KICK OFF INSCRIPTIONS

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BÉNÉDICTE CHAMPAGNE

CHEFFE DE PROJET E-PAYSAGE

ARES//12/01/2021

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LES PERSONNES E-PAYSAGE

Le noyau dur

Stéphane Patart

Gestionnaire qualité des données

Bénédicte Champagne

Cheffe de projet

La famille étendue

Les partenaires

Virginia Coccia

Animatrice de bases de données

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LE CONTEXTE D’E-PAYSAGE

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LA SIMPLIFICATION ADMINISTRATIVE

Fédération Wallonie Bruxelles

Définition : Mesures pragmatiques et concrètes destinées à faciliter les relations entre l’administration et ses usagers en

1. Supprimant des documents ou des procédures
2. Harmonisant des modalités et des délais pour les procédures administratives

(d’après https://www.vie-publique.fr/)

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Cadre de simplification lié à l’enseignement supérieur : simplifier le processus de demande d’admission du citoyen dans l’enseignement supérieur

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Moyen : développement d’une plateforme électronique d’échanges de données reposant sur des sources authentiques ou des bases de données issues de sources authentiques appelée e-paysage

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Administrations régionales

Administrations fédérales

EES-Com/del-Ministère

Allocations familiales-Transports en commun-demandeurs d’emploi-CPAS

ONSS-INASTI

1

2

3

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BASER LA SIMPLIFICATION SUR LE CONSULTATION ET/OU LA GÉNÉRATION DE (DB ISSUES DE) SOURCES AUTHENTIQUES

• Le CIRB définit une source authentique comme un "ensemble de données, détenues par un organisme qui a été désigné par un acte juridique pour en assurer la gestion, et qui font foi dans un domaine particulier de compétence. Les données doivent concerner des personnes physiques ou morales ou des faits de droit.
• Exemples :
• le  Registre National est reconnu comme la source authentique des citoyens en Belgique, 
• la Banque Carrefour des Entreprises est la source authentique des entreprises en Belgique,
• l'ordre des architectes est également une source authentique puisqu'il certifie la compétence professionnelle des architectes.
• La gestion d'une source authentique implique des droits et des devoirs de la part du gestionnaire :
• garantir l'exhaustivité, la précision et la mise à jour régulière des données ;
• rectifier les données erronées, après vérification éventuelle ;
• mettre les données à disposition des autres organismes qui en ont un besoin légitime, dans le respect de la protection des données à caractère personnel » lorsque la protection des données à caractère personnel s'applique.
• Avantages :
• Consensus sur les données de référence
• Normalisation et formatage des données
• Confiance dans la fiabilité des données

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E-PAYSAGE : PLATEFORME DE SIMPLIFICATION ADMINISTRATIVE

Epreuves

Demande d’admission

Finançabilité

Conditions d’accès

Admission

Inscription 1

Droits étudiants

Nombre d’étudiants finançables

Enveloppe

Bourse d’études

Allocations familiales

Transports

Réduction du droit d’inscription

Inscription 2

Maintien des droits

Inscription n

Perte de droits étudiants

Diplômation

Accès à de nouveaux droits

Finançabilité

Maintien des droits

Finançabilité

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SIMPLIFIER LE PROCESSUS D’ADMISSION VIA LA CONSULTATION DE SOURCES AUTHENTIQUES

E-Paysage

Actuellement

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SIMPLIFIER LE CONTRÔLE DE LA FINANÇABILITÉ VIA LA CENTRALISATION DES INSCRIPTIONS DANS UNE SOURCE AUTHENTIQUE DES INSCRIPTIONS

E-Paysage

Actuellement

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CONDENSER LE CONTINUUM ADMINISTRATIF

• Admission
• Inscription
• Contrôle

• Admission
• Inscription
• Contrôle

Septembre

Juin

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COMMENT ÇA MARCHE ?

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CARTE DES SERVICES INSCRIPTIONS

Bourses (SAPE)

Inscriptions

Fraudeurs

Diplômés

Référentiel habilitations

- Études (HOPS)

Services BCED

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FLUX DE DONNÉES

Bourses

RN-BIS-Mutation

Diplômés

SIEL-EPS

Inscriptions

Out

In

ETNIC

Demande d’admission

Inscription

Services

e-paysage

Fraudeurs

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DEUX MANIÈRES D’UTILISER SIEL-SUP

Bourses

RN-BIS-Mutation

Diplômés

SIEL-EPS

Inscriptions

Fraudeurs

ETNIC

Connexion automatique

Connexion manuelle

Echanges d’un grand nombre de données

Dossier par dossier

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QU’EST CE QUE CELA CHANGE POUR LES EES ?

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LES PLUS

• Les preuves administratives sont disponibles immédiatement dès qu’elles sont disponibles
• Limitation de la fraude
• Concentration sur la gestion des dossiers difficiles en facilitant la gestion des dossiers standards

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• Directement disponibles
• Authentiques
• Corriger et compléter les RN
• Corriger et formater les données

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Données de qualité

Gain de temps et d’énergie

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LES QUESTIONS FRÉQUEMMENT POSÉES

Tout sera-t-il automatisé ?

Aura-t-on encore besoin du personnel administratif ?

Sera-t-on encore au contact des « futurs étudiants »?

Le système sera-t-il facile à utiliser

A-t-on le droit légal d’utiliser toutes ces bases de données

Travaillez-vous directement avec les équipes techniques

Cela va-t-il nous demander du travail supplémentaire ?

Quand cela sera-t-il disponible ?

Bénéficiera-t-on d’un support de l’ARES ?

Pourra-t-on consulter les inscriptions des autres EES ?

Comment se connecte-t-on aux applications

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QUE FAUT-IL FAIRE POUR ALIMENTER LES INSCRIPTIONS ?

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CARTE DES SERVICES INSCRIPTIONS

Bourses (SAPE)

Inscriptions

Fraudeurs

Diplômés

Référentiel habilitations

- Études (HOPS)

Services BCED

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PRÉALABLES

Mini-inscription depuis 2014-2015

Full inscription 2020-2021

Full inscription 2021-2022

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Codes habilitation et grade académique

Consolidation RN

Vérifier l’exactitude des RN

Corriger les erreurs

Récupérer les numéros de registre bis existants

Créer les numéros de registre bis

Vérifier l’exactitude des codes

Vérifier la complétude des données

Inscriptions régulières

Inscriptions régulières + étudiants libres

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CONSULTATION DES DONNÉES RN

BCED

RN

RN NOK

Nom - prénom - DN

Match OK

Cas 2

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PAS DE MATCH = CRÉATION AU RBIS

Cas particulier rencontrés à la création au RBIS :

La personne n’est pas retrouvée mais le système ne permet pas de la créer car elle existe déjà

Cas particuliers rencontrés à la consultation du RBIS :

Les données ne sont pas identiques (nom, prénom, DN)

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• Contacter epaysage@ares-ac.be
• Mentionner la nature du problème
• Fournir une copie du document d’identité de la personne

BCED

Nom-prénom-DN –adresse

RN BIS

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LA TRANSMISSION DES INSCRIPTIONS

• Transmission des données au fil de l’eau
• Inscription régulière = admission + paiement du forfait de 50 €

Création inscriptions

ETNIC

Màj inscriptions

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PLANIFICATION ET FONCTIONNEMENT

Inscriptions

L’ARES estime la qualité des données (standardisation)

Environnement de test

Inscriptions

Environnement de production

Lancement du projet : Aujourd’hui

Phase de test

En production : au plus tard septembre 2021

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S’ORGANISER, COMMUNIQUER, PARTAGER

• Travailler par année académique de la plus récente à la plus ancienne
• Mettre en place un GT de coordination qui fait régulièrement le point
• Pas d’envoi d’inscription si l’identification n’est pas assurée
• Consulter la documentation https://sites.google.com/a/ares-ac.be/epaysage/
• Ne pas attendre en cas de problème
• Demander une réunion de coordination si besoin
• Utiliser l’adresse epaysage@ares-ac.be ou le support en ligne (bientôt disponible)

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

Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

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