エンジニアのための文章講座

2012.6.25

講師：金沢賢

工学部 電気工学科卒業(1966/3月)

基本ソフトからＡＰ開発まで(ＣＡＤほか)幅広く経験

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平成24 (2012)年度 綜合Ｄ講座

くじらい会：電気電子情報工学科同窓会

ＨＰ：http://www.geocities.jp/kuzirai2008/index.htm

本日のレジメ

■エンジニアに求められるもの

・エンジニアリングとは世の中に役立つ製品を作ること。目的は、効率化、省力化、確実性、低価格化、新機能、など

・エンジニアの役割は情報(アイデア)を製品として具体化すること

・文章力とは、情報を効率的に相手に伝えるワザ

……エンジニアに強く求められる

■考えるためのアイデアを講義できるか

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エンジニアリングの世界

■技術革新のスピード・アップ

・クルマ …車輪は４つだが

・コンピュータ

…ディスク容量 ＭＢ→ＧＢへ

■グローバル化の進展

・アジアの人材との協調

…中国、台湾、韓国、ベトナム、など

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エンジニアに求められる力

・普遍的な力/どこでも通用する力

・求められる力が高度化している

――求められるのは――

①英語力(目標はＴＯＥＩＣ)

②変化へ対応する力

仕事の進め方＝世界標準

ＰＤＣＡ(Plan Do Check Analyze)

よく考えて仕事を進める。

カイゼン(改善)の重要性

③文章力：情報のスムーズな流れを実現する

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①英語力

企業が要求するもの

・サムスン：社員に求める……900点

・海外出張が頻繁にある ……860点

・商事会社 ……750点

・全社員の目標 ……550点

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……某巨大企業の社是

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ＴＨＩＮＫ

Think……考えること

◆スムーズに相手に通じますか

◆ 誤解されませんか

◆創造力の発揮

◆想定外とならないように

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②よく考えて仕事を進める

基本はＰＤＣＡ(Plan Do Check Analyze)

◆Plan：あらゆる可能性を考えて計画を練る …福島原発の「工程表」のイメージ

◆Do：まよいなく実行する

◆Check：計画通りに進んでいるか結果をチェックする。

◆Ａｎａｌｙｚｅ：分析。計画が実現できない場合は原因を分析して計画に反映する

→カイゼン(改善)のサイクルを回すこと

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③情報をスムーズに伝達する

文章力とは情報を伝達する力

・仕事を動かすこと＝アクション志向だ

× 今日の天気予報について

○傘を用意して出かけること

・英語とか日本語に左右されず、どこでも通用するワザ

・情報は受け手によって判断される。

相手に理解されなければ意味をなさない。

相手のストライクゾーンに投げ込むこと

・正確に、要点を洩らさず、誤解されずに

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文書をめぐるトラブル

◆仕様書の記述があいまいのために誤解した

◆議事録をめぐって顧客と水掛け論を繰り返した

◆発注書の記述漏れで外注先からクレーム

◆何回も仕様変更を繰り返して大赤字

◆マニュアルの不備でシステムが立ち上がらない

◆こんな仕様だったとは！思いもよらなかった

◆誤送信メールでお客様に大目玉

◆障害回復手順が運用マニュアルに書いてない

◆メールのやりとりが過激になり顧客関係が悪化

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情報から仕事へ

◆情報とは仕事を動かすための判断材料

◆仕事とは情報に基づいて行動し、ある機能を実現すること

◆エンジニアの文書とは

・読んだ人に誤りなく行動してもらう

・事実と意見を選び抜いて明快に記述する

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ヒトは情報を処理する

◆文章を書くのは情報伝達行動

……梅棹忠夫

◆ヒトの情報処理のメカニズムをベースにすれば 基本技術を抽出できる

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生命40億年の歴史が練り上げた情報処理のメカニズム

最初の印象で決まる

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全体の様子で決まる

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目的：仕事を動かす

◆文書(情報)によって、人＝相手(読み手)を動かして、正しく間違いのない仕事をしてもらう

→仕事を動かす

＜ことば＞

・人を動かし、組織を動かし、社会を動かそうと思うなら、いい文章が書けなければならない

…達意の文章 (立花隆)

・「通じる」ことが大切 (野口悠紀雄)

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基本原則：情報の正確な伝達

冒頭案内：はじめに案内図を示す

重点先行：最初の３行で勝負する

三等分割：分ければ分かる

短文連結：ショートパスでつなぐ

主題再現：もう一度ダメを押す

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(1)冒頭案内

……はじめに案内図/要約を示す

◆読み手とその理解力のレベルを明確に把握する。ストライクゾーンを合わせる

◆文書の目的と、伝えるべき内容＝仕事を明らかにする …これから話すことを言う

◆まず要約・全体像などを明らかにして、大から小への流れをつくる

◆簡単な文書では冒頭案内と重点先行の役割が重なる →冒頭結論

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まず全体の様子を伝える

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読み手が第一に必要とするものを

例：本書は日本の高速道路の渋滞状況を調査し対策を提案しています

要約が求められる。

大→小へ

タイトルが重要な役割を持つ

(2)重点先行

……大事なことを真っ先に書く。最初の３行で勝負する

◆重要とは相手(読み手)にとって重要なこと

→重要度は相手によって判断される

◆結論・問題点・主要課題・中心文(トピックセンテンス)など

◆メールの場合：件名が先行部分に相当する役割をはたす

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最初の３行で勝負する

案内文などの例：大事なことを真っ先に

・会場はＪＲ秋葉原駅の北口から徒歩３分です

・終了時にはデータベースの回復処理を行うこと

……最初にやるべきことを述べ、その後で理由を述べる

◆タイトル/件名を活用しよう。件名に要約を書くなどの方策を。ダラダラメールは最悪

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(3)三等分割

……分ければ分かる。ブロックで分割しよう

◆マジック・ナンバー３を意識して活用

ヒトの認識メカニズムから合理的・効果的

◆個々のグループには異物を混入させない

◆段落を活用し論理的なまとまりを作る

一つの段落はひとつの考えを表す

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“分かる”とは

分 ＝ 八 ＋ 刀

→ 八 ふたつにわける

→ 刀 かたな

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“分ける”こと

分割、分析、分解、分類、

分担、分別、配分、……

→ ・グループを編成する

・違いをはっきりさせる

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マジックナンバー３

３ ヒトの認識・理解のメカニズムにとって

なじみが良い数字→”分かりやすさ”につながる

・空間的認識 ――Ｘ･Ｙ･Ｚ軸の３次元空間

大･中･小

上･中･下

・時間的認識 ――過去･現在･未来

・論理的認識 ――三段論法

例：問題点は３つあります……①、②、③、……

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例：ソフト生産性の着眼点

３つの視点 Ｓ 標準化

Ａ 自動化/ツールの活用

Ｐ 人間力/マン・パワー

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Ａ

Ｓ

Ｐ

(4)短文連結

……ショートパスで確実につなぐ

◆一つの文は長くても50字

◆主語と述語を近づける

◆構造を単純にする

単文が基本。複文を避ける

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長くても50字

◆文の長さは、一息にすっと読める長さ

――短期記憶に収まりきること

◆ひとつのセンテンスは

長くても50字をメドにする

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短文で構成する

例：

13年前までのベル研究所は100万人の従業員を抱えて米国の通信事業を独占していたＡＴ＆Ｔの研究部門だった。

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→①13年前までベル研はＡＴ＆Ｔの研究部門だった。

②ＡＴ＆Ｔには100万人の従業員がいた。

③米国の通信事業を独占していた。

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(5)主題再現

……時間を置いてくり返す。見直しをくり返す

◆時間・距離を置いて

主題で本論をはさんでくり返す

何回も見直しして書き直す

◆別の表現でくり返す

腕くらいの長さ→３フィートとか

◆もう一度ダメを押す

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重要なテーマは繰り返す

大事なテーマをくり返す

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最後に言われたことをよく覚えている

見直しをくり返す

書きっぱなしは「悪文」→見直しが必須

パソコンで見直し・書き直しが容易になった

◆時間を置いて

◆第三者によるチェック

◆チェックリストを用意する

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見直しとは

ＰＤＣＡサイクルの「カイゼン」のこと

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見直しの威力

エンジニアの世界では

「間違いは一度見直せば1/100に減る、

二度見直せば、1/10000に減る」

と言われている。

畑村洋太郎

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参考書：『理科系の作文技術』

木下是雄著、中公新書

→ 卒論を書く前に一度は読んでほしい

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池上彰：わかりやすく<伝える>技術

<わかりやすさ>３つのルール

① 聞き手に｢地図｣を

② 内容の｢見える化｣

③ 話の｢柱と枝｣作り

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もういちど ５つの基本原則

①冒頭案内……まず案内図を出す

②重点先行……最初の３行で勝負する

③三等分割……分ければ分かる

④短文連結……とにかく短い文だ

⑤主題再現……もう一度ダメを押す

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