¿TIENES PROBLEMAS CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN TU OFICINA?

GESTIÓN DIGITAL Y TRÁMITE DOCUMENTARIO

MÓDULO 01 - TEMAS

• GESTIÓN DIGITAL Y TRÁMITE DOCUMENTARIO
• GESTIÓN ELECTRÓNICA DEL DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO
• DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO
• AGRUPACIONES DOCUMENTALES EN ENTORNO ELECTRÓNICO
• METADATOS Y SISTEMAS DE DESCRIPCIÓN

​

QUE ES GESTIÓN DIGITAL

• ES EL USO DE TECNOLOGÍAS DIGITALES EN
• EL SERVICIO
• EL TRÁMITE DOCUMENTARIO
• LA ATENCIÓN AL CIUDADANO

​

MODELO DE ARCHIVÍSTICA INTEGRADA

SERVICIO DIGITAL

http://archidoc.agn.gob.pe:8080/ConsultaWeb/index

Ejemplos de servicio digital

• Abono por el streaming de películas (Ej: Netflix)
• Abono por el streaming de música (Ej: Spotify)
• Localización de taxis (Ej: Easytaxi)
• Membresías para obtener contenido premium de revistas digitales
• Comisión por el uso de medios de pagos electrónicos (Ej: PayPal)

SOCIEDAD DIGITAL

Es aquella que valora la información y el conocimiento obtenido mediante el acceso, uso y apropiación de las tecnologías digitales en todas sus dimensiones y que impulsa la economía digital, la conectividad digital, el talento y la innovación digital, la educación digital, el gobierno, la identidad y la confianza digital; así como el aprovechamiento de las tecnologías emergentes en favor del bienestar social y económico de la ciudadanía.

Directiva que establece los Lineamientos para la Conversión

Integral de Procedimientos Administrativos a Plataformas o

Servicios Digitales Directiva N° 001-2021-PCM/SGD

CONVERSIÓN INTEGRAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PRINCIPIOS

¿QUE TENEMOS QUE HACER?

• PRIMERO:
• ELABORAR UN DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE NUESTROS ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL ENFOCADOS A NUESTROS PROCESOS Y PRODUCTOS

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVOS

• ES UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN QUE NOS PERMITE CONOCER EL PUNTO DE PARTIDA DEL TRABAJO A REALIZAR EN LA ENTIDAD PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL GOBIERNO DIGITAL. PARA ELLO SE UTILIZAN FORMATOS O FORMULARIOS PRESTABLECIDOS QUE NOS PERMITAN RECONOCER LA REALIDAD DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.

DIAGNÓSTICO�FORMATO DE REFERENCIA

• E

Logo de entidad

Periocidad

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVOS

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVOS

Identificación

Descripción

Análisis

Evaluación

Es el proceso mediante el cual se realiza la identificación, descripción, análisis y evaluación de la situación de una empresa u organización en un momento determinado.

​

​

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVOS

Normativa (Anterior):

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVOS

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVOS

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVOS

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVOS

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVOS

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVOS

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVOS

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVOS

PROCESAMIENTO DE DATOS

PROCESAMIENTO DE DATOS

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVOS

PROCESAMIENTO DE DATOS

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVOS

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVOS

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVOS

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVOS

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PCM

Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N°001-2017-PCM/SEGDI (09/08/2017)

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL (MGD)

Art. 8° del Decreto Legislativo N° 1310 dispone que: “las entidades de la Administración Pública deben interconectar sus Sistemas de Trámite Documentario o equivalentes para el envío automático de documentos electrónicos entre dichas entidades a través de la Plataforma de Interoperabilidad del Estado Peruano – PIDE”.

​

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PCM

Marco Normativo

• Ley N° 27269, de fecha 26 de mayo del 2000, Ley de Firmas y Certificados Digitales.
• Ley N° 27658, de fecha 29 de enero de 2002, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
• Decreto Legislativo N°1310, publicado el 30 de diciembre de 2016, medidas adicionales de Simplificación Administrativa.
• Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N°001-2017-PCM/SEGDI, publicada el 09 de agosto de 2017, aprueba el Modelo de Gestión Documental (MGD) en el marco del Decreto Legislativo Nº 1310.
• Ley Nº 29158 - Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, que establece, entre otros, el Principio de servicio al ciudadano.

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PCM

Objetivo

• Proporcionar un marco de referencia que permita a las entidades implementar y mantener un Modelo de Gestión Documental (MGD) basado en componentes y procesos, identificando el suscriptor del documento, facilitando la digitalización, trazabilidad, conservación y usabilidad de los mismos, así como el intercambio de comunicaciones entre los diversos sistemas o aplicaciones de gestión documental de las entidades.

• Tratar de manera uniforme los documentos, tanto los basados en papel como los que vienen en formato digital, siguiendo los mismos criterios de seguridad, indexación, categorización, etc.

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PCM

BENEFICIOS

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PCM

Actualmente en la mayoría de las entidades públicas por persona se viene consumiendo 25 resmas de papel al año.

BENEFICIOS

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PCM

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PCM

EJES TRANSVERSALES

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PCM

1. Análisis del Contexto y Políticas de Estado:

EJES TRANSVERSALES

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PCM

1. Análisis del Contexto y Políticas de Estado:

EJES TRANSVERSALES

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PCM

REQUISITOS

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PCM

​

Plataforma PIDE

​

​

​

Recepción

Emisión

Despacho

Archivo

Mas transparentes y protegidos contra actos de corrupción

Generaremos documentos digitales y despacharemos electrónicamente

Conservaremos el medio ambiente, reduciendo el uso de lapiceros y papel

Entregaremos documentos digitales a los ciudadanos

Intercambiaremos documentos digitales con las entidades del Estado

Física

Beneficios

CIUDADANOS

POR RECIBIR

Digital

LINEAMIENTOS PARA LA GD

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PCM

El MGD contempla que la emisión de los documentos sean en formato digital con el uso de las firmas digitales

CERTIFICADOS DIGITALES:

Para crear una firma digital, se necesita un Certificado Digital, que es prueba de identidad. Asocia a una persona física o jurídica a una serie de datos, y es necesario que un tercero de confianza o Autoridad Certificadora autentifique esa asociación de datos. El mejor ejemplo es el DNI electrónico.

Los certificados son emitidos por una entidad emisora de certificados y, al igual que una licencia de conducir, pueden ser revocados.

Normalmente, un certificado es válido durante un año, al término del cual, el firmante debe renovarlo u obtener un nuevo certificado de firma para establecer su identidad.

La Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE) es el sistema confiable, acreditado, regulado y supervisado por la Autoridad Administrativa Competente (AAC) que cuenta con los instrumentos legales y técnicos para garantizar los procesos de certificación digital.

Son imágenes electrónicas de documentos digitalizados o documentos electrónicos, grabados en un medio portador, a través de un proceso técnico y formal, con la intervención de equipos y personas con certificación de idoneidad técnica, y entregados para su conservación a un Microarchivo.

El MGD contempla que todos los documentos que ingresen por la Mesa de Partes de la entidad sean convertidos a documentos electrónicos con valor legal.

MICROFORMAS DIGITALES:

Conjunto ordenado, codificado y sistematizado de los elementos materiales de soporte o almacenamiento portadores de microformas grabados, provisto de sistemas de índice y medios de recuperación que permiten encontrar, examinar visualmente y reproducir en copias exactas los documentos almacenados como microformas.

El MGD contempla que todos los documentos gestionados por el STD en formato digital sean conservados en un Microarchivo.

Decreto Legislativo N° 681 sobre Normas que regulan el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información, tanto respecto a la elaborada en forma convencional como a la producida por procedimientos informáticos. Su reglamento se aprobó por Decreto Supremo Nº 009-92-JUS.

MICROARCHIVO

LA INTEROPERABILIDAD

• ES UNA CARACTERÍSTICA ESENCIAL PARA ARQUITECTURAS DE INFORMACIÓN ENLAZADAS PARA TRABAJAR EN ENTORNOS PARÁMETROS HETEROGÉNEOS Y A LO LARGO DEL TIEMPO. SIN EMBARGO, EMPLEAR Y ENTENDER DEL CONCEPTO ES TODAVÍA MUY HETEROGÉNEO: LA INTEROPERABILIDAD ESTÁ CONCEBIDA EN UNA RELACIÓN CON OBJETOS O EN UNA PERSPECTIVA FUNCIONAL, DESDE LA PERSPECTIVA DE UN USUARIO O DE UNA INSTITUCIÓN, EN TÉRMINOS DE MULTILINGÜISMO O DE SIGNIFICADOS TÉCNICOS Y PROTOCOLOS. ADEMÁS, LA INTEROPERABILIDAD ESTÁ CONCEBIDA EN DIFERENTES NIVELES DE ABSTRACCIÓN: DESDE LA CAPA DE FLUJO DE BITS HASTA LA INTEROPERABILIDAD SEMÁNTICA. (GRADMANN, 2009)

LA INTEROPERABILIDAD

Los sistemas o aplicaciones dentro del marco del MGD deben emplear la Plataforma de Interoperabilidad del Estado – PIDE para el envío automático de documentos electrónicos entre entidades de la Administración Pública

Las entidades deben interconectar sus sistemas o aplicativos de gestión documental a esta Plataforma, de acuerdo al procedimiento establecido por SEGDI.

CONTEXTO

TRAZABILIDAD DOCUMENTAL

GOBIERNO DIGITAL ENTE RECTOR

• Es la Presidencia del Consejo de Ministros a través de la Secretaría de Gobierno Digital
• El sistema se denomina SISTEMA NACIONAL DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
• Aborda temas como la CONFIANZA DIGITAL, GOBIERNO, TRANSFORMACIÓN DIGITAL
• Es la autoridad técnico normativa a nivel

nacional de estas materias.

• Es el Líder Nacional de Gobierno Digital responsable del proceso de transformación digital en el país. Y dirección estratégica. (DS 033-2018-PCM)

Esta foto de Autor desconocido está bajo licencia CC BY-SA-NC

EL COMITÉ DE ALTO NIVEL POR UN PERÚ DIGITAL, INNOVADOR Y COMPETITIVO

• El/a titular de la Presidencia del Consejo

de Ministros o su representante, quien la preside.

• El/a Secretario/a de Gobierno Digital,

quien cumple el rol de Secretaría Técnica.

• Un representante del Despacho Presidencial.
• El/a titular del Ministerio de Economía y Finanzas o su representante.
• El/a titular del Ministerio de Educación o

su representante.

• El/a titular del Ministerio de la Producción o su representante.
• El/a titular del Ministerio de Transportes y

Comunicaciones o su representante.

DECLARAN DE INTERÉS NACIONAL EL DESARROLLO DEL GOBIERNO DIGITAL, LA INNOVACIÓN Y LA ECONOMÍA DIGITAL CON ENFOQUE TERRITORIAL (DECRETO SUPREMO N° 118-2018-PCM)

LABORATORIO DE GOBIERNO Y TRANSFORMACIÓN DIGITAL DEL ESTADO

Es el mecanismo de gobernanza e innovación abierta para

co-crear,

producir,

innovar,

prototipar y

diseñar

con las entidades públicas

fomentar el desarrollo del

talento digital,

el uso de tecnologías emergentes, disruptivas y

el impulso de una sociedad digital, de la información y el conocimiento

con la colaboración de la academia, el sector privado, la sociedad civil y los ciudadanos

plataformas digitales,

soluciones tecnológicas

y servicios digitales

DESARROLLO DE PROYECTOS DE GOBIERNO DIGITAL

Los titulares de las entidades de la Administración Pública

solicitan opinión a la

sobre los proyectos de tecnologías digitales de carácter

transversal

en materia de

​

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​

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​

seguridad digital

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identidad digital

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datos y gobernanza de datos

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​

arquitectura digital

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​

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​

servicios digitales

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​

tecnologías de la información

aplicables a la materia de Gobierno Digital y transformación digital

identificando a las entidades involucradas en su gestión e implementación.

Los proyectos definidos son incorporados en los portafolios de proyectos de los Planes de Gobierno Digital e instrumentos de gestión (PEI, POI) de las entidades responsables e involucradas.

ARQUITECTURA DIGITAL

colaboración,

interoperabilidad,

escalabilidad,

seguridad y

el uso optimizado de las tecnologías digitales

Es el conjunto de

componentes,

lineamientos y

estándares,

que desde una perspectiva integral de la organización permiten alinear

los sistemas de

información,

datos,

seguridad e

infraestructura

tecnológica

la misión y objetivos estratégicos de la entidad,

en un entorno de gobierno digital.

Promueve la

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

• Proceso que se encarga de generan documentos al cumplimiento de las funciones, atendiendo los estándares y políticas documentales de la institución o empresa.

• Determina necesidades de elaboración de documento hasta establecer forma de envió del documento, puede ser impreso o por internet de acuerdo a parámetros en el reglamento interno de archivo y correspondencia.

RECEPCIÓN

• Conjunto de operaciones de

verificación y control de los

documentos Recibidos por una persona

• Se debe verificar que estén completos, que correspondan

a lo anunciado y sean

competencia de la entidad para

efectos de su radicación y

registro con el propósito de dar

inicio a los trámites

correspondientes.

• Las comunicaciones y

documentos se pueden recibir a

través de diferentes medios tales como:

• mensajería,
• correo tradicional,
• fax,
• correo electrónico y cualquier otro medio

.

RADICACIÓN DE DOCUMENTOS

• Asignación de un número consecutivo a los documentos dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
• Impresión de rótulo de la radicación. (Sellado)

• Registro impreso de planillas de radicación y control.

REGISTRO DE DOCUMENTOS

DISTRIBUCIÓN

TIPOS DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Distribución de documentos externos

2. Distribución de documentos internos

POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN�ISO 27001

DOCUMENTO

CONCEPTOS, DEFINICIONES, CARACTERÍSTICAS, FUNCIONES, ELEMENTOS

DOCUMENTO (01)

• INFORMACIÓN CREADA, RECIBIDA Y CONSERVADA COMO EVIDENCIA Y COMO ACTIVO POR UNA ORGANIZACIÓN O INDIVIDUO, EN EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES O EN VIRTUD DE SUS OBLIGACIONES LEGALES

• Es aquel que contiene información en cualquier soporte (físico y electrónico), producida y conservada como evidencia y como activo por una organización o individuo, en el ejercicio de sus funciones o en el desarrollo de su actividad o en virtud de sus obligaciones legales

• Unidad indivisible de información de carácter único, producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad pública o privada, fijada a un medio impreso, manuscrito, mecanografiado, gráfico, fotográfico, sonoro, fílmico, audiovisual, digital o electrónico, cuyo contenido estructurado y contextualizado se presenta como prueba y evidencia de las acciones, decisiones y funciones.

Ley del Archivo General de la Nación

Directiva N°008-2019-AGN/DDPA Norma para la Organización de Documentos

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PCM

DOCUMENTO (02)

• ES UN OBJETO MATERIAL (INCLUSO EL DIGITAL) QUE SE PRODUCE (GENERA, DISTRIBUYE, EMITE, DESPACHA) EN EL EJERCICIO DE UNA RESPONSABILIDAD (FUNCIÓN, COMPETENCIA, TRÁMITE, ACTIVIDAD, PROCESO)
• SE LE ATRIBUYE AL RECORD (LENGUA INGLESA) O DOCUMENTUM (LENGUA LATINA).
• DERIVA DEL VERBO DOCERE (ENSEÑAR, INSTRUIR).

​

​

• Según la ISO N° 15489

​

• Un documento es la “Información creada, recibida y conservada como evidencia y como activo por una organización o individuo, en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales”.

• Es la Unidad indivisible de información constituida por un mensaje fijado a un medio de manera sintácticamente estable. Un documento tiene por tanto siempre una forma fija y un contenido estable.

​

(Glosario InterPares: 2012)

DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO

Información:

Noticia o dato que informa acerca de algo.

Asimismo el original tiene prevalencia sobre las copias. salvo en aquellos casos que la ley especifique lo contrario.

en el ejercicio de sus funciones o en el desarrollo de su actividad o en virtud de sus obligaciones legales.

Referencia

D.S. No 008-92-JUS

Directiva No 010-2019-AGN/DDPA

Producido por

una organización

individuo,

Para todo efecto legal

toda copia simple y fotocopia deben autenticarse

CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO

7.1.1. Características del Documento Archivístico

DIRECTIVA N` 10-2019-AGN/DDPA "NORMA PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS EN LA ENTIDAD PÚBLICA"

CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO – SHELLENBERG (1958)

Schellenberg, Theodor R., The Management of Archives. New York: Columbia University Press, 1965, pp. 66 y ss, 122-143.

¿QUÉ ES DOCUMENTO PÚBLICO?

ARTÍCULO 428 FALSEDAD IDEOLÓGICA

El que inserta o hace insertar, en instrumento público, declaraciones falsas concernientes a hechos que deban probarse con el documento, con el objeto de emplearlo como si la declaración fuera conforme a la verdad, será reprimido, si de su uso puede resultar algún perjuicio, con pena privativa de libertad no menor de tres ni mayor de seis años

Código Procesal Civil establece que es documento público: 1. El otorgado por funcionario público en ejercicio de sus atribuciones. 2. La escritura pública y demás documentos otorgados ante o por notario público, según la ley de la materia. 3. Todo aquel al que las leyes especiales le otorguen dicha condición. La copia del documento público tiene el mismo valor que el original, si está certificada por auxiliar jurisdiccional respectivo, notario público o fedatario, según corresponda. 

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Art. 35.1. del Capítulo I Documento Electrónico del Título IV - Condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo del Decreto Supremo que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo N° 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, y establece disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo, aprobado mediante

Decreto supremo Nº 029-2021-PCM

unidad básica estructurada de información

susceptible de ser

clasificada

transmitida

procesada

conservada

utilizando

medios electrónicos

sistemas de información

o similares

 El documento electrónico es la

Contiene información de cualquier naturaleza

registrado en un soporte electrónico o digital

en formato abierto y de aceptación general

a fin de facilitar su recuperación y conservación en el largo plazo

tiene asociado datos que permiten su

individualización

identificación

gestión

puesta al servicio del ciudadano.

ESTRUCTURA DE UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO

ESTRUCTURA FÍSICA

ESTRUCTURA LÓGICA

Software de creación

Medios de almacenamiento y reproducción

Formato(s)

Contenido (Datos Generales)

Datos de Identificación

(firmas y time stamping)

Metadatos

Para que el documento electrónico sirva de prueba informática deberá las nuevas tecnologías garantizar:

DOCUMENTO ELECTRÓNICO – CARACTERÍSTICAS

CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

ELEMENTOS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Secretaría Técnica de Procesos Administrativo s Disciplinarios

Expediente Contencioso Administrativo N 2578- 2020

Disciplinario de José Villa Córdova

Se agrupan

Expedientes Contenciosos

Expediente Contencioso Administrativo N 2578- 2020

Disciplinario de José

Villa Córdova

Expediente Contencioso Administrativo N 1895 2020

Disciplinario de

Jorge Aspilcueta

Expediente Contencioso Administrativo N 4851 2020

Disciplinario de

Roberto Aspilcueta

DOCUMENTO

Serie documental

FUNCIÓN:

Iniciar el procedimiento administrativo Disciplinario a los servidores que Hubieran incurrido en falta administr ativa

PRODUCTOR

ELEMENTOS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Registro de Asistencia del Curso Administración de Documentos del 05-04-

2021

Registrar la asistencia del personal servidor público de las capacitaciones efectuadas Por la Oficina Registral.

FUNCIÓN

EXPEDIENTES DE CAPACITACIÓ N

Informe de capacitación del capacitador

10-4-2021

Evaluación del Personal a capacitar examen final de la fecha 10

04

2021

Expediente de Capacitación del Curso de Administración de Documentos 2021

Recursos Humanos

Productor de documentos

ELEMENTOS QUE CARACTERIZAN AL DOCUMENTO

Secretaría Técnica de Procesos Administrativos Disciplinarios

Expediente Contencioso Administrativo N 2578- 2020 Disciplinario de José Villa Córdova

Se agrupan

Expedientes

Contenciosos

Expediente Contencioso Administrativo N 2578- 2020 Disciplinario de José Villa Córdova

Expediente Contencioso Administrativo N 1895 2020 Disciplinario de Jorge Aspilcueta

Expediente Contencioso Administrativo N 4851 2020 Disciplinario de Roberto Aspilcueta

DOCUMENTO

Serie documental

Iniciar el procedimiento administrativo

Disciplinario a los servidores que

Hubieran incurrido en falta administr

ativa

PRODUCTOR

ELEMENTOS QUE CARACTERIZAN AL DOCUMENTO

FUNCIÓN:

Registro de Asistencia del Curso Administración de Documentos del 05-04-2021

Registrar la asistencia del personal servidor público de las capacitaciones efectuadas

Por la Oficina Registral.

FUNCIÓN

EXPEDIENTES DE CAPACITACIÓN

Informe de capacitación del capacitador

10-4-2021

Evaluación del Personal a capacitar examen final de la fecha 10

04

2021

Expediente de Capacitación del Curso de Administración de Documentos 2021

Recursos Humanos

Productor de documentos

ELEMENTOS QUE CARACTERIZAN AL DOCUMENTO

DOCUMENTO DIGITAL

CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO ARCHIVÍSTICO

Que puede demostrar, que es lo que afirma ser, que ha sido producido (emitido o recibido) por el productor que afirma haberlo producido, y que ha sido producido en el tiempo que se ha afirmado

Que está completo

Que esta ordenado en forma integral

Que no tiene alteraciones o adulteraciones.

Que refleja de manera exacta y completa la ejecución de actividades.

Que se puede localizar, recuperar, acceder, presentar e interpretar

AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA

FIRMA ELECTRÓNICA

FIRMA DIGITAL

CÓDIGO SEGURO DE VERIFICACIÓN CSV

SELLOS DE TIEMPO O MARCAS DE AGUA DIGITALES

AUTENTICIDAD

INTEGRIDAD

FIABILIDAD

DISPONIBILIDAD

DEFINICIÓN ROLES Y PERMISOS

TÉCNICAS Y ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL

PROCEDIMIENTOS INTERNOS

METADATOS

AUTENTICIDAD

METADATOS

Para ello tenemos que identificar:

software

Veracidad

Evidencia

El Acto

Inalterabilidad

Seguridad y Control

Protección de Medios

EVIDENCIA (MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL – SEGDI )

FIRMA ELECTRÓNICA

• ARTÍCULO 3.- FIRMA DIGITAL
• LA FIRMA DIGITAL ES AQUELLA FIRMA ELECTRÓNICA QUE UTILIZA UNA TÉCNICA DE CRIPTOGRAFÍA ASIMÉTRICA, BASADA EN EL USO DE UN PAR DE CLAVES ÚNICO;
• ASOCIADAS UNA CLAVE PRIVADA Y UNA CLAVE PÚBLICA RELACIONADAS MATEMÁTICAMENTE ENTRE SÍ,
• DE TAL FORMA QUE LAS PERSONAS QUE CONOCEN LA CLAVE PÚBLICA NO PUEDAN DERIVAR DE ELLA LA CLAVE PRIVADA
• EXISTEN VARIOS TIPOS DE FIRMA ELECTRÓNICA

​

Decreto Supremo N° 029-2021-PCM

FIRMA ELECTRÓNICA

TIPOS DE FIRMAS DIGITALES

• XADES: PARA FICHEROS DE TAMAÑO PEQUEÑO (HASTA 4 MB) XML HTML
• CADES: PARA FICHEROS DE TAMAÑO GRANDE (A PARTIR DE 4 MB) TODOS LOS MAYORES
• PADES: PARA VER LA INFORMACIÓN DE TU FIRMA Y EL CONTENIDO UNA VEZ FIRMADO (PDF).

​

• XAdES-BES, forma básica que simplemente cumple los requisitos legales de la Directiva para firma electrónica avanzada,
• XAdES-EPES, forma básica a la que se la ha añadido información sobre la política de firma,
• XAdES-T (timestamp), añade un campo de sellado de tiempo para proteger contra el repudio,
• XAdES-C (complete), añade referencias a datos de verificación (certificados y listas de revocación) a los documentos firmados para permitir verificación y validación off-line en el futuro (pero no almacena los datos en sí mismos),
• XAdES-X (extended), añade sellos de tiempo a las referencias introducidas por XAdES-C para evitar que pueda verse comprometida en el futuro una cadena de certificados,
• XAdES-X-L (extended long-term), añade los propios certificados y listas de revocación a los documentos firmados para permitir la verificación en el futuro incluso si las fuentes originales (de consulta de certificados o de las listas de revocación) no estuvieran ya disponibles,
• XAdES-A (archivado), añade la posibilidad de timestamping periódico (por ej. cada año) de documentos archivados para prevenir que puedan ser comprometidos debido a la debilidad de la firma durante un periodo largo de almacenamiento.

• CAdES. Forma básica que simplemente cumple los requisitos legales de la Directiva para firma electrónica avanzada
• CAdES-T (timestamp). Se le incorpora información el campo con sello de tiempos para proteger los datos de un posible repudio.
• CAdES-C (complete). Es un CAdES-T al que se le añade referencias sobre los certificados y listas de revocación utilizadas para permitir la validación off-line y su verificación en el futuro (sin almacenar los datos actuales de verificación).
• CAdES-X (extended). Es un CAdES-C al que se le añade información sobre la fecha y hora de los datos introducidos para la extensión C.
• CAdES-X-L (extended long-term). Es un CAdES-X al que se le incorporan los certificados (sólo clave pública) y las fuentes de validación que se usaron. Garantiza la validación off-line a largo plazo incluso si la fuente original no estuviera disponible.
• CAdES-A (archivado). Este formato incluye toda la información anterior pero incluye meta-información asociada a políticas de refirmado. Una política de refirmado establece un período de caducidad de la firma digital, y superado este tiempo, se procede a un refirmado. El escenario ideal para este formato de firma son aquellos documentos cuya validez sea muy elevada: hipotecas, títulos universitarios, escrituras, etc. 15, 20, 50 años, etc.

1. FIRMA ELECTRÓNICA SIMPLE

•  DATO EN FORMATO ELECTRÓNICO ANEXO O ASOCIADO DE MANERA LÓGICA CON OTROS, QUE UTILIZA UN FIRMANTE PARA FIRMAR.

​

2. FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA

• FIRMA ELECTRÓNICA QUE ESTÁ VINCULADA DE MANERA ÚNICA AL FIRMANTE Y PERMITE VERIFICAR LA IDENTIDAD DE LA PERSONA.  SE IMPLEMENTA “UTILIZANDO DATOS DE CREACIÓN DE FIRMAS QUE EL FIRMANTE PUEDE UTILIZAR BAJO SU CONTROL; Y ESTÁ VINCULADA CON LOS DATOS FIRMADOS DE MODO TAL QUE CUALQUIER MODIFICACIÓN POSTERIOR […] ES DETECTABLE”.

3. FIRMA ELECTRÓNICA CUALIFICADA

• LA FIRMA ELECTRÓNICA CUALIFICADA SE DEFINE COMO FIRMA DIGITAL. CORRESPONDE A AQUELLA FIRMA ELECTRÓNICA QUE UTILIZA UNA TÉCNICA DE CRIPTOGRAFÍA ASIMÉTRICA PARA IDENTIFICAR AL SIGNATARIO. ES DECIR, SE BASA “EN EL USO DE UN PAR DE CLAVES ÚNICO; ASOCIADAS UNA CLAVE PRIVADA Y UNA CLAVE PÚBLICA RELACIONADAS MATEMÁTICAMENTE ENTRE SÍ, DE TAL FORMA QUE LAS PERSONAS QUE CONOCEN LA CLAVE PÚBLICA NO PUEDAN DERIVAR DE ELLA LA CLAVE PRIVADA”

FUNCIÓN CRIPTOGRÁFICA HASH

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

AGRUPACIONES DOCUMENTALES DEL DOCUMENTO DIGITAL

ARCHIVO

TIPOS DE ARCHIVOS – SEGÚN SU FUNCIÓN

POR SU FASE O CICLO VITAL EN UNA ENTIDAD U ORGANIZACIÓN

• ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINA
• ARCHIVO CENTRAL
• ARCHIVO INTERMEDIO
• ARCHIVO HISTÓRICO

​

POR SU CONTENIDO O DOCUMENTOS

• ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
• ARCHIVOS TÉCNICOS OPERATIVOS
• ARCHIVOS NOTARIALES
• ARCHIVOS MÉDICOS (HISTORIAS CLÍNICAS)
• ARCHIVOS BANCARIOS (ECONÓMICO FINANCIEROS
• ARCHIVOS JUDICIALES
• ARCHIVOS UNIVERSITARIOS

​

TIPOS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS

FINALIDAD DE LOS ARCHIVOS

COMPOSICIÓN DE LOS ARCHIVOS

ARCHIVOS

FONDOS DOCUMENTALES

COLECCIONES DOCUMENTALES

SECCIONES DE ARCHIVO

ARCHIVOS

SECCIÓN HISTORICA

SECCIÓN NOTARIAL

SECCIÓN ADMINISTRATIVA

SECCIÓN JUDICIAL

FONDO DOCUMENTAL

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

ARCHIVOS

FONDOS DOCUMENTALES

SECCIÓNES DOCUMENTALES

SERIES DOCUMENTALES

FONDO DOCUMENTAL

• Son todos los documentos producidos

por una

corporación,

entidad, organización, persona jurídica en el

ejercicio de

una función, actividad,

competencia, procedimientos, procesos o atención de un deber o derecho ciudadano.

• Todo Fondo Documental

divisiones de fondo de

cuenta con acuerdo al

sistema de clasificación, que llamaremos secciones

FONDO DOCUMENTAL

Es la mayor agrupación documental existente en un archivo, y corresponden al "conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de sus actividades

Es el Conjunto orgánico de documentos reunidos en un proceso natural que han sido generados o recibidos por una persona física o jurídica, pública o privada, a lo largo de su existencia y en el ejercicio de las actividades y las funciones que le son propias.

SECCIÓN DOCUMENTAL

• Corresponde a la división del fondo documental.
• Se asigna una sección documental de acuerdo a funciones (unidades organizacionales), competencias (comisiones, equipos de trabajo, comités), atribuciones o gestiones (procesos macro).

​

• Por Órganos
• Por Unidades Orgánicas
• Por Unidades Funcionales

SERIE DOCUMENTAL

• Es la unidad base de la Organización o clasificación de documentos archivísticos.
• Corresponde al conjunto de documentos que tienen características comunes, el mismo tipo documental, la misma función o competencia específica, material
• Se identifica por su secuencialidad, materialidad y funcionalidad.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

Oficina o Centro de Gestión (CG)

Repositorio Digital Institucional (RDI)

Repositorio Digital Nacional (RDN)

ENTIDAD PÚBLICA

GOBIERNO REGIONAL Y NACIONAL

Decreto Legislativo N° 1412 – Ley del Gobierno Digital

TECNOLOGÍAS DIGITALES

ENTORNO DIGITAL

Es el conjunto de canales, plataformas y herramientas que disponen las marcas o negocios para tener presencia en Internet. El entorno digital se divide en 3 tipos de medios, los cuales son llamados “Medios Convergentes”, y son:

1. Medios Propios.
2. Medios Pagados.
3. Medios Ganados.

Medios Ganados:

• Boca a Boca
• Shares en Social Media
• Recomendaciones
• Contenido Viral
• Reviews de productos y servicios
• Testionios

Medios Pagados

• Publicidad
• Social ADS
• PPC
• SEM
• Retargeting
• Influencers
• Compra Programática

Medios Propios

• Propiedades Digitales
• Website
• Webshop
• Blogs
• Landing Page
• Email Marketing
• APP (aplicaciones móviles)
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Medios Convergentes

ENTORNO DIGITAL

QUE ES LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA

SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

QUÉ ES EL TRÁMITE DOCUMENTARIO

PRINCIPIOS OPERATIVOS DE LA E-GESTIÓN DOCUMENTAL

Diseño y planificación.

Política de gestión de la información.

Liderazgo y responsabilidad.

Adecuación a los usuarios.

Cumplimiento o conformidad.

Integridad, autenticidad y fiabilidad.

Disponibilidad

Seguridad y protección de la confidencialidad

Transparencia y rendición de cuentas.

Interoperab ilidad.

Conservación y Preservación Digital

Disposición

Continuidad

Evaluación

Mejora continua.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

• Es el conjunto de actos y diligencias tramitadas en las entidades de la administración pública conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados.

Proc. Adm.

Sujetos

Estructura

Tipos de

procedimiento

administrados

administración

inicio

ordenación

ejecución conclusión

De aprobación automática

De evaluación previa

DIFERENCIAS ENTRE PROCEDIMIENTO Y PROCESO ADMINISTRATIVO

• Conjunto de actos y diligencias

tramitados en las entidades

conducentes a la emisión de un

acto administrativo que

produzca efectos jurídicos

individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados

• Situación jurídica legal que se

plantea ante una autoridad

oficial competente, cuando se ha

iniciado un reclamo o petición a una oficina o dependencia del Estdo.

• El Objeto es lograr el

reconocimiento de un derecho la

solución de un conflicto de intereses o cualquier cuestión administrativa

Procedimiento Administrativo ^{Proceso Administrativo}

ACTOS DE GOBIERNO Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

• Los actos gubernamentales se establecen mediante normas desde el núcleo central o las instituciones públicas.
• La gestión gubernamental se ejerce desde actos de gobierno que generan información y documentos para la toma de decisiones y rendición de cuentas.
• Cada entidad aplica el marco normativo y diseña sus propios procesos que se plasma con la emisión y recepción (producción) de o electrónicos archivísticos.
• Los documentos son un subgrupo de la información de una entidad u organización.

¿QUÉ ES UN ESTADO MODERNO?

Es un Estado que asigna sus recursos, diseña sus procesos y orienta sus resultados en función de las necesidades de los ciudadanos.

Es flexible para adecuarse a las distintas necesidades de la población y a los cambios sociales, políticos y económicos del entorno.

De modo que puede ser expresado en una gestión en la que funcionarios públicos calificados y se preocupen por entender y responder a las necesidades de los ciudadanos.

¿QUÉ ES LA CALIDAD DE SERVICIO AL CIUDADANO Y CÓMO SE CONSTRUYE?

La calidad de la prestación de los bienes y servicios comprende acciones que abordan

el diseño el proceso el acceso

la atención

producción del bien o servicio

están dirigidas a:

Conocer las necesidades de las personas a las que atiende la entidad,

Ampliar, diversificar o asociar los canales de atención,

Establecer estándares de calidad,

Utilizar tecnologías de información y comunicación en la interacción con las personas o entre entidades públicas,

Uso de medios que mejoren la calidad del bien o servicio.

PRINCIPIO DE SERVICIO AL CIUDADANO

• la gestión se organiza para el cumplimiento oportuno de los objetivos y las metas gubernamentales.

1. Eficacia:

• la gestión se realiza optimizando la utilización de los recursos disponibles, procurando innovación y mejoramiento continuo.

2. Eficiencia:

• la gestión elimina todo requisito y procedimiento innecesario. Los procesos deben ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir.

3. Simplicidad:

• la gestión se orienta al uso racional y sostenible de los recursos naturales.

4. Sostenibilidad ambiental:

• la gestión brinda información veraz, completa, confiable y oportuna, que permita conciencia bastante certera acerca del resultado de cada procedimiento.

5.

Predictibilidad:

• la gestión adopta como referentes de actuación las políticas de Estado acordadas, así como los objetivos y metas de planeamiento y programación multianual establecidos.

6. Continuidad:

• los responsables de la gestión dan cuenta periódicamente, a la población, acerca de los avances, logros, dificultades y perspectivas.

7. Rendición de

cuentas:

• La gestión debe afrontar los riesgos que afecten la vida de las personas, y para asegurar la prestación de los servicios fundamentales.

​

8. Prevención:

• la gestión debe asegurar que todo procedimiento cumpla su trámite regular dentro de los plazos establecidos, evitando actuaciones que dificulten su desenvolvimiento, bajo

responsabilidad”.

9. Celeridad:

ESTÁNDARES EN CALIDAD EN ATENCIÓN AL CIUDADANO

TRAMITE DOCUMENTAL

• Conjunto de procesos que permiten a las organizaciones tener el control de la ubicación física y estatus actual y pasado de la documentación que llega y se genera dentro de ellas, con el fin de mejorar sus flujos y diligenciamiento.

Planificación

Producción

Gestión y trámite

Organización

Transferencia

Disposición documental

Preservación a largo plazo

Valoración Documental

Eliminación

TRAMITE DOCUMENTARIO

Recepción

Emisión

Archivo

Despacho

​

​

En las organizaciones modernas, el ingreso, creación o producción y envío de documentos es una tarea de ejecución diaria.

​

Pasos que deben realizarse de forma sucesiva para solucionar un asunto o necesidad empleando como testimonio o prueba la generación de documentos.

TRÁMITE REGULAR ADM. GENERAL

TRÁMITE TUPA

TRÁMITE ADM. INTERNA

TRÁMITE TRANSPARENCIA Y ACC.INF.PUB.

​

Transcurso, vía, canal, flujo y operación de gestión del documento producido (recibido, atendido, reportado y archivado) del documento.

SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO (STD)

• Herramienta tecnológica, para apoyar la gestión de trámites que gestiona una institución, la que permite agilizar ciertos procesos dentro de la organización

​

​

• Permite gestionar las solicitudes de los Administrados (documentos externos) y los requerimientos de oficinas internas

​

​

• Sirve de base para el desarrollo de un Sistema Informático replicable en otras entidades del estado

.

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

Carga

Masiva

Trámite Externo

Configuración

Trámite Interno

Reportes

Trámite Interno

Diseño

Aprobación

Derivación

Emisión

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

ACCIONES A DESARROLLAR POR EL STD

Estandarización o normalización de producción de documentos

Elaboración del

Documento

Recepción de Documento

Preparación o Revisión 2

Verificación

digitalización

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO (STD)

• Herramienta tecnológica, que sirve para:

Gestionar trámites que atiende una institución, permitiendo agilizar sus procesos

Atender solicitudes de los administrados, ya sea de documentos externos o internos

Monitorear la atención al ciudadano y a las entidades, así como del flujo interno de documentos

Realizar consultas con diferentes criterios, de documentos registrados

Generar reportes en Excel y PDF a partir de las consultas

Seguir el estado de un trámite vía internet

Mejorar el flujo de información, haciéndola disponible para los usuarios.

Permitir el acceso rápido a la información para facilitar la atención de los trámites.

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO (STD)

.

Mejora flujo de información y comunicación, la pone a disposición de usuarios de Sede Central y oficinas anexas. Cumple con la política de transparencia en cuanto a publicación de información oportuna

​

Acceso rápido a la información, facilitando la administración de documentos (distribución, control, flujo, roles de seguridad y mantenimiento) y establece una colaboración eficiente

Administración controlada por los mismos usuarios responsables; adquiriendo suficiencia organizacional para mantener esta solución operativa.

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO (STD)

.

• Reduce la complejidad en la administración de la información

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO (STD)

• Disminuye los tiempos de búsqueda de información

.

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO (STD)

• Reduce los costos de recursos y horas hombres para elaborar información

.

COMPONENTES DEL SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO (STD)

Gestionar

Usuarios

Registro de documentos y expedientes

Derivaciones de documentos

Reportar el ingreso, trámite, salida de documentos

Gestionar y validar proveídos y atención

Gestionar Seguridad

Asignar responsables de entrega y recepción Mensajería, auxiliares, operativos, notificaciones

GESTIÓN DE USUARIOS

.

Trámite Documentario:

perfil de aquellas personas que reciben documentos externos y los registran en el Sistema, para luego derivarlos a las diferentes áreas de la entidad, según el trámite solicitado.

Punto de Control:

​

perfil de aquellas personas o

funcionarios responsables de un

grupo de trabajadores (especialistas),

los que integran una sección (área funcional, jefatura, subgerencia, gerencia, etc.)

Algunos perfiles de usuarios principales.-

Profesional:

perfil de aquellas personas, cuya especialidad en algún tema funcional o técnico sirve para la atención específica de algún trámite solicitado a la entidad

Registro de documentos de entrada (ingresan a entidad); interno (entre oficinas) y salida (salen de entidad)

GESTIÓN DE REGISTROS

Carga en el Sistema documentos escaneados o archivos

CARGA DE DOCUMENTOS CAPTURADOS

Consultas y búsquedas de documentos registrados a todo nivel (diferentes criterios para búsqueda)

BÚSQUEDAS Y CONSULTAS

Reportes en Excel y PDF de las consultas

REPORTES E INFORMES

Consulta del estado de un trámite vía internet

ACCESO AL ESTADO DEL TRÁMITE

CANALES DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

PRESENCIAL

TELEFÓNICO

VIRTUAL

MÓVIL

​

CIUDADANOS

​

ENTIDAD

CANAL DIGITAL

CANAL

DIGITAL

Es el medio de contacto digital que disponen las entidades de la Administración Pública

• Entidad Pública
• Ciudadanos y
• personas en general

​

Para

• facilitar el acceso a toda la información institucional
• trámites,
• realizar y hacer seguimiento a servicios digitales,
• entre otros.

​

Conprende

• páginas y sitios web,
• redes sociales,
• mensajería electrónica,
• aplicaciones móviles
• u otros.

SEDE DIGITAL

• Es un tipo de canal digital, a través del cual pueden acceder los ciudadanos y personas en general a un catálogo de servicios digitales, realizar trámites, hacer seguimiento de los mismos, recepcionar y enviar documentos electrónicos, y cuya titularidad, gestión y administración corresponde a cada entidad de la Administración Pública en los tres niveles de gobierno.

CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS FIRMADOS DIGITALMENTE�

Artículo 19.- Para conservar documentos electrónicos y garantizar la perdurabilidad en el tiempo de la firma digital incorporada en aquellos se emplean sellos de tiempo y mecanismos basados en estándares internacionalmente aceptados que permitan verificar el estado del certificado digital asociado.

Cuando dicho tipo de documentos electrónicos, y sus respectivos formatos que aseguran la característica de perdurabilidad de la firma digital, deban ser conservados de modo permanente, éstos se archivarán observando las disposiciones legales sobre la materia.

REQUISITOS DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

• El documento principal debe reunir los requisitos señalados en el Art.124 del TUO de la Ley N° 27444

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ENTENDER UN EFICIENTE TRÁMITE DOCUMENTARIO

​

• Principio de celeridad.-

Quienes participan en el

procedimiento deben ajustar su

actuación de tal modo que se dote al trámite de la máxima dinámica posible, evitando actuaciones procesales que dificulten su desenvolvimiento o constituyan meros formalismos, a fin de alcanzar una decisión en tiempo razonable, sin que ello releve a las autoridades del respeto al debido procedimiento o vulnere el ordenamiento.

con los que

fines para los les fueron

conferidas

• Principio de Legalidad.-

​

• Las autoridades administrativas deben actuar con respeto a la Constitución, la ley y al derecho, dentro de las facultades que le estén atribuidas y de acuerdo

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ENTENDER UN EFICIENTE TRÁMITE DOCUMENTARIO

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ENTENDER UN EFICIENTE TRÁMITE DOCUMENTARIO

• Principio del debido procedimiento.-
• Los administrados gozan de los derechos y garantías implícitos al debido procedimiento administrativo. Tales derechos y garantías comprenden de modo enunciativo mas no limitativo

​

​

La Notificación

​

El Acceso a los

documentos

​

La refutación de actos

de administración

​

La refutación de actos administrativos o cargos imputados.

La exposición de argumentos y presentación de alegatos complementarios

​

El ofrecimiento y presentación de pruebas

​

La Solicitud del uso de la palabra

​

La obtención de una decisión motivada fundada en derecho

Obtención de una respuesta en un plazo razonable

La Impugnación de decisiones que le afecten.

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ENTENDER UN EFICIENTE TRÁMITE DOCUMENTARIO

El principio de impulso de oficio

​

• Determina, precisamente, que el procedimiento continúe hasta que la solicitud del administrado se resuelva correcta y oportunamente.
• Se materializa con la emisión de un informe técnico o una opinión técnica y la notificación al administrado.
• Este principio permite automatizar el procedimiento al no disponer de información suficiente que todo sistema pueda reconocer como válido

¿QUIÉN ES EL ADMINISTRADO?

Persona natural y/o persona jurídica, cualquiera sea su clasificación o situación, que participe en el procedimiento administrativo como titular de derechos o intereses legítimos, sean estos individuales o colectivos.

Ciudadano o entidad que tiene relación directa con la Administración en el marco de expedientes o actuaciones administrativas de cualquier clase en las que tiene interés

¿QUIÉN ES EL ADMINISTRADO?

¿QUIÉN ES EL ADMINISTRADO?

¿QUIÉN ES EL ADMINISTRADO?

¿QUIÉN ES EL ADMINISTRADO?

TIPOS DE ADMINISTRADOS

Administrado Simple

• Persona natural o Jurídica que demanda un servicio o información sobre cualquier tema

Administrado Cualificado

• "persona física o jurídica que tiene una relación especial con la Administración por razón de haber solicitado concesiones o licencias, integrarse en establecimientos públicos, ser objeto de un expediente sancionador, etc.".

​

​

Interesados en el Procedimiento

• Quienes los promuevan como titulares de derechos o intereses legítimos individuales y colectivos
• Los que sin haber iniciado el procedimiento, tengan derechos que puedan resultar afectados por la decisión que en el mismo se adopten o decidan.

PROHIBICIONES DE SOLICITAR AL ADMINISTRADO

• Los siguientes documentos:
• Copia del Documento de Identidad
• Copia o Partidas de nacimiento o de bautizo cuando se presente el DNI
• Copias de partidas de nacimiento o Certificado de Defunción emitidas con fecha reciente.
• Legalización notarial de firmas, salvo que se exija por ley expresa.
• Certificado o constancias de habilitación profesional o similares expedidos por los Colegios Profesionales, cuando dicha calidad pueda ser verificada a través del respectivo portal institucional.

Art. 5.- Decreto Legislativo N°1246 que aprueba diversas medidas de simplificación administrativa

CANAL DIGITAL

catálogo digital

CANAL DIGITAL

CIUDADANO DIGITAL

REQUISITOS:

• TIENEN ATRIBUTOS DE IDENTIDAD INHERENTES.
• CUENTAN CON UNA CASILLA ÚNICA ELECTRÓNICA.
• CUENTAN CON CREDENCIALES DE AUTENTICACIÓN EMITIDAS, ENTREGADAS Y/O HABILITADAS.

​

OBLIGACIONES:

CIUDADANO DIGITAL

DERECHOS:

CIUDADANO DIGITAL

NATURALEZA DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

SILENCIO ADMINISTRATIVO POSITIVO

En los procedimientos iniciados a

solicitud del interesado

Como regla general el silencio positivo, exceptuándose sólo cuando una norma con rango de Ley, o norma comunitaria europea establezca lo contrario.

La estimación por silencio administrativo tiene a todos los efectos la consideración de acto administrativo finalizado del procedimiento.

Se exceptúan de la regla general del silencio positivo:

​

Los procedimientos de ejercicio del derecho de petición

Los procedimientos de los que pudiera derivarse para los solicitantes o terceros la adquisición de facultades sobre el dominio o servicio público.

Los de revisión de actos administrativos y disposiciones generales

​

​

Los iniciados de oficio

En el caso de procedimientos de los que pudiera derivarse el reconocimiento o, en su caso, la constitución

individualizadas,

de derechos u otras situaciones

los interesados que

jurídicas hubieren

comparecido podrán entender desestimadas sus pretensiones por silencio administrativo.(subvenciones, concursos de traslado de funcionarios, etc).

DERECHOS DE LOS ADMINISTRADOS

​

1. La precedencia en la atención del servicio público requerido, guardando riguroso

orden de ingreso.

​

2. Ser tratados con respeto y

consideración por el personal de las entidades, en condiciones de igualdad con los demás administrados.

​

3. Acceder, en cualquier momento, de manera directa y sin limitación alguna a la información contenida

en los expedientes de los

procedimientos administrativos en que sean partes y a obtener copias de los documentos contenidos en el mismo sufragando el costo que suponga su pedido, salvo las excepciones expresamente previstas por ley.

​

4. Acceder a la información gratuita que deben brindar las entidades del Estado sobre sus

actividades orientadas a la colectividad, incluyendo sus fines, competencias, funciones,

organigramas, ubicación de dependencias, horarios de atención, procedimientos y

características.

​

​

5. A ser informados en los procedimientos de oficio sobre su naturaleza, alcance y, de ser previsible, del plazo estimado de

su duración, así como de sus derechos y obligaciones en el

curso de tal actuación.

DERECHOS DE LOS ADMINISTRADOS

​

6. Participar responsable y progresivamente en la prestación y

control de los servicios públicos,

asegurando su eficiencia y oportunidad al cumplimiento de los plazos determinados para cada servicio o actuación y exigirlo así a las autoridades.

​

​

8. Ser asistidos por las entidades para el cumplimiento de sus

obligaciones.

9. Conocer la identidad de las autoridades y personal al

servicio de la entidad bajo cuya responsabilidad son tramitados los procedimientos de su interés.

​

10. A que las actuaciones de las entidades que les afecten sean

llevadas a cabo en la forma menos gravosa posible.

​

11. Al ejercicio responsable del derecho de formular análisis,

críticas o a cuestionar las decisiones y actuaciones de las entidades.

12. A no presentar los documentos prohibidos de

solicitar las entidades, a emplear los sucedáneos documentales y a no pagar tasas diferentes a las debidas según las reglas de la presente Ley.

13. A que en caso de renovaciones de autorizaciones, licencias, permisos y similares, se entiendan automáticamente prorrogados en tanto hayan sido solicitados durante la vigencia original, y mientras la autoridad instruye el procedimiento de renovación y notifica la decisión definitiva sobre este expediente.

​

​

​

14. A exigir la responsabilidad de las entidades y del personal a su servicio, cuando así corresponda legalmente, y

​

​

​

15. Los demás derechos reconocidos por la Constitución Política del Perú o las

leyes.”

DERECHOS DE LOS ADMINISTRADOS

MESAS DE PARTES DIGITALES

Las entidades de la Administración Pública, de manera progresiva y cuando corresponda, deben garantizar a las personas el establecimiento y la prestación de los servicios digitales, comprendidos en el ámbito de aplicación de la presente Ley, debiendo para tal efecto:

GARANTÍAS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DIGITALES

Las entidades de la Administración Pública, de manera progresiva y cuando corresponda, deben garantizar a las personas el establecimiento y la prestación de los servicios digitales, comprendidos en el ámbito de aplicación de la presente Ley, debiendo para tal efecto:

GARANTÍAS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DIGITALES

Las entidades de la administración pública implementan, en un plazo no mayor de doce meses los servicios digitales de la mesa de partes digital y notificación electrónica, los mismos que deben respetar los principios, derechos y garantías del debido procedimiento, sin afectar el derecho a la defensa y a la igualdad de las partes, así como la prestación de los servicios públicos digitales señalados en el artículo 18 del Decreto Legislativo 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley del Gobierno Digital.

• Los documentos electíónicos fiímados

digitalmente tienen el mismo valoí,

eficacia juíídica y píobatoíia que un

documento físico impíeso y fiímado en

foíma manuscíita poí el funcionaíio y

seívidoí público

• La entidad que implemente un seívicio de

notificaciones electíónicas podíá definií

este seívicio como píimeío en el oíden de píelación de las notificaciones.

• La entidad podíá definií las notificaciones

electíónicas como obligatoíias

dispensando a aquellos administíados que en su localidad no cuenten con los

medios técnicos adecuados

• Se disponen de los mismos plazos del

tíámite foímal empleando papel.

• La Platafoíma integíal de solicitudes

digitales del Estado peíuano - Facilita

Peíú es un seívicio digital desaííollado

como una heííamienta de apoyo paía las entidades públicas. Facilita peímitiíá

agilizaí la gestión de solicitudes

ciudadanas paía accedeí a tíámites y seívicios del Estado.

MESAS DE PARTES DIGITALES

PROGRAMA FACILITA PERÚ

• En pocos minutos y sin requerir conocimientos de programación se pueden crear formularios en línea, así como acceder a múltiples herramientas desde la plataforma Facilita Perú, que permitirá digitalizar progresivamente los servicios y trámites de las entidades públicas a nivel nacional

• Diseño de Formularios para servicios digitales
• Atención Directa
• Formulación sencilla
• Actualización dependiente
• Recojo de información y protección de datos personales

• Las mesas de partes “carecen de competencia para pronunciarse sobre la validez del escrito, sobre su fundamento, su corrección, la competencia de la entidad, y sobre cualquier aspecto que pueda significar pronunciamiento de fondo, que corresponde a las direcciones técnicas a las cuales los escritos van dirigidos. Aun cuando el escrito sea manifiestamente infundado, estén los plazos vencidos, esté equivocada la competencia de la entidad, o contengan expresiones inadecuadas, carece de competencia para pronunciarse sobre ello.
• A lo sumo podrá asesorar al administrado, pero nunca denegar el ingreso y registro del escrito”[5], porque el pronunciamiento de fondo corresponde a los funcionarios a quienes va dirigido el documento. En consecuencia, el personal de mesa de partes debe impulsar el procedimiento y solo tiene dos funciones:
• Recibir los documentos y;

• Remitir a sus destinatarios

artículo 377 del Código Penal, artículo 261 del TUO y en las normas especiales de cada entidad.

• El personal que labora en mesa de partes sí puede orientar a los administrados en la presentación de sus solicitudes y formularios, así lo dispone el art. 135.1 del TUO. “Sin embargo, toda posible orientación al administrado resulta válida solo en la medida que no limite el derecho a presentar sus diferentes escritos y darles el trámite correspondiente, pues de lo contrario, se estaría desnaturalizando la función esencial de las oficinas de Trámite Documentario que es la admisión de los escritos presentados por los interesados”

¿EXISTEN PLAZOS PARA TRAMITAR LOS DOCUMENTOS UNA VEZ QUE FUERON RECIBIDOS EN MESA DE PARTES?

• El art. 128.2 del TUO precisa que, concluido el registro, los escritos o

resoluciones deben ser cursados el

mismo día a sus

destinatarios, del

mismo modo el art. 143.1

del mismo

cuerpo normativo señala que, a

falta de

plazo establecido por ley expresa,

para

recepción y derivación de un escrito a la

unidad competente debe realizarse el mismo día de su presentación. A modo

de ejemplo: Si un administrado presenta

en

mesa de partes una solicitud

peticionando

vacaciones, el escrito debe

ser tramitado en el día a la autoridad

resolver ese

encargada de conocer y pedido.

¿LAS SOLICITUDES PUEDEN SER PRESENTADOS SOLO DE MANERA PERSONAL?

• El art. 130 del TUO señala que los escritos pueden ser presentados de modo personal o a través de terceros, ante las unidades de reception.
• Es normal que los administrados cuenten con múltiples dificultades que le impiden concurrir a las Mesas de Partes, por eso la ley prevé que los escritos pueden ser presentados por terceras personas. “Ello permite que el

administrado pueda

habilitar a otras

personas la

presentación de sus

documentos. Para ello no se requiere poder alguno, en mérito de una aplicación del principio de informalismo

• En el gobierno digital ello subyace a la notificación electrónica y su representación

SI EL LUGAR DONDE LABORO ES LA ÚNICA AUTORIDAD Y SE NIEGA A RECEPCIONAR MI DOCUMENTO, ¿A DÓNDE PUEDO

recurrir?

• Puede darse el caso que el personal de mesa de partes niegue la recepción de los documentos. Si

se da este supuesto el administrado puede recurrir

al superior jerárquico, o dirigirse mediante carta

notarial. Independientemente de este

procedimiento también puede presentar una queja, pero la situación se complica cuando el que niega

la recepción es la única autoridad de la entidad existente en el lugar.

• En ese caso, el art. 132.2 del TUO a previsto que también se puede presentar en las oficinas de las autoridades políticas del Ministerio del Interior del lugar de su domicilio; es decir, el documento puede ser presentado ante el Prefecto, Subprefecto o Teniente Gobernador del lugar, el mismo que se encargará de remitir a la unidad

competente dentro de las veinticuatro horas,

indicando la fecha de su presentación (Art. 132.3)

¿SI FALTA UN REQUISITO EN EL DOCUMENTO, EL PERSONAL DE MESA DE PARTES PUEDE NEGAR SU RECEPCIÓN?

• Si por alguna razón se presenta un expediente en la mesa de partes con documentación incompleta o que puede faltarle un requisito, apreciamos que lo único que puede hacer la mesa de partes es poner en conocimiento del administrado este hecho, ello con la finalidad que se pueda subsanar la omisión en un plazo que se le otorga para tal efecto.
• El art. 136.1 del TUO dispone que, deben ser recibidos todos los formularios o escritos presentados, no obstante incumplir los requisitos establecidos en la presente Ley, que no estén acompañados de los recaudos correspondientes o se encuentren afectados por otro defecto u omisión formal prevista en el TUPA, que amerite corrección. En un solo acto y por única vez, la unidad de recepción al momento de su presentación realizará las observaciones por incumplimiento de requisitos que no puedan ser salvadas de oficio, invitando al administrado a subsanarlas dentro de un plazo máximo de dos días hábiles.
• En este caso, excepcionalmente el personal de mesa de partes cuando advierta que falta algún requisito siempre y cuando dicho requisito no sea expedido por la propia administración (ver pregunta Nº. 12), podría no dar el trámite respectivo al escrito presentado, para eso, colocará su sello y firma invitándolo a subsanar en el plazo de dos días hábiles.

QUÉ SUCEDE SI NO SUBSANO EN EL PLAZO DE LEY?

136.2 de la Ley señala que la

debe anotarse bajo firma del

• El artículo

observación

^{receptor en} la solicitud y en la copia que

conservará el administrado, con las

alegaciones respectivas si las hubiere, indicando que, si así no lo hiciera, se tendrá

por no presentada su petición. El plazo de subsanación es de dos días hábiles.

• Teniendo en cuenta lo anterior, el inciso 136.2 determina cómo es que debe proceder la unidad de trámite documentario una vez que

se le comunica al administrado el

incumplimiento de requisitos así como de la

carencia de los recaudos oportunos o la presencia de defectos u omisiones formales advertidos por mesa de partes .

¿QUÉ SUCEDE SI NO SUBSANO EN EL PLAZO DE

ley?

Para empezar, debe anotarse en la solicitud o petición

así como en la copia que obra como cargo aquello que es materia de omisiones

Se consigna la firma del sujeto presentante de manera tal que, a través de dicho proceder, no sólo toma conocimiento de las

observación sino que se obliga a levantar la omisión de modo tal que posteriormente no pueda alegar desconocimiento de la misma.

Se debe señalar aquello de lo que carece la petición administrativa conforme al TUPA debiendo dejarse establecido que, en caso no se levantarán las omisiones, carencias o falencias advertidas en la solicitud, la administración se inclinará por el rechazo del pedido, aspecto que de ninguna manera confronta el derecho de petición atendiendo a que la falta de respuesta de la institución se encuentra condicionada A levantar la omisión provocada por el propio administrado por lo que la inactividad del particular jugará en su contra sino cumple con aquello que le ha sido requerido por la unidad de recepción documentaria o mesa de partes.

PRINCIPIOS DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

FUENTE: Mariana Nazar (Arg)

DERECHO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

El propósito de este DERECHO es que los ciudadanos tengan la potestad de requerir cualquier documentación e información en poder del Estado y a su vez implica la obligación de los funcionarios y entes públicos de ofrecer las condiciones y garantías para el ejercicio libre de tal derecho

COMPONENTES DEL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

​

Propaganda. Informes selectivos o parcializados

Funcionarios e instituciones con la voluntad política suficiente para entregar la información

​

Se requiere de ciudadanos proactivos para ejercer su derecho

​

El mecanismo mas libre, abierto y transparente es el internet

Es el común acuerdo reflejado bajo un Marco Legal, que regula quienes están obligados a dar la información, el tipo de información, los plazos, los mecanismos de acceso, las instancias y las sanciones

Existe una relación Inversa entre la información y la corrupción

La

información

El ente o funcionario que le genera

Marco regulador

Los mecanismos de acceso

Los ciudadanos que hacen uso de ella:

CADENA DE TRÁMITES

Es la relación que existe entre procedimientos administrativos o servicios prestados en exclusividad en función a los requisitos exigidos para su realización, que tienen como objetivo final la emisión de un pronunciamiento que recae sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados, los cuales se cumplen a través de otros procedimientos administrativos o servicios prestados en la misma u otra entidad.

• La Cadena de Trámites se determina cuando existe una relación entre procedimientos administrativos o servicios prestados en exclusividad en función a los requisitos exigidos para su realización, que tienen como objetivo final la emisión de un pronunciamiento que recae sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados, los cuales se cumplen a través de otros procedimientos administrativos o servicios prestados en la misma u otra entidad.

BENEFICIOS

• OPTIMIZACIÓN EN LOS TIEMPOS DE RESPUESTA
• DISMINUCIÓN DE PASOS EN LA REALIZACIÓN DE TRÁMITES
• REDUCCIÓN DE COSTOS
• EFICIENCIA DE LA ENTIDAD
• SIMPLIFICACIÓN Y CALIDAD REGULATORIA

CADENA DE TRÁMITES

ISO 30300. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario: Terminología, objetivos y beneficios.