausforderungen

Lösungsansätze

Zusammenfassung

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Herausforderungsnehmer

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  1. Einführung Workbook

Dieses Workbook ist im Rahmen der “UpdateDeutschland” Initiative entstanden. Konkret wurde sich mit der Challenge “Wie können wir sicherstellen, dass auch bei Nutzung der digitalen Führung Teamstrukturen wachsen und erhalten bleiben?” vom Finanzministerium NRW beschäftigt.

Mit diesem Workbook möchten wir Ihnen einen Überblick über die Herausforderungen der digitalen Zusammenarbeit sowie erste Lösungsansätze für Behörden und Verwaltungen geben. Sie finden Lösungsansätze eingeteilt nach kurz-, mittel- und langfristigen Umsetzungsaufwand.

Besonders mit den kurzfristigen Lösungsansätzen möchten wir Ihnen eine Basis geben, mit der Sie auf pragmatische Art bessere Ergebnisse in der Zusammenarbeit erzielen können. Die mittel- und langfristigen Ansätze sollen Ihnen einen Überblick über die Vielzahl an weiteren Lösungsansätzen dienen und eine langfristige Perspektive für die vor Ihnen liegenden Herausforderungen aufzeigen.

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2. Ausgangssituation und Zielgruppe

  • Durch die Pandemie arbeiten Mitarbeiter*innen vermehrt im Homeoffice, teilweise zu 100%
  • Darunter leiden vermehrt die Teamstrukturen und eine Zusammenarbeit in der Organisation

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  • 500 Beschäftigte in 6 Abteilungen
  • Führungsspitze steht im wöchentlichen Austausch mit Minister

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  • Führungskräfte und Mitarbeiter*innen von Verwaltungen und Behörden, die eine bessere Team-�zusammenarbeit bei Remotearbeit anstreben.

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Ausgangssituation

Struktur

Zielgruppe

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“Online-Teamarbeit macht Spaß!”

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Tanja Michel, Finanzministerium NRW

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3. Herausforderungen der Führungskräfte in der digitalen Führung

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  • Entwickeln einer gemeinsamen Identität im digitalen Umfeld
  • Managen verschiedener Generationen und deren Bedürfnisse
  • Systematischer erforderlicher Skills für das digitale Zeitalter
  • Schaffen intrinsischer Motivation im Team
  • Lösen von Konflikten

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  • Einbinden von Berufs-�einsteigern im komplett digitalen Raum
  • Einbinden von erfahrenen neuen Mitarbeiter*innen im komplett digitalen Raum

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  • Entwicklung neuer Kompetenzen im Umgang mit digitalen Arbeitsumgebungen und -prozessenSchaffen eines Bewusstseins bei den Mitarbeiter*innen für gesunde Selbstführung im digitalen Kontext
  • Schaffen von digitalen Sozialisationsräumen für Mitarbeiter*innen zum Austausch und Unterstützung

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Teamentwicklung

Onboarding

Selbstführung

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4.1 Anforderungen an digitalen Führung in Verwaltungen

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Kommunikation

  • Schaffung einer konstruktiven Fehlerkultur im Ausprobieren neuer digitaler Systeme und Werkzeuge
  • Gestaltung einer wertschätzenden Kommunikationskultur im digitalen/virtuellen Umgebung
  • Aufbau einer stabilen und vertrauensvollen Beziehung zu Mitarbeiter*innen trotz Distanz

Partizipation

  • Einbindung aller Mitarbeiter*innen
  • Nutzung der digitalen/virtuellen Umgebung
  • Gestaltung von Entscheidungsprozessen (Information/Austausch/Verständnis)

Konflikte

  • Erkennen und Einstufen von Konflikten
  • Bearbeitung von Konflikten
  • Begleitung und Vermittlung in Konflikten

Prozesse

  • Gestaltung von Teamentwicklungsprozessen
  • Förderung des Kreativitätspotentials in der Ausgestaltung neuer Formen der Zusammenarbeit
  • Gestaltung von Rahmenbedingungen, um individuelle und organisationale Lernprozesse zu fördern

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4.2 Gesamtdarstellung des Konzepts

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Kurzfristig

Mittelfristig

Langfristig

Tägliche Meetings am Morgen

Rückblickende Meetings

Workshop Teamprinzipien

Systematische Führungskräftentwicklung

360° Feedback

Systematische Teamentwicklung

Digitale Sprechstunde

Kommunikationspläne

Virtuelle Kaffeeküche

“Erster Arbeitstag”

Kollegiale Fallberatung

Prozesse für den Arbeitsstart

Lunch & Learn

Freiwilliger Bingo-Abend

Digitalisierung der Teamprinzipien

Förderung des Wissensaustauschs

Auflockerung von Meetings

Meeting Check-In

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Kurzfristige Maßnahme - “Workshop Teamprinzipien”

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Ziel

Entwicklung von gemeinsamen Prinzipien für digitale Zusammenarbeit, die einen Rahmen für ein bessere Teamkultur schaffen sollen.

Beschreibung der Umsetzung

  • Einstieg durch den/die Moderatorin (10 min): Begrüßung, Kommunikation der Workshop-Ziele, Abfrage der aktuellen Stimmung (z.B. Was ist euer inneres Wetter heute?”)
  • Werte und Erwartungen (30 min): Die Führungskraft und das Team bekommen jeweils 20 Minuten Zeit unabhängig voneinander, um Werte und Erwartungen an die gemeinsame Zusammenarbeit zu erarbeiten, anschließend werde diese gegenseitig vorgestellt.
  • Konsolidierung und Priorisierung (15 min): Die Führungskraft und die Mitarbeiter*innen konsolidieren die Werte und Erwartungen. Anschließend werden die wichtigsten fünf Werte und Erwartungen ausgewählt, die fokussiert werden sollen.
  • Ableitung und Visualisierung von Teamprinzipien (30 min): In kleineren Teams werden Teamprinzipien auf Basis der Werte und Erwartungen abgeleitet und visualisiert (z.B. digitales oder analoges Flipchart, Powerpoint etc.).
  • Vorstellung, Konsolidierung und Abstimmung der Teamprinzipien (25 min): Die erarbeiteten Prinzipien werden gegenseitig vorgestellt und als gemeinsamer Weg für die weitere Zusammenarbeit beschlossen.
  • Ausstieg (10 min): Beantworten der Fragen: Was lief heute gut? Was könnten wir besser machen? Wie fühlen wir uns?

Ausgangssituation

Im Team gibt es keine festgelegten Regeln, wie die Zusammenarbeit gestaltet wird (z.B. “Wir lassen jeden ausreden.”).

Fokus

Meetings, Kommunikation

Kurzfristig

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Exkurs: Beispiele für Teamprinzipien (digial/analog)

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Wir lassen uns gegenseitig ausreden.

Wir schreiben keine E-Mails im Meeting.

Wir kommen pünktlich zum Meeting.

Wir kommen pünktlich zum Meeting.

Wir tolerieren andere Ideen und gehen mit diesen wertschätzend um.

Wir untermauern Argumente mit dem Warum.

Wir machen nicht auf Fehler aufmerksam, sondern arbeiten als Team und unterstüzten einander.

Wir starten mit einem Stimmungscheck am Anfang jedes Meetings

Wir sprechen Konflikte offen an.

Kurzfristig

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Kurzfristige Maßnahme - “Tägliches Kurz-Meeting am Morgen”

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Ziel

Das Team trifft täglich, um ohne Vorgesetzte über die Ergebnisse/Probleme vom Vortag und über die Pläne des heutigen Tages zu sprechen.

Beschreibung der Umsetzung

Was ist dabei zu beachten?

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  • Dauer max. 15 Minuten
  • Rahmenbedingungen für ein effektives Meeting festlegen.
  • Welches Ziel verfolgt das Meeting?
  • Priorisieren Sie Themen!
  • Legen Sie auf die Teilnahme aller Teammitglieder wert.
  • Besprechen/Visualisieren Sie auch Abhängigkeiten anderer Teams/Abteilungen.

Ausgangssituation

Entstandene Probleme und weitere Vorgehensweisen /Pläne werden oft nicht rechtzeitig an alle

Personen im Team kommuniziert.

Fokus

Kommunikation, regelmäßige Meetings im Team

Kurzfristig

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Kurzfristige Maßnahme - “Rückblickende Meetings”

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Ziel

Ein Rückblick auf das gesetzte Ziel sorgt dafür, dass aus Individuen ein effektives Team entsteht. Es wird ein sicheres Umfeld geschaffen, wo das Team zusammenkommt und über Verbesserungsvorschläge spricht.

Beschreibung der Umsetzung

Ein rückblickendes Meeting hat folgenden Ablauf:

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  • Was haben wir gut gemacht?
  • Was haben wir gelernt?
  • Was müssen wir zukünftig anders machen?
  • Was haben wir noch nicht verstanden?

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Es entsteht ein klares Bild für die weitere Vorgehensweise und die zu setzenden Maßnahmen.

Ausgangssituation

Oft kennen die Teammitglieder*innen nicht alle gesetzten Ziele und wissen auch nicht, wie gut bzw. ob sie umgesetzt worden sind.

Fokus

Kommunikation

Kurzfristig

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Kurzfristige Maßnahme - “Meeting-Check-in”

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Ziel

Effizienzsteigerung von Terminen, Aufbau von Vertrauen durch das Teilen von Persönlichem, Einblick und besseres Verständnis vom Arbeitsalltag der Mitarbeiter*innen

Beschreibung der Umsetzung

Mögliche Check-in-Fragen/-Sätze können sein:

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  • Warum bin ich in diesem Meeting dabei?
  • Welchen Mehrwert kann ich in diesem Meeting stiften?
  • Dieses Wort beschreibt mich heute am besten…
  • Was hat mich heute zum Lachen gebracht?
  • Wie fühlt es sich heute an, ich zu sein?
  • Darauf freue ich mich heute am meisten…
  • Mein Tageshighligt ist…
  • Das habe ich heute gelernt...

Ausgangssituation

Ineffiziente Termine durch ungenauen Teilnehmerkreis und fehlender Einblick in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter*innen

Fokus

Kommunikation, Teambuilding, Effizienzsteigerung

Kurzfristig

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Weitere kurzfristig umsetzbare Maßnahmen

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Maßnahme

Ziel und kurze Beschreibung

Fokus

360 Grad Feedback

Regelmäßiges Feedback zwischen Führungskraft und Mitarbeiter*in in beide Richtungen

Kommunikation

Mentorenprogramm

Mitarbeitertandem bilden, das sich regelmäßig austausch, z.B. 1x wöchentlich digitales Meeting (Leitfragen: Wie können wir uns gegenseitig helfen? Wie ist die Stimmung? Welche offenen Fragen gibt es?)

Selbstorganisation

Digitale Sprechstunde von Führungskräften

Führungskraft bietet ein wöchentliches Zeitfenster an, in dem dieser digital verfügbar ist, um Fragen zu klären.

Kommunikation

Kommunikationspläne

Führungskräfte entwickeln gemeinsam mit ihrem Team Kommunikationspläne und definieren darüber unterschiedliche Kommunikationsformate, Häufigkeiten und Teilnehmer

Teamentwicklung, Kommunikation

Digitale Kaffeeküche

Virtueller Meetingraum, in dem man sich spontan und bei Bedarf einwählen kann, um sich in Pausen mit Kolleg*innen auszutauschen.

Kommunikation

Kurzfristig

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Weitere kurzfristig umsetzbare Maßnahmen

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Maßnahme

Ziel und kurze Beschreibung

Fokus

Erster Arbeitstag

Festlegen eines Mentors / einer Mentorin, der den ersten oder die ersten Tage in einem digitalen Meetingraum zur Verfügung steht, um Fragen zu klären.

Kommunikation

Prozesse für den Arbeitsstart

Dokumentieren der Prozesse für die ersten Arbeitstage von neuen MitarbeiterInnen in einem digitalen Tool (z.B. Trello, MS Planer)

Prozesse

Freiwilliger “Bingo-Abend”

Durchführen eines digitalen “Bingo-Abends”, der auf Freiwilligkeit beruht.

Kommunikation

Gemeinsame Lunch-Pause

Zwischendurch einen gemeinsamen Online-Lunch einplanen, um die Beziehungsebene zu verbessern.

Kommunikation

Digitalisierung der Teamprinzipien

Digitales Whiteboard nutzen, um Teamprinzipien zu dokumentieren

Prozesse

Kurzfristig

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Mittel- und langfristige Lösungsansätze (1/2)

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Maßnahme

Ziel und kurze Beschreibung

Fokus

Systematische Teamentwicklung

Führungskräfte begleiten den Prozess der Teamentwicklung systematisch und unterstützen Teams in der Selbstorganisation und Eigenverantwortung

Teamentwicklung, Selbstorganisation, Kommunikation

Systematische Führungskräfteentwicklung

Lernräume ermöglichen Führungskräften, neue Kompetenzen in realen Praxissituationen zu erlernen

Befähigung, Selbstorganisation

Moderationstechnik

Führungskräfte unterstützen Lösungsprozesse durch die Moderationstechnik

Teamentwicklung, Kommunikation, Befähigung

Lunch & Learn

Führungskräfte und Mitarbeiter*innen erleben gemeinsam das Potential “Neuer Arbeit”

Teamentwicklung, Kommunikation, Befähigung

Kollegiale Fallberatung

Führungskräfte finden sich 1x wöchentlich in einem digitalen Meeting zusammen, in dem sie über Herausforderungen sprechen und Lösungen erarbeitet werden (siehe z.B. Methode - Troika Consulting als digitale Variante)

Kommunikation

mittel-/langfristig

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Mittel- und langfristige Lösungsansätze (2/2)

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Maßnahme

Ziel und kurze Beschreibung

Fokus

Förderung des digitalen Wissensaustauschs

Initiieren von wöchentlichen Meetings, in denen sich die Mitarbeiter*innen gegenseitig Wissen vermitteln (z.B. 1 Stunde, in der 2-3 Mitarbeiter jeweils etwas vorstellen und Fragen gestellt werden können)

Befähigung

Auflockerung von Meetings

Auflockern von Meetings durch Einstieg mit Fragerunden, z.B.:

  • Wie ist euer inneres Wetter?
  • Wofür bist du heute dankbar?
  • Was hat dich in der letzten Zeit inspiriert?
  • Was schätzt du an deinen Kollegen am meisten?
  • Worauf freust du dich nächste Woche am meisten?
  • Was ist der schönste Ort, an dem du jeweils warst?
  • Was hast du tolles am Wochenende erlebt?

Kommunikation

mittel-/langfristig

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5. Zusammenfassung

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      • Mit Hilfe unserer Analyse und Empfehlungen möchten wir Finanzministerium NRW, insbesondere den Führungskräften dabei unterstützen, die Herausforderungen im digitalen Zeitalter besser zu meistern und diese als Chance zur Weiterentwicklung der Organisation zu nutzen.

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      • Kurzfristig lassen sich einfache Maßnahmen umsetzen, die schnell zu einer verbesserten Zusammenarbeit im Team und Erhöhung der Mitarbeitermotivation führen.

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      • Mittel-und langfristig kann ein Kulturwandel durch umfassende Programme für Führungskräfte- und Teamentwicklung, begleitet durch Trainings, Coaching und Austausch, ermöglicht werden.

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Neues Arbeiten stellt die Potentialentfaltung eines jeden einzelnen Menschen in den Mittelpunkt!

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Das Arbeitsteam beim UpdateDeutschland Hackathon

Expert*innen aus den Bereichen Organisations- und Personalentwicklung, New Work, Prozessbegleitung, Design Thinking, Agilität, Arbeitspsychologie...

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Katharina

Schleich

Niao

Wu

Nicole

Bruch

Daniela

Versick

Michael

Schreier

Elias

Vollstädt

Maximilian

Krieglmeyer

Hui

Xie

Daniela

Ottacher

Tanja�Michel

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Jede Veränderung beginnt mit einem ersten Schritt.

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Wir begleiten Sie auch künftig gerne!

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