TATA NASKAH DINAS

KLASIFIKASI ARSIP & EOFFICE

Yosi Kurnia Wijaya, S.Si.

• SEKRETARIS PIMPINAN DINAS DUKCAPIL DKI JAKARTA
• KASUBAG TU RSU KECAMATAN CILINCING
• ARSIPARIS AHLI

• PERINGKAT 1 ARSIPARIS TELADAN PEMPROV DKI JAKARTA TAHUN 2023

• NARASUMBER BIMTEK ARSIP UNTUK KEPALA TATA USAHA SE-JAWA BARAT
• NARASUMBER BIMTEK TATA NASKAH DINAS MKTU SMP dan SMA
• NARASUMBER SOSIALISASI TATA NASKAH DINAS, KLASIFIKASI DAN EOFFICE SUDIN PENDIDIKAN SE-DKI JAKARTA
• ADMINISTRATOR E-OFFICE DINAS PENDIDIKAN
• TIM PENYUSUN JADWAL RETENSI, KLASIFIKASI DAN TINGKAT KEAMANAN ARSIP PROVINSI DKI JAKARTA – URUSAN PENDIDIKAN
• PENGURUS ASOSIASI ARSIPARIS INDONESIA PROVINSI DKI JAKARTA

MATERI DAPAT DIUNDUH PADA

linktr.ee/ykwijaya

TUJUAN PEMBELAJARAN

• Menggunakan Tata Naskah Dinas sesuai ketentuan
• Memahami klasifikasi arsip
• Mendapatkan pengetahuan awal tentang pemberkasan dan penataan arsip
• Mendapatkan gambaran penggunaan aplikasi e-Office

Setelah mengikuti paparan, peserta diharapkan :

Indikator Hasil Belajar

MATERI

SUB MATERI

DASAR HUKUM

Peraturan Gubernur Nomor 99 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas

​

Keputusan Gubernur Nomor 1598 Tahun 2021 tentang Klasifikasi Arsip

TATA NASKAH DINAS

Peraturan Gubernur Nomor 99 Tahun 2021 tentang

Tata Naskah Dinas

PENGERTIAN

• Naskah Dinas
• Informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah
• Tata Naskah Dinas
• Pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengelolaan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan

APA YANG BERUBAH

DAN BARU ?

1. PENGELOLAAN ND MASUK
2. PENGELOLAAN ND KELUAR
3. PEMBUATAN ND
4. KECEPATAN PROSES
5. PENGGUNAAN KERTAS
6. KEAMANAN NASKAH DINAS
7. PENGETIKAN SARANA ADMINISTRASI DAN KOMUNIKASI PERKANTORAN
8. PENGIRIMAN NASKAH DINAS
9. PENGELOLAAN DAN PENYIMPANAN NASKAH DINAS RAHASIA
10. PENYUSUTAN SURAT
11. DIGITALISASI ARSIP
12. NASKAH DINAS ELEKTRONIK

PRINSIP

KETELITIAN

KEJELASAN

SINGKAT DAN PADAT

LOGIS DAN RELEVAN

Bentuk, susunan, penegtikan, isi, struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan

Aspek fisik dan materi

Efektif, singkat, padat dan lengkap sehingga mudah dipahami

Diselenggarakan secara beruntut

MEMBUAT NASKAH DINAS YANG BAIK

PEMBUATAN NASKAH DINAS MEMPERHATIKAN HAL-HAL :

1. DASAR / KENAPA ?
2. BAGAIMANA
3. HAL APA YANG DIINGINKAN

PENGELOLAAN ND MASUK

1. penerimaan, pencatatan, pengarahan, penyampaian kepada pimpinan, pendisposisian, pendistibusian kepada pimpinan unit pengolah;
2. pimpinan unit pengolah menindaklanjuti sesuai arahan pimpinan;
3. surat masuk dikendalikan dan diberikan informasi retensi arsip oleh unit ketatausahaan/kesekretariatan

PENGELOLAAN DAN PEMBUATAN ND KELUAR

1. ND yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi nomor, tanggal dan stempel oleh unit ketatausahaan;
2. ND dalam bentuk Susunan Produk Hukum dan ND yang bersifat penting diproses perbal
3. Konsep ND diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai tugas dan kewenangannya;
4. ND segera dikirim, dan ND pertinggal disimpan untuk diarsipkan

ND dibuat dalam 2 atau 3 rangkap :

• ND ditandatangani dan stempel untuk selanjutnya dikirimkan
• ND ditandatangi tanpa stempel untuk diarsipkan
• * ND ditandatangi tanpa stempel untuk diarsipkan di unit pengelola

​

FORMAT PERBAL ND

KECEPATAN�PROSES

• Amat segera/kilat, dengan batas waktu 1 x 24 (satu kali dua puluh empat) jam setelah surat diterima.
• Segera, dengan batas waktu 2 x 24 (dua kali dua puluh empat) jam setelah surat diterima.
• Penting, dengan batas waktu 3 x 24 (tiga kali dua puluh empat) jam setelah surat diterima.
• Biasa, dengan batas waktu paling lama 5 (lima) hari kerja setelah surat diterima.

BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS

Nota Dinas

Nota Kesepakatan

Kesepakatan Bersama

Surat Undangan

Surat Biasa

Surat Panggilan

Telaah Staf

Laporan

NASKAH DINAS KORESPONDENSI

NASKAH DINAS ARAHAN

Produk Hukum

• Peraturan Daerah
• Peraturan Gubernur
• Peraturan Bersama Kepala Daerah
• Keputusan Gubernur
• Keputusan Kepala SKPD/UKPD

Instruksi

Surat Edaran

Seruan

Surat Perintah

Surat Tugas

NASKAH DINAS KHUSUS

Perjanjian Kerja Sama

Surat Keterangan

Surat Kuasa

Berita Acara

Pengumuman

Surat Pengantar

Surat Perjalanan Dinas

Surat Izin

NASKAH DINAS LAINNYA

Notulen Rapat

Sertifikat

Piagam

Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan

Memo

Surat Keterangan

Melaksanakan Tugas

Rekomendasi

​

​

​

PENGETIKAN SARANA ADMINISTRASI DAN KOMUNIKASI PERKANTORAN

• Jenis Huruf Bookman Old Style
• Ukuran 12 (atau disesuaikan kebutuhan)
• Spasi 1 atau 1,5

PRODUK HUKUM

• Jenis Huruf Arial
• Ukuran 12 (atau disesuaikan kebutuhan)
• Spasi 1 atau 1,5

SURAT

Atas Tengah (lembar pertama tanpa nomor)

HALAMAN

PENGGUNAAN KATA SAMBUNG

Kata sambung dapat digunakan pada penulisan naskah dinas. Kata sambung adalah kata yang digunakan untuk menandakan bahwa teks yang terdapat pada halaman tersebut masih berlanjut di halaman berikutnya dengan ketentuan jika naskah tersebut lebih dari 1 (satu) halaman, di tulis pada sudut kanan bawah urutan kata sambung dan disertai dengan tiga buah titik yang mengikutinya.

UKURAN KERTAS

• kertas HVS 80 gram, warna putih dan kualitas baik;
• kertas HVS di atas 80 (delapan puluh) gram atau jenis lain jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman dan nilai kegunaan dalam waktu lama;
• surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah berwarna hitam dicetak di atas kertas 80 gram;
• ukuran kertas untuk surat menyurat adalah Folio/F4 (215 x 330 mm) A4 (210 x 297 mm);
• ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper dan laporan adalah A4 (210 x 297 mm); dan
• untuk pidato A5 (165 x 215 mm).

TINTA

• pencetakan menggunakan tinta berwarna hitam;
• penandatanganan dan paraf naskah dinas tinta berwarna biru;
• stempel menggunakan tinta berwarna ungu

JANGAN MEM-PRINT KOP SURAT !!��GUNAKAN KERTAS BERKOP

KEPUTUSAN

(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)

INSTRUKSI

(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)

SURAT EDARAN

(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)

SURAT BIASA

(KOP NASKAH DINAS BERALAMAT)

SURAT KETERANGAN

(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)

SURAT TUGAS

(KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT)

SURAT UNDANGAN

(KOP NASKAH DINAS BERALAMAT)

CONTOH SURAT

PENULISAN NAMA

• TANPA GELAR

PRODUK HUKUM

• DAPAT MENGGUNAKAN GELAR

SURAT

* Khusus nama Pejabat pada jabatan struktural wajib mencantumkan NIP

KEWENANGAN

Atas Nama (a.n.)

Untuk Perhatian (u.p.)

Pelaksana Tugas (Plt.)

Pelaksana Tugas Harian (Plh.)

Pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat di bawahnya

Mempermudah dan mempercepat penyampaian naskah dinas kepada pejabat yang dituju, tetapi surat terlebih dahulu disampaikan kepada atasan pejabat yang dituju

Pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan Naskah Dinas karena pejabat definitif berhalangan tetap

Pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan Naskah Dinas karena pejabat definitif berhalangan sementara

POLA PENOMORAN

NOMOR XX TAHUN TTTT

NOMOR XX/SE/TTTT

XXXX/BB.XX.XX

e-XXXX/BB.XX.XX

Surat Keputusan, Surat Keterangan, Instruksi, Seruan dan Pengumuman

Surat Edaran

Surat

STEMPEL

Penggunaan stempel UKPD, untuk mengesahkan Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Kepala UKPD, Wakil UKPD atau pejabat lain atas nama Kepala UKPD

KOP NASKAH DINAS

Perbandingan penulisan huruf 1:2:3

Satu garis, 2.25 Point

PENGGUNAAN KOP NASKAH DINAS

Tambahan :

1. Naskah Dinas Berita Acara tidak menggunakan kop naskah dinas
2. Nota Dinas yang ditanda tangani oleh selain Kepala PD/UKPD/Satuan Pendidikan, tidak menggunakan kop naskah dinas

LOGO

• LAMBANG/LOGO SELAIN LAMBANG DAERAH JAYA RAYA TIDAK DIPERKENANKAN PADA ISI KOP NASKAH DINAS
• LAMBANG/LOGO SELAIN LAMBANG DAERAH JAYA RAYA DAPAT DIPERKENANKAN PADA SETIAP PENDUKUNG KEGIATAN ANTARA LAIN BERUPA SPANDUK/BANNER, SOUVENIR PLAKAT, PIALA/THROPY, BROSUR, SERAGAM OLAHRAGA DAN TOPI.

CONTOH

CONTOH

HASIL AUDIENSI

BADAN PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN BAHASA

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN TEKNOLOGI

​

Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa

Jalan Jenderal Gatot Subroto Kavling 40 - 41

Telepon (021) 39504027, 39504029, 39504041; Faksimile (021) 39504020, 39504026, 39504040

Laman disdik.jakarta.go.id; Posel disdik@jakarta.go.id

JAKARTA

​

Kode Pos 12950

KLASIFIKASI ARSIP

Keputusan Gubernur Nomor 1598 Tahun 2021 tentang Klasifikasi Arsip

KLASIFIKASI ARSIP

Kode dan jenis Klasifikasi Arsip merupakan tanda pengenal urusan sesuai fungsi dan tugas unit kerja, dasar pemberkasan dan penataan arsip

Susunan kode menggunakan alfanumerik dengan menggabungkan antara alfabetis dan numerik KA. 01.02;

URUSAN PRIMER dengan kode alfabet berdasarkan dua huruf KA;

URUSAN SEKUNDER berdasarkan numerik berdasarkan dua nomor 01; dan

URUSAN TERSIER berdasarkan numerik dan menjadi satu kesatuan kode Klasifikasi Arsip 02.

1003/PK.01.02

e-1003/PK.01.02

PENGANTAR ARSIP

ARSIP�(UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN)

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

ARSIP

• Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu

​

• Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang

​

• Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

​

• Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

​

• Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

​

• Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

PENATAAN ARSIP AKTIF

1. Pemilahan mana arsip, mana bukan arsip

(yang tidak termasuk arsip yaitu map, kertas kosong, surat tanpa tanda tangan, dsb)

2. Mengelompokan arsip yang mempunyai permasalahan yang sama
3. Mengurutkan arsip yang mempunyai permasalahan sama berdasarkan waktu, dari yang paling lama hingga paling baru
4. Membuat guide arsip dan folder arsip sesuai dengan klasifikasi arsip/permasalahan
5. Meletakkan arsip sesuai dengan klasifikasi/permasalahan dan memberkas
6. Membuat daftar berkas dan daftar isi berkas

GUIDE SEKUNDER

GUIDE PRIMER

GUIDE TERSIER

FOLDER

PEMBERKASAN

KG

Kepegawaian

KG.06

Kode Etik, Disiplin, Pemberhentian dan Pensiun

KG.06.01

Disiplin

KG.06.01

Laporan Hasil Pemeriksaan AA

KG.06.01

Laporan Hasil Pemeriksaan DS

KG.06.01

SK dan Surat Tugas Tim Disiplin

PENYUSUTAN SURAT

Untuk naskah dinas/surat/arsip yang retensinya sudah inaktif sesuai jadwal retensi diadakan penyusutan dengan memindahkan naskah dinas beserta daftar arsip inaktifnya ke record center di unit kesekretariatan pada Perangkat Daerah (Unit Kearsipan) dengan menyertakan berita acara penyerahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan

DIGITALISASI/ALIH MEDIA ARSIP

Digitalisasi dilakukan pada arsip yang mempunyai nilai guna, untuk selanjutnya dibuatkan buat berita acara alih media/digitalisasikan yang disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan

TAHAPAN DIGITALISASI/ALIH MEDIA ARSIP

1. Melaksanakan rapat persiapan alih media, membuat surat tugas
2. Melakukan identifikasi penilaian arsip yang akan dialihmediakan.
3. Menetapkan Surat Keputusan Kepala Unit Kerja tentang Alih Media Arsip meliputi meliputi metode (pengkopian, konversi, migrasi), prasarana dan sarana, pelaksana dan waktu pelaksanaan.
4. Pelaksanaan alih media
5. Pembuatan daftar arsip yang dialihmediakan
6. Pembuatan berita acara alih media

PEMBERKASAN�FILE DIGITAL

• DL

DL.00

DL.00.00

Berkas 1

file 1

file 2

file 3

file 4

Berkas 2

file 1

file 2

file 3

file 4

​

E OFFICE

SMARTPHONE

PERSONAL COMPUTER

LOGIN MENGGUNAKAN NRK

SETELAH MENGGUNAKAN E-OFFICE :

1. SURAT TIDAK DIPARAF MANUAL
2. TIDAK ADA TANGGAL MUNDUR/BOOKING NOMOR
3. PERENCANAAN KEGIATAN/PERSURATAN HARUS LEBIH BAIK
4. SEMENTARA EOFFICE BARU DAPAT DIGUNAKAN UNTUK SURAT KELUAR YANG DITANDATANGANI KEPALA SUKU DINAS

PENGGUNAAN APLIKASI NASKAH DINAS ELEKTRONIK DIKECUALIKAN TERHADAP

• Naskah Dinas yang menimbulkan pembebanan keuangan daerah
• Naskah Dinas rahasia
• Naskah Dinas dan surat masuk yang berisi informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
• Naskah Dinas yang formatnya telah ditetapkan oleh Pemerintah Pusat

TERIMA KASIH

​

linktr.ee/ykwijaya

0856 260 2625

STEMPEL

TANPA KOP

ATAS NAMA

NOTULEN RAPAT